การเช็คอินที่โรงแรม: คำแนะนำฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับขั้นตอน กลยุทธ์ และซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

เวลาอ่าน1นาที

หมวดหมู่:

การมาถึงของแขกและเช็คอิน ณ ที่พักขนาดย่อมของคุณเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในเส้นทางการบริการลูกค้าของพวกเขา

คุณต้องการให้พวกเขาเดินเข้าไปและรู้สึกเป็นที่จดจำ เอาใจใส่ และที่สำคัญที่สุดคือได้รับการต้อนรับ นี่เป็นความประทับใจครั้งแรกของพวกเขาต่อสถานที่พักของคุณ

มีหลายสิ่งที่ต้องพิจารณาเพื่อให้ได้การเช็คอินที่ที่พักของคุณ ความต้องการของแขกต้องมาก่อนเสมอ แต่คุณต้องคำนึงถึงประสิทธิภาพของธุรกิจของคุณและวิธีดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดด้วย

บทความนี้จะช่วยให้การเช็คอินโรงแรมชัดเจนขึ้น และให้แนวคิดเกี่ยวกับทิศทางของกระบวนการเช็คอิน ซึ่งรวมถึงสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในสถานที่ให้บริการของคุณ

การเช็คอินของโรงแรมและความคาดหวังของแขกเข้าพัก

โดยทั่วไปกระบวนการเริ่มจาก:

  • แขกมาถึงและมุ่งหน้าไปที่แผนกต้อนรับ/แผนกต้อนรับของคุณ
  • ลูกค้าได้รับการระบุตัวตนและได้ตรวจสอบรายละเอียดแล้ว
  • เจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับจะแนะนำโรงแรมให้แก่ผู้เข้าพัก
  • ผู้เข้าพักจะรับทราบสิ่งอำนวยความสะดวกและกฎระเบียบ ฯลฯ และถามคำถามใดๆ
  • ผู้เข้าพักจะได้รับกุญแจ / คีย์การ์ด
  • สัมภาระถูกนำไปที่ห้องโดยแขกหรือพนักงานของโรงแรม
  • แขกเข้าและพักผ่อนในห้องของพวกเขา

มันเป็นแบบนี้มาตลอดจนเป็นไปตามสิ่งที่แขกมักคาดหวังไว้ แม้พวกเขาพอใจกับกระบวนการที่ดูเรียบง่ายบนกระดาษแต่มันอาจซับซ้อนและใช้เวลานานหรือไม่

โดยปกติผู้เข้าพักจะได้รับแจ้งเมื่อสามารถเช็คอินและเช็คเอาท์ได้เช่นกัน โดยตกลงคุยกันในเวลาที่มาเช็คอินและเช็คเอาท์ อย่างไรก็ตาม การเช็คอินก่อนเวลาหรือเช็คเอาท์ล่วงเวลาระหว่างโรงแรมกับผู้เข้าพักมักสามารถจัดเตรียมการอื่นๆ ได้

ที่พักส่วนใหญ่มีกำหนดเวลาเช็คอินเนื่องจากแผนกต้อนรับจะปิดในบางช่วงเวลาของวัน เช่น ข้ามคืน วิธีนี้อาจไม่เป็นประโยชน์สำหรับผู้เข้าพักเสมอไป เนื่องจากเวลาเที่ยวบินไม่สอดคล้องกับเวลาเช็คอินและเช็คเอาต์เสมอไป

การเช็คอินสำหรับแขกของโรงแรมที่ยืดหยุ่น

ผู้ที่เข้าพักในที่พักขนาดย่อมของคุณมาจากทั่วทุกมุมโลก ซึ่งหมายความว่าแผนการเดินทางและการขนส่งจะแตกต่างกันไปสำหรับลูกค้าแต่ละคน

กลุ่มธุรกิจอุตสาหกรรมโรงแรมเกิดคู่แข่งที่ไม่เหมือนใคร เช่น Airbnb ซึ่งช่วยให้แขกมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในแผนการเดินทางของตน ด้วยการสร้างตัวเลือกเวลาที่ยืดหยุ่นสำหรับแขกของคุณ คุณจะสามารถแข่งขันกับธุรกิจเหล่านี้ได้ดีขึ้น และทำให้ที่พักของคุณเองน่าดึงดูดยิ่งขึ้น

หากคุณอนุญาตให้แขกชำระเงินสำหรับการเช็คอินที่โรงแรมก่อนเวลาหรือล่าช้า อาจเป็นข้อได้เปรียบที่แท้จริง แขกชอบห้องที่ยืดหยุ่นได้เป็นพิเศษเพื่อให้วางแผนการเดินทางได้ง่ายขึ้นมาก

แนวทางปฏิบัตินี้กำลังกลายเป็นเทรนด์ ไม่ใช่แค่ในสถานที่พักขนาดเล็กเท่านั้น แบรนด์ดังอย่าง Hilton, Marriott และ Intercontinental Hotels Group เสนอสิทธิพิเศษนี้ นอกจากนี้ยังเป็นอีกวิธีหนึ่งในการเพิ่มรายได้เสริมสำหรับสถานที่ให้บริการของคุณ

Join 20,000 hoteliers and get property management tips and insights to your inbox

โรงแรมของคุณอนุญาตให้เช็คอินออนไลน์หรือไม่

นักท่องเที่ยวมักชอบเทคโนโลยีใหม่ๆ และแน่นอนว่าพวกเขาชอบมีตัวเลือกต่างๆ เมื่อพูดถึงกระบวนการเช็คอิน แขกจะกระโดดข้ามไปที่สิ่งที่ทำให้ง่ายขึ้น

การเช็คอินทางไกลหรือออนไลน์สามารถประหยัดเวลาของแขกได้มากและดึงดูดผู้ที่กำลังมองหาการติดต่อกับมนุษย์ขั้นต่ำก่อนที่จะเข้าห้อง

สามารถเปิดใช้งานการเช็คอินออนไลน์ผ่านเว็บไซต์ของคุณหรือผ่านแอพมือถือโดยเฉพาะ ทำให้แขกผู้เข้าพักทำสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น

ความสามารถในการเช็คอินออนไลน์ยังสามารถใช้เพื่อช่วยเหลือด้านการตลาดและความภักดีของคุณ แขกสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานที่ให้บริการของคุณ รับข้อเสนอพิเศษ หรือขายสิ่งอำนวยความสะดวกอื่น ๆ ในขณะที่พวกเขาเจรจากระบวนการเช็คอินออนไลน์

คุณสามารถทำให้โปรแกรมสะสมคะแนนของคุณน่าดึงดูดยิ่งขึ้นโดยระบุการเช็คอินทางไกลเป็นรางวัลสำหรับการลงทะเบียน ทำให้นักท่องเที่ยวมีแรงจูงใจที่แท้จริงในการได้รับสิ่งที่พวกเขารู้ว่าแขกคนอื่นไม่ได้รับ

ผู้เดินทางส่วนใหญ่สนใจที่จะเช็คอินออนไลน์ เนื่องจากเป็นการดึงดูดความต้องการในการเสริมอำนาจ เสรีภาพ และความสะดวกสบาย พวกเขาจะไม่ต้องกังวลกับสายยาวหรือความล่าช้าในการให้บริการ

นี่คือเหตุผลหลักที่คุณควรพิจารณาเช็คอินออนไลน์ที่โรงแรมของคุณ:

  • สะดวกสำหรับแขก
  • ลดคิวในล็อบบี้
  • ปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้า
  • แสดงเว็บไซต์และส่วนอื่นๆ ของที่พักของคุณ
  • ลดภาระงานของพนักงาน
  • ปรับปรุงประสบการณ์ของแขก
  • แหล่งรายได้พิเศษ

เวลาเช็คอินโดยเฉลี่ยของโรงแรม

ความต้องการใช้บริการตลอดเวลาและการบริการลูกค้าคุณภาพสูงนั้นเติบโตขึ้นอย่างมากในทุกอุตสาหกรรม แต่การบริการก็มีความสำคัญเป็นพิเศษเสมอมา

นักท่องเที่ยวต้องการควบคุมตารางเวลาและเพลิดเพลินกับการเดินทางในแบบที่เหมาะสม

ความขัดแย้งกับสิ่งนี้เป็นแนวโน้มทั่วไปของผู้เข้าพักที่ต้องเช็คอินเข้าห้องพักในตอนบ่ายและเช็คเอาท์ในตอนเช้า ตัวอย่างเช่น โรงแรมบางแห่งอาจกำหนดให้ผู้เข้าพักเช็คอินหลังเวลา 14.00 น. และเช็คเอาท์ก่อน 10.00 น.

การเช็คอิน 24 ชั่วโมงเป็นสิ่งที่คุณควรพิจารณาอย่างจริงจัง ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:

จะช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของแขก

เมื่อแขกของคุณมาถึง พวกเขามักจะเหนื่อย ต้องการอาบน้ำ ของว่าง และอาหาร แต่เนื่องจากไม่สามารถเช็คอินได้จนถึงบ่าย พวกเขาจะรออย่างใจจดใจจ่อเพื่อเข้าถึงห้องที่จ่ายไป

นี่ไม่ใช่ประสบการณ์ของลูกค้าที่ดีและเป็นสิ่งที่ AirBnB ได้กล่าวถึง AirBnB อนุญาตให้แขกติดต่อเจ้าของที่พักและเจรจาเวลาเช็คอินที่เหมาะสมกับพวกเขา

การเช็คอินตลอด 24 ชั่วโมงหมายความว่าแขกสามารถเข้าถึงที่พักของคุณได้ทุกชั่วโมง โดยใช้วิธีการต่างๆ เช่น

  • พนักงานเฝ้าประตูตลอดเวลา
  • กล่องนิรภัย
  • ตู้นิรภัยพร้อมแผงปุ่มกดที่บรรจุกุญแจห้อง

กระบวนการเช็คอินนี้ มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับ:

  • ดึงดูดผู้เดินทางเพื่อธุรกิจที่อาจต้องทำงานสายหรือมาในชั่วโมงที่เร็วมาก
  • ผู้ที่มาถึงด้วยเที่ยวบินที่เช้ามาก เกิดความล่าช้า หรือการยกเลิก
  • นักเดินทางต่างชาติที่กำลังเปลี่ยนเขตเวลา

สามารถช่วยเพิ่ม RevPAR

การใช้กลยุทธ์การเช็คอินตลอด 24 ชั่วโมงอาจเป็นวิธีการเพิ่มรายได้ที่โรงแรมขนาดเล็กของคุณ ไม่เพียงแต่จะช่วยปรับปรุงการบริการลูกค้าและข้อเสนอที่คุณสามารถทำได้ แต่คุณยังสามารถจัดหาสิ่งนี้ให้กับแขกได้โดยมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม

ตัวอย่างเช่น โรงแรมมาตรฐานจะคิดค่าบริการ 5% สำหรับแพ็คเกจ ‘เช็คอินได้ตลอดเวลา’ และเครือโรงแรมแมริออทอนุญาตให้เช็คอินและเช็คเอาต์ที่ยืดหยุ่นได้ขึ้นอยู่กับความพร้อมให้บริการ

หากเป็นสิ่งที่เรียกร้องจากลูกค้าของคุณ พวกเขาจะไม่คิดเงินเพิ่มเล็กน้อย และในกระบวนการนี้ คุณจะเพิ่ม RevPAR ของคุณ

อาจเพิ่มการจองโดยตรง

“เช็คอินฟรีตลอด 24 ชั่วโมงเมื่อคุณจองโดยตรง” เป็นแรงจูงใจที่ดึงดูดใจมากที่จะกระตุ้นให้แขกจองโดยตรงบนเว็บไซต์ของคุณ

คุณสามารถให้รหัสออนไลน์แก่แขกที่อนุญาตให้เช็คอินบนเว็บไซต์ได้ประมาณ 24 ชั่วโมงก่อนเดินทางมาถึง ซึ่งหมายความว่าเมื่อพวกเขามาถึงพวกเขาสามารถตรงไปที่ห้องของพวกเขาโดยไม่ต้องยุ่งยากหรือล่าช้า

แบ่งเบาภาระของพนักงาน

การส่งอีเมลก่อนเข้าพักอัตโนมัติที่ให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับสถานที่ที่พวกเขาต้องไปและวิธีเข้าห้องเมื่อมาถึง รวมถึงเวลาเปิดทำการของแผนกต้อนรับ หมายความว่าพนักงานจะต้องใช้จ่ายเป็นจำนวนมาก ใช้เวลาในการกรอกรายละเอียดแขกและเช็คอินแขกด้วยตนเองน้อยลง

ใกล้จะหมดยุคการเช็คอินที่โรงแรมแล้วหรือไม่?

แผนกต้อนรับเป็นแกนนำของประสบการณ์โรงแรมตลอดประวัติศาสตร์ เป็นกิจวัตรที่แขกจะต้องผ่านประตูและเดินไปหาพนักงานที่อยู่ด้านหลังเคาน์เตอร์

อุตสาหกรรมและแม้แต่แขกจำนวนมากค่อนข้างชอบประเพณีนี้ แต่ด้วยเทคโนโลยีที่เพิ่มขึ้น ดูเหมือนว่าหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่แผนกต้อนรับจะกลายเป็นเกินความต้องการ การทำให้แผนกต้อนรับเป็นอัตโนมัติผ่านระบบต่างๆ เช่น การเช็คอินออนไลน์เป็นวิธีที่สำคัญในการลดต้นทุนค่าแรง ซึ่งโรงแรมขนาดใหญ่หลายแห่งจะให้ความสนใจ

ปัญหาของแผนกต้อนรับคือแขกจำนวนมากไม่ต้องการโต้ตอบกับพนักงานเมื่อพวกเขาเพิ่งมาถึงจากการใช้เวลานานในการเปลี่ยนเครื่อง หน้าที่หนึ่งของแผนกต้อนรับอาจเป็นการพยายามอัพเกรดหรือเพิ่มยอดขาย แต่สำหรับแขกที่เหนื่อยและท้อแท้จากการอยู่ในอากาศหรืออยู่บนท้องถนน พวกเขามักจะไม่ค่อยเปิดรับข้อเสนอเหล่านี้อยู่ดี

อย่างไรก็ตาม หากพวกเขาสามารถเช็คอินจากระยะไกลก่อนมาถึง พวกเขาอาจถูกบังคับให้ใช้จ่ายออนไลน์เพิ่มเล็กน้อย

ด้วยเวลาเช็คอินที่กำหนดไว้ แผนกต้อนรับสามารถเต็มไปด้วยแขกหลายคนที่พยายามเช็คอินพร้อมกันได้อย่างง่ายดาย เมื่อผู้เข้าพักประสบกับความล่าช้าหรือความผิดหวังในทันที จะส่งผลต่อการรับรู้โดยรวมของที่พักทันที ความต้องการความยืดหยุ่นมีอยู่ทั่วไปในแขกปัจจุบันซึ่งเป็นสิ่งที่แผนกต้อนรับไม่มีให้

ในขณะเดียวกัน อย่างน้อย สิ่งสำคัญสำหรับโรงแรมคือต้องมีปฏิสัมพันธ์พื้นฐานกับแขก อย่างน้อยก็ทำให้ที่พักรู้สึกอบอุ่นและเป็นกันเองมากขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องทราบวัตถุประสงค์ของการเดินทางของแขกเพื่อที่คุณจะได้ปรับแต่งบริการของคุณได้ พวกเขากำลังไปงานแต่งงาน งานศพ งาน วันหยุด ฯลฯ หรือไม่? การรู้จุดประสงค์ของแขกหมายความว่าพนักงานสามารถรู้ว่าสิ่งใดเหมาะสมที่จะนำเสนอ

เช็คอินผ่านมือถือที่โรงแรมของคุณ

เห็นได้ชัดว่าเพื่อให้แขกที่เข้าพักและเวลาออกเดินทางที่ยืดหยุ่นได้ คุณต้องปรับตารางเวลาการบริหารของคุณเอง อาจเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการโรงแรมขนาดเล็กที่มีพนักงานเพียงเล็กน้อย

ขณะนี้ผู้เดินทางพึ่งพาอุปกรณ์เคลื่อนที่ของตนในการเช็คอินเที่ยวบิน ขึ้นรถ และสั่งอาหารจากร้านอาหารโปรดของตน พวกเขาต้องการความสะดวกสบายเช่นเดียวกันเมื่อเช็คอินที่โรงแรม แทนที่จะรอต่อแถวที่แผนกต้อนรับ นักเดินทางในปัจจุบันต้องการขั้นตอนง่ายๆ ที่ช่วยให้พวกเขาไปที่ห้องพักได้โดยตรง

การให้บริการเช็คอินทางมือถือไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์ต่อแขกของคุณเท่านั้น แต่ยังดีสำหรับการดำเนินงานประจำวันของคุณอีกด้วย ช่วยปรับปรุงกระบวนการเช็คอินของคุณ ลดแรงเสียดทานของแผนกต้อนรับ และช่วยให้พนักงานแผนกต้อนรับใช้เวลาช่วยเหลือแขกมากขึ้น ซึ่งนำไปสู่บริการแขกที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น กระบวนการเช็คอินที่คล่องตัวและง่ายดาย ไม่เพียงแต่ปรับปรุงประสบการณ์ของแขกเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พนักงานมีเวลามุ่งเน้นไปที่การให้บริการในระดับต่อไปอีกด้วย

มีฟังก์ชันเชิงคาดการณ์ล่วงหน้าเพิ่มเติมที่สามารถนำไปใช้พร้อมกับการเช็คอินผ่านมือถือ เพื่อปรับปรุงกระบวนการเช็คอินให้ดียิ่งขึ้น การรวมคุณสมบัติต่างๆ เช่น การตรวจสอบ ID มือถือและการชำระเงินผ่านมือถือช่วยให้แขกได้รับประสบการณ์ดิจิทัลอย่างสมบูรณ์กับสถานที่ให้บริการของคุณและให้โอกาสพวกเขาในการมีส่วนร่วมผ่านช่องทางที่พวกเขารู้สึกสบายใจมากขึ้น

การเสนอกระบวนการเช็คอินผ่านมือถือที่ปรับปรุงใหม่ทันทีช่วยให้แขกของคุณได้รับความสะดวกและง่ายดายอย่างที่คาดหวังจากภาคอื่นๆ ของอุตสาหกรรมการเดินทาง และยกระดับประสบการณ์ของพวกเขาในสถานที่ให้บริการของคุณโดยอัตโนมัติ

คุณค่าของการเช็คอินด้วยตนเองที่โรงแรมของคุณ

การเช็คอินด้วยตนเองสามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการสำหรับแขกได้อย่างแท้จริง และช่วยปรับแต่งให้เข้ากับบุคคลได้จริง

นี่คือประเด็นสำคัญบางประการ:

1. การบริการตนเองไม่ได้หมายความว่าขาดบริการ

การให้แขกมีทางเลือกในการข้ามขั้นตอนที่น่าเบื่อและการเช็คอินตามความสะดวกของพวกเขาเอง จะช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของพวกเขาและเพิ่มความพึงพอใจที่พวกเขามีต่อสถานที่ให้บริการของคุณ

2. พนักงานสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ 

เมื่อพนักงานไม่จำเป็นต้องถูกนำไปใช้งานอย่างต่อเนื่องเพื่อจัดการกับกระบวนการแบบธรรมดาหรือทางสากลที่ล็อบบี้และแผนกต้อนรับอีกต่อไป พวกเขาสามารถหันความสนใจไปที่การให้บริการที่ดีขึ้นในรูปแบบที่ต่างออกไป ตัวอย่างเช่น ครอบครัวมาถึงอย่างเหนื่อยและไม่พอใจ และพนักงานพร้อมที่จะหันเหความสนใจและให้ความบันเทิงกับเด็ก ๆ ในขณะที่ผู้ปกครองเช็คอินด้วยตนเองเสร็จสิ้น

3. โอกาสในการขายต่อและรายได้

เมื่อแขกที่เลือกเช็คอินด้วยตนเอง พวกเขาจะใจเย็นขึ้นและมีแนวโน้มที่จะเปิดรับข้อเสนอเพิ่มเติมมากขึ้น นำเสนอการขายต่อยอด การอัพเกรด การขายต่อเนื่อง และแพ็คเกจโดยตรงจากตู้เช็คอินหรือเครื่องปลายทางของคุณ

4. การรวมระบบ

เป็นสิ่งสำคัญที่ระบบการจัดการที่พักและอุปกรณ์เช็คอินด้วยตนเองหรือแอพสามารถสื่อสารได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อทำความสะอาดห้องและทำเครื่องหมายว่าพร้อมใน PMS แขกควรเดินเข้าไปจองห้องนี้จากตู้คีออสก์ได้ การบูรณาการยังมีความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องและแม่นยำ รายละเอียดที่ผู้เข้าพักเข้าสู่เครื่องเช็คอินด้วยตนเองจะต้องบันทึกไว้ใน PMS

5. ไม่มีเส้นสายอีกต่อไป

ไม่มีใครชอบรูปลักษณ์ของโรงแรมที่มีกลุ่มคนโม่แป้งอยู่บริเวณแผนกต้อนรับหรือทางเข้า ทำให้สถานที่ให้บริการดูไม่ต้อนรับ การบริการดูเหมือนช้า และสภาพแวดล้อมดูเครียด การกำจัดคิวจะช่วยให้สถานที่ให้บริการของคุณดูดีที่สุด

นโยบายของการเช็คอิน

โรงแรมทุกโรงแรมจะมีนโยบายการเช็คอินที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับคุณว่าคุณต้องการให้บริการแขกของคุณผ่านนโยบายการเช็คอินอย่างไร

การมีนโยบายการเช็คอินและเช็คเอาต์ที่ยืดหยุ่นคือสิ่งที่คุณควรพิจารณาอย่างจริงจัง เนื่องจากจะช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของแขกในทันที

การเช็คอินที่ยืดหยุ่น

คุณสามารถสร้างรายได้เพิ่มเติมด้วยแพ็คเกจเวลาที่ยืดหยุ่น ในฐานะผู้ดำเนินการโรงแรมขนาดเล็กคุณทราบดีว่ามีเหตุผลว่าทำไมโรงแรมส่วนใหญ่จึงดำเนินการตามกำหนดเวลา โดยจะเช็คอินในช่วงบ่ายแก่ๆ และเช็คเอาท์ในช่วงเช้าตรู่ อย่างไรก็ตาม มีแขกจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่รู้สึกว่าไม่สะดวก และพวกเขายินดีจ่ายเพิ่มเพื่อให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น คุณสามารถเสนอแพ็คเกจเวลาที่ยืดหยุ่นได้ ซึ่งช่วยให้แขกสามารถเลือกเวลาเช็คอินและเช็คเอาต์ได้เอง และใช้สิ่งนี้เป็นโอกาสในการสร้างรายได้เพิ่มเติมสำหรับสถานที่ให้บริการของคุณ

นักท่องเที่ยวที่อายุน้อยกว่าและนักท่องเที่ยวคนเดียวชอบที่จะใช้ชีวิตตามลำพังมากกว่า และพวกเขามักจะจองห้องพักที่โรงแรมขนาดเล็กที่ให้ความยืดหยุ่นมากกว่า

ด้วยการสร้างเวลาเช็คอินและเช็คเอาต์ทางเลือกสำหรับแขกของคุณ คุณจะเริ่มดึงดูดนักท่องเที่ยวที่มีแรงจูงใจเหล่านี้

นักท่องเที่ยวรู้สึกหงุดหงิดมากขึ้นกับเวลาเช็คอินและเช็คเอาต์มาตรฐานที่บีแอนด์บีทั่วโลก และอาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อวิธีที่พวกเขาดูสถานที่ให้บริการของคุณ การสร้างนโยบายรูปแบบใหม่นี้จะทำให้คุณเห็นผลกระทบโดยตรงต่อการให้คะแนนความพึงพอใจของแขกและการปรับปรุงรีวิวออนไลน์ของคุณ

หลายคนเลือกพักที่โรงแรมขนาดเล็กเพราะเป็นประสบการณ์ที่แท้จริงและเป็นส่วนตัวมากกว่า พวกเขากำลังมองหาตัวเลือกที่กำหนดเอง ซึ่งอาจรวมถึงการมาถึงของแขกและเวลาออกเดินทางของผู้เข้าพักที่ยืดหยุ่น

ซอฟต์แวร์เช็คอินโรงแรม

ตามหลักการแล้ว คุณไม่ควรใช้ซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันมากเกินไปในการจัดการการเช็คอินและกระบวนการอื่นๆ ในที่พักของคุณ หากคุณสามารถทำทุกอย่างด้วยซอฟต์แวร์เพียงชิ้นเดียว หรืออย่างน้อยต้องแน่ใจว่าระบบของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น มันจะทำให้ปริศนาในสถานที่ของคุณราบรื่นขึ้นมาก

เวลาส่วนใหญ่, คุณไม่ควรมองหาซอฟต์แวร์เช็คอินของโรงแรมโดยเฉพาะ แต่ควรใช้ระบบแผนกต้อนรับแทน

ด้วยเหตุนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการโรงแรมจึงเปลี่ยนจุดเน้นเล็กน้อยจากการจัดการห้องพักและการสำรองห้องพัก ไปเป็นการเปิดใช้งานบริการแขกดิจิทัลในโรงแรมแบบเรียลไทม์ ด้วยนักเดินทางรุ่นใหม่และตลาดการจัดจำหน่ายออนไลน์ที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง ความสามารถของโรงแรมในการให้บริการที่ทันสมัยที่จะช่วยให้พวกเขาสามารถแข่งขันได้ การบริการตนเองในโรงแรมช่วยขจัดงานธุรการของงานสำหรับพนักงานต้อนรับส่วนหน้า และทำให้มีโอกาสมากขึ้นสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์กับมนุษย์ เพิ่มความแม่นยำของขั้นตอนการทำงานประจำ ลดค่าใช้จ่าย และปรับปรุงประสบการณ์ของแขก

ด้วยซอฟต์แวร์เช็คอินของโรงแรมที่คุณใช้ คุณสามารถ:

ส่งอีเมลอัตโนมัติ
กระบวนการเช็คอินไม่จำเป็นต้องล่าช้าจนกว่าแขกของคุณจะมาถึงโรงแรมขนาดเล็กของคุณ

ให้เริ่มต้นด้วยการส่งอีเมลอัตโนมัติก่อนเข้าพักซึ่งจะให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาจะต้องใช้เมื่อมาถึงและสิ่งที่ต้องทำในพื้นที่แก่แขก

ควรมีอีเมล 2 ฉบับ:

  • การยืนยันการจอง

นี่คืออีเมลอัตโนมัติที่ส่งจากระบบการจองของโรงแรมทันทีหลังจากที่ผู้เข้าพักป้อนรายละเอียดเพื่อทำการจอง โดยปกติ ต้องใช้บัตรเครดิต ดังนั้นจุดประสงค์ของอีเมลนี้คือเพื่อให้มั่นใจว่าแขกของคุณทำการจองได้สำเร็จ นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขาสบายใจได้ว่าโรงแรมของคุณถูกต้องตามกฎหมาย และข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนจะปลอดภัยเมื่ออยู่กับคุณ

  • รอคอยที่จะได้พบคุณ

น้ำเสียงของอีเมลนี้ควรเป็นเรื่องส่วนตัว เพื่อแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณซาบซึ้งในธุรกิจของพวกเขาและหวังว่าจะได้พบพวกเขา มันทำให้โรงแรมของคุณมีความเป็นส่วนตัวและให้ความรู้สึกอบอุ่นเกี่ยวกับตัวคุณ เราขอแนะนำให้คุณส่งภายในหนึ่งวันหลังจากที่พวกเขาทำการจอง คุณยังสามารถใช้สิ่งนี้เป็นโอกาสในการขายของเพิ่มเติมได้อีกด้วย

จัดเก็บข้อมูลการจองแขกทันที

เทคโนโลยีโรงแรมที่เหมาะสมให้ข้อมูลที่ครอบคลุมทั้งหมดที่คุณต้องการเกี่ยวกับแขกแต่ละคน

คุณสามารถดึงข้อมูลนี้เมื่อเช็คอินเพื่ออ้างอิงตัวเลือกที่แขกของคุณเลือกไว้สำหรับการเข้าพัก

ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจขออาหารเช้าบางประเภท คุณสามารถยืนยันคำสั่งซื้ออาหารเช้าและข้อกำหนดอื่นๆ ที่พวกเขามีเกี่ยวกับมื้ออาหาร โดยที่แขกไม่ต้องถามคุณว่าคุณจำคำขอของพวกเขาได้หรือไม่

เทคโนโลยีของคุณจะไม่เพียงแต่ปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการเช็คอินของคุณ แต่ยังจะกำหนดโทนเสียงสำหรับประสบการณ์ของแขกทั้งหมดที่โรงแรมขนาดเล็กของคุณ ลองนึกภาพว่าแขกของคุณจะประทับใจขนาดไหน!

ฟังก์ชันระบบเช็คอินของโรงแรมใน PMS

PMS จัดการงานการดำเนินงานทั้งหมดของคุณ รวมถึงการเช็คอินและเช็คเอาท์ ซึ่งหมายความว่าไม่ต้องกลัวลุกออกจากโต๊ะทำงานอีกต่อไปเพราะคุณไม่แน่ใจว่าแขกจะเช็คอินเมื่อใด ด้วย PMS คุณสามารถทำให้กระบวนการเช็คอินเป็นไปโดยอัตโนมัติ และวางแผนวันข้างหน้า (จากเตียงของคุณ… หรือโต๊ะอาหารเช้า… หรือ ระหว่างหลุมบนสนามกอล์ฟ) โดย ทำสิ่งต่อไปนี้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง:

  • ระบุเวลาเช็คอินและเช็คเอาต์ของสถานที่ให้บริการของคุณ
  • ช่วยให้แขกสามารถแจ้งเตือนคุณถึงเวลาเช็คอินของพวกเขา
  • ดูการเช็คอินและเช็คเอาต์ของคุณสำหรับวันนั้น
  • อนุญาตให้แขกเช็คอินล่วงหน้า
  • ดำเนินการชำระเงินและพิมพ์/อีเมลใบแจ้งหนี้
  • ส่งอีเมลเช็คอินล่วงหน้าและหลังเช็คเอาท์

ระบบเช็คอินของโรงแรม

เทคโนโลยีโรงแรมขนาดเล็กมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง – และในอัตราที่ยากจะเข้าใจ ประเภทของเทคโนโลยีที่เหมาะกับที่พักและอาหารเช้าของคุณ

แต่คุณสามารถทำให้กระบวนการคัดเลือกง่ายขึ้นมากโดยจำกัดให้เหลือเพียงปัจจัยเดียว: จะส่งผลต่อประสบการณ์ของแขกโดยรวมอย่างไร ในกรณีส่วนใหญ่ เทคโนโลยีการเช็คอินที่คุณใช้ควรให้ประโยชน์แก่แขกของคุณไม่ว่าทางตรงหรือทางอ้อม

ทำให้รายการพิเศษพร้อมสำหรับการซื้อ

ในขณะที่แขกเช็คอิน คุณสามารถเตือนพวกเขาถึงรายการพิเศษที่พร้อมสำหรับการซื้อ และยังให้การยืนยันการซื้อสินค้าที่ได้ดำเนินการไปแล้ว

ระบบการจัดการแผนกต้อนรับจะติดตามการจองต่างๆ เช่น รถรับส่ง ทัวร์ หรือการจองอาหาร และคุณสามารถพิมพ์แผนการเดินทางสำหรับแขกของคุณได้เมื่อเช็คอิน

คุณยังสามารถให้โอกาสแขกของคุณซื้อกระเช้าไวน์และชีส แพ็คเกจทัวร์ และบริการเสริมอื่นๆ ในเวลาที่พวกเขาเช็คอินเข้าห้องพัก

คุณสามารถสร้างโต๊ะเจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกของคุณเองได้ที่โรงแรมขนาดเล็ก!

การเลือกระบบเช็คอิน

ระบบเช็คอินของโรงแรมมีวิวัฒนาการมาหลายปีอย่างแน่นอน บริการด่วนเป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับแขกทุกคน การเช็คอินอัตโนมัติช่วยให้แขกสามารถไปยังห้องพักได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเสียเวลาที่แผนกต้อนรับ โรงแรมที่ยังคงใช้วิธีป้อนข้อมูลด้วยตนเองแบบเดิมๆ จะเพิ่มระยะเวลารอแขกและเสี่ยงที่จะสร้างความประทับใจให้กับนักเดินทางที่เหนื่อยล้า

เลือก PMS ที่โดดเด่นด้านหน้าที่การเป็นผู้นำในการเช็คอินพื้นที่ซอฟต์แวร์ มองหาความง่ายในการใช้งานและสิ่งที่ออกแบบมาสำหรับคุณสมบัติเช่นเดียวกับคุณ

โซลูชันแบบครบวงจรเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจ เนื่องจากมี:

  • เครื่องมือการจองออนไลน์ – เพื่อทำการจองแบบไม่มีค่าคอมมิชชันบนเว็บไซต์และหน้าโซเชียลมีเดียของคุณ
  • ระบบจัดการช่องทางการขาย – เพื่อจัดการการกระจายห้องของคุณบนเว็บไซต์จอง เช่นBooking.com, Expedia และ Airbnb
  • เครื่องมือเพื่อสร้างเว็บไซต์ที่สวยงามและใช้งานได้จริงที่เปลี่ยน ‘ผู้ชมเว็บไซต์’ เป็น ‘ผู้จองเข้าพัก’
  • โซลูชันการชำระเงิน – เพื่อดำเนินการฝากเงิน ชำระเงิน และคืนเงินอย่างรวดเร็วและง่ายดาย

แอป

เช็คอินโรงแรม เช็คอินโรงแรม แอพเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการให้การเช็คอินทางไกล/ออนไลน์ หรือเช็คอินด้วยตนเอง

การจองผ่านมือถือเกิดขึ้นเป็นประจำมาหลายปีแล้ว และยังคงมีการเติบโตอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสมเหตุสมผลที่จะอนุญาตให้แขกเช็คอินและเช็คเอาท์ผ่านอุปกรณ์อัจฉริยะของตนได้เช่นกัน

Marriott Hotels เปิดตัวแอปมือถือสำหรับการเช็คอิน

หากต้องการใช้แอป Marriott Hotels ผู้เข้าพักต้องเช็คอินหลัง 16.00 น. ของวันก่อนการจองหรือไม่เกินสองชั่วโมงก่อนเดินทางมาถึง เมื่อแขกมาถึงโรงแรม สามารถไปที่เคาน์เตอร์เช็คอินผ่านมือถือและรับคีย์การ์ดได้ทันที

นอกจากนี้ แอพจะแจ้งแขกโดยอัตโนมัติเมื่อห้องพร้อม

คุณสมบัติการเช็คอินเป็นส่วนหนึ่งของแอพมือถือฟรีของ Marriott และมีให้บริการใน App Store ของ Apple และ Google Play

แอพมือถือ Marriott ยังอนุญาตให้แขกทำการจองเดิมบนอุปกรณ์มือถือ เข้าถึงบัญชีรางวัลของพวกเขา และเรียกดูคู่มือเมือง

ระบบเช็คเอาต์และเช็คอินผ่านมือถือของโรงแรมผ่านแอปพลิเคชันมือถือยังสามารถให้บริการสำหรับสมาชิกบัตรสะสมคะแนน แขกสามารถทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการของคุณ และแม้กระทั่งข้อเสนอพิเศษทางออนไลน์ กระบวนการเช็คเอาต์ด้วยตนเองสามารถทำได้อย่างรวดเร็วด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์โรงแรมที่ปรับให้เหมาะกับมือถือ

โดยพื้นฐานแล้ว นักเดินทางคาดหวังที่จะทำเกือบทุกอย่างด้วยสมาร์ทโฟนของพวกเขา ด้วยเทคโนโลยีที่มีบทบาทสำคัญในไลฟ์สไตล์ของพวกเขา ลงทุนในแอพมือถือสำหรับสถานที่ให้บริการของคุณที่ช่วยให้แขกของคุณสามารถเช็คอินและเช็คเอาต์ได้ด้วยตนเอง คุณไม่ต้องยุ่งกับงานพิเศษในเวลาที่ไม่สะดวก และพวกเขาไม่ต้องรอเพื่อเข้าไปในห้องของพวกเขา

ประเด็นสำคัญ (TL;DR)

  • กระบวนการเช็คอินมีประวัติความเป็นมาและกิจวัตรที่ยาวนาน ซึ่งส่งผลต่อความคาดหวังของแขก
  • อย่างไรก็ตาม ความคาดหวังของแขกกำลังเปลี่ยนไป และพวกเขาต้องการบริการที่ดีขึ้น
  • การเช็คอินที่ยืดหยุ่นกำลังกลายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้เดินทาง
  • การเช็คอินออนไลน์มีความสำคัญอย่างยิ่ง สะดวกทั้งโรงแรมและแขก
  • การเช็คอินทางไกลสามารถสร้างแหล่งรายได้พิเศษ
  • การเช็คอิน 24 ชั่วโมงสามารถใช้เพื่อเพิ่มการตลาดและการจองโดยตรง
  • การเช็คอินผ่านมือถือเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงการดำเนินงานของที่พักและประสบการณ์ของแขก
  • การเช็คอินเป็นสิ่งที่ผู้เดินทางกำลังมองหามากขึ้นเรื่อย ๆ และมอบข้อได้เปรียบให้กับสถานที่ของคุณ
  • ทุกโรงแรมมีนโยบายการเช็คอินของตัวเอง และคุณควรสร้างนโยบายที่จะเหมาะกับแขกของคุณ
  • ซอฟต์แวร์การเช็คอินสามารถมาในรูปแบบต่างๆ ได้ แต่ คุณควรมองหา PMS ที่มีความสามารถในการเช็คอิน
  • การใช้เทคโนโลยีสำหรับการเช็คอินทำให้คุณสามารถนำเสนอข้อเสนอต่างๆ แก่แขกได้ในระหว่างกระบวนการ

แบ่งปันกับชุมชนของคุณ:

เราขอแนะนำบทความต่อไปนี้สำหรับคุณ
<strong>การเริ่มต้นและดำเนินธุรกิจโมเต็ล: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจที่พักขนาดเล็ก</strong>
บริหารสถานที่พักของคุณ
การเริ่มต้นและดำเนินธุรกิจโมเต็ล: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจที่พักขนาดเล็ก
Metasearch Engine คืออะไร? สำคัญอย่างไร?
บริหารสถานที่พักของคุณ
Metasearch Engine คืออะไร? สำคัญอย่างไร?
คู่มือพื้นฐานการใช้ Metasearch สำหรับธุรกิจที่พักขนาดย่อม
เพิ่มยอดการจอง
คู่มือพื้นฐานการใช้ Metasearch สำหรับธุรกิจที่พักขนาดย่อม
กลับไปด้านบน