Was ist ein Hotel Property Management System (PMS)? Ein vollständiger Leitfaden für B&Bs, Motels und kleine Hotels

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Sehen Sie, wie Little Hotelier Ihrem kleinen Hotel dabei helfen kann, die täglichen Abläufe zu vereinfachen, Reservierungen zu verwalten, die Beziehung zu den Gästen zu verbessern und den Umsatz mühelos zu steigern.

Um die Effizienz der Rezeption zu steigern und den Aufenthalt der Gäste in Ihrem Haus zu verbessern, ist es wichtig, ein Property Management System (PMS) zu haben.

Ob Sie mit dem Begriff „PMS“ bereits vertraut sind oder gerade erst davon gehört haben, hier sind Sie genau richtig. Wir beginnen mit den Grundlagen dieser Technologie, gehen darauf ein, wie Ihre Unterkunft davon profitieren kann. Außerdem behandeln wir komplexere Aspekte wie Eigenschaften, Funktionalitäten und Zusatzfunktionen.

Was ist ein Hotel-PMS? 

Ein PMS ist eine Technologielösung, die viele der Verwaltungsaufgaben, für die das Personal an der Rezeption zuständig ist, übernimmt und sogar automatisiert.

Betrachten Sie ein PMS als das Herzstück Ihrer Unterkunft. Es speichert alle Gästedaten, verwaltet die Details zum Ein- und Auschecken und ermöglicht Ihnen, zum Beispiel Sonderwünsche, einzugeben. Zusätzlich erfasst es Daten, verwaltet die Buchhaltung und ermöglicht es Ihnen Berichte zu erstellen, die Ihnen die Leistung Ihres Betriebs aufzeigen.

Es ermöglicht Ihnen, alle alltäglichen Vorgänge Ihres Betriebs an einem zentralen Ort zu erledigen:

  • Bearbeitung von Reservierungen (online und POS)
  • Ein- und Auschecken von Gästen
  • Buchungsdetails für Gäste
  • Verfügbarkeit und Preise verfolgen
  • Führung der Buchhaltung im Front-Office
  • Verwaltung von Instandhaltung und Hauswirtschaft
  • Verwalten der Gästekommunikation

Was ist eine Hotelrezeptionssoftware?

Wie Sie vielleicht schon erraten haben, ist eine Hotelrezeptionssoftware, oder ein Front Desk System, einfach ein anderer Name für ein Property Management System! 

Im Kern bietet ein PMS die Technologie, die Sie benötigen, um die Aufgaben an der Rezeption effizient zu verwalten, daher auch der alternative Name. Im Grunde kann man alles, was man an der Rezeption macht, auch mit einem PMS machen.

Wenn wir schon beim Thema sind, sollten wir uns auch einige andere PMS-Synonyme ansehen, um Verwechslungen zu vermeiden:

  • Hotelverwaltungssoftware
  • Software für Übernachtung und Frühstück
  • Software für die Herbergsverwaltung
  • Software für die Motelverwaltung
  • Software für die Gaststättenverwaltung

Was ist ein All-in-One-Hotel-PMS-System?

Mit all den neuen Technologien Schritt zu halten, ist eine große Herausforderung für alle, besonders für den modernen kleinen Hotelbesitzer oder Geschäftsführer. Sie nehmen im Laufe des Tages viele Rollen an, und die Zeit zu finden, ein neues PMS auszuwählen und zu implementieren, kann ein wenig überwältigend erscheinen.

In der Branche hört man oft den Begriff „Alles-in-Einem“ (All-in-One) – und auch wir werden ihn in diesem Artikel häufig verwenden. Im Grunde genommen handelt es sich um ein PMS mit allen zusätzlichen Extras, die eine komplette Verwaltungslösung bilden. Das stimmt, ein PMS ist nicht die einzige Technologie, über die Sie Bescheid wissen sollten, es gibt noch zwei weitere wichtige Technologien:

  • Buchungsmaschine: Auch als Reservierungssystem bekannt, ist eine Buchungsmaschine eine Softwareanwendung, die dazu dient, Online-Buchungen über Ihre direkten Vertriebskanäle (Website und Social-Media-Seiten) anzunehmen. Die Zahl der Online-Buchungen von Unterkünften hat so stark zugenommen, dass selbst die kleinsten Hotels nicht mehr auf eine Online-Buchungsmaschine verzichten können. Wenn Sie derzeit auf der Suche nach einer Hotelbuchungsmaschine sind, laden Sie unseren interaktiven Leitfaden für Käufer herunter, eine Arbeitsmappe, die alles enthält, was Sie brauchen, um die richtige Wahl für Ihr kleines Hotel zu treffen.
  • Channel-Manager – Ein Channel-Manager (Vertriebskanalmanager) ist ein Vertriebstool, mit dem Sie die verschiedenen Buchungsseiten, sogenannte Online-Reisebüros oder OTAs, über die Ihre Unterkunft angeboten wird, einfach verwalten können. Es verwendet ein „gepooltes Inventarmodell“, um Ihre Zimmer, Preise und Verfügbarkeit über mehrere OTAs hinweg gleichzeitig zu aktualisieren. Das bedeutet, dass unabhängig davon, wo eine Buchung vorgenommen wird – ob direkt auf Ihrer Website, über eine Buchungsseite eines Drittanbieters oder an Ihrer Verkaufsstelle – das Inventar immer auf dem neuesten Stand ist und Sie so Überbuchungen vermeiden können..

Frontdesk-Systeme, Buchungsmaschinen und Channel-Manager sind die drei gängigsten Technologien, die von modernen Hotelbetrieben eingesetzt werden, aber kleine Herbergsbesitzer wie Sie brauchen nicht den zusätzlichen Aufwand, für jeden Vorgang ein eigenes System zu verwenden. Hier kommt ein All-in-One-System ins Spiel.

Ein „All-in-One“-PMS-Anbieter bietet eine eigene Buchungsmaschine und einen Channel-Manager an und bündelt diese für Sie. Diese Einheiten werden automatisch miteinander synchronisiert und bieten jedem Mitarbeiter einen Überblick über die aktuelle Verfügbarkeit und die Preise der Zimmer.

Das hat auch noch andere Vorteile. Wenn alle Komponenten, die für den täglichen Betrieb eines Gastgewerbes erforderlich sind, von einem einzigen Anbieter gebündelt werden, bedeutet dies in der Regel einen günstigeren Preis. Und da Sie nur mit einem einzigen Dienstleister zu tun haben, verbringen Sie viel weniger Zeit am Telefon oder mit Online-Anfragen an den Kundensupport. Sie haben mehr Zeit, sich Ihren Gästen zu widmen.

Es ist zwar ideal, alle Systeme von einem Anbieter zu beziehen, doch sind Integrationen in der Hoteltechnikbranche gang und gäbe. Wenn Sie also bereits eine Buchungsmaschine oder einen Channel-Manager haben und damit zufrieden sind, aber nach einem neuen PMS suchen, sollten Sie überprüfen, ob der potenzielle Anbieter mit Ihrer bestehenden Technologie kompatibel ist.

5 Anzeichen, dass Sie eine Hotel-PMS-Software benötigen

Da wir nun wissen, was ein PMS ist, möchten wir uns ansehen, wer es braucht.

Kleine Beherbergungsbetriebe verfügen oft über ein knappes Budget, und es mag verlockend sein, nicht in ein PMS zu investieren. Auf dem Papier mag es so aussehen, als könnten Sie Geld sparen, wenn Sie Ihre eigenen Buchungen in einer Excel-Tabelle verwalten, aber in Wirklichkeit könnte dies Ihr Unternehmen langfristig kosten.

Kommen Ihnen die folgenden Anzeichen bekannt vor, ist es wahrscheinlich Zeit für ein Upgrade.

1. Zeichen: Buchungen sind schwierig und mühsam – sowohl für Sie als auch für Ihre Gäste

Sie kennen das Gefühl. Sie schauen ständig auf Ihr Handy, um zu sehen, ob Sie neue Sprachnachrichten und E-Mails erhalten haben. Sie haben Angst, Ihre Rezeption zu verlassen, falls ein Gast anruft. Sie wechseln ständig zwischen Telefon und E-Mail, nur um die Buchung zu sichern und die Kreditkartendaten Ihres Kunden zu erhalten.

Wenn Ihre Gäste Sie direkt kontaktieren müssen, entweder per Telefon oder per E-Mail, um ihre Reservierung abzuschließen, wird der Prozess für beide Parteien frustrierend. Sie werden sich an Ihren Schreibtisch und Ihr Telefon gefesselt fühlen, und potenzielle Buchende könnten einfach aufgeben, wenn sie ihre Reservierung nicht schnell genug abschließen können.

Mit einem PMS wird der Buchungsprozess automatisiert und es können Online-Reservierungen angenommen werden. So können die Gäste ihre Daten auswählen und mit dem Online-Buchungssystem Ihre Verfügbarkeit und Preise auf einer übersichtlichen Oberfläche sehen.

2. Zeichen: Die Zimmerverfügbarkeit kann schwierig zu verwalten sein

In den meisten Fällen werden Sie Ihr Gastgewerbe auf mehreren Vertriebskanälen bewerben, und die Gäste werden Sie auf verschiedene Weise kontaktieren.

Ohne ein PMS ist das Risiko einer Doppelbuchung der Zimmer recht hoch. Dies ist eine frustrierende Erfahrung für einen Reisenden und kann Ihren Ruf schädigen.

Ein PMS verwaltet Ihre Zimmer für Sie und aktualisiert automatisch die Verfügbarkeit auf allen Ihren Vertriebskanälen.

3. Zeichen: Zeitmanagement ist kein Zuckerschlecken

Es ist Hochsaison, und in Ihrem Veranstaltungsraum ist ein Familienessen gebucht. Als Eigentümer und Betreiber eines Hotels sind Sie stets damit beschäftigt, zufriedene Gäste zu haben. Aber da Sie die Zimmer nicht für die Ankunft oder Abreise blockieren können, muss einer Ihrer Gäste ausgecheckt werden und Sie haben Mühe, alle gleichzeitig zu bedienen.

In Ihrer Hektik übersehen Sie, dass Ihre auscheckenden Gäste Artikel aus der Minibar benutzt haben (sie haben Ihr Hotel jetzt verlassen, ohne dafür zu bezahlen). Außerdem erscheinen Sie unprofessionell und unterbesetzt, weil sowohl die Gäste beim Auschecken als auch Ihre Gäste im Veranstaltungsraum nicht den gewünschten Service erhalten haben.

Ein PMS ermöglicht Ihnen ein effizientes Zeitmanagement, denn Sie können Zimmer für die Abreise und die Ankunft blockieren sowie Check-in- und Check-out-Pläne ausdrucken. Sie werden genau wissen, wie Sie Ihre kostbare Zeit einteilen müssen, und gleichzeitig dafür sorgen, dass Ihre Gäste das bestmögliche Erlebnis haben.

4. Zeichen: Die Kommunikation mit Ihren Gästen ist viel zu aufwendig

Die Reisenden von heute erwarten automatische Bestätigungs-E-Mails, SMS-Updates und Feedback-Anfragen.

Zunächst einmal sind Sie sich nicht sicher, wo Sie die Daten Ihrer Gäste finden können. Jegliche Interaktionen mit Ihren Gästen – von der Zahlung bis zu den Kontakt- und Buchungsdaten – werden an mehreren Stellen gespeichert. Man muss von einem Programm zum anderen springen, um das zu finden, was man sucht, und das kostet viel Zeit.

Außerdem ist es schwierig, mit jedem einzelnen Gast in Kontakt zu bleiben und sicherzustellen, dass alle seine Fragen beantwortet werden. Sie wissen, dass jeder Gast bestimmte E-Mails erhalten sollte, z. B. eine Buchungsbestätigung, eine Erinnerung vor dem Aufenthalt, Tipps während des Aufenthalts und eine Feedbackanfrage nach dem Aufenthalt.

Im besten Fall müssen Sie Vorlagen in Word-Dokumenten erstellen und sich auf Ihr eigenes Gedächtnis verlassen, um einzelne E-Mails zum richtigen Zeitpunkt zu versenden. Mit einem PMS haben Sie sofortigen Zugriff auf alle benötigten Gästedaten und können Ihre Gäste-E-Mails zu einem automatischen, standardisierten Prozess machen, so dass jeder Gast das gleiche, großartige Erlebnis hat.

5. Zeichen: Sie können sich nicht vorstellen, was in Ihrem Unternehmen funktioniert und was nicht

Am Ende eines jeden Monats wissen Sie nicht genau, was funktioniert und was nicht. Schließlich kann man nicht verwalten, was man nicht messen kann!

Ein PMS gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über den täglichen Betrieb und die Leistung. Mit einem einfachen Klick können Sie die Zahlungsdetails der Gäste einsehen, monatliche Leistungsberichte erstellen oder eine Ansicht der ausstehenden Zahlungen auswählen. Zu den Berichten erzählen wir später mehr.

Eigenschaften, die ein Hotelverwaltungssystem aufweisen sollte

Achten Sie bei Ihrer Auswahl auf diese sechs wichtigsten Eigenschaften.

Eigenschaft Nr. 1: Verwaltung der Rezeption

Ihr PMS sollte Ihnen alle Werkzeuge an die Hand geben, die Sie benötigen, um den Betrieb Ihres kleinen Hotels vollständig zu organisieren. Um Ihren Gästen von der Ankunft bis zur Abreise den besten Service bieten zu können, sollten Sie problemlos in der Lage sein:

  • Alle Ihre Reservierungen auf einem Kalenderblatt anzuzeigen
  • Zusätzliche Räume und zusätzliche Verkaufsartikel zu einer Buchung hinzuzufügen
  • Neue Tarife zu bestehenden Räumen hinzuzufügen
  • Bestimmte Zimmer für zum Beispiel einen Frühjahrsputz zu blockieren
  • Vorhandene Buchungen zu verschieben
  • Rechnungen zu erstellen
  • Gäste ein- und auszuchecken
  • An Ihre wiederkehrenden Gäste zu denken

Sie sollten alle benötigten Informationen an einem zentralen Ort finden, und Sie sollten viel weniger Zeit für die gleichen Aufgaben benötigen.

Eigenschaft Nr. 2: Cloud-basierte Software

Egal, wo Sie sind und welches Gerät Sie benutzen, Sie müssen auf Ihr System zugreifen können. Das bedeutet, dass es cloudbasiert sein sollte. Auf diese Weise können Sie Ihrem Tag nachgehen und trotzdem Ihre Reservierungen im Auge behalten. Alles, was Sie tun müssen, ist Ihr Smartphone oder Tablet mitzunehmen.

Eigenschaft Nr. 3: Upsell- und Cross-Sell-Tools

Sie sollten nicht nur daran arbeiten, mehr Gäste zu bekommen, sondern auch Ihre Einnahmen pro Gast zu erhöhen.

Ein Hotelverwaltungssystem sollte es Ihnen ermöglichen:

  • Pakete mit Extras wie später Check-out, Frühstück und Wellness-Pakete dazuzubuchen
  • Extras für jedes Produkt individuell anzupassen
  • Den Reservierungen Ihrer Gäste während des Aufenthalts zusätzliche Verkaufsartikel hinzuzufügen

Durch das Upselling relevanter Produkte und Dienstleistungen können Sie Ihren Gästen einen angenehmeren Aufenthalt bieten und gleichzeitig Ihren Umsatz steigern.

Eigenschaft Nr. 4: Funktionalität der Gästekommunikation

Ein PMS muss es Ihnen leicht machen, strukturiert mit Ihren Gästen zu kommunizieren, und dazu gehört:

  • Buchungsbestätigung: Dies ist die automatische E-Mail, die sofort gesendet wird, nachdem Ihr Gast seine Angaben zur Buchung gemacht hat.
  • Informationen vor der Ankunft: Nun, da der Aufenthalt des Urlaubers kurz bevorsteht, soll diese E-Mail sicherstellen, dass alles reibungslos abläuft, den Gast für seinen Aufenthalt bei Ihnen zu begeistern und den Umsatz zu steigern.
  • Bedanken nach dem Aufenthalt: Dies ist Ihre Chance, um Feedback zu bitten und durch die Zusendung von Gutscheincodes zu wiederholten Buchungen und Empfehlungen anzuregen.

Stellen Sie sicher, dass die E-Mails an Ihr Branding angepasst sind. Auf diese Weise erhält jeder Gast ein einheitliches Erlebnis, und Sie können ihm automatisch Promo-Codes schicken, um ihn in einen treuen Gast zu verwandeln.

Eigenschaft Nr. 5: Verwaltung der Vertriebskanäle

Wie wir bereits erwähnt haben, sollte das von Ihnen gewählte PMS auch als Ihr Channel-Manager dienen. Das bedeutet, dass Reisende, die Hotels über OTAs buchen, Ihre Verfügbarkeit nahezu in Echtzeit sehen, da Ihr PMS alle Ihre verfügbaren Zimmer über eine Reihe von Buchungsseiten verteilt.

Das Channel-Manager-Element sollte:

  • Die Aktualisierung von Preisen und Verfügbarkeit in Echtzeit ermöglichen
  • Ihnen die Verwaltung all Ihrer Buchungsseiten von einem Ort aus ermöglichen
  • Es Ihnen ermöglichen, Ihr Inventar 400 Tage im Voraus hochzuladen
  • Es Ihnen ermöglichen, sich leicht einen Überblick darüber zu verschaffen, wie Ihre Kanäle verfolgt werden

Da Ihre Zimmeranzahl automatisch auf allen Websites reduziert wird, wenn eine Buchung von einer beliebigen Website aus erfolgt, entfällt der manuelle Aufwand, und Sie maximieren Ihren Gewinn.

Außerdem sollten Sie sich vergewissern, dass ein potenzieller Anbieter Ihnen keine Gebühren für die Synchronisierung eines neuen Vertriebskanals berechnet. Ein Channel-Manager sollte sich nicht in Ihre Beziehungen einmischen, sondern lediglich die Verbindung erleichtern.

Eigenschaft Nr. 6: Internationale Buchungsmöglichkeiten

Die Sicherstellung, dass internationale Reisende problemlos bei Ihnen buchen können, hat für kleine Hotels oberste Priorität. Ihr PMS-System sollte Sie dabei wie folgt unterstützen:

  • Es ermöglicht Ihnen die Zusammenarbeit mit internationalen OTAs. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Zimmer an chinesische Reisende verkaufen möchten, sollte es sich mit Ctrip verbinden, da dies die bevorzugte Buchungsseite in China ist. Je mehr verbundene Buchungsseiten, desto besser. Little Hotelier zum Beispiel ist mit Hunderten von Buchungsseiten verbunden.
  • Es bietet mehrsprachige und währungsspezifische Optionen. Es sollte mindestens 5 Sprachen (einschließlich Chinesisch) und mindestens 80 verschiedene Währungen unterstützen.

Und das bedeutet für Sie, dass internationale Reisende auf Ihre Website gehen und selbst buchen können, und Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen müssen, um Buchungen anzunehmen.´

Berichtsfunktionen der Hotelmanagement-Software

Berichte sind ebenfalls ein wichtiges Instrument eines PMS, und sie erfordern einen eigenen Abschnitt. 

Hotelverwaltungssysteme bieten eine Vielzahl von Berichtstools, mit denen Sie mehr über Ihren Betrieb erfahren können. Diese Berichtstools können eine große Bereicherung für Ihr kleines Hotel sein, sofern Sie sie einsetzen und die gewonnenen Daten anschließend auch nutzen.

Zu den aussagekräftigsten Berichten, die Ihnen zur Verfügung stehen, gehören Finanzberichte. Diese zeigen Ihre Gewinne auf täglicher, wöchentlicher, monatlicher oder jährlicher Basis auf. Ebenso interessant sind Housekeeping-Berichte, die Ihnen Informationen darüber liefern, wie lange es dauert, Räume zu reinigen oder die Umschlagzeit und die Anzahl der Räume, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums zurecht gemacht werden.

Sie sollten auch in der Lage sein, Berichte für einen bestimmten Zeitraum zu erstellen:

  • Einchecken und Auschecken
  • Annullierungen
  • Durchschnittlich nicht belegte Zimmer
  • Zahlungsmethode
  • Einnahmen pro verfügbarem Zimmer
  • Durchschnittliche Auslastung
  • Durchschnittliche Dauer des Aufenthalts
  • Einnahmen pro Vertriebskanal

Es gibt jedoch drei wesentliche Berichte. Achten Sie darauf, dass Sie ein PMS suchen, das zumindest Folgendes bietet:

Bericht Nr. 1: Transaktionsbericht

Eine Analyse Ihrer täglichen Transaktionen ermöglicht es Ihnen, weitere Erkenntnisse darüber zu gewinnen, was funktioniert. Zum Beispiel können Sie ein Muster von Tagen mit hohem und niedrigem Umsatz feststellen, oder welche Zahlungsmethoden in Ihrem kleinen Hotel am beliebtesten sind.

Wie viele Details können Sie bei Ihren Zahlungen und Reservierungen sehen?

Für jeden von Ihnen gewählten Zeitraum sollten Sie sehen können:

  • Zahlungsart (Bargeld, Kreditkarte etc.)
  • Anzahl der Check-ins
  • Anzahl der Check-outs
  • Anzahl der Stornierungen
  • Anzahl der ausstehenden Check-ins
  • Anzahl der ausstehenden Check-outs
  • Durchschnittlich nicht belegte Zimmer

Bericht Nr. 2: Statistischer Bericht

Kleine Beherbergungsbetriebe müssen in der Lage sein, auf bestimmte Metriken zu achten, die ihnen einen Überblick über den Erfolg ihres Unternehmens geben.

Dazu gehören:

  • Blockierte, belegte und nicht belegte Zimmernächte insgesamt
  • Durchschnittliche Belegung, Aufenthaltsdauer, Vorlaufzeit, Umsatz pro Buchung und Tagessatz
  • Einnahmen pro verfügbarem Zimmer
  • Stornierte Reservierungen

Die fortlaufende Messung und regelmäßige Analyse dieser Statistiken sind entscheidend, um zu wissen, ob Sie sich verbessern oder nicht.

Bericht Nr. 3: Bericht über die Buchungskanäle

Es versteht sich von selbst, dass Sie, um Ihren Umsatz erfolgreich zu verwalten, in der Lage sein müssen, alle Ihre Quellen im Blick zu haben. Von den Online-Buchungswebseiten, auf denen Sie für Ihre Unterkunft bewerben, bis hin zu Ihren Marketing- und Vertriebsbemühungen.

Um zu wissen, was funktioniert und was nicht, müssen Sie einen Bericht mit den folgenden Daten erstellen:

  • Buchungskanäle: Anzahl der Buchungen und Gesamtumsatz
  • Direkte Reservierungen: Anzahl der Reservierungen und Gesamteinnahmen
  • Extranet-Reservierungen (manuell eingegeben): Anzahl der Reservierungen und Gesamtumsatz

Ohne  diese Transparenz sind Sie nicht in der Lage, Preisentscheidungen treffen zu können, die auf einem der grundlegendsten Prinzipien der Wirtschaft beruhen: Angebot und Nachfrage.

Mit einem PMS ist es einfacher, Ihre Daten zu strukturieren und bei Bedarf zu exportieren. Ein modernes System zeigt sie Ihnen bildlich, auf einen Blick an und Sie können sie ausdrucken. Sie haben mehr Zeit, die Daten sinnvoll zu nutzen und zu entscheiden, was mit ihnen geschehen soll, anstatt sie mühsam in Excel-Tabellen zu bearbeiten.

Vorteile von Hotel-PMS-Systemen

Ein Rezeptionssystem reduziert die Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter für Verwaltungsaufgaben aufwenden müssen, auf ein Minimum. Sie können diese Zeit für wichtigere Dinge, wie die Betreuung Ihrer Gäste, verwenden. 

  • Es steigert Ihre Effizienz

Mit einem Front-Desk-Verwaltungssystem können Sie die meisten Ihrer täglichen Aufgaben automatisieren. Sie können automatische E-Mails einrichten, um die Kommunikation mit Ihren Gästen zu verbessern. Auch Online-Buchungen können direkt von Ihren Gästen auf Ihrer Website oder über soziale Kanäle betätigt werden. Sie können Ihren Gästen sogar erlauben, bereits vor ihrer Ankunft über ihre mobilen Geräte einzuchecken.

All diese automatisierten Funktionen verhindern, dass Sie unendlich viel Zeit mit der Beantwortung von E-Mails, der Bestätigung von Buchungen und der Verwaltung von Aufgaben in Ihrem Backoffice verbringen.

  • Es verringert das Risiko von Flüchtigkeitsfehlern

Ohne die Hilfe von Technologie, wie ein Front-Desk-System oder ein Channel-Manager, besteht ein hohes Risiko für menschliche Fehler. Dies kann zu verpassten Reservierungen und doppelt gebuchten Zimmern führen. Das ist nicht nur ein verwaltungstechnischer Albtraum, sondern auch ein großes Problem für den Kundenservice, denn es führt zu frustrierten und unzufriedenen Gästen.

  • Es kurbelt Ihre Buchungen an

Wenn Ihr Verwaltungssystem für das Gastgewerbe sowohl über eine Online-Buchungsfunktion als auch über einen Channel-Manager verfügt, werden Sie einen deutlichen Anstieg Ihrer Gesamtbuchungen feststellen. Investieren Sie in die richtige Technologie für Ihr Unternehmen und Sie können sich über eine hohe Rendite freuen. Dadurch können Sie Ihr Geschäft ausbauen und das Erlebnis für Ihre Gäste weiter verbessern.

  • Es verbessert die Verwaltung Ihrer Umsätze

Ihre Komplettlösung nimmt nicht nur Buchungen entgegen und automatisiert die Kommunikation, sondern sammelt auch Daten über Ihre Gäste und stellt sie in nützlichen, leicht verständlichen Berichten zusammen.

Diese Berichtstools ermöglichen es Ihnen, Ihr Unternehmen auf einen Blick zu bewerten, und geben Ihnen Aufschluss darüber, wie Sie Ihr Geschäft verbessern können und sollten.

Mit wertvollen, präzisen Daten, die zu jedem Zeitpunkt verfügbar sind, können Sie Ihre Zimmerpreise problemlos an die saisonale Nachfrage und die lokale Konkurrenz anpassen, um pro Buchung so viel Gewinn wie möglich zu erzielen.

  • Es ermöglicht Ihnen, Ihre Website schnell und einfach zu aktualisieren

Sie sollten nicht gezwungen sein, einen Webdesigner zu beauftragen, um eine Website für Sie zu erstellen. Dies ist ein teurer und langwieriger Prozess, der oft dazu führt, dass Sie eine ausgefallene Homepage haben, die Sie nicht selbst aktualisieren können.

Eine Komplettlösung integriert auch einen Website-Builder, mit dem Sie eine maßgeschneiderte Website erstellen können, die Ihre Sichtbarkeit im Internet erhöht und die Anzahl Ihrer Buchungen steigert. Und das Beste ist, dass Sie sie jederzeit und überall aktualisieren können.

  • Es gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Unterkunft aus der Ferne zu verwalten

Die besten Unterkunftsverwaltungssysteme ermöglichen es Ihnen, dem Büro zu entkommen. Sie sollten in der Lage sein, von jedem beliebigen mobilen Gerät aus auf Ihre All-in-One-Unternehmenslösung zuzugreifen.

Dank des Fernzugriffs müssen Sie weniger Zeit am Schreibtisch verbringen und haben mehr Zeit für die Gäste, die sich in Ihrem Haus aufhalten.

Vielleicht können Sie sich sogar davonschleichen und selbst einmal Urlaub machen!

Ergebnisse, die Sie von einem PMS-System für Hotels erwarten können

Wir haben uns mit den Funktionen und Vorteilen befasst, aber es könnte hilfreich sein, die Ergebnisse zu betrachten, die die richtige PMS-Lösung mit sich bringt. Hier sind die wichtigsten Veränderungen, die Sie erleben werden, wenn Sie das perfekte Business-Tool für den Betrieb Ihres Gastgewerbes finden.

  • Sie brauchen Buchungen nicht mehr zu bestätigen

Seien wir ehrlich: Sie brauchen mindestens fünf Minuten, um Buchungen am Telefon oder per E-Mail anzunehmen. Diese Aufgabe kann sich sogar über mehrere Tage erstrecken, wenn Ihre Gäste Sie aus dem Ausland kontaktieren und in unterschiedlichen Zeitzonen leben. Um eine Reservierung vorzunehmen, müssen Sie eine ganze Reihe von Telefon- und E-Mail-Anrufen tätigen, um die Buchung zu sichern.

Mit einem All-in-One-PMS-System benötigen Sie genau null Minuten, um eine Buchung zu bestätigen, denn Ihr System erledigt das für Sie – sogar während Sie schlafen! Sie wachen mit einer ganzen Reihe neuer Buchungen auf, weil Ihre Kunden selbst über Ihre Website buchen können, wenn es für sie zeitlich passt.

  • Sie brauchen keine Zahlungen mehr zu verarbeiten

Geld ist immer ein heikles Thema, weshalb Sie in diesem Bereich äußerst professionell vorgehen müssen. Ihre Kunden erwarten eine einfache Möglichkeit, Sie zu bezahlen, und möchten eine sofortige Buchungsbestätigung. Das Erlebnis sollte kein langwieriger Prozess sein. Ihre Buchungsmaschine sollte es den Kunden ermöglichen, ihre Zahlungsdaten einzugeben, damit sie selbst buchen können.

  • Sie brauchen keine häufig gestellten Fragen zu beantworten

Bereits von der ersten Kontaktaufnahme mit Ihnen muss Ihr potenzieller Gast gut informiert sein. Er wird keine Buchung vornehmen, ohne eine klare Vorstellung davon zu haben, was Sie anbieten. Mit einem All-in-One-PMS können Sie Ihren Gästen alle Informationen geben, die sie für ihre Entscheidung benötigen:

  • Eine klare Beschreibung des Zimmers und der Annehmlichkeiten
  • Fotos und Videos
  • Bewertungen
  • Verfügbarkeit
  • Straßenkarte

Bonuspunkte erhalten Sie für eine separate FAQ-Seite mit allen typischen Anfragen, die Sie am Telefon erhalten.

  • Sie sparen eine Menge Zeit bei der Kommunikation mit den Gästen

Natürlich müssen Sie auch nach der Buchung noch angemessen mit Ihren Gästen kommunizieren. Andernfalls werden diese sich fragen, ob Sie sie vergessen haben – oder Ihre Gäste werden womöglich Sie vergessen!

Ein All-in-One-PMS-System ermöglicht es Ihnen, automatische Erinnerungs-E-Mails zu versenden, in denen Sie den Gästen mitteilen, was sie mitbringen sollten. Auch der Versand von E-Mails nach dem Aufenthalt, in denen Sie um Feedback bitten, erfolgt automatisch. Auf diese Weise erhalten Sie hervorragende Online-Bewertungen!

Sie sollten auch in Erwägung ziehen, Werbe-E-Mails zu versenden, um Gäste zum Wiederkommen zu bewegen oder Ihr Hotel einem Freund weiterzuempfehlen. Im All-in-One-PMS können Sie ganz einfach Werbegutscheine einrichten.

  • Sie brauchen Ihre Verfügbarkeit nicht mehr zu aktualisieren

Ein All-in-One-PMS-System, das die Verwaltung Ihrer Verkaufskanäle unterstützt, aktualisiert automatisch Ihre Zimmer auf allen Ihren Buchungsseiten. Das bedeutet, dass Sie nicht jeden einzelnen OTA durchforsten müssen, um die Verfügbarkeit zu aktualisieren, und dabei Doppelbuchungen oder entgangene Umsätze riskieren. Stattdessen können Sie sich entspannt zurücklehnen und zusehen, wie die Buchungen eintrudeln!

Wie man einen Anbieter von Hotelmanagementsystemen auswählt

Ihr PMS ist das Herzstück Ihres Unternehmens, also nehmen Sie sich Zeit und recherchieren Sie, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

Bei Ihrer Suche sollten Sie jedes Unternehmen unter die Lupe nehmen und diese fünf wichtigen Eigenschaften in Ihren Vergleich mit einbeziehen.

Eigenschaft Nr. 1: Mehr als eine Rezeption

Sie haben hoffentlich inzwischen verstanden, dass eine All-in-One-Lösung der richtige Weg ist. Suchen Sie also nach einem Anbieter, der über die Verwaltung der Rezeption hinausgeht und Lösungen zur Verbesserung des Marketings und des Vertriebs (Channel-Manager), zur Reduzierung von Provisionen (Direct Booking Engine) und zur Erstellung einer attraktiven und effektiven Website (Website-Builder) anbietet. Wenn Sie das beste Hotel-PMS wollen, brauchen Sie eine komplette Unternehmenslösung.

Eigenschaft Nr. 2: Flexible Preisgestaltung 

Als kleiner Anbieter von Unterkünften empfehlen wir Ihnen, sich für ein All-in-One-System zu entscheiden, das Ihnen die größtmögliche Flexibilität bei der Zusammenarbeit mit ihnen bietet.

  • Sind Sie dadurch an einen Vertrag gebunden? Entscheiden Sie sich für eine Software mit monatlicher Abrechnung, um das Risiko zu minimieren, wenn sie sich nicht bewährt. Ein kleines Hotel-PMS sollte ohne Vertrag und mit einer gleichbleibenden monatlichen Gebühr arbeiten, was es Ihnen erleichtert, Ihre Ausgaben zu kalkulieren.
  • Ist die Preisgestaltung transparent und fair? Vergewissern Sie sich, dass es keine versteckten Kosten gibt. Suchen Sie nach einer allumfassenden Lösung. Einige Unternehmen sind dafür bekannt, dass sie eine teure Zusatzgebühr verlangen, wenn Hotels einen Buchungskanal integrieren wollen.

Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählte Software den Anforderungen Ihrer kleinen Unterkunft entspricht, insbesondere in Bezug auf Flexibilität und Kosten. Einige Systeme setzen Verträge durch und strukturieren ihre Preise auf der Grundlage einer prozentualen Provision pro Buchung – mit einem solchen Preismodell ist es schwierig, Ihr Unternehmen zu vergrößern.

Eigenschaft Nr. 3: Hilfreiche Unterstützung

Wenn etwas schiefgeht, müssen Sie sich darauf verlassen können, dass Ihr Anbieter Ihnen schnell hilft.

  • An wie vielen Tagen pro Woche ist der Kundenservice erreichbar?
  • Können Sie jemanden in einer Zeitzone erreichen, die für Sie günstig ist?
  • Können Sie mit einer echten Person sprechen, die Ihnen hilft?
  • Wird Unterstützung in der Sprache angeboten, die Sie sprechen?
  • Ist der Anbieter bereit, Sie und Ihre Mitarbeiter in der Verwendung des Produkts zu schulen?
  • Gibt es Online-Anleitungen, um den Bedarf an telefonischem Support zu minimieren? Es sollte aktuelle Schritt-für-Schritt-Screenshots und Video-Anleitungen geben, auf die Sie zugreifen können.
  • Werden monatlich neue Funktionen angekündigt? Vergewissern Sie sich, dass das Unternehmen, für das Sie sich entscheiden, sich für die Verbesserung des Produkts einsetzt und mit der Zeit geht.

Eigenschaft Nr. 4: Gute Kritiken

Ein gutes Unternehmen wird viele Kunden wie Sie haben. Vielleicht hat es sogar Kunden in Ihrer Region!

Bitten Sie den Anbieter unbedingt um Beispiele. Wenn Ihnen diese Beispiele genannt werden, gehen Sie einen Schritt weiter und sehen Sie sich die Websites dieser Kunden an, um festzustellen, ob sie in Bezug auf Art und Größe der Unterkunft mit Ihrem kleinen Hotel vergleichbar sind. Vielleicht möchten Sie sich sogar mit einigen Kunden in Verbindung setzen und mit ihnen sprechen, um eine Bewertung der Software aus erster Hand zu erhalten.

Ein weiterer guter Tipp ist der Hotel Tech Report, in dem Online-Bewertungen von Kunden zu finden sind. Hier finden Sie Bewertungen und Übersichten zu vielen Marken, die Ihnen das nötige Vertrauen geben, um eine gute Investition zu tätigen.

Eigenschaft Nr. 5: Kostenloser Versuch

Stellen Sie sicher, dass Sie jedes der Systeme, die Sie sich ansehen, kostenlos testen können – das gehört zum Standard in der Branche. Wenn keine kostenlose Testversion verfügbar ist, sollten Sie zumindest eine Demonstration des Produkts anfordern. Sie wollen mit den Funktionen etwas herumspielen, um sicherzustellen, dass es wirklich die einfachste und umfassendste Lösung für Sie ist. Während der Testphase können Sie feststellen, ob das Programm alle Funktionen bietet, die Sie benötigen.

Arbeitet Ihre Hotelverwaltungssoftware für Sie?

Wenn Sie bereits ein PMS, eine Online-Buchungsmaschine und/oder einen Channel-Manager haben, kann es schwierig sein, herauszufinden, ob das System für Sie funktioniert oder ob Sie von einer Auffrischung profitieren würden.

Im Folgenden finden Sie eine Checkliste, mit deren Hilfe Sie feststellen können, ob Sie wirklich das Beste aus Ihren jeweiligen Systemen herausholen.

Checkliste für das Rezeptionssystem

Ihr Frontdesk-System sollte Ihnen dies ermöglichen:

  • Übersicht der Reservierungen in einer Kalenderansicht
  • Zusätzliche Räume und zusätzliche Verkaufsartikel zu einer Buchung hinzufügen
  • Blockierung bestimmter Zimmer 
  • Neue Tarifpläne zu bestehenden Zimmern hinzufügen
  • Vorhandene Buchungen verschieben
  • Erstellung von Rechnungen mit Briefkopf
  • Gäste in Sekundenschnelle ein- und auschecken
  • Suchen und finden von wiederkehrenden Gästen
  • Verwaltung von Hauswirtschaftskalender und Personal
  • Zugriff von unterwegs über ein mobiles Gerät

Ein weiterer wichtiger Aspekt moderner Frontdesk-Systeme ist die Integration mit Ihrer Buchungsmaschine und Ihrem Channel-Manager. Diese Integration bedeutet, dass Ihr Rezeptionssystem Live-Aktualisierungen von Preisen und Verfügbarkeiten erhält, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen. Wenn Sie sich für eine All-in-One-PMS-Lösung entscheiden, erhalten Sie all diese Funktionen als Paket vom selben Anbieter, so dass Sie sich keine Gedanken über Integrationen machen müssen.

Checkliste für Vertriebskanalmanager

Ihr Channel-Manager sollte Ihnen dies ermöglichen:

  • Preise und Verkaufsstopps mit einem Mausklick anwenden
  • Gleichzeitige Verwaltung so vieler Kanäle, wie Sie benötigen
  • Verwaltung der Anzahl der Zimmerart pro Vertriebskanal, die Sie gleichzeitig benötigen
  • Verwaltung der Verfügbarkeit mindestens ein Jahr im Voraus
  • Mehrere Tage der Verfügbarkeit gleichzeitig verwalten
  • Verbindung mit Ihren bestehenden Kanälen
  • Verbindung mit mehr Vertriebskanälen, ohne zusätzliche Kosten
  • Erstellung von Berichten über die Kanäle, die Ihnen die meisten Reservierungen bringen
  • Erhalten von Berichten über die Konnektivität von Kanälen (d. h. wenn ein Kanal defekt ist, werden Sie davon erfahren?)

Ihr Channel-Manager sollte auch mit Ihrer Buchungsmaschine verbunden sein, damit Sie an einem zentralen Ort Ihre Preise aktualisieren und Verkaufsstopps anwenden können. Mit dem bereits erwähnten Modell des gepoolten Inventars reduziert das System automatisch die Verfügbarkeit, wenn ein Zimmer über einen Ihrer Vertriebskanäle gebucht wird.

Das bedeutet, dass alle Ihre Buchungsseiten den korrekten Bestand anzeigen, ohne dass Sie sich sorgen oder irgendetwas anpassen müssen!

Checkliste für die Buchungsmaschine

Ihre Buchungsmaschine sollte Ihnen dies ermöglichen:

  • Sichere Zahlungsabwicklung, wobei alle sensiblen Gästedaten gemäß den Branchenstandards geschützt werden
  • Zugriff auf frühere Gästedaten im Zusammenhang mit Reservierungen
  • Automatisierung von E-Mails zur Gästekommunikation
  • Erstellung erweiterter Berichte, um den täglichen Betrieb und die Leistung Ihres Betriebs zu bewerten
  • Zahlung einer festen Gebühr anstelle einer Provision pro Reservierung
  • Einfache Kündigung (d. h. Sie sind nicht an einen Vertrag gebunden)

Ihre aktuelle Buchungsmaschine sollte sich nahtlos in Ihre Website integrieren lassen, und idealerweise auch in Ihr Rezeptionssystem und Ihren Channel-Manager.

Auf diese Weise können Sie sehen, wann Buchungen eingehen, und alle Ihre Online-Kanäle zeigen die korrekte Anzahl der verfügbaren Zimmer an.

Hotel-PMS: Die wichtigsten Erkenntnisse

  • Ein Hotelverwaltungssystem zentralisiert und automatisiert viele der alltäglichen Vorgänge, die mit einem Gastgewerbe  einhergehen.
  • Ein PMS ist auch bekannt als Rezeptionssystem, Hotelmanagement-Software und Bed-and-Breakfast-Software… um nur einige zu nennen!
  • Kleine Beherbergungsbetriebe brauchen ein System, das alles an einer zentralen Stelle verwaltet. Suchen Sie nach einem All-in-One-PMS, das eine Buchungsmaschine und einen Channel-Manager bietet, damit Sie eine Komplettlösung für Ihr Unternehmen haben.
  • Zu den wichtigsten PMS-Funktionen gehören: Front-Desk-Management, Cloud-basierte Software, Upsell-Tools, Gästekommunikationsfunktionen, Verwaltung von Vertriebskanälen und internationale Buchungsmöglichkeiten.
  • Zu den 3 wichtigsten PMS-Berichten gehören: Transaktionsbericht, Statistik und Buchungskanalbericht.
  • Achten Sie bei der Auswahl eines PMS-Anbieters auf: flexible Preise, hilfreiche Unterstützung, gute Bewertungen und eine kostenlose Testversion.

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