การมาถึงของแขกและเช็คอิน ณ ที่พักขนาดย่อมของคุณเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในเส้นทางการบริการลูกค้าของพวกเขา
คุณต้องการให้พวกเขาเดินเข้าไปและรู้สึกเป็นที่จดจำ เอาใจใส่ และที่สำคัญที่สุดคือได้รับการต้อนรับ นี่เป็นความประทับใจครั้งแรกของพวกเขาต่อสถานที่พักของคุณ
มีหลายสิ่งที่ต้องพิจารณาเพื่อให้ได้การเช็คอินที่ที่พักของคุณ ความต้องการของแขกต้องมาก่อนเสมอ แต่คุณต้องคำนึงถึงประสิทธิภาพของธุรกิจของคุณและวิธีดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดด้วย
บทความนี้จะช่วยให้การเช็คอินโรงแรมชัดเจนขึ้น และให้แนวคิดเกี่ยวกับทิศทางของกระบวนการเช็คอิน ซึ่งรวมถึงสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในสถานที่ให้บริการของคุณ
เพิ่มการเข้าพักแบบไม่ต้องยุ่งยาก
เช็คอินลูกค้า แม้คุณอยู่นอกสถานที่! มาดูว่าระบบใช้งานง่ายทั้งบนเว็บและมือถือสามารถช่วยให้ที่พักเช็คอินได้ง่ายขึ้นสำหรับคุณและแขกของคุณ
เรียนรู้เพิ่มเติม
การเช็คอินของโรงแรมและความคาดหวังของแขกเข้าพัก
โดยทั่วไปกระบวนการเริ่มจาก:
- แขกมาถึงและมุ่งหน้าไปที่แผนกต้อนรับ/แผนกต้อนรับของคุณ
- ลูกค้าได้รับการระบุตัวตนและได้ตรวจสอบรายละเอียดแล้ว
- เจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับจะแนะนำโรงแรมให้แก่ผู้เข้าพัก
- ผู้เข้าพักจะรับทราบสิ่งอำนวยความสะดวกและกฎระเบียบ ฯลฯ และถามคำถามใดๆ
- ผู้เข้าพักจะได้รับกุญแจ / คีย์การ์ด
- สัมภาระถูกนำไปที่ห้องโดยแขกหรือพนักงานของโรงแรม
- แขกเข้าและพักผ่อนในห้องของพวกเขา
มันเป็นแบบนี้มาตลอดจนเป็นไปตามสิ่งที่แขกมักคาดหวังไว้ แม้พวกเขาพอใจกับกระบวนการที่ดูเรียบง่ายบนกระดาษแต่มันอาจซับซ้อนและใช้เวลานานหรือไม่
โดยปกติผู้เข้าพักจะได้รับแจ้งเมื่อสามารถเช็คอินและเช็คเอาท์ได้เช่นกัน โดยตกลงคุยกันในเวลาที่มาเช็คอินและเช็คเอาท์ อย่างไรก็ตาม การเช็คอินก่อนเวลาหรือเช็คเอาท์ล่วงเวลาระหว่างโรงแรมกับผู้เข้าพักมักสามารถจัดเตรียมการอื่นๆ ได้
ที่พักส่วนใหญ่มีกำหนดเวลาเช็คอินเนื่องจากแผนกต้อนรับจะปิดในบางช่วงเวลาของวัน เช่น ข้ามคืน วิธีนี้อาจไม่เป็นประโยชน์สำหรับผู้เข้าพักเสมอไป เนื่องจากเวลาเที่ยวบินไม่สอดคล้องกับเวลาเช็คอินและเช็คเอาต์เสมอไป

การเช็คอินสำหรับแขกของโรงแรมที่ยืดหยุ่น
ผู้ที่เข้าพักในที่พักขนาดย่อมของคุณมาจากทั่วทุกมุมโลก ซึ่งหมายความว่าแผนการเดินทางและการขนส่งจะแตกต่างกันไปสำหรับลูกค้าแต่ละคน
กลุ่มธุรกิจอุตสาหกรรมโรงแรมเกิดคู่แข่งที่ไม่เหมือนใคร เช่น Airbnb ซึ่งช่วยให้แขกมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในแผนการเดินทางของตน ด้วยการสร้างตัวเลือกเวลาที่ยืดหยุ่นสำหรับแขกของคุณ คุณจะสามารถแข่งขันกับธุรกิจเหล่านี้ได้ดีขึ้น และทำให้ที่พักของคุณเองน่าดึงดูดยิ่งขึ้น
หากคุณอนุญาตให้แขกชำระเงินสำหรับการเช็คอินที่โรงแรมก่อนเวลาหรือล่าช้า อาจเป็นข้อได้เปรียบที่แท้จริง แขกชอบห้องที่ยืดหยุ่นได้เป็นพิเศษเพื่อให้วางแผนการเดินทางได้ง่ายขึ้นมาก
แนวทางปฏิบัตินี้กำลังกลายเป็นเทรนด์ ไม่ใช่แค่ในสถานที่พักขนาดเล็กเท่านั้น แบรนด์ดังอย่าง Hilton, Marriott และ Intercontinental Hotels Group เสนอสิทธิพิเศษนี้ นอกจากนี้ยังเป็นอีกวิธีหนึ่งในการเพิ่มรายได้เสริมสำหรับสถานที่ให้บริการของคุณ
โรงแรมของคุณอนุญาตให้เช็คอินออนไลน์หรือไม่
นักท่องเที่ยวมักชอบเทคโนโลยีใหม่ๆ และแน่นอนว่าพวกเขาชอบมีตัวเลือกต่างๆ เมื่อพูดถึงกระบวนการเช็คอิน แขกจะกระโดดข้ามไปที่สิ่งที่ทำให้ง่ายขึ้น
การเช็คอินทางไกลหรือออนไลน์สามารถประหยัดเวลาของแขกได้มากและดึงดูดผู้ที่กำลังมองหาการติดต่อกับมนุษย์ขั้นต่ำก่อนที่จะเข้าห้อง
สามารถเปิดใช้งานการเช็คอินออนไลน์ผ่านเว็บไซต์ของคุณหรือผ่านแอพมือถือโดยเฉพาะ ทำให้แขกผู้เข้าพักทำสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น
ความสามารถในการเช็คอินออนไลน์ยังสามารถใช้เพื่อช่วยเหลือด้านการตลาดและความภักดีของคุณ แขกสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานที่ให้บริการของคุณ รับข้อเสนอพิเศษ หรือขายสิ่งอำนวยความสะดวกอื่น ๆ ในขณะที่พวกเขาเจรจากระบวนการเช็คอินออนไลน์
คุณสามารถทำให้โปรแกรมสะสมคะแนนของคุณน่าดึงดูดยิ่งขึ้นโดยระบุการเช็คอินทางไกลเป็นรางวัลสำหรับการลงทะเบียน ทำให้นักท่องเที่ยวมีแรงจูงใจที่แท้จริงในการได้รับสิ่งที่พวกเขารู้ว่าแขกคนอื่นไม่ได้รับ
ผู้เดินทางส่วนใหญ่สนใจที่จะเช็คอินออนไลน์ เนื่องจากเป็นการดึงดูดความต้องการในการเสริมอำนาจ เสรีภาพ และความสะดวกสบาย พวกเขาจะไม่ต้องกังวลกับสายยาวหรือความล่าช้าในการให้บริการ
นี่คือเหตุผลหลักที่คุณควรพิจารณาเช็คอินออนไลน์ที่โรงแรมของคุณ:
- สะดวกสำหรับแขก
- ลดคิวในล็อบบี้
- ปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้า
- แสดงเว็บไซต์และส่วนอื่นๆ ของที่พักของคุณ
- ลดภาระงานของพนักงาน
- ปรับปรุงประสบการณ์ของแขก
- แหล่งรายได้พิเศษ
เวลาเช็คอินโดยเฉลี่ยของโรงแรม
ความต้องการใช้บริการตลอดเวลาและการบริการลูกค้าคุณภาพสูงนั้นเติบโตขึ้นอย่างมากในทุกอุตสาหกรรม แต่การบริการก็มีความสำคัญเป็นพิเศษเสมอมา
นักท่องเที่ยวต้องการควบคุมตารางเวลาและเพลิดเพลินกับการเดินทางในแบบที่เหมาะสม
ความขัดแย้งกับสิ่งนี้เป็นแนวโน้มทั่วไปของผู้เข้าพักที่ต้องเช็คอินเข้าห้องพักในตอนบ่ายและเช็คเอาท์ในตอนเช้า ตัวอย่างเช่น โรงแรมบางแห่งอาจกำหนดให้ผู้เข้าพักเช็คอินหลังเวลา 14.00 น. และเช็คเอาท์ก่อน 10.00 น.
การเช็คอิน 24 ชั่วโมงเป็นสิ่งที่คุณควรพิจารณาอย่างจริงจัง ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:
จะช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของแขก
เมื่อแขกของคุณมาถึง พวกเขามักจะเหนื่อย ต้องการอาบน้ำ ของว่าง และอาหาร แต่เนื่องจากไม่สามารถเช็คอินได้จนถึงบ่าย พวกเขาจะรออย่างใจจดใจจ่อเพื่อเข้าถึงห้องที่จ่ายไป
นี่ไม่ใช่ประสบการณ์ของลูกค้าที่ดีและเป็นสิ่งที่ AirBnB ได้กล่าวถึง AirBnB อนุญาตให้แขกติดต่อเจ้าของที่พักและเจรจาเวลาเช็คอินที่เหมาะสมกับพวกเขา
การเช็คอินตลอด 24 ชั่วโมงหมายความว่าแขกสามารถเข้าถึงที่พักของคุณได้ทุกชั่วโมง โดยใช้วิธีการต่างๆ เช่น
- พนักงานเฝ้าประตูตลอดเวลา
- กล่องนิรภัย
- ตู้นิรภัยพร้อมแผงปุ่มกดที่บรรจุกุญแจห้อง
กระบวนการเช็คอินนี้ มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับ:
- ดึงดูดผู้เดินทางเพื่อธุรกิจที่อาจต้องทำงานสายหรือมาในชั่วโมงที่เร็วมาก
- ผู้ที่มาถึงด้วยเที่ยวบินที่เช้ามาก เกิดความล่าช้า หรือการยกเลิก
- นักเดินทางต่างชาติที่กำลังเปลี่ยนเขตเวลา
สามารถช่วยเพิ่ม RevPAR
การใช้กลยุทธ์การเช็คอินตลอด 24 ชั่วโมงอาจเป็นวิธีการเพิ่มรายได้ที่โรงแรมขนาดเล็กของคุณ ไม่เพียงแต่จะช่วยปรับปรุงการบริการลูกค้าและข้อเสนอที่คุณสามารถทำได้ แต่คุณยังสามารถจัดหาสิ่งนี้ให้กับแขกได้โดยมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม
ตัวอย่างเช่น โรงแรมมาตรฐานจะคิดค่าบริการ 5% สำหรับแพ็คเกจ ‘เช็คอินได้ตลอดเวลา’ และเครือโรงแรมแมริออทอนุญาตให้เช็คอินและเช็คเอาต์ที่ยืดหยุ่นได้ขึ้นอยู่กับความพร้อมให้บริการ
หากเป็นสิ่งที่เรียกร้องจากลูกค้าของคุณ พวกเขาจะไม่คิดเงินเพิ่มเล็กน้อย และในกระบวนการนี้ คุณจะเพิ่ม RevPAR ของคุณ
อาจเพิ่มการจองโดยตรง
“เช็คอินฟรีตลอด 24 ชั่วโมงเมื่อคุณจองโดยตรง” เป็นแรงจูงใจที่ดึงดูดใจมากที่จะกระตุ้นให้แขกจองโดยตรงบนเว็บไซต์ของคุณ
คุณสามารถให้รหัสออนไลน์แก่แขกที่อนุญาตให้เช็คอินบนเว็บไซต์ได้ประมาณ 24 ชั่วโมงก่อนเดินทางมาถึง ซึ่งหมายความว่าเมื่อพวกเขามาถึงพวกเขาสามารถตรงไปที่ห้องของพวกเขาโดยไม่ต้องยุ่งยากหรือล่าช้า
แบ่งเบาภาระของพนักงาน
การส่งอีเมลก่อนเข้าพักอัตโนมัติที่ให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับสถานที่ที่พวกเขาต้องไปและวิธีเข้าห้องเมื่อมาถึง รวมถึงเวลาเปิดทำการของแผนกต้อนรับ หมายความว่าพนักงานจะต้องใช้จ่ายเป็นจำนวนมาก ใช้เวลาในการกรอกรายละเอียดแขกและเช็คอินแขกด้วยตนเองน้อยลง
ใกล้จะหมดยุคการเช็คอินที่โรงแรมแล้วหรือไม่?
แผนกต้อนรับเป็นแกนนำของประสบการณ์โรงแรมตลอดประวัติศาสตร์ เป็นกิจวัตรที่แขกจะต้องผ่านประตูและเดินไปหาพนักงานที่อยู่ด้านหลังเคาน์เตอร์
อุตสาหกรรมและแม้แต่แขกจำนวนมากค่อนข้างชอบประเพณีนี้ แต่ด้วยเทคโนโลยีที่เพิ่มขึ้น ดูเหมือนว่าหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่แผนกต้อนรับจะกลายเป็นเกินความต้องการ การทำให้แผนกต้อนรับเป็นอัตโนมัติผ่านระบบต่างๆ เช่น การเช็คอินออนไลน์เป็นวิธีที่สำคัญในการลดต้นทุนค่าแรง ซึ่งโรงแรมขนาดใหญ่หลายแห่งจะให้ความสนใจ
ปัญหาของแผนกต้อนรับคือแขกจำนวนมากไม่ต้องการโต้ตอบกับพนักงานเมื่อพวกเขาเพิ่งมาถึงจากการใช้เวลานานในการเปลี่ยนเครื่อง หน้าที่หนึ่งของแผนกต้อนรับอาจเป็นการพยายามอัพเกรดหรือเพิ่มยอดขาย แต่สำหรับแขกที่เหนื่อยและท้อแท้จากการอยู่ในอากาศหรืออยู่บนท้องถนน พวกเขามักจะไม่ค่อยเปิดรับข้อเสนอเหล่านี้อยู่ดี
อย่างไรก็ตาม หากพวกเขาสามารถเช็คอินจากระยะไกลก่อนมาถึง พวกเขาอาจถูกบังคับให้ใช้จ่ายออนไลน์เพิ่มเล็กน้อย
ด้วยเวลาเช็คอินที่กำหนดไว้ แผนกต้อนรับสามารถเต็มไปด้วยแขกหลายคนที่พยายามเช็คอินพร้อมกันได้อย่างง่ายดาย เมื่อผู้เข้าพักประสบกับความล่าช้าหรือความผิดหวังในทันที จะส่งผลต่อการรับรู้โดยรวมของที่พักทันที ความต้องการความยืดหยุ่นมีอยู่ทั่วไปในแขกปัจจุบันซึ่งเป็นสิ่งที่แผนกต้อนรับไม่มีให้
ในขณะเดียวกัน อย่างน้อย สิ่งสำคัญสำหรับโรงแรมคือต้องมีปฏิสัมพันธ์พื้นฐานกับแขก อย่างน้อยก็ทำให้ที่พักรู้สึกอบอุ่นและเป็นกันเองมากขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องทราบวัตถุประสงค์ของการเดินทางของแขกเพื่อที่คุณจะได้ปรับแต่งบริการของคุณได้ พวกเขากำลังไปงานแต่งงาน งานศพ งาน วันหยุด ฯลฯ หรือไม่? การรู้จุดประสงค์ของแขกหมายความว่าพนักงานสามารถรู้ว่าสิ่งใดเหมาะสมที่จะนำเสนอ
เช็คอินผ่านมือถือที่โรงแรมของคุณ
เห็นได้ชัดว่าเพื่อให้แขกที่เข้าพักและเวลาออกเดินทางที่ยืดหยุ่นได้ คุณต้องปรับตารางเวลาการบริหารของคุณเอง อาจเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการโรงแรมขนาดเล็กที่มีพนักงานเพียงเล็กน้อย
ขณะนี้ผู้เดินทางพึ่งพาอุปกรณ์เคลื่อนที่ของตนในการเช็คอินเที่ยวบิน ขึ้นรถ และสั่งอาหารจากร้านอาหารโปรดของตน พวกเขาต้องการความสะดวกสบายเช่นเดียวกันเมื่อเช็คอินที่โรงแรม แทนที่จะรอต่อแถวที่แผนกต้อนรับ นักเดินทางในปัจจุบันต้องการขั้นตอนง่ายๆ ที่ช่วยให้พวกเขาไปที่ห้องพักได้โดยตรง
การให้บริการเช็คอินทางมือถือไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์ต่อแขกของคุณเท่านั้น แต่ยังดีสำหรับการดำเนินงานประจำวันของคุณอีกด้วย ช่วยปรับปรุงกระบวนการเช็คอินของคุณ ลดแรงเสียดทานของแผนกต้อนรับ และช่วยให้พนักงานแผนกต้อนรับใช้เวลาช่วยเหลือแขกมากขึ้น ซึ่งนำไปสู่บริการแขกที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น กระบวนการเช็คอินที่คล่องตัวและง่ายดาย ไม่เพียงแต่ปรับปรุงประสบการณ์ของแขกเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พนักงานมีเวลามุ่งเน้นไปที่การให้บริการในระดับต่อไปอีกด้วย
มีฟังก์ชันเชิงคาดการณ์ล่วงหน้าเพิ่มเติมที่สามารถนำไปใช้พร้อมกับการเช็คอินผ่านมือถือ เพื่อปรับปรุงกระบวนการเช็คอินให้ดียิ่งขึ้น การรวมคุณสมบัติต่างๆ เช่น การตรวจสอบ ID มือถือและการชำระเงินผ่านมือถือช่วยให้แขกได้รับประสบการณ์ดิจิทัลอย่างสมบูรณ์กับสถานที่ให้บริการของคุณและให้โอกาสพวกเขาในการมีส่วนร่วมผ่านช่องทางที่พวกเขารู้สึกสบายใจมากขึ้น
การเสนอกระบวนการเช็คอินผ่านมือถือที่ปรับปรุงใหม่ทันทีช่วยให้แขกของคุณได้รับความสะดวกและง่ายดายอย่างที่คาดหวังจากภาคอื่นๆ ของอุตสาหกรรมการเดินทาง และยกระดับประสบการณ์ของพวกเขาในสถานที่ให้บริการของคุณโดยอัตโนมัติ
คุณค่าของการเช็คอินด้วยตนเองที่โรงแรมของคุณ
การเช็คอินด้วยตนเองสามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการสำหรับแขกได้อย่างแท้จริง และช่วยปรับแต่งให้เข้ากับบุคคลได้จริง
นี่คือประเด็นสำคัญบางประการ:
1. การบริการตนเองไม่ได้หมายความว่าขาดบริการ
การให้แขกมีทางเลือกในการข้ามขั้นตอนที่น่าเบื่อและการเช็คอินตามความสะดวกของพวกเขาเอง จะช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของพวกเขาและเพิ่มความพึงพอใจที่พวกเขามีต่อสถานที่ให้บริการของคุณ
2. พนักงานสามารถจัดลำดับความสำคัญได้
เมื่อพนักงานไม่จำเป็นต้องถูกนำไปใช้งานอย่างต่อเนื่องเพื่อจัดการกับกระบวนการแบบธรรมดาหรือทางสากลที่ล็อบบี้และแผนกต้อนรับอีกต่อไป พวกเขาสามารถหันความสนใจไปที่การให้บริการที่ดีขึ้นในรูปแบบที่ต่างออกไป ตัวอย่างเช่น ครอบครัวมาถึงอย่างเหนื่อยและไม่พอใจ และพนักงานพร้อมที่จะหันเหความสนใจและให้ความบันเทิงกับเด็ก ๆ ในขณะที่ผู้ปกครองเช็คอินด้วยตนเองเสร็จสิ้น
3. โอกาสในการขายต่อและรายได้
เมื่อแขกที่เลือกเช็คอินด้วยตนเอง พวกเขาจะใจเย็นขึ้นและมีแนวโน้มที่จะเปิดรับข้อเสนอเพิ่มเติมมากขึ้น นำเสนอการขายต่อยอด การอัพเกรด การขายต่อเนื่อง และแพ็คเกจโดยตรงจากตู้เช็คอินหรือเครื่องปลายทางของคุณ
4. การรวมระบบ
เป็นสิ่งสำคัญที่ระบบการจัดการที่พักและอุปกรณ์เช็คอินด้วยตนเองหรือแอพสามารถสื่อสารได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อทำความสะอาดห้องและทำเครื่องหมายว่าพร้อมใน PMS แขกควรเดินเข้าไปจองห้องนี้จากตู้คีออสก์ได้ การบูรณาการยังมีความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องและแม่นยำ รายละเอียดที่ผู้เข้าพักเข้าสู่เครื่องเช็คอินด้วยตนเองจะต้องบันทึกไว้ใน PMS
5. ไม่มีเส้นสายอีกต่อไป
ไม่มีใครชอบรูปลักษณ์ของโรงแรมที่มีกลุ่มคนโม่แป้งอยู่บริเวณแผนกต้อนรับหรือทางเข้า ทำให้สถานที่ให้บริการดูไม่ต้อนรับ การบริการดูเหมือนช้า และสภาพแวดล้อมดูเครียด การกำจัดคิวจะช่วยให้สถานที่ให้บริการของคุณดูดีที่สุด
นโยบายของการเช็คอิน
โรงแรมทุกโรงแรมจะมีนโยบายการเช็คอินที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับคุณว่าคุณต้องการให้บริการแขกของคุณผ่านนโยบายการเช็คอินอย่างไร
การมีนโยบายการเช็คอินและเช็คเอาต์ที่ยืดหยุ่นคือสิ่งที่คุณควรพิจารณาอย่างจริงจัง เนื่องจากจะช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของแขกในทันที
การเช็คอินที่ยืดหยุ่น
คุณสามารถสร้างรายได้เพิ่มเติมด้วยแพ็คเกจเวลาที่ยืดหยุ่น ในฐานะผู้ดำเนินการโรงแรมขนาดเล็กคุณทราบดีว่ามีเหตุผลว่าทำไมโรงแรมส่วนใหญ่จึงดำเนินการตามกำหนดเวลา โดยจะเช็คอินในช่วงบ่ายแก่ๆ และเช็คเอาท์ในช่วงเช้าตรู่ อย่างไรก็ตาม มีแขกจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่รู้สึกว่าไม่สะดวก และพวกเขายินดีจ่ายเพิ่มเพื่อให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น คุณสามารถเสนอแพ็คเกจเวลาที่ยืดหยุ่นได้ ซึ่งช่วยให้แขกสามารถเลือกเวลาเช็คอินและเช็คเอาต์ได้เอง และใช้สิ่งนี้เป็นโอกาสในการสร้างรายได้เพิ่มเติมสำหรับสถานที่ให้บริการของคุณ
นักท่องเที่ยวที่อายุน้อยกว่าและนักท่องเที่ยวคนเดียวชอบที่จะใช้ชีวิตตามลำพังมากกว่า และพวกเขามักจะจองห้องพักที่โรงแรมขนาดเล็กที่ให้ความยืดหยุ่นมากกว่า
ด้วยการสร้างเวลาเช็คอินและเช็คเอาต์ทางเลือกสำหรับแขกของคุณ คุณจะเริ่มดึงดูดนักท่องเที่ยวที่มีแรงจูงใจเหล่านี้
นักท่องเที่ยวรู้สึกหงุดหงิดมากขึ้นกับเวลาเช็คอินและเช็คเอาต์มาตรฐานที่บีแอนด์บีทั่วโลก และอาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อวิธีที่พวกเขาดูสถานที่ให้บริการของคุณ การสร้างนโยบายรูปแบบใหม่นี้จะทำให้คุณเห็นผลกระทบโดยตรงต่อการให้คะแนนความพึงพอใจของแขกและการปรับปรุงรีวิวออนไลน์ของคุณ
หลายคนเลือกพักที่โรงแรมขนาดเล็กเพราะเป็นประสบการณ์ที่แท้จริงและเป็นส่วนตัวมากกว่า พวกเขากำลังมองหาตัวเลือกที่กำหนดเอง ซึ่งอาจรวมถึงการมาถึงของแขกและเวลาออกเดินทางของผู้เข้าพักที่ยืดหยุ่น
ซอฟต์แวร์เช็คอินโรงแรม
ตามหลักการแล้ว คุณไม่ควรใช้ซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันมากเกินไปในการจัดการการเช็คอินและกระบวนการอื่นๆ ในที่พักของคุณ หากคุณสามารถทำทุกอย่างด้วยซอฟต์แวร์เพียงชิ้นเดียว หรืออย่างน้อยต้องแน่ใจว่าระบบของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น มันจะทำให้ปริศนาในสถานที่ของคุณราบรื่นขึ้นมาก
เวลาส่วนใหญ่, คุณไม่ควรมองหาซอฟต์แวร์เช็คอินของโรงแรมโดยเฉพาะ แต่ควรใช้ระบบแผนกต้อนรับแทน
ด้วยเหตุนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการโรงแรมจึงเปลี่ยนจุดเน้นเล็กน้อยจากการจัดการห้องพักและการสำรองห้องพัก ไปเป็นการเปิดใช้งานบริการแขกดิจิทัลในโรงแรมแบบเรียลไทม์ ด้วยนักเดินทางรุ่นใหม่และตลาดการจัดจำหน่ายออนไลน์ที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง ความสามารถของโรงแรมในการให้บริการที่ทันสมัยที่จะช่วยให้พวกเขาสามารถแข่งขันได้ การบริการตนเองในโรงแรมช่วยขจัดงานธุรการของงานสำหรับพนักงานต้อนรับส่วนหน้า และทำให้มีโอกาสมากขึ้นสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์กับมนุษย์ เพิ่มความแม่นยำของขั้นตอนการทำงานประจำ ลดค่าใช้จ่าย และปรับปรุงประสบการณ์ของแขก
ด้วยซอฟต์แวร์เช็คอินของโรงแรมที่คุณใช้ คุณสามารถ:
ส่งอีเมลอัตโนมัติ
กระบวนการเช็คอินไม่จำเป็นต้องล่าช้าจนกว่าแขกของคุณจะมาถึงโรงแรมขนาดเล็กของคุณ
ให้เริ่มต้นด้วยการส่งอีเมลอัตโนมัติก่อนเข้าพักซึ่งจะให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาจะต้องใช้เมื่อมาถึงและสิ่งที่ต้องทำในพื้นที่แก่แขก
ควรมีอีเมล 2 ฉบับ:
- การยืนยันการจอง
นี่คืออีเมลอัตโนมัติที่ส่งจากระบบการจองของโรงแรมทันทีหลังจากที่ผู้เข้าพักป้อนรายละเอียดเพื่อทำการจอง โดยปกติ ต้องใช้บัตรเครดิต ดังนั้นจุดประสงค์ของอีเมลนี้คือเพื่อให้มั่นใจว่าแขกของคุณทำการจองได้สำเร็จ นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขาสบายใจได้ว่าโรงแรมของคุณถูกต้องตามกฎหมาย และข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนจะปลอดภัยเมื่ออยู่กับคุณ
- รอคอยที่จะได้พบคุณ
น้ำเสียงของอีเมลนี้ควรเป็นเรื่องส่วนตัว เพื่อแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณซาบซึ้งในธุรกิจของพวกเขาและหวังว่าจะได้พบพวกเขา มันทำให้โรงแรมของคุณมีความเป็นส่วนตัวและให้ความรู้สึกอบอุ่นเกี่ยวกับตัวคุณ เราขอแนะนำให้คุณส่งภายในหนึ่งวันหลังจากที่พวกเขาทำการจอง คุณยังสามารถใช้สิ่งนี้เป็นโอกาสในการขายของเพิ่มเติมได้อีกด้วย
จัดเก็บข้อมูลการจองแขกทันที
เทคโนโลยีโรงแรมที่เหมาะสมให้ข้อมูลที่ครอบคลุมทั้งหมดที่คุณต้องการเกี่ยวกับแขกแต่ละคน
คุณสามารถดึงข้อมูลนี้เมื่อเช็คอินเพื่ออ้างอิงตัวเลือกที่แขกของคุณเลือกไว้สำหรับการเข้าพัก
ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจขออาหารเช้าบางประเภท คุณสามารถยืนยันคำสั่งซื้ออาหารเช้าและข้อกำหนดอื่นๆ ที่พวกเขามีเกี่ยวกับมื้ออาหาร โดยที่แขกไม่ต้องถามคุณว่าคุณจำคำขอของพวกเขาได้หรือไม่
เทคโนโลยีของคุณจะไม่เพียงแต่ปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการเช็คอินของคุณ แต่ยังจะกำหนดโทนเสียงสำหรับประสบการณ์ของแขกทั้งหมดที่โรงแรมขนาดเล็กของคุณ ลองนึกภาพว่าแขกของคุณจะประทับใจขนาดไหน!
ฟังก์ชันระบบเช็คอินของโรงแรมใน PMS
PMS จัดการงานการดำเนินงานทั้งหมดของคุณ รวมถึงการเช็คอินและเช็คเอาท์ ซึ่งหมายความว่าไม่ต้องกลัวลุกออกจากโต๊ะทำงานอีกต่อไปเพราะคุณไม่แน่ใจว่าแขกจะเช็คอินเมื่อใด ด้วย PMS คุณสามารถทำให้กระบวนการเช็คอินเป็นไปโดยอัตโนมัติ และวางแผนวันข้างหน้า (จากเตียงของคุณ… หรือโต๊ะอาหารเช้า… หรือ ระหว่างหลุมบนสนามกอล์ฟ) โดย ทำสิ่งต่อไปนี้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง:
- ระบุเวลาเช็คอินและเช็คเอาต์ของสถานที่ให้บริการของคุณ
- ช่วยให้แขกสามารถแจ้งเตือนคุณถึงเวลาเช็คอินของพวกเขา
- ดูการเช็คอินและเช็คเอาต์ของคุณสำหรับวันนั้น
- อนุญาตให้แขกเช็คอินล่วงหน้า
- ดำเนินการชำระเงินและพิมพ์/อีเมลใบแจ้งหนี้
- ส่งอีเมลเช็คอินล่วงหน้าและหลังเช็คเอาท์
ระบบเช็คอินของโรงแรม
เทคโนโลยีโรงแรมขนาดเล็กมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง – และในอัตราที่ยากจะเข้าใจ ประเภทของเทคโนโลยีที่เหมาะกับที่พักและอาหารเช้าของคุณ
แต่คุณสามารถทำให้กระบวนการคัดเลือกง่ายขึ้นมากโดยจำกัดให้เหลือเพียงปัจจัยเดียว: จะส่งผลต่อประสบการณ์ของแขกโดยรวมอย่างไร ในกรณีส่วนใหญ่ เทคโนโลยีการเช็คอินที่คุณใช้ควรให้ประโยชน์แก่แขกของคุณไม่ว่าทางตรงหรือทางอ้อม
ทำให้รายการพิเศษพร้อมสำหรับการซื้อ
ในขณะที่แขกเช็คอิน คุณสามารถเตือนพวกเขาถึงรายการพิเศษที่พร้อมสำหรับการซื้อ และยังให้การยืนยันการซื้อสินค้าที่ได้ดำเนินการไปแล้ว
ระบบการจัดการแผนกต้อนรับจะติดตามการจองต่างๆ เช่น รถรับส่ง ทัวร์ หรือการจองอาหาร และคุณสามารถพิมพ์แผนการเดินทางสำหรับแขกของคุณได้เมื่อเช็คอิน
คุณยังสามารถให้โอกาสแขกของคุณซื้อกระเช้าไวน์และชีส แพ็คเกจทัวร์ และบริการเสริมอื่นๆ ในเวลาที่พวกเขาเช็คอินเข้าห้องพัก
คุณสามารถสร้างโต๊ะเจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกของคุณเองได้ที่โรงแรมขนาดเล็ก!
การเลือกระบบเช็คอิน
ระบบเช็คอินของโรงแรมมีวิวัฒนาการมาหลายปีอย่างแน่นอน บริการด่วนเป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับแขกทุกคน การเช็คอินอัตโนมัติช่วยให้แขกสามารถไปยังห้องพักได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเสียเวลาที่แผนกต้อนรับ โรงแรมที่ยังคงใช้วิธีป้อนข้อมูลด้วยตนเองแบบเดิมๆ จะเพิ่มระยะเวลารอแขกและเสี่ยงที่จะสร้างความประทับใจให้กับนักเดินทางที่เหนื่อยล้า
เลือก PMS ที่โดดเด่นด้านหน้าที่การเป็นผู้นำในการเช็คอินพื้นที่ซอฟต์แวร์ มองหาความง่ายในการใช้งานและสิ่งที่ออกแบบมาสำหรับคุณสมบัติเช่นเดียวกับคุณ
โซลูชันแบบครบวงจรเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจ เนื่องจากมี:
- เครื่องมือการจองออนไลน์ – เพื่อทำการจองแบบไม่มีค่าคอมมิชชันบนเว็บไซต์และหน้าโซเชียลมีเดียของคุณ
- ระบบจัดการช่องทางการขาย – เพื่อจัดการการกระจายห้องของคุณบนเว็บไซต์จอง เช่นBooking.com, Expedia และ Airbnb
- เครื่องมือเพื่อสร้างเว็บไซต์ที่สวยงามและใช้งานได้จริงที่เปลี่ยน ‘ผู้ชมเว็บไซต์’ เป็น ‘ผู้จองเข้าพัก’
- โซลูชันการชำระเงิน – เพื่อดำเนินการฝากเงิน ชำระเงิน และคืนเงินอย่างรวดเร็วและง่ายดาย
แอพเช็คอินมือถือ
เช็คอินโรงแรม เช็คอินโรงแรม แอพเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการให้การเช็คอินทางไกล/ออนไลน์ หรือเช็คอินด้วยตนเอง
การจองผ่านมือถือเกิดขึ้นเป็นประจำมาหลายปีแล้ว และยังคงมีการเติบโตอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสมเหตุสมผลที่จะอนุญาตให้แขกเช็คอินและเช็คเอาท์ผ่านอุปกรณ์อัจฉริยะของตนได้เช่นกัน
Marriott Hotels เปิดตัวแอปมือถือสำหรับการเช็คอิน
หากต้องการใช้แอป Marriott Hotels ผู้เข้าพักต้องเช็คอินหลัง 16.00 น. ของวันก่อนการจองหรือไม่เกินสองชั่วโมงก่อนเดินทางมาถึง เมื่อแขกมาถึงโรงแรม สามารถไปที่เคาน์เตอร์เช็คอินผ่านมือถือและรับคีย์การ์ดได้ทันที
นอกจากนี้ แอพจะแจ้งแขกโดยอัตโนมัติเมื่อห้องพร้อม
คุณสมบัติการเช็คอินเป็นส่วนหนึ่งของแอพมือถือฟรีของ Marriott และมีให้บริการใน App Store ของ Apple และ Google Play
แอพมือถือ Marriott ยังอนุญาตให้แขกทำการจองเดิมบนอุปกรณ์มือถือ เข้าถึงบัญชีรางวัลของพวกเขา และเรียกดูคู่มือเมือง
ระบบเช็คเอาต์และเช็คอินผ่านมือถือของโรงแรมผ่านแอปพลิเคชันมือถือยังสามารถให้บริการสำหรับสมาชิกบัตรสะสมคะแนน แขกสามารถทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการของคุณ และแม้กระทั่งข้อเสนอพิเศษทางออนไลน์ กระบวนการเช็คเอาต์ด้วยตนเองสามารถทำได้อย่างรวดเร็วด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์โรงแรมที่ปรับให้เหมาะกับมือถือ
โดยพื้นฐานแล้ว นักเดินทางคาดหวังที่จะทำเกือบทุกอย่างด้วยสมาร์ทโฟนของพวกเขา ด้วยเทคโนโลยีที่มีบทบาทสำคัญในไลฟ์สไตล์ของพวกเขา ลงทุนในแอพมือถือสำหรับสถานที่ให้บริการของคุณที่ช่วยให้แขกของคุณสามารถเช็คอินและเช็คเอาต์ได้ด้วยตนเอง คุณไม่ต้องยุ่งกับงานพิเศษในเวลาที่ไม่สะดวก และพวกเขาไม่ต้องรอเพื่อเข้าไปในห้องของพวกเขา

ประเด็นสำคัญ (TL;DR)
- กระบวนการเช็คอินมีประวัติความเป็นมาและกิจวัตรที่ยาวนาน ซึ่งส่งผลต่อความคาดหวังของแขก
- อย่างไรก็ตาม ความคาดหวังของแขกกำลังเปลี่ยนไป และพวกเขาต้องการบริการที่ดีขึ้น
- การเช็คอินที่ยืดหยุ่นกำลังกลายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้เดินทาง
- การเช็คอินออนไลน์มีความสำคัญอย่างยิ่ง สะดวกทั้งโรงแรมและแขก
- การเช็คอินทางไกลสามารถสร้างแหล่งรายได้พิเศษ
- การเช็คอิน 24 ชั่วโมงสามารถใช้เพื่อเพิ่มการตลาดและการจองโดยตรง
- การเช็คอินผ่านมือถือเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงการดำเนินงานของที่พักและประสบการณ์ของแขก
- การเช็คอินเป็นสิ่งที่ผู้เดินทางกำลังมองหามากขึ้นเรื่อย ๆ และมอบข้อได้เปรียบให้กับสถานที่ของคุณ
- ทุกโรงแรมมีนโยบายการเช็คอินของตัวเอง และคุณควรสร้างนโยบายที่จะเหมาะกับแขกของคุณ
- ซอฟต์แวร์การเช็คอินสามารถมาในรูปแบบต่างๆ ได้ แต่ คุณควรมองหา PMS ที่มีความสามารถในการเช็คอิน
- การใช้เทคโนโลยีสำหรับการเช็คอินทำให้คุณสามารถนำเสนอข้อเสนอต่างๆ แก่แขกได้ในระหว่างกระบวนการ
By Dean Elphick
คณบดีเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดเนื้อหาอาวุโสของ Little Hotelier ซึ่งเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์แบบ All-in-One ที่สร้างขึ้นเพื่อให้ชีวิตของผู้ให้บริการที่พักขนาดเล็กง่ายขึ้น คณบดีได้สร้างการเขียนและสร้างเนื้อหาความหลงใหลของเขาที่มีต่อชีวิตการทำงานทั้งหมดของเขาซึ่งรวมถึงกว่าหกปีที่ Little Hotelier ผ่านเนื้อหาคณบดีมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้การศึกษาแรงบันดาลใจความช่วยเหลือและในที่สุดความคุ้มค่าสำหรับธุรกิจที่พักขนาดเล็กที่ต้องการปรับปรุงวิธีการดำเนินงานของพวกเขา (และใช้ชีวิต)
Table of contents
Maneerat Wiriyarat,
Owner
Long N Joy Samui Apartment Service