Registro en el hotel: su guía completa de procedimientos, estrategias y software

Tiempo de lectura: 5+ minutos

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La llegada y el registro de un huésped en su alojamiento es la parte más importante de su viaje de servicio al cliente.

Quiere que entren y se sientan reconocidos, atendidos y, lo más importante, bienvenidos. Después de todo, esta es su primera impresión de su propiedad.

Para registrarse directamente en su propiedad, hay mucho que considerar. Las necesidades del huésped siempre deben ser lo primero, pero también debe tener en cuenta la eficiencia de su negocio y cómo puede operar de manera más efectiva.

Este blog ayudará a que el check-in en el hotel sea más claro y le dará algunas ideas sobre la dirección a la que se dirige el proceso de check-in, incluido lo que puede hacer en su propiedad.

El proceso de registro en el hotel y las expectativas de los huéspedes

El proceso de registro en el hotel tiene una rutina bastante histórica que se mantiene hasta el día de hoy.

Por lo general, el proceso es el siguiente:

  • El huésped llega y se dirige a su recepción.
  • Se identifica al huésped y se verifican sus datos.
  • El personal de recepción le dará una introducción al hotel.
  • El huésped tomará nota de las comodidades y las normas, etc. y hará cualquier pregunta
  • El huésped recibirá sus llaves/tarjeta
  • El huésped o el personal del hotel llevarán el equipaje a la habitación.
  • El huésped entra y se instala en su habitación

Ha sido más o menos así durante tanto tiempo que es exactamente lo que los huéspedes esperan, pero ¿están satisfechos con un proceso que parece simple en el papel pero que puede volverse complicado y llevar mucho tiempo?

Por lo general, a los huéspedes también se les dice cuándo pueden registrarse y salir, con horarios de entrada y salida generalmente acordados. Sin embargo, a menudo se pueden hacer otros arreglos entre el hotel y el huésped para el check-in temprano o el check-out tardío.

La mayoría de las propiedades tienen una fecha límite para registrarse porque la recepción cierra a ciertas horas del día, como por la noche. Sin embargo, esto no siempre es práctico para el huésped, ya que los horarios de los vuelos no siempre se alinearán con los horarios de check-in y check-out.

Registro flexible de huéspedes en el hotel

Los huéspedes que se hospedan en su B&B provienen de todo el mundo, lo que significa que los planes de viaje y la logística variarán de un huésped a otro.

La economía colaborativa también ha creado competidores únicos, como Airbnb, que permite a los huéspedes ser más flexibles en sus planes de viaje. Al crear una opción de tiempo flexible para sus invitados, puede competir mejor contra estos listados y hacer que su propio listado sea más atractivo si tiene uno.

Si permite que los huéspedes paguen por el check-in temprano o tardío en el hotel, podría ser una verdadera ventaja. A los huéspedes les encanta el margen de maniobra adicional para que la planificación de su viaje sea mucho más fácil.

Esta práctica se está convirtiendo en una tendencia, y no solo dentro del espacio de propiedad más pequeño. Marcas conocidas como Hilton, Marriott e Intercontinental Hotels Group ofrecen este beneficio. También es otra forma de generar ingresos complementarios para su propiedad.

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¿Permite su hotel el check-in en línea?

Los viajeros suelen disfrutar de las nuevas tecnologías y, sin duda, les encanta tener opciones. Cuando se trata del proceso de check-in, los huéspedes aprovecharán cualquier cosa que les resulte más fácil.

El check-in remoto o en línea puede ahorrarle mucho tiempo al huésped y atrae a aquellos que buscan un mínimo de contacto humano antes de instalarse en su habitación.

El check-in en línea se puede habilitar a través de su sitio web o a través de una aplicación móvil dedicada, lo que simplifica las cosas para los huéspedes.

La capacidad de registro en línea también se puede utilizar para ayudar en sus esfuerzos de marketing y fidelización. Los huéspedes pueden obtener más información sobre su propiedad, recibir ofertas exclusivas o recibir ofertas adicionales de otros servicios mientras negocian el proceso de check-in en línea.

Puede hacer que su programa de lealtad sea más atractivo al incluir el check-in remoto como recompensa por registrarse, brindando a los viajeros el incentivo real de obtener algo que saben que otros huéspedes no reciben.

La mayoría de los viajeros están interesados ​​en realizar el check-in en línea, ya que les brinda control, libertad y comodidad. No tendrán que preocuparse por largas filas o demoras en el servicio.

Estas son las razones principales por las que debería considerar el check-in en línea en su hotel:

  • Conveniente para el huésped
  • Reduce las filas en el lobby
  • Mejora la relación con el cliente
  • Muestra su sitio web y otras partes de su propiedad
  • Reduce la carga de trabajo del personal
  • Mejora la experiencia del huésped
  • Fuente adicional de ingresos

Tiempo promedio del check in

La demanda de un servicio al cliente de alta calidad y las 24 horas del día está creciendo en todas las industrias, pero siempre ha sido especialmente importante en la hospitalidad.

Los viajeros quieren tener el control de su horario y disfrutar de su viaje de la manera que más les convenga.

En conflicto con esto está la tendencia general de que los huéspedes deban registrarse en su habitación por la tarde y salir por la mañana. Por ejemplo, algunos hoteles pueden requerir que los huéspedes se registren después de las 2:00 p. m. y salgan antes de las 10:00 a. m.

El check-in de veinticuatro horas es algo que debe considerar seriamente, por las siguientes razones:

Mejorará la experiencia de los huéspedes

Cuando sus invitados llegan, generalmente están cansados ​​y necesitan una ducha, un refrigerio y una comida. Pero como el check-in no está disponible hasta la tarde, se quedan esperando impacientes para acceder a la habitación que han pagado.

Esta no es una muy buena experiencia para el cliente, e incluso es algo que AirBnB ha abordado. AirBnB permite que los huéspedes se comuniquen con su anfitrión y negocien un horario de check-in que les convenga.

El check-in las 24 horas significa que los huéspedes pueden acceder a su propiedad en cualquier momento, utilizando una variedad de métodos diferentes, tales como:

  • Un portero las 24 horas
  • Una cajade seguridad
  •  Una caja con clave de seguridad para la llave de la habitaciónm 

Este proceso de check-in es especialmente útil para:

  • Tranquilizar a los viajeros de negocios que pueden necesitar trabajar hasta tarde o llegar muy temprano
  • Aquellos que llegan en vuelos muy temprano, incurriendo en retrasos o cancelaciones.
  • Viajeros internacionales que cambian de zona horaria.

Puede ayudar a aumentar el RevPAR

La implementación de una estrategia de check-in de 24 horas podría funcionar como un método para aumentar los ingresos en su B&B. No solo mejorará el servicio al cliente y las ofertas que puede hacer, sino que también podría proporcionar esto a los huéspedes por una tarifa adicional.

Standard Hotels, por ejemplo, coloca un recargo del 5% en su paquete de ‘check-in en cualquier momento’ y la cadena The Marriott Hotel permite horarios flexibles de check-in y check-out dependiendo de la disponibilidad.

Si esto es algo que sus clientes demandan, no les importará pagar un poco más y, en el proceso, aumentará su RevPAR.

Podría aumentar las reservas directas

“El check-in gratuito las 24 horas cuando reserva directamente” es un incentivo muy atractivo para animar a los huéspedes a reservar directamente en su sitio web.

Puede ofrecer a los huéspedes un código en línea que les permita registrarse en el sitio web aproximadamente 24 horas antes de su llegada. Esto significa que cuando llegan pueden dirigirse directamente a su habitación sin problemas ni demoras.

Aligere la carga del personal 

El envío automático de correos electrónicos previos a la estadía que brinden a los huéspedes información detallada sobre dónde deben ir y cómo ingresar a su habitación cuando lleguen, así como los horarios de apertura para la recepción, significa que el personal tendrá que gastar mucho menos tiempo tomando manualmente los detalles de los huéspedes y registrando a los huéspedes.

Mostrador de facturación del hotel: ¿Está a punto de desaparecer?

La recepción ha sido un pilar de la experiencia hotelera a lo largo de la historia. Es una rutina para los invitados atravesar las puertas y dirigirse a ver al miembro del personal detrás del mostrador.

La industria e incluso muchos huéspedes son muy aficionados a esta tradición, pero con el auge de la tecnología, parece inevitable que la recepción supere los requisitos. La automatización de la recepción a través de sistemas como el check-in en línea es una gran manera de reducir los costos de mano de obra, lo que entusiasmará a muchos hoteles más grandes.

El problema con la recepción es que muchos invitados no quieren interactuar con los miembros del personal cuando acaban de llegar después de pasar mucho tiempo en tránsito. Una de las funciones de la recepción podría ser tratar de mejorar o aumentar las ventas, pero con los huéspedes cansados ​​y frustrados por estar en el aire o en la carretera, por lo general no serán muy receptivos a estas ofertas de todos modos.

Sin embargo, si pueden registrarse de forma remota antes de llegar, es posible que se vean obligados a gastar un poco más en línea.

Con horarios de check-in programados, la recepción puede verse abrumada fácilmente con varios huéspedes que intentan registrarse simultáneamente. Cuando los huéspedes experimentan retrasos o frustraciones de inmediato, esto afecta de inmediato su percepción general de la propiedad. El deseo de flexibilidad es omnipresente en el huésped de hoy; algo que la recepción no ofrece.

Al mismo tiempo, es importante que el hotel tenga al menos una interacción básica con su huésped, para al menos hacer que la propiedad se sienta más hogareña y acogedora. También es importante conocer el propósito del viaje del huésped para que pueda personalizar su servicio. ¿Están de visita para una boda, un funeral, trabajo, vacaciones, etc.? Conocer el propósito del huésped significa que el personal puede saber qué es apropiado ofrecerle.

Algo que puede ayudar en todos los aspectos es la instalación de quioscos de facturación; Múltiples terminales donde los huéspedes pueden realizar el auto check-in sin hacer fila en la recepción. El hotel aún puede tener un miembro del personal disponible, pero los huéspedes no tienen que interactuar si no lo desean. Esto mejorará los procesos del hotel y hará que todo funcione sin problemas, al mismo tiempo que atiende a todo tipo de huéspedes.

Check-in móvil en su hotel

Obviamente, para ofrecer horarios flexibles de llegada y salida de huéspedes, debe ajustar su propio horario administrativo. Esto puede ser bastante difícil, especialmente para los operadores de B&B con personal mínimo.

Los viajeros ahora dependen de sus dispositivos móviles para registrarse para un vuelo, tomar un viaje y pedir en sus restaurantes favoritos. Quieren tener esta misma comodidad al registrarse en su hotel. En lugar de hacer cola en la recepción, los viajeros de hoy quieren un proceso simple que les permita ir directamente a su habitación.

Brindar servicios de check-in móvil no solo beneficia a sus invitados, sino que también es bueno para sus operaciones diarias. Agiliza su proceso de registro, reduce la fricción en la recepción y permite que los empleados de recepción pasen más tiempo ayudando a los huéspedes, lo que conduce a un servicio al huésped más personalizado. Proporcionar un proceso de registro sencillo y simplificado no solo mejora la experiencia del huésped, sino que también libera tiempo del personal para que se concentre en brindar el siguiente nivel de servicio.

Hay funciones prospectivas adicionales que se pueden implementar junto con el check-in móvil para agilizar aún más el proceso de check-in. La incorporación de funciones como la autenticación de identificación móvil y el pago móvil permite a los huéspedes tener una experiencia completamente digital con su propiedad y darles la oportunidad de participar a través del canal con el que se sientan más cómodos.

Ofrecer un proceso de check-in móvil simplificado brinda inmediatamente a sus huéspedes la facilidad y la comodidad que esperan de otros sectores de la industria de viajes y eleva automáticamente su experiencia en su propiedad.

Valor del auto check-in en su hotel

El auto check-in realmente puede simplificar el proceso para los huéspedes y, de hecho, ayudar a personalizarlo.

Estos son algunos puntos clave:

1. El autoservicio no significa falta de servicio

Brindar a los huéspedes la opción de omitir procedimientos tediosos y registrarse a su conveniencia mejorará su experiencia y aumentará la satisfacción que tienen con su propiedad.

2. El personal puede priorizar

Cuando el personal ya no tiene que desplegarse constantemente para lidiar con procesos manuales en el vestíbulo y la recepción, puede centrar su atención en brindar un mejor servicio de una manera diferente. Por ejemplo, una familia llega cansada y malhumorada y el personal está disponible para distraer y entretener a los niños mientras los padres completan su auto check-in.

3. Oportunidades de ventas adicionales y de ingresos

Si los huéspedes eligen auto check-in, estarán más tranquilos y es más probable que sean receptivos a ofertas adicionales. Presente ventas adicionales, actualizaciones, ventas cruzadas y paquetes directamente desde su quiosco o terminal de check-in.

4. Integración del sistema 

Es importante que su sistema de administración de propiedades y los dispositivos o aplicaciones de auto check-in puedan comunicarse. Por ejemplo, cuando se limpia una habitación y se marca como lista en el PMS, un huésped debería poder ingresar y reservar esta habitación desde el quiosco. La integración también es vital para garantizar que los datos se registren de manera adecuada y precisa. Los detalles que ingresa un huésped en la terminal de auto check-in deben registrarse en el PMS.

5. No más filas

A nadie le gusta el aspecto de un hotel con un montón de gente dando vueltas en la recepción o en la entrada. Hace que la propiedad parezca poco acogedora, que el servicio parezca lento y que el ambiente parezca estresante. Eliminar las filas ayudará a que su propiedad se vea mejor.

Política de check-in del hotel

Cada hotel tendrá una política de check-in diferente; depende de usted cómo le gustaría atender a sus invitados a través de su política de check-in.

Tener una política flexible de check-in y check-out es algo que debe considerar seriamente, ya que mejorará instantáneamente la experiencia del huésped.

Facturación flexible

Puede generar ingresos adicionales con un paquete de tiempo flexible. Como operador de un alojamiento pequeño, usted sabe que hay una razón por la que la mayoría de los hoteles operan con un horario en el que el check-in se realiza a última hora de la tarde y el check-out se realiza a última hora de la mañana. Sin embargo, cada vez más huéspedes encuentran esto inconveniente y están dispuestos a pagar más para disfrutar de una mayor flexibilidad. Puede ofrecer un paquete de tiempo flexible que permita a los huéspedes elegir sus propios horarios de entrada y salida, y utilizar esto como una oportunidad para generar ingresos adicionales para su propiedad.

Los viajeros más jóvenes y los que viajan solos prefieren ser más espontáneos y es más probable que reserven una habitación en un B&B que les ofrezca más flexibilidad.

Al crear horarios alternativos de check-in y check-out para sus huéspedes, comenzará a atraer a estos viajeros motivados.

Los viajeros se sienten cada vez más frustrados por los horarios estándar de check-in y check-out en los pequeños alojamientos de todo el mundo, y esto puede tener un impacto significativo en la forma en que ven su propiedad. Al crear este nuevo tipo de política, verá un impacto directo en las calificaciones de satisfacción de sus huéspedes y una mejora en sus reseñas en línea.

Muchas personas eligen quedarse en B&B porque es una experiencia más auténtica y personal. Están buscando opciones personalizadas, que pueden incluir horarios flexibles de llegada y salida de los huéspedes.

Software de check in en el hotel

Lo ideal es que no utilice demasiadas piezas diferentes de software para manejar el registro y otros procesos en su propiedad. Si puede hacerlo todo con una pieza de software, o al menos asegurarse de que sus sistemas se integren a la perfección entre sí, hace que el rompecabezas en su propiedad sea mucho más sencillo.

La mayor parte del tiempo, no debe buscar específicamente un software de check-in de hotel, sino un sistema de recepción.

Dicho esto, el software de gestión hotelera está cambiando ligeramente su enfoque de la gestión de habitaciones y reservas a la habilitación de servicios digitales para huéspedes en tiempo real en los hoteles. Con las nuevas generaciones de viajeros y el mercado de distribución en línea en constante evolución, es la capacidad de los hoteles para brindar servicios modernos lo que les ayudará a seguir siendo competitivos. El autoservicio en los hoteles elimina la parte administrativa del trabajo del personal de recepción y deja más oportunidades para las interacciones humanas, aumenta la precisión de los procedimientos de rutina, reduce los costos y mejora la experiencia del huésped.

Con el software de check-in del hotel que utiliza, puede:

Enviar correos electrónicos automáticos

El proceso de check-in no tiene que retrasarse hasta el momento en que sus invitados llegan a su B&B.

En su lugar, comience enviando correos electrónicos automáticos previos a la estadía que brinden a los huéspedes información detallada sobre lo que necesitarán una vez que lleguen, así como las cosas que hacer en el área.

Debe haber 2 correos electrónicos:

  • Confirmación de la reserva

Este es un correo electrónico automático que se envía desde el sistema de reservas de su hotel inmediatamente después de que su huésped ingrese sus datos para hacer una reserva. Por lo general, se requiere una tarjeta de crédito, por lo que el propósito de este correo electrónico es asegurarles a sus invitados que la reserva se realizó correctamente. También les da la tranquilidad de saber que su hotel es legítimo y que sus datos financieros confidenciales están seguros con usted.

  • Espero conocerte

El tono de este correo electrónico debe ser personal, mostrándoles que aprecias su negocio y que esperas conocerlos. Le da a su hotel ese toque personal y les da una sensación cálida y difusa sobre usted. Le recomendamos que lo envíe un día después de haber realizado su reserva. Incluso puede usar esto como una oportunidad para vender extras.

Al enviar estos correos electrónicos, se asegura de que sus invitados lleguen con un conjunto claro de expectativas. Estarán preparados y listos para registrarse en su hotel, y estarán ansiosos por quedarse con usted.

Almacene instantáneamente los datos de reserva de los huéspedes

La tecnología hotelera adecuada le brinda todos los datos completos que necesita sobre cada huésped individual.

Puede obtener estos datos en el momento del check-in para hacer referencia a las elecciones que sus invitados han hecho para su estadía.

Por ejemplo, pueden haber solicitado un tipo específico de desayuno. Puede confirmar su pedido de desayuno y cualquier otro requisito que tenga con respecto a sus comidas, sin que los huéspedes tengan que preguntarle si recuerda su pedido.

Su tecnología no solo mejorará la eficiencia de su proceso de registro, sino que también marcará la pauta para toda la experiencia del huésped en su B&B. ¡Imagina lo impresionados que quedarán tus invitados!

Funcionalidades del sistema de check-in del hotel en un PMS

Un PMS maneja todas sus tareas operativas, incluido el check-in y el check-out. Eso significa que ya no tendrá miedo de dejar su escritorio porque no está seguro de cuándo se registrarán los invitados. Con un PMS, puede automatizar el proceso de registro y planificar el día por delante (desde su cama… o la mesa del desayuno… o entre hoyos en el campo de golf) haciendo lo siguiente con solo unos pocos clics:

  • Especifique las horas de entrada y salida de su propiedad
  • Permita que los huéspedes le avisen sobre su hora de entrada
  • Vea sus entradas y salidas del día
  • Permita que los huéspedes registrarse antes de tiempo
  • Procesar pagos de salida e imprimir/facturas por correo electrónico
  • Enviar correos electrónicos previos y posteriores al registro de salida

Sistema de check in

La tecnología de los hoteles pequeños está en constante evolución, y a tal velocidad que puede ser difícil determinar cuál tipo de tecnología se adapta a su cama y desayuno.

Pero puede hacer que el proceso de selección sea mucho más fácil al reducirlo a un factor: cómo afectará la experiencia general del huésped. En la mayoría de los casos, la tecnología de check-in que utilice debería beneficiar directa o indirectamente a sus invitados de alguna manera.

Haga que los extras estén disponibles para la compra

Cuando los huéspedes se registran, puede recordarles los extras que están disponibles para la compra y también proporcionarles la confirmación de las compras que ya se han realizado.

Un sistema de gestión de la recepción realizará un seguimiento de las reservas, como traslados, visitas guiadas o reservas para cenar, y puede imprimir un itinerario para sus invitados en el momento del check-in.

También puede brindarles a sus invitados la oportunidad de comprar canastas de vino y queso, paquetes turísticos y otros extras en el momento en que se registran en su habitación.

En cierto modo, ¡puedes crear tu propio mostrador de conserjería directamente en tu aojamiento!

Elegir un sistema de check-in

 El sistema de check-in de un hotel sin duda ha evolucionado a lo largo de los años. Un servicio rápido es una de las principales prioridades para cualquier huésped. Un check-in automatizado garantiza que los huéspedes puedan dirigirse rápidamente a sus habitaciones sin perder tiempo en la recepción. Los hoteles que aún emplean métodos tradicionales de entradas manuales aumentan el período de espera para los huéspedes y corren el riesgo de causar una impresión equivocada en la mente de los viajeros cansados.

Elija un PMS que se destaque funcionalmente como líder en el espacio de software de registro. Busque la facilidad de uso y algo que esté diseñado para propiedades como la suya.

Una solución todo en uno es una opción atractiva, ya que también ofrece:

  • Un motor de reservas en línea: para aceptar reservas sin comisiones en su sitio web y páginas de redes sociales.
  • Un channel manager: para administrar la distribución de sus habitaciones en sitios de reservas como Booking.com, Expedia y Airbnb
  • Un creador de sitios web: para crear un sitio web hermoso y funcional que convierta a los ‘visitantes’ en ‘reservadores’
  • Una solución de pagos: para procesar depósitos, pagos y reembolsos de forma rápida y sencilla

Hotel Check In App

Registro de hotel La aplicación es una de las formas más sencillas de realizar el check-in remoto/en línea o automático.

Las reservas móviles han sido algo habitual durante muchos años y continúan creciendo, por lo que tiene sentido permitir que los huéspedes también hagan el check-in y el check-out a través de su dispositivo inteligente.

Marriott Hotels lanzó una aplicación móvil para registrarse

Para usar la aplicación Marriott Hotels, los huéspedes deben registrarse después de las 4 p. m. del día anterior a su reserva o hasta dos horas antes de la llegada. Cuando los huéspedes llegan al hotel, pueden dirigirse a un mostrador de facturación móvil e inmediatamente recibir su tarjeta llave.

Además, la aplicación notificará automáticamente a los huéspedes cuando su habitación esté lista.

La función de check-in es parte de la aplicación móvil gratuita de Marriott y está disponible en la App Store de Apple y en Google Play.

La aplicación móvil de Marriott también permite a los huéspedes hacer la reserva original en su dispositivo móvil, acceder a su cuenta de recompensas y buscar guías de ciudades.

El sistema móvil de check-out y check-in de un hotel a través de una aplicación móvil también puede estar disponible para los miembros de la tarjeta de fidelización. Los huéspedes pueden saber más sobre sus servicios e incluso aprovechar las ofertas en línea. Un proceso de autopago también puede ser rápido con la ayuda de un software de hotel optimizado para dispositivos móviles.

Esencialmente, los viajeros ahora esperan hacer casi todo con su teléfono inteligente, y la tecnología juega un papel central en su estilo de vida. Invierta en una aplicación móvil para su propiedad que permita a sus huéspedes registrarse y salir por su cuenta. Usted no se empantana con trabajo extra en un momento inoportuno, y ellos no tienen que esperar para entrar a su habitación.

Puntos clave (TL;DR)

  • El proceso de check-in tiene una larga historia y rutina, lo que da forma a las expectativas de los
  • huéspedes Sin embargo, las expectativas de los huéspedes están cambiando y exigen un mejor servicio
  • El check-in flexible se está convirtiendo en una prioridad para los viajeros
  • El check-in en línea es extremadamente conveniente tanto para el hotel como para el huésped
  • El check-in remoto también puede crear fuentes adicionales de ingresos 
  • El check-in de veinticuatro horas podría usarse para aumentar el marketing y las reservas directas
  • El check-in móvil es una excelente manera de optimizar las operaciones de la propiedad y la experiencia del huésped
  • Self el check-in es algo que los viajeros buscan cada vez más y ofrece ventajas a su propiedad
  • Cada hotel tiene su propia política de check-in, y debe crear una que se adapte a sus huéspedes
  • El software de check-in puede venir en algunas formas, pero debe buscar un PMS que incluya capacidades de check-in
  • El uso de la tecnología para el check-in le permite presentar una serie de ofertas a los huéspedes durante el proceso

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