Was ist ein Hotel-PMS? Property-Management-System einfach erklärt

Was ist ein Hotel-PMS?

Ein Property-Management-System (PMS), auch Hotelverwaltungssystem genannt, ist eine Software, die kleinen Hotels dabei hilft, den täglichen Betrieb zentral zu steuern – von Buchungen über Gästean- und -abreisen und Zimmerverfügbarkeit bis hin zu Zahlungen und Kommunikation. Es automatisiert viele administrative Aufgaben, für die sonst die Rezeption zuständig ist, steigert dadurch die Effizienz am Front Desk und verbessert das Gästeerlebnis.

Mit einem PMS lassen sich alle täglichen Abläufe Ihres Betriebs an einem Ort erledigen, zum Beispiel:

• Reservierungen bearbeiten (online und am POS)
• Gästean- und -abreisen verwalten
• Buchungsdetails der Gäste einsehen
• Bestand und Preise im Blick behalten
• Buchhaltung an der Rezeption abwickeln
• Wartung und Housekeeping koordinieren
• Mit Gästen kommunizieren

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was ein Hotel-PMS ist, welchen Nutzen es für Ihren Betrieb bringt und welche zentralen Funktionen und Zusatzmodule es bietet.

Hotel-PMS vs. Front-Desk-Software

Front-Desk-Software, oder auch Front-Desk-System, ist schlicht ein anderer Name für ein Hotel-PMS! Im Kern bietet ein Property-Management-System für Hotels genau die Technologie, mit der sich Aufgaben an der Rezeption effizient verwalten lassen – daher der alternative Name.

Allerdings deckt nicht jedes Front-Desk-Tool den vollen Funktionsumfang eines PMS ab. Wenn sich ein Tool selbst als „Front Desk” statt als „PMS” bezeichnet, kann das ein Hinweis darauf sein, dass ihm im Vergleich bestimmte Funktionen fehlen. Weitere gängige Bezeichnungen für ein PMS sind unter anderem:

• Hotelverwaltungssoftware
• Software für Bed & Breakfast
• Software für Hostels
• Software für Motels
• Software für Gasthäuser

Diese Begriffe bezeichnen in der Regel ein Hotel-PMS. Ein Tool, das sich selbst als „B&B-Software” oder „Hostel-Software” bezeichnet, wurde jedoch möglicherweise ausschließlich für diesen Unterkunftstyp entwickelt. Es lohnt sich daher, vor dem Kauf zu prüfen, was das Tool tatsächlich kann und für wen es gedacht ist.

Was ist ein All-in-one-Hotel-PMS?

Eine All-in-one-Lösung bündelt ein PMS mit den zwei weiteren Systemen, die die meisten kleinen Hotels benötigen: einem Buchungssystem und einem Channel Manager.

System	Was es leistet	Brauchen Sie es separat?
Property-Management-System (PMS)	Steuert den täglichen Rezeptionsbetrieb – Reservierungen, Check-in/Check-out, Housekeeping, Abrechnung und Berichte	Kernsystem; jeder Betrieb benötigt eines
Buchungssystem (Booking Engine)	Ermöglicht Gästen die Direktbuchung über Ihre Website, Social-Media-Seiten oder Metasuche, ganz ohne Provision. Wenn Sie gerade auf der Suche nach einem solchen System sind, laden Sie sich unseren interaktiven Kaufratgeber herunter	Häufig Teil eines All-in-one-PMS; erspart Provisionen für Direktbuchungen über Buchungsportale
Channel Manager	Ein Distributionstool, das Preise und Verfügbarkeit über OTAs hinweg mittels eines „Pooled-Inventory-Modells” synchronisiert, sodass Sie nie überbucht sind	Häufig Teil eines All-in-one-PMS; unverzichtbar, wenn Sie auf mehr als einer OTA gelistet sind

Ein echter All-in-one-Anbieter bündelt alle drei Systeme so, dass sie automatisch synchronisieren – jeder Mitarbeiter erhält so eine Live-Übersicht über Verfügbarkeit und Preise. In der Regel ist das auch preislich günstiger, da Sie mit einem statt mit drei Anbietern zu tun haben. Wenn Sie bereits ein Buchungssystem oder einen Channel Manager nutzen, mit dem Sie zufrieden sind, und lediglich ein neues PMS suchen, prüfen Sie, ob sich der infrage kommende Anbieter mit Ihrer bestehenden Technologie integrieren lässt.

Warum kleine Hotels ein PMS brauchen

Buchungen über eine Excel-Tabelle zu verwalten, mag wie eine Möglichkeit erscheinen, Kosten zu sparen – tatsächlich kostet es meist mehr Zeit, führt zu mehr Fehlern und entgangenen Umsätzen, als ein PMS kosten würde. Konkret löst ein PMS folgende Probleme:

• Automatisiert Ihre Buchungen. Gäste bedienen sich selbst online, statt mit Ihnen Telefon- und E-Mail-Tag-Spiele zu spielen, und ein Online-Buchungssystem bestätigt Reservierungen sofort – selbst während Sie schlafen.
• Schützt Ihren Bestand. Zimmer werden automatisch über jeden Vertriebskanal aktualisiert, wodurch das Risiko von Überbuchungen entfällt, das bei der manuellen Verwaltung mehrerer Kanäle entsteht.
• Verschafft Ihnen mehr Zeit. Sperren Sie Zimmer für An- oder Abreise, drucken Sie Check-in-/Check-out-Listen und koordinieren Sie das Housekeeping an einem Ort, statt in der Hochsaison improvisieren zu müssen.
• Vereinfacht die Gästekommunikation. Automatische Buchungsbestätigungen, Informationen vor der Anreise und Nachfass-E-Mails nach dem Aufenthalt laufen von selbst, ohne dass Sie einzelne E-Mails verfassen oder verstreute Gästedaten durchsuchen müssen.
• Reduziert Verwaltungsfehler. Die Zentralisierung von Gäste- und Buchungsdaten verringert menschliche Fehler, die zu verpassten Reservierungen, Doppelbuchungen und frustrierten Gästen führen.
• Verbessert die Umsatztransparenz. Berichte zu Zahlungen, Auslastung und Kanalleistung ermöglichen es Ihnen, Preise anhand der tatsächlichen Nachfrage statt nach Bauchgefühl anzupassen – mehr dazu weiter unten.
• Enthält einen Website-Baukasten. Sie müssen keinen Webdesigner beauftragen, sondern können eine buchungsfähige Website selbst erstellen und aktualisieren.
• Ermöglicht die Verwaltung von unterwegs. Da das System cloudbasiert ist, können Sie Ihren Betrieb von jedem Gerät und jedem Ort aus führen und die Leistung überprüfen.

Worauf Sie bei einem Hotel-PMS achten sollten

Manche Property-Management-Systeme sind speziell für die Hotelbranche entwickelt worden; andere sind generische Tools, die lediglich für die Branche umbenannt wurden, oder decken nur wenige Kernfunktionen ab (z. B. Buchhaltung, aber kein Housekeeping). Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Ihrer Wahl tatsächlich für Hotels und B&Bs konzipiert ist und dass seine Prioritäten zu Ihren Geschäftszielen passen – nicht jedes „PMS” ist eine Suite wie Little Hotelier.

Achten Sie bei Ihrer Auswahl auf diese sechs wichtigsten Funktionen.

1. Verwaltung der Rezeption

Sie sollten alle Reservierungen problemlos in einem Kalender einsehen, Zimmer oder zusätzliche Verkaufsartikel zu einer Buchung hinzufügen, Ratenpläne festlegen, Zimmer sperren, Buchungen verschieben, Rechnungen erstellen, Gäste ein- und auschecken und wiederkehrende Gäste erkennen können – alles an einem Ort und in deutlich weniger Zeit, als mehrere separate Tools zu jonglieren erfordern würde.

2. Cloudbasierte Software

Ihr System sollte von jedem Gerät und jedem Ort aus zugänglich sein, damit Sie Reservierungen im Blick behalten können, ohne an die Rezeption gebunden zu sein.

3. Upselling- und Cross-Selling-Tools

Ein Property-Management-System sollte es Ihnen ermöglichen, Zusatzleistungen wie späten Check-out, Frühstück oder Spa-Pakete zu bündeln, diese je Zimmertyp individuell anzupassen und Verkaufsartikel während des Aufenthalts zu Reservierungen hinzuzufügen – so steigern Sie den Umsatz pro Gast, nicht nur die Anzahl der Gäste.

4. Funktionen zur Gästekommunikation

Ein PMS muss eine strukturierte Kommunikation mit Gästen ermöglichen, unter anderem durch:

• Buchungsbestätigung: automatische E-Mail, die sofort nach der Buchung verschickt wird.
• Informationen vor der Anreise: weckt Vorfreude und generiert zusätzlichen Umsatz vor dem Aufenthalt.
• Dankeschön nach dem Aufenthalt: eine Gelegenheit, um Feedback zu bitten und Aktionscodes zu versenden, die weitere Buchungen und Weiterempfehlungen fördern.

Achten Sie darauf, dass sich E-Mails an Ihr Branding anpassen lassen, um ein einheitliches Gästeerlebnis zu gewährleisten.

5. Verwaltung der Vertriebskanäle

Ihr PMS sollte zugleich als Channel Manager fungieren und dank des „Pooled-Inventory-Modells” die Verfügbarkeit nahezu in Echtzeit über jede OTA aktualisieren, über die Sie verkaufen. Der Channel Manager sollte Live-Updates von Preisen und Verfügbarkeit, die Verwaltung aller Buchungsportale an einem Ort, einen Bestandsupload bis zu 400 Tage im Voraus sowie eine Übersicht über die Kanalleistung ermöglichen – ohne dass Ihnen die Anbindung eines neuen Kanals in Rechnung gestellt wird.

6. Internationale Buchungsfunktionen

Sicherzustellen, dass internationale Reisende problemlos bei Ihnen buchen können, hat für kleine Hotels höchste Priorität. Ihr PMS sollte Partnerschaften mit internationalen OTAs ermöglichen (z. B. Ctrip für chinesische Reisende – je mehr Plattformen angebunden sind, desto besser) und mehrere Sprachen sowie Währungen unterstützen, idealerweise mindestens 5 Sprachen und 80 Währungen. So müssen Sie zudem nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen, um internationale Buchungen entgegenzunehmen.

Berichtsfunktionen von Hotel-PMS-Software

Berichte sind für sich genommen eine essenzielle PMS-Funktion. Ein gutes PMS liefert Finanzberichte zum Gewinn pro Tag/Woche/Monat/Jahr, Housekeeping-Berichte zur Zimmerumschlagszeit sowie Berichte zu Check-ins/Check-outs, Stornierungen, durchschnittlich unbesetzten Zimmern, Zahlungsmethoden, RevPAR (Umsatz pro verfügbarem Zimmer), durchschnittlicher Auslastung, durchschnittlicher Aufenthaltsdauer und Umsatz pro Kanal – visuell aufbereitet, statt manuell in Excel zusammengestellt.

Achten Sie mindestens auf ein PMS, das Folgendes bietet:

• Einen Transaktionsbericht – Zahlungsmethoden, Check-ins/Check-outs, Stornierungen und ausstehende Buchungen für einen beliebigen Zeitraum, damit Sie Muster an umsatzstarken und -schwachen Tagen erkennen können.
• Einen Statistikbericht – Auslastung, Aufenthaltsdauer, Vorlaufzeit, Umsatz pro Buchung, Tagesrate und RevPAR im Zeitverlauf, damit Sie nachvollziehen können, ob sich Ihre Ergebnisse verbessern.
• Einen Bericht zu Buchungskanälen – Reservierungen und Umsatz aufgeschlüsselt nach Buchungskanal, Direktbuchungen und manuell erfassten Extranet-Reservierungen, damit Preisentscheidungen auf tatsächlicher Nachfrage statt auf Vermutungen beruhen.

Übernimmt ein Hotel-PMS auch das Revenue-Management?

Ein PMS ist für sich genommen kein Revenue-Management-System (RMS), liefert jedoch die Datengrundlage, auf die ein RMS – oder ein Hotelier, der dies manuell erledigt – angewiesen ist. Ihr PMS erfasst die Rohdaten hinter jeder Preisentscheidung:

• ADR (durchschnittlicher Tagessatz): gesamter Zimmerumsatz geteilt durch verkaufte Zimmer
• RevPAR (Umsatz pro verfügbarem Zimmer): gesamter Zimmerumsatz geteilt durch alle verfügbaren Zimmer, ob verkauft oder nicht
• Auslastungsrate: der Anteil der verkauften Zimmer an den verfügbaren Zimmern in einem bestimmten Zeitraum

Ein gutes PMS stellt diese Kennzahlen direkt in seinen Berichten dar, sodass auch kleine Betriebe Preise für ein lokales Event, eine umsatzschwache Wochenmitte oder saisonale Nachfrage anpassen können, ohne ein eigenständiges RMS zu benötigen. Für komplexere, dynamische Preisanforderungen bieten manche Anbieter – darunter Little Hotelier über Dynamic Revenue Plus – Revenue-Management als Zusatzmodul statt als separates System an.

Übersicht über Hotel-Property-Management-Systeme

Nicht jede PMS-Plattform eignet sich für kleinere Betriebe mit begrenztem Personal und begrenzter Zeit. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über fünf verbreitete Systeme und wie gut sie sich für kleine Beherbergungsbetriebe eignen.

Cloudbeds

Eine All-in-one-Lösung mit PMS, Buchungssystem, Channel Manager, Zahlungsabwicklung und Revenue-Management, die Betriebe jeder Größe unterstützen soll. Dieser breite Funktionsumfang kann für kleine Betriebe mit mehr Einrichtungsaufwand und höheren Kosten verbunden sein, da die modulare Preisstruktur sich schnell summiert.

Am besten geeignet für: Kleine Betriebe mit Wachstumsplänen oder mit Personal, das bereits Erfahrung mit Hoteltechnologie hat.

Mews

Für digital orientierte Hoteliers entwickelt, mit starker Automatisierung (Online-Check-in, digitale Zimmerschlüssel, Self-Service-Kioske), jedoch mit einer steileren Lernkurve und stärkerer Abhängigkeit von Drittanbieter-Integrationen, um alle benötigten Funktionen abzudecken.

Am besten geeignet für: Technikaffine Betreiber, die einen hohen Grad an Automatisierung und Fernverwaltung wünschen.

Hotelogix

Cloudbasierte Verwaltung der Rezeption, ein einfacher Channel Manager und Berichte, mit einer eher traditionellen Benutzeroberfläche. Erweiterte Berichts- und Gästebindungsfunktionen sind eingeschränkter oder erfordern Zusatzmodule.

Am besten geeignet für: Kleine Betriebe, die grundlegende Funktionen zu einem wettbewerbsfähigen Preis mit einem traditionellen Arbeitsablauf suchen.

SiteMinder

Vor allem für seinen führenden Channel Manager bekannt, nicht als eigenständiges PMS – Sie müssen es mit einem separaten PMS für Buchungen, Check-ins und Gästekommunikation integrieren.

Am besten geeignet für: Betriebe, die bereits über ein PMS verfügen und ein erstklassiges Channel-Management wünschen.

Little Hotelier

Speziell für kleine Beherbergungsbetriebe entwickelt und vereint PMS, Channel Manager, Buchungssystem, Website-Baukasten und Zahlungsabwicklung in einem einzigen Paket. Minimaler Einrichtungsaufwand, keine zusätzlichen Integrationen erforderlich, transparente, zimmerbasierte Preisgestaltung ohne langfristige Vertragsbindung sowie Tools für Upselling und Gästebindung, die bei anderen Systemen für kleine Betriebe häufig fehlen.

Am besten geeignet für: Unabhängige Hoteliers, die eine All-in-one-Lösung suchen, die einfach zu bedienen ist, Zeit spart und das Buchungswachstum fördert, ohne zusätzliches Personal zu benötigen.

So wählen Sie den richtigen Anbieter für Hotel-Property-Management-Software

Ihr PMS bildet das Herzstück Ihres Betriebs. Wägen Sie daher jeden Anbieter anhand dieser fünf Kriterien ab.

1. Mehr als nur eine Rezeptionslösung

Achten Sie auf einen Anbieter, der über die reine Verwaltung der Rezeption hinausgeht und auch Marketing und Distribution (Channel Manager), niedrigere Provisionen (direktes Buchungssystem) sowie eine wirkungsvolle Website (Website-Baukasten) abdeckt – also eine vollständige Geschäftslösung, nicht nur einen Teilbereich davon.

2. Flexible Preisgestaltung

Bevorzugen Sie Pay-as-you-go-Modelle ohne Vertragsbindung mit einer festen monatlichen Gebühr gegenüber provisionsbasierten Modellen, die mit Ihrem Wachstum schwerer zu kalkulieren werden. Prüfen Sie, ob die Preisgestaltung transparent ist und keine versteckten Gebühren für die Anbindung eines neuen Buchungskanals anfallen. Ein All-in-one-Paket wie Little Hotelier bündelt vier oder fünf Produkte in einem einzigen Angebot, mit Preisen, die sich nach Ihrer Zimmeranzahl richten, und einem Rabatt bei jährlicher Zahlung – siehe die Preisübersicht von Little Hotelier. Ein zuverlässiger Anbieter sollte sich zudem innerhalb eines Werktages nach Ihrer Anfrage bei Ihnen melden und Ihnen ein eigenes Onboarding, Schulungen und Support bieten, damit Sie während Ihrer Testphase reibungslos starten können.

3. Hilfreicher Support

Prüfen Sie, an wie vielen Tagen pro Woche Support angeboten wird, ob Sie jemanden in Ihrer Zeitzone und Sprache erreichen können, ob ein persönliches Gespräch möglich ist, ob Selbsthilfe-Tutorials verfügbar sind und ob das Unternehmen regelmäßig neue Funktionen veröffentlicht, statt stillzustehen.

4. Gute Bewertungen

Prüfen Sie Facebook, Instagram und X auf Sternebewertungen und Erfahrungsberichte von Kollegen mit ähnlichen Betrieben, und schauen Sie sich an, wie häufig es beim Anbieter zu technischen Problemen oder Supportanfragen kommt, die den Betrieb stören. Ein guter Anbieter verfügt über Kunden in Ihrer Region, die Sie um ihre Einschätzung bitten können – und Hotel Tech Report ist eine verlässliche Quelle für unabhängige Bewertungen.

5. Kostenlose Testphase

Jeder gute Anbieter bietet eine risikofreie Testphase ohne Vertragsbindung an. Die kostenlose Testphase von Little Hotelier läuft 14 Tage mit vollem Funktionsumfang, und Sie werden innerhalb eines Werktages kontaktiert, um loszulegen.

Häufig gestellte Fragen zum Hotel-PMS

Wofür steht PMS bei Hotels?

PMS steht für Property Management System (Hotelverwaltungssystem) – die Software, mit der Hotels Reservierungen, Check-ins und Check-outs, Zimmerbestand, Abrechnung und Gästekommunikation an einem zentralen Ort verwalten.

Was ist der Unterschied zwischen einem PMS und einem Channel Manager?

Ein PMS steuert Ihren täglichen Rezeptionsbetrieb. Ein Channel Manager synchronisiert Ihre Preise und Verfügbarkeit über die OTAs, auf denen Sie gelistet sind. Viele All-in-one-Anbieter, darunter Little Hotelier, bündeln beide Funktionen.

Brauchen kleine Hotels und B&Bs ein PMS?

Ja. Selbst ein kleiner Betrieb mit wenigen Zimmern riskiert ohne PMS Doppelbuchungen, Verwaltungsfehler und Zeitverlust durch manuelle Verwaltungsarbeit. Ein PMS automatisiert diese Aufgaben, sodass Betreiber mehr Zeit für ihre Gäste haben.

Ist ein Hotel-PMS dasselbe wie Hotelverwaltungssoftware?

Weitgehend ja – „Hotelverwaltungssoftware”, „Front-Desk-Software” und „PMS” werden in der Regel synonym verwendet. Manche als „Front-Desk-Software” bezeichnete Tools decken jedoch nur einen Teil der PMS-Funktionen ab, weshalb es sich lohnt zu prüfen, was tatsächlich enthalten ist.

Wie viel kostet ein Hotel-PMS?

Die Preisgestaltung richtet sich in der Regel nach der Zimmeranzahl und danach, ob Sie sich für ein modulares System (Zahlung nur für genutzte Funktionen) oder ein All-in-one-Paket entscheiden. Achten Sie auf transparente Preise ohne Vertragsbindung statt auf provisionsbasierte Modelle, die mit Ihrem Wachstum teurer werden.

Kann ein PMS beim Revenue-Management helfen?

Ein PMS ist kein vollständiges Revenue-Management-System, erfasst jedoch die zentralen Kennzahlen (ADR, RevPAR, Auslastung), auf denen Preisentscheidungen beruhen, und manche Anbieter bieten Revenue-Management als Zusatzmodul an.