หากต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของแผนกงานต้อนรับส่วนหน้า และทำให้แขกของโรงแรมประทับใจในประสบการณ์การเข้าพักได้ดียิ่งขึ้น การติดตั้งระบบการจัดการโรงแรม (PMS) ไว้ใช้งาน คือ คำตอบที่คุณตามหา

ไม่ว่าคุณจะคุ้นเคยกับคำว่า “ระบบการจัดการโรงแรม (PMS)” เป็นอย่างดีแล้ว หรือเพิ่งเคยได้ยินเป็นครั้งแรกก็ตาม คุณมาตามหาคำตอบได้ถูกที่แล้วล่ะ เราจะเริ่มจากการอธิบายให้คุณทราบถึงพื้นฐานของเทคโนโลยีนี้ ต่อด้วยคุณประโยชน์ที่โรงแรมของคุณจะได้รับ รวมถึงรายละเอียดที่ลงลึกขึ้น อาทิ ฟีเจอร์ ฟังก์ชั่นการใช้งาน และส่วนต่อขยายของระบบ

ลองใช้ระบบบริหารที่พักของเรา

เริ่มต้นด้วยการทดลองใช้ Little Hotelier ฟรีและจัดการที่พักของคุณด้วยซอฟต์แวร์ All-in-One ที่ได้รับรางวัลวันนี้

ลองใช้ฟรี

Hotel PMS คืออะไร?

PMS คือ โซลูชันเทคโนโลยี ที่เข้ามาช่วยควบคุมการบริหารจัดการงานโรงแรมในส่วนหน้าบ้าน อาทิ งานธุรการทั้งหลายให้สำเร็จลงได้โดยอัตโนมัติ

เราเปรียบ PMS เป็นหัวใจหลักที่คอยขับเคลื่อนธุรกิจโรงแรมของคุณ เพราะเป็นระบบที่คอยบันทึกข้อมูลผู้เข้าพัก จัดการข้อมูลการเช็คอิน เช็คเอาท์ ช่วยให้คุณรับมือกับคำขอพิเศษต่าง ๆ หรือเหตุการณ์เหตุสุดวิสัยของผู้เข้าพักได้ทันท่วงที ทั้งยังเป็นระบบในการบันทึกข้อมูล จัดทำบัญชี และให้คุณดึงข้อมูลเกี่ยวกับผลประกอบการโรงแรมของคุณออกมาเป็นรายงานเชิงลึกได้โดยง่าย

คือ ระบบที่ให้คุณจัดการงานประจำวันของโรงแรมทั้งหมดได้ในที่เดียว

  • กระบวนการจอง (จองออนไลน์และจองหน้าเคาน์เตอร์)
  • การเช็คอิน เช็คเอาท์ของแขก
  • ข้อมูลการจองของแขก
  • ติดตามห้องว่างและราคา
  • รับมืองานบัญชีในส่วนหน้าบ้าน
  • จัดการระบบซ่อมบำรุงและบัญชี

Hotel Front Desk Software ซอฟต์แวร์แผนกต้อนรับสำหรับโรงแรม คืออะไร?

ตอนนี้โรงแรมของคุณอาจจะเริ่มมีแขกเข้ามาพักแล้ว โปรแกรมจัดการงานส่วนหน้าในโรงแรม หรือ ระบบหน้าเคาน์เตอร์ ก็คืออีกชื่อหนึ่งของระบบการจัดการโรงแรม (PMS) นั่นเอง!

โดยหน้าที่หลักแล้ว PMS มอบเทคโนโลยีที่ช่วยทำให้ภาระงานของแผนกต้อนรับส่วนหน้าเสร็จสมบูรณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นั่นจึงเป็นที่มาของนามแฝงเหล่านี้นั่นเอง เพราะPMS ช่วยคุณ

จัดการงานทุกงานที่คุณทำในส่วนหน้าของโรงแรมได้หมด

ไหน ๆ เราก็พูดคุยกันเกี่ยวกับเรื่องชื่ออยู่แล้ว มาทำความรู้จักกับ นามแฝงอื่น ๆ ของ PMS กันเถอะ เพื่อป้องกันความสับสนที่อาจจะเกิดขึ้น

  • Hotel management software
  • Bed and breakfast software
  • Hostel management software
  • Motel management software
  • Inn management software

ระบบการจัดการโรงแรมแบบครบในหนึ่งเดียว (All-in-one) คือ อะไร?

การอัพเดทระบบเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้กับโรงแรมอย่างสม่ำเสมอ นั้นเป็นเรื่องยุ่งยากไม่ว่ากับใครก็ตาม โดยเฉพาะกับเจ้าของหรือผู้จัดการโรงแรมขนาดเล็ก เพราะพวกเขาต้องสวมหมวกความรับผิดชอบหลายหน้าที่ในแต่ละวัน การจะเจียดเวลามาปรับใช้ระบบ PMS ใหม่ ๆ อยู่ตลอด อาจจะเป็นเรื่องยุ่งยากเกินไปสำหรับพวกเขา

คุณอาจจะเคยได้ยินคำว่า “ระบบครบในหนึ่งเดียว (All-in-one)” มาแล้วในวงการ (มันแน่อยู่แล้ว!) คุณจะได้เห็นคำนี้บ่อย ๆ ในบทความนี้ด้วยเช่นกัน หลัก ๆ แล้ว ระบบการจัดการโรงแรมแบบครบในหนึ่งเดียว หมายถึง ระบบการจัดการโรงแรมที่มีฟังก์ชันเสริมแบบมาครบ จบ เอาอยู่ ในหนึ่งโปรแกรม…แน่นอนว่า PMS ไม่ใช่เทคโนโลยีเดียวที่คุณจำเป็นต้องรู้จัก ยังมีอีก 2 เทคโนโลยีสำคัญที่ควรทราบ

  • ระบบการจองห้องพักโดยตรง (Booking engine) – หรือเป็นที่รู้จักในนาม Reservation system เป็นระบบการจองโรงแรมที่เพิ่มแผงฟังก์ชั่นใน Website หรือ Facebook ของโรงแรม เพื่อให้ลูกค้าสามารถจองห้องตรงกับโรงแรมได้ทันที ในปัจจุบันมีการจองห้องพักออนไลน์สูงขึ้นเรื่อย ๆ จนทำให้โรงแรมเล็ก ๆ ไม่สามารถนิ่งเฉยกับการติดตั้งระบบนี้ได้ หากคุณกำลังมองหา ระบบการจองห้องพักออนไลน์สำหรับโรงแรมของคุณอยู่ ดาวน์โหลดหนังสือคู่มือแบบ Interactive เรื่องการเลือกซื้อระบบการจองห้องพักออนไลน์ ของเราซิ – ข้างในนั้นอัดแน่นไปด้วยเนื้อหาแบบฝึกหัดที่จะช่วยให้คุณเลือกสิ่งที่ใช่ สำหรับโรงแรมขนาดเล็กของคุณได้
  • ระบบจัดการช่องทางการขาย (Channel manager) – เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณจัดการข้อมูลห้องพักบนเว็บจองโรงแรม (online travel agents หรือ OTAs) หลาย ๆที่คุณไปฝากขายได้โดยง่าย โดยใช้รูปแบบ pooled inventory model การแชร์ห้องว่างเท่ากันในแต่ละแพลตฟอร์ม ทำให้สามารถอัพเดทข้อมูลจำนวนห้องพัก ราคา ห้องว่างที่ปรากฏผ่านผู้ให้บริการบนช่องทางออนไลน์ทุกรายได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายจากที่เดียว นั่นหมายความว่า ไม่ว่าลูกค้าจะกดจองโรงแรมของคุณผ่านช่องทางใด จะจากเว็บตรง จากเว็บผู้ให้บริการจอง หรือจากหน้าเคาน์เตอร์โรงแรม ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเชื่อมโยงและอัพเดทโดยอัตโนมัติ ทำให้คุณไม่ประสบกับปัญหาการจองซ้ำซ้อนอย่างแน่นอน
  • ระบบจัดการแผนกงานต้อนรับส่วนหน้า (Front desk systems) – ระบบการจองห้องพักตรง (Booking engine) และระบบจัดการช่องทางการขาย (Channel manager) คือ 3 เทคโนโลยีหลักที่โรงแรมในปัจจุบันใช้ในการบริหารจัดการงานโรงแรม แต่สำหรับเจ้าของโรงแรมขนาดเล็กเช่นคุณ ไม่จำเป็นต้องไปวุ่นวายแยกซื้อหรอก เพราะเรามีระบบการจัดการโรงแรมแบบครบที่เดียวมาไว้ให้คุณแล้ว

ระบบการจัดการโรงแรมแบบครบในหนึ่งเดียว ได้รวมระบบการจองห้องพักโดยตรง และระบบจัดการช่องทางการขายไว้ในหนึ่งเดียว ทั้ง 3 เทคโนโลยีนี้จึงสามารถทำงานร่วมกันได้ทันทีอย่างไร้รอยต่อ ทำให้พนักงานทุกคนสามารถเช็คราคาที่พักและห้องว่างของโรงแรมได้แบบเรียลไทม์

นอกจากนี้ยังมีข้อดีอื่น ๆ อีกด้วย อาทิ การรวมเทคโนโลยีที่มีส่วนสำคัญต่อการทำงานโรงแรมในแต่ละวันเข้าด้วยกันภายใต้ผู้ให้บริการเจ้าเดียว ย่อมทำให้ได้ราคาที่สมเหตุสมผล ทั้งยังช่วยประหยัดเวลาในการติดต่อทางโทรศัพท์ หรือเวลาในการส่งคำข้อความขอความช่วยเหลือออนไลน์ผ่านศูนย์บริการลูกค้า เพราะไม่ต้องมาติดต่อผ่านหลาย ๆ เจ้า ทำให้คุณมีเวลามาดูแลลูกค้าผู้เข้าพักในโรงแรมของคุณมากยิ่งขึ้น

แม้ว่าการใช้งานทุกระบบจากผู้ให้บริการเดียวฟังดูจะเป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยมและสะดวกสบาย การบูรณาการเทคโนโลยีจากผู้ให้บริการคนละเจ้าเข้าด้วยกันก็ถือเป็นเรื่องปกติในแวดวงเทคโนโลยีในอุตสาหกรรมโรงแรม ดังนั้นหากคุณมี ระบบการจองห้องพักโดยตรง (Booking engine) หรือ ระบบจัดการช่องทางการขาย (Channel manager) ที่คุณชื่นชอบและใช้งานอยู่แล้ว แต่ต้องการหาระบบการจัดการโรงแรม (PMS) แบบใหม่ คุณควรตรวจสอบว่าผู้ให้บริการที่คุณกำลังมองหา สามารถเชื่อมโยงระบบใหม่เข้ากับเทคโนโลยีเดิมของคุณได้หรือไม่

5 สัญญาณที่บ่งบอกว่า คุณจำเป็นต้องใช้ซอฟแวร์ระบบจัดการโรงแรม

ตอนนี้เราคงจะเข้าใจความหมายของ PMS ได้เป็นอย่างดีกันแล้ว มาดูกันต่อว่าใครจำเป็นต้องใช้ระบบจัดการโรงแรมกันบ้าง

ผู้ให้บริการที่พักขนาดเล็กมักมีงบประมาณที่จำกัด และคิดว่า อาจจะเป็นการดีกว่า ที่ไม่ลงทุนในระบบ PMS ถ้าดูกันที่ตัวเลขราคาระบบ คุณอาจจะคิดว่า คุณสามารถประหยัดเงินได้มากขึ้นถ้านั่งทำบัญชีเองด้วย Excel แต่แท้จริงแล้ว การทำเช่นนี้จะเป็นการสิ้นเปลืองต่อธุรกิจคุณได้ในระยะยาว

หากรู้สึกว่า สัญญาณแต่ละข้อด้านล่าง ฟังดูแล้วคล้าย ๆ กับสถานการณ์ของคุณในปัจจุบัน มันคงถึงเวลาที่คุณจะต้องอัพเดทระบบการทำงานแล้วล่ะ

สัญญาณที่ 1: การจองห้องพักเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและน่าเบื่อ – ทั้งสำหรับคุณและสำหรับแขกที่จะเข้าพัก

เราเข้าใจความรู้สึกของคุณดี คุณนั่งเช็คโทรศัพท์ของคุณอยู่บ่อย ๆ เพื่อดูว่ามีข้อความเสียงหรืออีเมลใหม่ ๆ เข้ามาบ้างไหม คุณไม่กล้าที่จะเดินออกจากเคาน์เตอร์แผนกต้อนรับ เพราะกลัวว่าจะมีแขกโทรเข้ามา คุณเพ่งสมาธิเพื่อจดเบอร์โทรศัพท์ และสะกดอีเมลให้ถูกต้อง เพื่อที่จะได้ล็อกการจองห้องพักและล็อกวงเงินบัตรเครดิตของลูกค้า

เมื่อแขกผู้เข้าพักติดต่อเข้ามาหาคุณโดยตรง – ไม่ว่าจะผ่านทางโทรศัพท์หรือทางอีเมล – กระบวนการจองจะกลายเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดของทั้ง 2 ฝ่าย – คุณอาจรู้สึกว่าถูกมัดอยู่กับเคาน์เตอร์และโทรศัพท์ ในขณะที่ฝั่งคนจองเองก็อาจจะอยากยอมแพ้ไปกลางคัน หากไม่สามารถปิดการจองได้รวดเร็วทันท่วงที

เพียงคุณมีระบบ PMS กระบวนการจองห้องพักจะเป็นเรื่องที่สำเร็จได้โดยง่าย ผ่านระบบออนไลน์และอัตโนมัติ ระบบจองห้องพักออนไลน์ช่วยให้แขกสามารถเลือกวันเวลา ห้องที่ต้องการเข้าพัก และมองเห็นเรทราคาผ่านอินเทอร์เฟซที่อ่านง่าย

สัญญาณที่ 2 การจัดการห้องพักเป็นเรื่องยาก

ขอยกตัวอย่างเหตุการณ์ที่เคยเกิดขึ้นได้บ่อย ๆ คุณทำการโปรโมตห้องพักพร้อมอาหารเช้าในหลาย ๆ แพลตฟอร์ม ลูกค้าจึงติดต่อคุณกลับมาผ่านหลาย ๆ ช่องทาง

เมื่อไม่มี PMS มาช่วยจัดการ ความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาการจองห้องพักซ้ำซ้อนจึงสูงกว่าปกติ นี่คือ หนึ่งเหตุการณ์ที่ทำให้นักท่องเที่ยวหัวเสียได้มากที่สุด และสามารถทำลายชื่อเสียงโรงแรมของคุณได้อีกด้วย

ระบบการจัดการโรงแรม PMS จะช่วยจัดการห้องพักของคุณ อัพเดทสถานะว่าง-เต็มได้แบบอัตโนมัติพร้อมกันทุกช่องทาง

สัญญาณที่ 3 การจัดการเวลาไม่ได้เป็นเรื่องง่าย เหมือนไปปิกนิก

ช่วงนี้เป็นช่วงไฮซีซั่น มีลูกค้ากลุ่มครอบครัวจองรับประทานอาหารกลางวันมาในห้องจัดเลี้ยงของโรงแรม ในฐานะที่เป็นทั้งเจ้าของและผู้จัดการ คุณวุ่นอยู่กับการทำให้แขกที่มารับประทานอาหารมีความสุข แต่ไม่สามารถปิดเคาน์เตอร์ต้อนรับเพื่อการเช็คอินและเช็คเอาท์ได้ มีแขกหนึ่งคนต้องการที่จะเช็คเอาท์ในเวลานั้น – คุณกำลังหัวหมุนในการพยายามให้บริการทุก ๆ คนในเวลาเดียวกัน

ในช่วงเวลาที่แสนวุ่นวายนั้น คุณลืมเช็ครายการขนมที่แขกทานไปจากตู้มินิบาร์ (และแขกกลุ่มนั้นก็เช็คเอาท์ออกไปแล้วโดยไม่ได้ชำระเงินค่าขนมนั้น) โรงแรมของคุณอาจจะถูกมองว่ามีพนักงานไม่เพียงพอ และทำงานไม่เป็นมืออาชีพอีกด้วย เพราะทั้งแขกที่ทำการเช็คเอาท์ออกไป กับแขกที่อยู่ในห้องจัดเลี้ยง ไม่ได้รับการบริการในระดับมาตรฐานที่พวกเขาควรได้รับ

ระบบการจัดการโรงแรม PMS สามารถช่วยบริหารจัดการเวลาของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะคุณสามารถปิดเคาน์เตอร์แผนกต้อนรับ พิมพ์ตารางการเช็คอิน-เช็คเอาท์ และรู้ได้ว่าคุณควรจัดการเวลาอันมีค่าของคุณในแต่ละช่วงได้อย่างไร ในขณะที่มั่นใจได้ว่าแขกของคุณจะได้รับประสบการณ์การเข้าพักที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

สัญญาณที่ 4: คุณต้องใช้ความพยายามเป็นอย่างมากในการสื่อสารกับแขกที่เข้าพัก

ทุกวันนี้ นักท่องเที่ยวคาดหวังว่าจะได้รับอีเมลยืนยันการจอง ข้อความแจ้งข่าว และตอบกลับคำขอแบบอัตโนมัติ

อันดับแรก คุณไม่แน่ใจว่าจะไปหาข้อมูลติดต่อแขกของคุณได้ที่ไหน รายละเอียดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับแขกที่เข้าพักของคุณ – ตั้งแต่รายละเอียดการชำระเงิน ข้อมูลการติดต่อ ข้อมูลการจอง – ทั้งหมดนั้นถูกเก็บอยู่ในหลาย ๆ แพลตฟอร์มที่แตกต่างกัน คุณต้องกระโดดจากเว็บนี้ไปเว็บนู้นเพื่อดึงข้อมูลที่คุณตามหา แล้วมันก็กินเวลาเสียเหลือเกิน

ต่อมา มันเป็นเรื่องยากที่จะพูดคุยกับแขกแต่ละคนและทุกคนได้อย่างต่อเนื่อง โดยต้องมั่นใจว่าทุกคำถามจะได้รับคำตอบ คุณรู้ดีว่ามีอีเมลที่แขกแต่ละคนควรได้รับ ยกตัวอย่างเช่น อีเมลยืนยันการจอง อีเมลเตือนก่อนวันเข้าพัก อีเมลคำแนะนำระหว่างการเข้าพัก และอีเมลขอคำแนะนำหลังการเข้าพัก

ถ้าให้มองในแง่ดีที่สุด คุณก็จะแค่วุ่นอยู่กับการสร้างเทมเพลตข้อความใน Word แล้วพึ่งความจำของตัวเองว่าตอนไหนต้องส่งอีเมลอะไรให้ลูกค้าคนไหนให้ถูกต้อง แต่เมื่อคุณมีระบบ PMS ตัวช่วยในการจัดการโรงแรม คุณจะได้รับข้อมูลของผู้เข้าพักทั้งหมดที่คุณต้องการในทันที และคุณสามารถส่งอีเมลต่าง ๆ หาลูกค้าได้อย่างอัตโนมัติ ผ่านขั้นตอนที่ได้มาตรฐาน ทำให้ลูกค้าทุกคนได้รับประสบการณ์ที่ดีเยี่ยมโดยเท่าเทียมกัน

สัญญาณที่ 5: คุณไม่สามารถจะจินตนาการได้ว่า อะไรจะเวิร์ค หรือไม่เวิร์คสำหรับธุรกิจของคุณ

เมื่อถึงช่วงสิ้นเดือนในแต่ละเดือน คุณไม่แน่ใจว่ากลยุทธไหนเวิร์คหรือไม่เวิร์คกับธุรกิจ เพราะคุณไม่สามารถจัดการสิ่งที่ไม่สามารถวัดผลได้

ระบบ PMS ช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมในการดำเนินงานและผลประกอบการในแต่ละวันของโรงแรม ทำให้คุณดูรายละเอียดการชำระเงินของแขกได้ทันที ดึงข้อมูลผลประกอบการออกมาเป็นรายงานได้โดยง่าย หรือเลือกที่จะดูยอดการชำระเงินที่โดดเด่นออกมาได้ใน 1 คลิก เดี๋ยวเราจะมาลงลึกเรื่องการทำรายงานกันอีกทีในภายหลัง

ฟีเจอร์ที่ควรมองหาเวลาเลือกระบบการจัดการโรงแรม

มองหา 6 ฟีเจอร์เหล่านี้ เมื่อคุณต้องตัดสินใจเลือก

ฟีเจอร์ที่ 1: การจัดการระบบแผนกงานต้อนรับส่วนหน้า

ระบบการจัดการโรงแรมที่คุณมองหา ควรมีเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นต่อการจัดการและบริหารงานที่พักขนาดเล็ก เพื่อที่จะช่วยให้คุณสามารถมอบการบริการที่ดีที่สุดได้อย่างง่ายดายให้แก่แขกที่มาเข้าพัก ตั้งแต่ก้าวแรกที่พวกเขาเหยียบเข้ามา ไปจนถึงก้าวสุดท้ายที่พวกเขาได้เดินออกจากที่พักของคุณไป

  • มีมุมมองการบริหารการจองแบบปฏิทิน
  • เพิ่มห้องพัก และรายการขายพิเศษได้ในการจอง
  • เพิ่มแผนราคาใหม่ ในห้องพักที่มีอยู่
  • ปิดการจองห้องพักบางห้อง เพื่อทำบิ๊กคลีนนิ่ง
  • ขยับปรับเปลี่ยนตำแหน่งการแสดงห้องพักที่มีอยู่
  • สร้างใบแจ้งหนี้
  • เช็คอิน-เช็คเอาท์การเข้าพักของแขก
  • จดจำแขกที่กลับมาเข้าพักซ้ำได้

คุณควรจะสามารถหาทุกข้อมูลเจอได้ในที่เดียว และไม่ควรจะกินเวลานานมากนัก เมื่อต้องทำงานที่เหมือน ๆ กันให้สำเร็จเสร็จสิ้น

ฟีเจอร์ที่ 2: ซอฟแวร์ที่มีการทำงานผ่านระบบ Cloud

ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน หรือใช้อุปกรณ์อะไร คุณควรที่จะเข้าถึงระบบจัดการโรงแรมของคุณได้ นั่นหมายถึงว่า ซอฟแวร์ที่คุณใช้ควรมีการทำงานผ่านระบบ Cloud ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำสิ่งต่าง ๆ ได้ทั้งวันและยังคงจับตาดูการจองห้องพักในโรงแรมของคุณได้ สิ่งที่คุณต้องทำ ก็คือ แค่นำสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตติดตัวไปด้วย

ฟีเจอร์ที่ 3: เครื่องมือเพิ่มยอดขาย เสนอสินค้าหรือบริการที่มีแนวโน้มว่าลูกค้าจะให้ความสนใจเพิ่มเติมเข้าไป

นอกเหนือจากการทำงานเพื่อให้ยอดแขกที่เข้าพักเพิ่มขึ้น คุณควรพยายามเพิ่มรายได้จากแขกแต่ละคนด้วย

ระบบการจัดการโรงแรมควรที่จะสามารถ:

  • จัดแพคเกจบริการพิเศษได้ เช่น เช็คเอาท์เลท อาหารเช้า หรือสปา
  • ปรับแต่งคุณสมบัติพิเศษให้เหมาะสมกับแต่ละผลิตภัณฑ์
  • เพิ่มสินค้าลดราคาในการจองระหว่างการเข้าพักของแขก

การเพิ่มยอดขายผลิตภัณฑ์และบริการที่เกี่ยวข้องให้กับแขกของคุณสามารถทำให้การเข้าพักของพวกเขารื่นรมย์ได้ยิ่งขึ้นในขณะที่ช่วยเพิ่มผลกำไรให้คุณได้เช่นเดียวกัน

ฟีเจอร์ที่ 4: ฟังชั่นการสื่อสารกับแขก

ระบบการจัดการโรงแรมควรทำให้การสื่อสารระหว่างแขกเป็นโครงสร้างที่ง่ายดาย ซึ่งประกอบไปด้วย

  • การยืนยันการจอง: ส่งอีเมลยืนยันการจองห้องพักได้ในทันทีหลังจากที่แขกกรอกข้อมูลเข้าระบบ
  • ให้ข้อมูลก่อนการเข้าพัก:  เมื่อใกล้จะถึงกำหนดการเข้าพัก ส่งอีเมลอีกฉบับเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น ทั้งยังทำให้แขกรู้สึกตื่นเต้นที่จะได้เข้าพักกับคุณ พร้อมกระตุ้นรายได้เพิ่ม
  • การขอบคุณหลังการเข้าพัก: นี่เป็นโอกาสที่คุณจะขอความคิดเห็น ส่งเสริมให้มีการจองซ้ำและแนะนำบอกต่อผ่านรหัสโปรโมชั่น

ต้องดูให้แน่ใจว่าระบบที่คุณเลือก สามารถปรับแต่งรูปแบบอีเมลให้เข้ากับภาพลักษณ์แบรนด์ของคุณได้ ด้วยวิธีนี้ แขกแต่ละคนจะได้รับประสบการณ์ที่สอดคล้องกัน และคุณสามารถส่งรหัสโปรโมชั่นให้พวกเขาโดยอัตโนมัติได้ เพื่อเปลี่ยนพวกเขาให้กลายเป็นแขกประจำในอนาคต

ฟีเจอร์ที่ 5: การจัดการช่องทางการขาย

ตามที่เราได้กล่าวไปแล้ว ระบบ PMS ที่คุณเลือกควรทำหน้าที่เป็นระบบจัดการช่องทางการขาย(Channel manager) ของคุณได้ด้วย ซึ่งหมายความว่า เมื่อนักท่องเที่ยงจองห้องพักของคุณผ่านเว็บจองโรงแรม (OTAs) พวกเขาจะสามารถเห็นข้อมูลห้องว่างได้แบบเรียลไทม์ เพราะระบบ PMS ของคุณกระจายจำนวนห้องพักที่ว่างทั้งหมดระหว่างเว็บไซต์เหล่านั้น

ระบบจัดการช่องทางการขายควรที่จะ:

  • ทำให้คุณเห็นเรทราคาและห้องว่างแบบเรียลไทม์
  • ทำให้คุณจัดการการจองห้องพักของทุกเว็บได้ในที่เดียว
  • ทำให้คุณอัพโหลดข้อมูลห้องพักได้ 400 วันล่วงหน้า
  • ทำให้คุณมองเห็นภาพรวมการติดตามแต่ละช่องทาง

เพราะข้อมูลห้องพักของคุณจะถูกตัดออกโดยอัตโนมัติบนทุกเว็บไซต์ เมื่อมีการจองบนช่องทางใดช่องทางหนึ่ง คุณจึงสามารถรับรายได้สูงสุดได้โดยไม่จำเป็นต้องแก้ข้อมูลด้วยมือ วิธีนี้เรียกว่า “pooled inventory model” การแชร์ห้องว่างให้เท่ากันในแต่ละแพลตฟอร์ม

คุณควรเช็คดูดี ๆ ด้วยว่า ผู้ให้บริการระบบของคุณมีการคิดเงินเพิ่มขึ้นอีกหรือไม่ หากคุณต้องการเพิ่มช่องทางการจองโรงแรมผ่านเว็บใหม่ ระบบจัดการช่องทางการขายไม่ควรจะมาก้าวก่ายเรื่องความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับเว็บไซต์จองโรงแรม แต่ควรเป็นตัวช่วยให้การเชื่องโยงข้อมูลนั้นสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น

ฟีเจอร์ที่ 6: ความสามารถในการจองห้องพักจากต่างประเทศ

สิ่งสำคัญที่สุดสำหรับโรงแรมขนาดเล็ก คือ คุณต้องมั่นใจว่านักท่องเที่ยวจากต่างประเทศจะสามารถจองห้องพักกับคุณได้โดยง่าย ระบบการจัดการโรงแรมของคุณควรช่วยคุณจัดการเรื่องเหล่านี้:

  • อนุญาตให้คุณเชื่อมต่อเข้ากับเว็บไซต์จองโรงแรมนานาชาติได้ ยกตัวอย่างเช่น เมื่อคุณต้องการขายห้องพักให้กับนักท่องเที่ยวชาวจีน คุณควรใช้ Ctrip เพราะเป็นเว็บไซต์ที่ได้รับความนิยมในประเทศจีน ยิ่งเชื่อมต่อได้หลายเว็บก็ยิ่งดี อย่าง Little Hotelier เองก็สามารถเชื่อมต่อเข้ากับเว็บไซต์จองโรงแรมได้กว่า 100 เว็บไซต์ทั่วโลก
  • ให้ใช้ภาษาและค่าเงินได้หลากหลาย – ระบบที่คุณมองหาควรรองรับอย่างน้อย 5 ภาษา (ต้องมีภาษาจีนด้วย) และขั้นต่ำ 80 ค่าเงินต่างประเทศ

แน่นอนว่า การที่นักท่องเที่ยวนานาชาติสามารถจองห้องพักได้ด้วยตนเองผ่านเว็บไซต์ของคุณ ทำให้คุณไม่จำเป็นต้องนั่งอยู่หน้าแผนกต้อนรับตลอดเวลา

ความสามารถในการจัดทำรายงานของระบบการจัดการโรงแรม

การทำรายงาน คือ อีกหนึ่งฟีเจอร์สำคัญในการคัดเลือกระบบ PMS เราจึงแยกออกมาเขียนถึงเรื่องนี้โดยเฉพาะในส่วนนี้

ระบบการจัดการที่พักมีเครื่องมือการทำรายงานที่หลากหลาย ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับธุรกิจของคุณได้ เครื่องมือเหล่านี้เป็นดั่งสินทรัพย์อันมีค่าต่อธุรกิจของคุณ ตราบใดที่คุณสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้ และใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่ถูกดึงออกมาได้เป็น

รายงานที่ทรงพลังที่สุดที่คุณมี ประกอบไปด้วย รายงานทางการเงินที่ชี้ให้เห็นผลกำไรของคุณเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือนหรือรายปี หรือรายงานการดูแลทำความสะอาด ซึ่งให้ข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาในการทำความสะอาดห้องพัก ช่วงเวลาเปลี่ยนห้อง และ จำนวนห้องที่ทำความสะอาดภายในระยะเวลาที่กำหนด

คุณควรจะสามารถดึงรายงานสำหรับช่วงเวลาใดก็ตามออกมาได้ดังนี้:

  • ข้อมูลการเช็คอิน เช็คเอาท์
  • ข้อมูลยกเลิกการจอง
  • ข้อมูลห้องพักที่ไม่ได้มีการเข้าพัก
  • วิธีการชำระเงิน
  • รายได้ต่อห้องที่เปิดให้จอง
  • อัตราการเข้าพักเฉลี่ย
  • ระยะเวลาเข้าพักโดยเฉลี่ย
  • รายได้ต่อช่องทางการจอง

อย่างไรก็ดี มีการทำรายงานสำคัญ 3 ฉบับ ที่คุณต้องมั่นใจว่า ระบบ PMS ที่คุณมองหาควรสามารถทำได้:

รายงานสำคัญฉบับที่ 1: รายงานการทำธุรกรรม

การวิเคราะห์ข้อมูลธุรกรรมรายวันของคุณช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม ว่าวิธีการใดใช้ได้ผลกับธุรกิจ ยกตัวอย่างเช่น คุณอาจจะสังเกตเห็นรูปแบบในวันที่มีการเข้าพักสูงและต่ำ  รวมถึงมองเห็นว่า วิธีการชำระเงินใด ได้รับความนิยมมากที่สุดสำหรับโรงแรมขนาดเล็กของคุณ

คุณสามารถดูรายละเอียดเกี่ยวกับการชำระเงินและการจองของคุณได้มากน้อยเพียงใด?

คุณควรจะสามารถมองเห็นข้อมูลสำหรับช่วงเวลาใดก็ตามได้ดังนี้:

  • วิธีการชำระเงิน (เงินสด, ประเภทของบัตรเครดิต, ฯลฯ)
  • จำนวนการเช็คอิน
  • จำนวนการเช็คเอาท์
  • จำนวนการยกเลิกการจอง
  • จำนวนการเช็คอินที่รอดำเนินการ
  • จำนวนการเช็คเอาท์ที่รอดำเนินการ
  • ห้องว่างโดยเฉลี่ย

รายงานสำคัญฉบับที่ 2: รายงานสถิติ

ผู้ให้บริการที่พักขนาดเล็กจำเป็นต้องสามารถติดตามตัวชี้วัดบางอย่างได้ เพื่อที่จะมองเห็นภาพรวม ว่าธุรกิจของพวกเขาดำเนินไปได้ดีเพียงใด

อันได้แก่:

  • จำนวนห้องที่ปิด ห้องที่มีแขกเข้าพัก ห้องที่ว่างต่อคืน?
  • จำนวนผู้เข้าพักเฉลี่ย ระยะเวลาเข้าพักเฉลี่ย ระยะเวลารอคอยเฉลี่ย รายได้เฉลี่ยต่อการจอง และราคาห้องพักโดยเฉลี่ยรายวัน?
  • รายได้ต่อห้องที่เปิดให้พัก?
  • การยกเลิกการจอง?

การวัดผลและติดตามสถิติเหล่านี้อย่างต่อเนื่อง มีความสำคัญอย่างยิ่งในการช่วยให้คุณทราบได้ว่ามีอะไรที่ควรปรับปรุงหรือไม่

รายงานสำคัญฉบับที่ 3: รายงานช่องทางการจอง

แน่อยู่แล้วว่า การจะบริหารจัดการรายได้ให้ประสบความสำเร็จ คุณจำเป็นต้องมองเห็นกระแสรายได้ทั้งหมดของธุรกิจของคุณซะก่อน – จากเว็บไซต์จองโรงแรมที่คุณใช้โปรโมตที่พัก มาถึงกลยุทธในการทำการตลาดและการขาย

เพื่อที่จะรู้ได้ว่า อะไรเวิร์ค หรือไม่เวิร์ค คุณจำเป็นต้องสร้างรายงานของ:

  • ช่องทางการจอง – จำนวนการจอง และรายได้ทั้งหมด
  • การจองตรง – จำนวนการจอง และรายได้ทั้งหมด
  • การจองที่คีย์ข้อมูลเข้าระบบเอง – จำนวนการจอง และรายได้ทั้งหมด
  • หากไม่ได้เห็นข้อมูลข้างต้น คุณจะไม่สามารถตัดสินใจเกี่ยวกับราคาโดยใช้หลักการพื้นฐานทางเศรษฐศาสตร์: อุปสงค์และอุปทานได้เลย

เมื่อใช้ระบบ PMS การแบ่ง ย่อย และส่งออกข้อมูลที่จำเป็นนั้นจะกลายเป็นเรื่องง่ายดาย ระบบการทำงานที่ทันสมัยสามารถแสดงข้อมูลเหล่านี้ให้คุณเห็นเป็นภาพ และยังสามารถให้คุณพิมพ์มันออกมาได้ในทันที คุณจึงสามารถใช้เวลามากขึ้น ในการทำความเข้าใจข้อมูลและตัดสินใจว่าเอาไปใช้ทำประโยชน์อย่างไรต่อดี แทนที่จะมาเสียเวลานั่งปวดหัวจัดการกับข้อมูลเหล่านั้นเองในตาราง Excel

ประโยชน์ของระบบการจัดการโรงแรม

ระบบการจัดการแผนกต้อนรับส่วนหน้าจะช่วยประหยัดเวลาของคุณและพนักงานในการทำงานธุรการยิบย่อย ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้เวลานั้นในสิ่งที่สำคัญกว่า เช่น ดูแลแขก

  • ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เมื่อติดตั้งระบบการจัดการโรงแรมแล้ว คุณจะสามารถจัดการงานธุรการส่วนใหญ่ได้แบบอัตโนมัติ คุณสามารถตั้งเวลาส่งอีเมลแบบอัตโนมัติเพื่อทำให้การสื่อสารกับแขกของคุณดียิ่งขึ้นทั้งยังตอบรับการจองออนไลน์โดยตรงจากแขกของคุณผ่านทางเว็บไซต์และช่องทางโซเชียล แถมยังสามารถให้แขกเช็คอินออนไลน์ได้ล่วงหน้าผ่านโทรศัพท์มือถือได้อีกด้วย

ฟังชั่นก์การจัดการแบบอัตโนมัตินี้ช่วยป้องกันไม่ให้คุณใช้เวลามากมายจนเกินไปในการตอบกลับอีเมล ยืนยันการจอง และจัดการงานในส่วนหลังบ้านของคุณ

  • ลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน

เมื่อไม่มีการใช้งานเทคโนโลยีระบบการจัดการแผนกต้อนรับส่วนหน้า (Front desk systems) หรือระบบจัดการช่องทางการขาย (Channel manager) จึงมีความเสี่ยงสูงว่าจะเกิดข้อผิดพลาดในการทำงานจากมนุษย์ ซึ่งส่งผลให้เกิดการจองผิดพลาด และการจองซ้ำซ้อน ซึ่งไม่ได้เป็นเพียงฝันร้ายของฝ่ายการบริหารเท่านั้น แต่ยังเป็นปัญหาใหญ่ด้านการบริการลูกค้าที่สามารถทำให้แขกผิดหวังและไม่พอใจกับประสบการณ์การเข้าพักในโรงแรมของคุณได้

  • ช่วยเพิ่มยอดการจองห้องพัก

เมื่อระบบการจองห้องพักของคุณสามารถจองได้ออนไลน์ และมีระบบจัดการช่องทางการขาย คุณจะมองเห็นตัวเลขการจองที่เพิ่มขึ้นอย่างก้าวกระโดด เมื่อคุณลงทุนในเทคโนโลยีการโรงแรมที่เหมาะสมกับที่พักของคุณ คุณควรได้รับผลตอบแทนที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตและสามารถทำให้ประสบการณ์การเข้าพักของแขกในโรงแรมของคุณดีขึ้นไปได้อีกขั้น

  • ช่วยพัฒนาความสามารถในการจัดการรายได้

นอกเหนือไปจากการตอบรับการจองและการสื่อสารแบบอัตโนมัติ โซลูชันธุรกิจโรงแรมแบบออลอินวัน จะรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับแขกของคุณ  และจัดแสดงออกมาในรูปแบบรายงานที่เป็นประโยชน์และเข้าใจง่าย

เครื่องมือการรายงานเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถประเมินสถานการณ์ธุรกิจของคุณได้อย่างรวดเร็ว พร้อมให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการที่คุณสามารถทำได้ และควรปรับปรุงในกิจการของคุณ

เมื่อคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์และแม่นยำในช่วงเวลาที่กำหนดได้ คุณสามารถปรับราคาห้องพักของคุณได้อย่างง่ายได้ตามความต้องการของฤดูกาลและการแข่งขันราคาในท้องถิ่น เพื่อที่จะสร้างรายได้สูงสุดต่อการจองต่อครั้ง

  • ช่วยให้คุณอัพเดทข้อมูลบนเว็บไซต์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

คุณไม่ควรถูกบังคับให้จ้างนักออกแบบเว็บไซต์เพื่อสร้างเว็บให้กับคุณ นี่เป็นกระบวนการที่มีราคาแพง ใช้เวลานาน และมักจะทำให้คุณได้เว็บไซต์ที่แฟนซีจนไม่สามารถอัปเดตระบบได้ด้วยตัวเอง

โซลูชันสำหรับธุรกิจโรงแรมแบบครบในหนึ่งเดียวนั้นจะมีเครื่องมือในการสร้างเว็บไซต์รวมเข้าอยู่ด้วย ทำให้คุณสามารถสร้างเว็บได้ด้วยตนเอง ช่วยเพิ่มการมองเห็นบนโลกออนไลน์และกระตุ้นการจองห้องพักได้ดียิ่งขึ้น เหนือสิ่งอื่นใด คุณจะสามารถอัปเดตเว็บได้จากทุกที่ทุกเวลาที่คุณต้องการด้วยตัวคุณเอง

  • มอบอำนาจในการควบคุมดูแลที่พักของคุณจากระยะไกล

เครื่องมือที่ดีที่สุดในระบบการจัดการที่พัก ช่วยให้คุณสามารถปลีกตัวออกจากสำนักงานภายในโรงแรมของคุณได้ คุณควรจะสามารถเข้าถึงโซลูชันทางธุรกิจแบบครบวงจรได้จากอุปกรณ์พกพาที่คุณต้องการ

ด้วยการเข้าถึงระบบจากระยะไกล คุณสามารถใช้เวลาน้อยลงที่โต๊ะทำงาน แล้วใช้เวลาให้มากขึ้นในการสร้างปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าที่เข้าพักในโรงแรมของคุณ

อันที่จริงคุณอาจจะแอบหนีไปพักผ่อนในวันหยุดของคุณเองก็ได้!

ผลลัพท์ที่คุณคาดหวังได้จากระบบ PMS สำหรับโรงแรม

เราได้ครอบคลุมเนื้อหาเรื่องฟีเจอร์และประโยชน์ของ PMS กันไปแล้ว เราอาจจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้นไปอีก เมื่อกล่าวถึงผลลัพท์ที่ระบบ PMS ที่ใช่ควรจะส่งมอบได้ ต่อไปนี้คือ การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในชีวิตที่คุณจะสามารถสัมผัสได้ เมื่อคุณได้เจอกับเครื่องมือทางธุรกิจที่สมบูรณ์แบบกับที่พักขนาดเล็กของคุณ

  • คุณไม่ต้องยืนยันการจองห้องพักเองอีกต่อไป

ยอมรับเถอะว่า – คุณต้องใช้เวลาอย่างต่ำห้านาทีในการตอบรับการจองทางโทรศัพท์หรือทางอีเมล อันที่จริง งานนี้สามารถขยายเวลาเป็นวัน ๆ ได้ หากแขกของคุณติดต่อมาจากต่างประเทศ ในเขตเวลาที่ขัดแย้งกัน ขั้นตอนพื้นฐานในการจอง คือ คุณต้องเล่นไล่จับกันทางโทรศัพท์และอีเมลเพื่อล็อคการจองให้แล้วเสร็จ

เมื่อมีระบบการจัดการโรงแรมแบบออลอินวัน การยืนยันการจองจะใช้เวลาศูนย์นาทีพอดิบพอดี เพราะตัวระบบได้จัดการทุกอย่างให้คุณแล้ว แม้กระทั่งตอนที่คุณนอนหลับไป! คุณจะตื่นขึ้นมาในเช้าวันใหม่ พร้อมกับบุ๊คกิ้งใหม่ ๆ ในช่วงข้ามคืน เพราะลูกค้าของคุณสามารถจัดการการจองทั้งหมดนั้นได้ด้วยตัวเองผ่านเว็บไซต์ที่สะดวกสบาย

  • คุณไม่จำเป็นต้องดูแลกระบวนการจ่ายเงินอีกต่อไป

เงินเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนได้เสมอ ดังนั้นคุณต้องมีความเป็นมืออาชีพอย่างมากในด้านนี้ ลูกค้าของคุณจะคาดหวังวิธีการชำระเงินที่แสนง่ายดาย และการได้รับใบเสร็จรับเงินในทันทีที่ยืนยันการจอง ประสบการณ์การชำระเงินนี้จึงไม่ควรเป็นกระบวนการที่ยุ่งยาก

ระบบการจองตรงของคุณควรอนุญาตให้ลูกค้าป้อนรายละเอียดการชำระเงินของตนได้อย่างราบรื่นเพื่อให้สามารถให้บริการตนเองได้ครบลูบ

  • คุณไม่จำเป็นต้องตอบคำถามที่พบบ่อย

จุดเริ่มต้นประสบการณ์ของแขกกับคุณ ลูกค้าของคุณต้องได้รับข้อมูลที่ครบถ้วน เพราะพวกเขาจะไม่ทำการจอง โดยไม่ทราบชัดเจนว่าคุณกำลังนำเสนออะไร

ระบบการจัดการโรงแรมแบบครบในหนึ่งเดียวช่วยให้คุณมอบข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดประกอบการตัดสินใจแก่ลูกค้าของคุณได้:

  • คำอธิบายที่ชัดเจนของห้องและสิ่งอำนวยความสะดวก
  • รูปภาพและวิดีโอ
  • คำชมเชย
  • สถานะการว่างของห้องพัก
  • แผนที่

แถมยังมีส่วนเสริม มอบหน้าเว็บแยกสำหรับส่วน FAQs คำถามที่พบบ่อย พร้อมคำถามทั่วไปที่คุณมักจะได้รับทางโทรศัพท์

  • คุณประหยัดเวลาในการสื่อสารกับลูกค้าได้มากขึ้น

แน่นอนว่าเมื่อมีการจองเข้ามาแล้ว คุณยังจำเป็นต้องสื่อสารกับแขกที่จะเข้าพักอย่างเหมาะสม ไม่เช่นนั้นพวกเขาอาจจะคิดว่าคุณลืมล็อกการจองห้องพักให้ของพวกเขาไป – ในทางกลับกันพวกเขาอาจจะลืมการเข้าพักกับโรงแรมของคุณได้เช่นเดียวกัน!

ระบบการจัดการโรงแรมแบบครบที่เดียว ช่วยให้คุณส่งอีเมลต่าง ๆ หาผู้เข้าได้อย่างอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็น อีเมลเตือนนัดที่บอกรายละเอียดว่าพวกเขาควรเตรียมอะไรมาบ้าง และอีเมลติดตามผลที่ขอความคิดเห็นหลังเข้าพัก วิธีนี้จะช่วยให้คุณได้รับรีวิวออนไลน์ที่เปล่งประกาย!

คุณควรจะส่งอีเมลส่งเสริมการขายเพื่อทำให้พวกเขากลับมาพักอีกครั้ง หรือแม้กระทั่งให้เขาแนะนำเพื่อน คุณสามารถตั้งรหัสโปรโมชั่นได้อย่างง่ายดายผ่าน ระบบ PMS แบบครวที่เดียว

  • คุณไม่จำเป็นต้องอัพข้อมูลห้องว่างอีกต่อไป

ระบบการจัดการโรงแรมแบบครบในหนึ่งเดียวช่วยส่งเสริมช่องทางการจัดการการขายโดยอัพเดทข้อมูลห้องพักอัตโนมัติผ่านทุกแพลตฟอร์ม นั่นหมายความว่าคุณไม่ต้องเข้าไปแก้ไขรายละเอียดข้อมูลบนเว็บจองโรงแรมทีละเว็บ ทั้งยังช่วยลดความเสี่ยงในการจองซ้ำซ้อน หรือขาดทุนจากการขายที่พลาดไป ในทางตรงข้าม คุณสามารถนั่ง พักผ่อน และดูการจองที่หลั่งไหลเข้ามาได้สบาย ๆ !

ควรเลือกผู้ให้บริการระบบการจัดการโรงแรมอย่างไรดี

ระบบ PMS ของคุณจะทำหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อเป็นหัวใจของกิจการโรงแรมของคุณ ดังนั้นโปรดใช้เวลาในการหาข้อมูลให้ดีก่อนที่จะตัดสินใจเลือกในขั้นตอนสุดท้าย

ในการค้นคว้าหาข้อมูล คุณควรที่จะมองแต่ละบริษัทลงไปให้ลึกเหมือนส่องดูด้วยแว่นขยายว่ามี 5 คุณลักษณะสำคัญเหล่านี้หรือไม่ เมื่อนำมาดูเปรียบเทียบกันแล้ว

คุณลักษณที่ 1: เป็นมากกว่าแผนกต้อนรับส่วนหน้า

Hopefully you understand by now that an all-in-one solution is the way to go, so look for a provider that looks beyond front desk management and offers solutions for improving your marketing and distribution (channel manager), paying less commissions (direct booking engine), and creating an attractive and effective website (website builder). If you want the best hotel PMS, you need a complete business solution.

คุณลักษณที่ 2: การกำหนดราคาที่ยืดหยุ่น

ในฐานะผู้ให้บริการที่พักขนาดเล็ก เราขอแนะนำให้คุณใช้ระบบแบบall-in-oneที่ให้ความยืดหยุ่นสูงสุดในการทำงานกับพวกเขา

  • ระบบที่คุณเลือก ผูกมัดคุณด้วยสัญญาหรือไม่? เลือกซอฟต์แวร์แบบจ่ายตามการใช้งานเพื่อลดความเสี่ยง หากระบบนั้นไม่ได้ผลสำหรับธุรกิจของคุณ ระบบการจัดการโรงแรมขนาดเล็กควรดำเนินการโดยไม่มีสัญญา และมีค่าบริการรายเดือนที่คงที่ ซึ่งช่วยให้คุณกำหนดงบประมาณค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น
  • การกำหนดราคาของระบบนั้นโปร่งใสและยุติธรรมหรือไม่? ตรวจดูให้แน่ใจว่าไม่มีราคาค่าใช้จ่ายซุกซ่อน มองหาโซลูชันแบบรวมทุกอย่างไว้หมดแล้ว เป็นที่ทราบกันดีว่าบางบริษัทมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมราคาแพง เมื่อโรงแรมต้องการเชื่อมต่อช่องทางการจองเพิ่ม

ตรวจดูให้แน่ใจว่าซอฟแวร์ที่คุณเลือกสอดคล้องกับความต้องการของการจัดการที่พักขนาดเล็กหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของความยืดหยุ่นและต้นทุน บางโซลูชันมีการบังคับใช้สัญญา และมีโครงสร้างการกำหนดราคาตามเปอร์เซ็นต์ของค่าคอมมิชชันต่อการจอง ซึ่งเป็นเรื่องยากที่ธุรกิจขนาดเล็กจะเติบโตได้ด้วยรูปแบบการกำหนดราคาดังกล่าว

คุณลักษณที่ 3: มีระบบซัพพอร์ดที่ช่วยเหลือเป็นอย่างดี

ถ้ามีอะไรผิดพลาดเกิดขึ้น คุณจำเป็นต้องรู้ว่า ผู้ให้บริการสามารถช่วยแก้ปัญหาของคุณได้รวดเร็วขนาดไหน

  • ระบบซัพพอร์ดทำงานกี่วันต่อสัปดาห์?
  • คุณสามารถติดต่อใครในเขตเวลาที่เหมาะกับคุณได้หรือไม่?
  • คุณสามารถพูดคุยได้กับมนุษย์จริงหรือไม่?
  • มีการให้ความช่วยเหลือในภาษาของคุณหรือไม่?
  • พวกเขาพร้อมที่จะฝึกฝนคุณและพนักงานของคุณในการใช้งานตัวซอฟแวร์หรือไม่?
  • มีบทเรียนออนไลน์มากมายเพื่อลดความจำเป็นในโทรสอบถามทางโทรศัพท์หรือไม่? ควรจะมีภาพหน้าจอแบบทีละขั้นตอน และวิดีโอสอนการใช้งานแบบอัพเดทล่าสุดให้คุณได้เรียนรู้ได้ด้วยตนเอง
  • มีการเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ ๆ ในทุก ๆ เดือนหรือไม่? ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทที่คุณเลือก มุ่งมั่นที่จะปรับปรุงผลิตภัณฑ์อยู่เสมอ แทนที่จะนิ่งเฉย

คุณลักษณที่ 4: มีรีวิวดี ๆ จากผู้ใช้

บริษัทที่ดี จะมีลูกค้าจำนวนมาก เหมือนเช่นโรงแรมของคุณ พวกเขาอาจมีลูกค้าในภูมิภาคเดียวกันกับคุณด้วยซ้ำ!

คุณควรขอดูตัวอย่างลูกค้าที่ผ่าน ๆ มาก่อนตัดสินใจ เมื่อได้รับตัวอย่างมาแล้ว ให้คุณพิจารณาเว็บไซต์ของลูกค้าเหล่านั้นให้ดี ดูว่าขนาด และประเภทที่พักของพวกเขาใกล้เคียงกับของคุณหรือไม่ คุณอาจต้องการติดต่อลูกค้าที่กำลังใช้บริการอยู่สองสามราย เพื่อพูดคุยขอฟังรีวิวจากพวกเขาโดยตรง

อีก 1 เคล็ดลับดี ๆ คือ เช็คความคิดเห็นของลูกค้าออนไลน์ผ่าน Hotel Tech Report คุณจะพบบทวิจารณ์และภาพรวมของแบรนด์ต่างๆ มากมาย ที่ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณเลือกลงทุนกับสิ่งที่ดีแล้ว

คุณลักษณที่ 5: ให้ทดลองใช้ฟรี

อย่าลืม ทำการขอทดลองใช้ซอฟแวร์ที่คัดมาแล้วแต่ละตัวฟรีก่อนตัดสินใจเลือกจริง – การขอทดลองใช้ ถือเป็นเรื่องปกติในวงการโรงแรม หากไม่มีการทดลองใช้ฟรี อย่างน้อยขอดูการสาธิตวิธีใช้ผลิตภัณฑ์ คุณต้องการทดลองใช้เพื่อให้แน่ใจว่านี่จะเป็นโซลูชันที่ง่ายและครอบคลุมที่สุดสำหรับการบริหารจัดการโรงแรมขนาดเล็กของคุณ ในการทดลองใช้งาน คุณจะสามารถประเมินได้ว่าเป็นระบบที่มีฟังก์ชันทั้งหมดที่คุณต้องการหรือไม่

ระบบการจัดการโรงแรมที่ใช้งานอยู่ เวิร์คหรือไม่?

หากคุณมีระบบ PMS ระบบจองตรง (Online Booking Engine) และ/หรือระบบจัดการช่องทางการขาย (Channel manager) อยู่แล้ว อาจเป็นเรื่องยากที่จะพิจารณาว่าสิ่งนี้ใช้ได้ผลสำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่ หรือคุณอาจจะได้รับประโยชน์มากกว่าจากการเปลี่ยนไปใช้ของใหม่

ต่อไปนี้คือรายการที่ช่วยคุณตรวจสอบได้ว่า คุณกำลังได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบที่ใช้งานอยู่หรือไม่

รายการตรวจสอบระบบการจัดการแผนกต้อนรับส่วนหน้า

ระบบการจัดการแผนกต้อนรับส่วนหน้าของคุณควรที่จะ:

  • มีมุมมองการบริหารการจองแบบปฏิทิน
  • เพิ่มห้องพัก และรายการขายพิเศษได้ในการจอง
  • ปิดการจองห้องพักบางห้อง เพื่อทำบิ๊กคลีนนิ่ง
  • เพิ่มแผนราคาใหม่ ในห้องพักที่มีอยู่
  • ขยับปรับเปลี่ยนตำแหน่งการแสดงห้องพักที่มีอยู่
  • สร้างใบแจ้งหนี้แบบมีโลโก้แบรนด์
  • เช็คอิน-เช็คเอาท์การเข้าพักของแขก
  • ให้การค้นหาแขกที่กลับมาเข้าพักซ้ำ
  • จัดการปฏิทินการทำงานของแม่บ้านและพนักงาน
  • เชื่อมต่อและควบคุมได้ตลอดเวลาด้วยแอปมือถือ

อีกแง่มุมที่สำคัญของระบบการจัดการแผนกต้อนรับส่วนหน้าที่ทันสมัย คือ ความสามารถในเชื่อมโยงเข้ากับระบบการจองตรง (Booking Engine) และระบบจัดการช่องทางการขาย (Channel manager) การเชื่อมโยงระบบนี้ทำให้การจัดการแผนกต้อนรับส่วนหน้าสามารถมองเห็นข้อมูลราคาและห้องว่างอัพเดทได้อย่างเรียลไทม์ผ่านระบบอัตโนมัติทั้งหมด แน่นอนว่า หากคุณกำลังมองหาระบบการจัดการโรงแรมแบบครบในหนึ่งเดียว ฟีเจอร์เหล่านี้จะถูกรวมเข้าด้วยกันในแพคเกจเดียว โดยผู้ให้บริการเจ้าเดียว ซึ่งสามารถตัดความกังวลใจในเรื่องการเชื่อมโยงหลาย ๆ ระบบได้เป็นอย่างดี

รายการตรวจสอบระบบจัดการช่องทางการขาย

ระบบจัดการช่องทางการขายของคุณควรที่จะ:

  • เพิ่มราคา หรือหยุดการขายได้ในคลิกเดียว
  • จัดการช่องทางการขายได้หลายที่พร้อม ๆ กัน ในหนึ่งเดียว
  • จัดการจำนวนห้องพักในแต่ละประเภทต่อช่องทางได้พร้อมกัน
  • จัดการการเปิดจองห้องพักได้ล่วงหน้า1 ปี เป็นขั้นต่ำ
  • จัดการการเปิดจองหลาย ๆ วันได้พร้อมกัน
  • เชื่อมต่อเข้ากับช่องทางที่คุณมีอยู่แล้ว
  • เชื่อมต่อเข้ากับหลากหลายช่องทางโดยไม่คิดราคาเพิ่ม
  • ดึงข้อมูลออกมาเป็นรายงานได้ว่า ช่องทางใด มีการจองมากที่สุด
  • รายงานสถานะการเชื่อมต่อของแต่ละช่องทาง (ยกตัวอย่าง เมื่อมีการเชื่อมต่อช่องทางใดขัดข้อง คุณจะได้รับการแจ้งเตือนหรือไม่?)

ระบบจัดการช่องทางการขายของคุณ ควรจะสามารถเชื่อมต่อเข้ากับระบบการจองตรงของคุณ ให้คุณสามารถจัดการข้อมูลราคา และหยุดการขายได้ผ่านโครงสร้างแบบ pooled inventory model ซึ่งระบบจะอัพเดทจำนวนห้องพักว่างในทุกแพลตฟอร์มได้พร้อมกัน เมื่อมีการจองเข้ามาผ่านช่องทางใด ช่องทางหนึ่ง

นั่นหมายความว่า ทุกเว็บจองห้องพักของคุณจะโชว์ข้อมูลจำนวนห้องพักว่างอย่างถูกต้อง โดยที่คุณไม่ต้องมานั่งเครียด หรือมาปรับข้อมูลเองกันเลยที่เดียว!

รายการตรวจสอบระบบการจองตรง

ระบบการจองตรงของคุณควรที่จะ:

  • ดำเนินการชำระเงินได้อย่างปลอดภัย และเก็บบันทึกข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าได้อย่างมีมาตรฐาน
  • เข้าถึงข้อมูลการจองของลูกค้าเก่าได้
  • ส่งอีเมลสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างอัตโนมัติ
  • สร้างรายงานระดับสูง เพื่อประเมินการทำงานและประสิทธิภาพของโรงแรมในแต่ละวัน
  • ชำระค่าธรรมเนียมคงที่แทนค่าคอมมิชชั่นต่อการจอง
  • ยกเลิกข้อตกลงได้อย่างง่ายดาย (เช่น ไม่ติดสัญญาใด ๆ)

ระบบการจองตรงที่คุณใช้งานอยู่ในปัจจุบันควรที่จะเชื่อมต่อเข้ากับเว็บไซต์ของคุณได้อย่างไร้รอยต่อ จะให้ดีก็ต้องเชื่อมเข้ากับระบบการจัดการแผนกต้อนรับส่วนหน้า และระบบจัดการช่องทางการขายได้อีกด้วย

ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถมองเห็นเมื่อมีการจองเข้ามา และช่องทางออนไลน์ทั้งหมดของคุณจะแสดงจำนวนห้องว่างที่ถูกต้อง

ระบบการจัดการโรงแรม:  ประเด็นสำคัญ

  • ระบบการจัดการโรงแรมควบรวมและทำให้การดำเนินงานในแต่ละวันของกิจการโรงแรม กลายเป็นภาระงานที่สำเร็จได้โดยอัตโนมัติ
  • PMS ยังที่รู้จักกันในนามระบบ front desk system, hotel management software และ bed and breakfast software…ยกตัวอย่างมาดูเพียง 2-3 ชื่อ!
  • ผู้ประกอบการโรงแรมขนาดเล็กต้องการระบบที่สามารถจัดการทุกอย่างได้ในหนึ่งเดียว การมองหาระบบ PMS แบบครบในหนึ่งเดียวที่รวมระบบการจองตรงเข้ากับระบบจัดการช่องทางการขาย จึงเป็นคำตอบที่ตามหา
  • ฟีเจอร์สำคัญของระบบ PMS ประกอบด้วย ระบบการจัดการแผนกต้อนรับส่วนหน้า ซอฟแวร์ที่มีการทำงานผ่านระบบ Cloud เครื่องมือเพิ่มยอดขาย ฟังชั่นการสื่อสารกับแขก การจัดการช่องทางการขาย และ ความสามารถในการจองห้องพักจากต่างประเทศ
  • 3 ฉบับรายงานสำคัญของระบบ PMS คือ รายงานการทำธุรกรรม รายงานสถิติ และรายงานช่องทางการจอง
  • เมื่อเลือกผู้ให้บริการระบบ PMS จงมองหาผู้ให้บริการที่มอบการตั้งราคาแบบยืดหยุ่น มีระบบซัพพอร์ดที่ช่วยเหลือเป็นอย่างดี มีรีวิวดี ๆ จากผู้ใช้ และให้ทดลองใช้ได้ฟรี

By Dean Elphick

คณบดีเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดเนื้อหาอาวุโสของ Little Hotelier ซึ่งเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์แบบ All-in-One ที่สร้างขึ้นเพื่อให้ชีวิตของผู้ให้บริการที่พักขนาดเล็กง่ายขึ้น คณบดีได้สร้างการเขียนและสร้างเนื้อหาความหลงใหลของเขาที่มีต่อชีวิตการทำงานทั้งหมดของเขาซึ่งรวมถึงกว่าหกปีที่ Little Hotelier ผ่านเนื้อหาคณบดีมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้การศึกษาแรงบันดาลใจความช่วยเหลือและในที่สุดความคุ้มค่าสำหรับธุรกิจที่พักขนาดเล็กที่ต้องการปรับปรุงวิธีการดำเนินงานของพวกเขา (และใช้ชีวิต)