Che cos’è un property management system (PMS)? La guida completa per B&B, motel e piccoli hotel

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Per aumentare l’efficacia del front desk e migliorare l’esperienza degli ospiti presso la tua struttura, è essenziale disporre di un Sistema di Gestione Alberghiera (PMS) o Sistema di Gestione Alberghiera.

Che tu abbia già familiarità con il termine “PMS” o ne abbia sentito soltanto parlare, sei nel posto giusto. Cercheremo di capire innanzitutto di cosa si tratta, di come la tua struttura possa trarne vantaggio e approfondiremo le caratteristiche, le funzionalità e i componenti aggiuntivi di cui è caratterizzato.

Che cos’è un property management system (PMS) per Hotel?

Un PMS per hotel è una soluzione tecnologica che gestisce ed automatizza molte delle attività amministrative di cui è responsabile il personale della reception.

Il PMS può essere considerato come il cuore pulsante della tua struttura. È in grado di memorizzare tutte le informazioni sugli ospiti, gestire i dettagli di check-in e check-out, e dà l’opportunità di inserire eventuali richieste speciali. Inoltre registra i dati, gestisce la contabilità e ti consente di generare report sulle prestazioni della tua struttura.

Potresti svolgere tutte le operazioni quotidiane della struttura su un’unica piattaforma, come ad esempio:

●  Elaborazioni delle prenotazioni (online e POS)

●  Check-in e check-out degli ospiti

●  Memorizzazione dei dettagli di prenotazione di ciascun ospite

●  Tracciamento della tua disponibilità e delle tariffe

●  Gestione della contabilità della reception

●  Gestione della manutenzione e delle pulizie

●  Gestione delle comunicazioni con gli ospiti

Che cos’è un Sistema di reception per hotel] per hotel?

Come avrai già intuito, il front desk software, o software per reception, è semplicemente un altro nome per descrivere un sistema di gestione alberghiera!

Fondamentalmente, un PMS ti offre la tecnologia necessaria per gestire in modo efficiente le attività di front desk, ecco perché si definisce anche un sistema di reception. In pratica, tutto ciò che fai alla reception, puoi farlo con un PMS.

A tal proposito, diamo un’occhiata ad altri pseudonimi di PMS, così da evitare ulteriori equivoci:

●  Software di gestione per hotel

●  Software di gestione per Bed and Breakfast

●  Software di gestione per ostelli

●  Software di gestione per motel

●  Software di gestione per locande

Che cos’è un sistema di gestione alberghiera tutto in uno?

Tenersi al passo con tutte le tecnologie emergenti è un compito arduo per chiunque, soprattutto per il proprietario di una struttura ricettiva di piccole dimensioni. Indossi molti cappelli nel corso della giornata e trovare il tempo per selezionare e implementare un nuovo PMS potrebbe non essere semplice.

Lavorando nel settore, siamo certi che avrai sentito spesso il termine “tutto in uno”, e tendiamo a utilizzarlo di frequente anche in questo blog. Sostanzialmente, si riferisce a un PMS con tutti gli extra aggiuntivi per formare una soluzione completa di gestione della proprietà. Hai capito bene, un PMS non è l’unica tecnologia da conoscere… ce ne sono altre due molto importanti:

●  Booking engine – Conosciuto anche come motore di prenotazione online, il booking engine è un’applicazione utilizzata per assicurare le prenotazioni online sui tuoi canali diretti (sito web e canali social). L’aumento delle prenotazioni online è talmente alto, che ormai anche il più piccolo degli hotel non può più ignorare la necessità di un sistema di prenotazione online. Se sei alla ricerca del miglior booking engine, scarica la nostra guida interattiva: è un file contenente tutto ciò di cui hai bisogno per fare la scelta giusta per la tua struttura ricettiva.

●  Channel manager – Un channel manager è uno strumento di distribuzione che ti consente di gestire facilmente i diversi canali di prenotazione (chiamati OTA, online travel agency) attraverso i quali la tua struttura è prenotabile. Utilizza la “modalità di inventario raggruppato” per aggiornare le camere, le tariffe e la disponibilità su più OTA contemporaneamente. In questo modo, indipendentemente da dove verrà effettuata una prenotazione, sia essa diretta sul tuo sito web, tramite un sito di prenotazione di terze parti o presso la tua struttura, la disponibilità sarà sempre aggiornata e non sarai mai in overbooking.

Il software per reception, il booking engine e il channel manager sono le tre tecnologie più comuni utilizzate dagli albergatori, ma i proprietari di piccole strutture ricettive come te possono sfruttare una soluzione che gli eviti di usare tre sistemi separati. Si tratta di una soluzione “tutto in uno”.

Un sistema di gestione alberghiera tutto in uno offre il proprio booking engine e channel manager in un’unica piattaforma. Queste tre entità si sincronizzano automaticamente tra di loro, e possono fornire a qualsiasi membro del personale una visione della disponibilità in tempo reale e delle tariffe della proprietà.

Ci sono anche altri vantaggi. Quando si utilizza un’unica piattaforma per la gestione quotidiana dell’attività, ci si affida ad un unico fornitore ed il prezzo diventa più ragionevole. Inoltre, interfacciandosi con un solo fornitore, diminuisce il tempo da dedicare all’invio di richieste di assistenza e aumenta il tempo da dedicare ai propri ospiti. 

Sebbene la fornitura di tutti i sistemi da parte di un solo provider sembri l’ideale, va detto che le integrazioni sono all’ordine del giorno nel settore della tecnologia alberghiera. Quindi, se possiedi già un booking engine o un channel manager e sei soddisfatto delle loro performance, ma stai cercando un nuovo PMS, controlla che il potenziale provider possa integrarsi con la tua tecnologia esistente.

I 5 segnali che ti fanno capire perché ti serve un software di gestione alberghiera (PMS)

Ora che abbiamo chiaro cos’è un PMS, cerchiamo di capire chi ne ha bisogno.

I proprietari di piccoli alloggi turistici hanno spesso un budget limitato e, se possono, cercano di evitare l’investimento in un PMS. In teoria, gestire le tue prenotazioni su un foglio di calcolo Excel potrebbe farti risparmiare soldi nel breve tempo, ma nel lungo periodo potrebbe costare caro alla tua attività.

Se i segnali qui sotto ti suonano familiari, probabilmente è il momento di un aggiornamento.

Segnale n.1: Le prenotazioni sono difficili e noiose, sia per te che per i tuoi ospiti

Conosci la sensazione. Controlli costantemente il tuo telefono per vedere se hai nuovi messaggi ed e-mail. Hai paura di lasciare la tua reception nel caso in cui un ospite ti chiami. Stai provando, tramite telefono o e-mail, a verificare la prenotazione e proteggere i dettagli della carta di credito del tuo cliente.

Se i tuoi ospiti devono contattarti direttamente, per telefono o per e-mail, per completare la loro prenotazione, il processo diventerà frustrante per entrambe le parti. Ti sentirai legato alla tua scrivania e al tuo telefono, e i potenziali clienti potrebbero semplicemente abbandonare il processo se non dovessero riuscire a finalizzare le loro prenotazioni abbastanza rapidamente.

Con un PMS, il processo di prenotazione è automatizzato e le prenotazioni online possono essere accettate. Un sistema di prenotazione online consentirà agli ospiti di selezionare le date e visualizzare la disponibilità e le tariffe in un’interfaccia semplice ed intuitiva.

Segnale n.2: La disponibilità delle stanze può essere difficile da gestire

Nella maggior parte dei casi, promuoverai il tuo bed and breakfast su più canali e gli ospiti ti contatteranno in diversi modi.

Senza un PMS, il rischio di overbooking è piuttosto alto. Questa è una delle esperienze più frustranti per un viaggiatore, e può danneggiare la tua reputazione nel settore.

Un PMS gestirà la tua disponibilità per te e la aggiornerà automaticamente su tutti i tuoi canali di prenotazione.

Segnale n.3: Gestire il tuo tempo non è una passeggiata

È alta stagione e hai prenotato un pranzo in famiglia nella tua sala ricevimenti. In qualità di proprietario e gestore della struttura, sei impegnato a fare in modo che i tuoi ospiti siano soddisfatti. Ma poiché non puoi chiudere le stanze all’arrivo o alla partenza, uno dei tuoi ospiti deve effettuare il check out e ti stai affrettando a servire tutti in una volta.

Nella frenesia, non riesci a contare le consumazioni dei tuoi ospiti dal minibar (hanno già lasciato il tuo hotel senza pagarle). Potresti sembrare poco professionale e a corto di risorse, perché sia ​​i tuoi ospiti al check-out che i tuoi ospiti in sala, non hanno ricevuto il livello di servizio di cui avevano bisogno.

Un PMS ti consentirà di gestire il tuo tempo in modo efficiente perché puoi chiudere le stanze per la partenza e l’arrivo, nonché stampare gli orari di check-in e check-out. Saprai esattamente come gestire il tuo tempo, il tutto assicurando ai tuoi ospiti la migliore esperienza possibile.

Segno n.4: Comunicare con i tuoi ospiti richiede troppi sforzi

I viaggiatori di oggi si aspettano e-mail di conferma automatica, aggiornamenti tramite SMS e richieste di feedback.

Prima di tutto, non sei sicuro dove cercare i dettagli dei tuoi ospiti. Tutti i tuoi rapporti con i tuoi ospiti, dal pagamento ai dettagli di contatto e prenotazione, sono archiviati in diversi posti. Devi passare da un programma all’altro per trovare quello che stai cercando, il che richiede una notevole quantità di tempo.

In secondo luogo, è difficile stabilire un rapporto con ogni singolo ospite, e assicurarsi che tutte le loro domande abbiano una risposta. Sai che ci sono determinate e-mail che ogni ospite dovrebbe ricevere, ad esempio conferma della prenotazione, promemoria prima del soggiorno, suggerimenti durante il soggiorno e una richiesta di feedback dopo il soggiorno.

Nella migliore delle ipotesi, sei bloccato a creare modelli su Word, facendo affidamento sulla tua memoria per inviare singole e-mail al momento giusto. Con un PMS, ottieni l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui hai bisogno e la possibilità di automatizzare le tue e-mail, in modo che ogni ospite riceva la stessa e possa valutare la sua come un’ottima esperienza.

Segnale n.5: Non puoi capire cosa funziona e cosa non funziona per il tuo business

Alla fine di ogni mese, non sei sicuro di cosa funzioni e cosa non funzioni. Dopotutto, non puoi gestire ciò che non puoi misurare!

Un PMS ti offre una panoramica completa del funzionamento quotidiano e delle prestazioni della tua proprietà. Puoi visualizzare istantaneamente i dettagli sui pagamenti degli ospiti, generare facilmente report mensili sul rendimento o selezionare una visualizzazione dei pagamenti in sospeso con un semplice clic. Troverai maggiori informazioni sui report più avanti.

Caratteristiche da cercare in un sistema di prenotazione alberghiera

Prima di fare la tua scelta, dai un’occhiata a queste sei caratteristiche principali:

Caratteristica n.1: Front Desk Management

Il tuo PMS dovrebbe darti tutti gli strumenti necessari per essere totalmente organizzato nella gestione della tua piccola attività. Per offrire ai tuoi ospiti il ​​miglior servizio dal momento in cui arrivano a quello in cui lasciano la struttura, dovresti essere in grado di:

●  Visualizzare tutte le tue prenotazioni su una pagina del calendario

●  Aggiungere stanze ed extra ad una prenotazione

●  Aggiungere nuovi piani tariffari alle camere esistenti

●  Chiudere le stanze per pulizie speciali

●  Spostare le prenotazioni esistenti

●  Produrre fatture

●  Eseguire check-in e check-out

●  Ricordare i tuoi ospiti abituali

Dovresti avere un’unica piattaforma dove trovare tutte le informazioni di cui hai bisogno, e dovresti impiegare molto meno tempo per completare le stesse attività.

Caratteristica n.2: Software su cloud

Ovunque tu sia, qualunque dispositivo tu stia utilizzando, devi poter accedere al tuo sistema. Ciò significa che dovrebbe essere cloud-based. In questo modo, puoi continuare la tua giornata e tenere d’occhio le tue prenotazioni. Tutto quello che devi fare è portare con te il tuo smartphone o tablet.

Caratteristica n.3: Strumenti di up-selling e cross-selling

Oltre a voler ottenere più ospiti, dovresti anche provare ad aumentare le entrate aggiuntive per ciascuna prenotazione. 

Un sistema di gestione alberghiera dovrebbe consentirti di:

●  Creare degli extra come ad esempio check-out posticipato, colazione e pacchetti benessere

●  Personalizzare gli extra per soddisfare al meglio l’ospite

●  Aggiungere extra alle prenotazioni durante il soggiorno dei tuoi ospiti

L’upselling di prodotti e servizi pertinenti ai tuoi ospiti può offrire loro un soggiorno più piacevole e allo stesso tempo aumentare i tuoi profitti.

Caratteristica n.4: Comunicazione con gli ospiti

Un PMS deve semplificare la comunicazione con i tuoi ospiti in modo strutturato e ciò include:

●  Conferma della prenotazione: l’e-mail automatica che viene inviata immediatamente dopo che il tuo ospite ha inserito i propri dati per effettuare una prenotazione.

●  Informazioni prima dell’arrivo: ora che il loro soggiorno si sta avvicinando, lo scopo di questa e-mail è assicurare che tutto funzioni senza intoppi, coinvolgere i clienti prima del loro soggiorno ed offrire eventuali aggiunte per aumentare le tue entrate.

●  Ringraziamento dopo il soggiorno: questa è la tua occasione per chiedere feedback e incoraggiare le prenotazioni ricorrenti ed il passaparola, anche attraverso la condivisione di codici promozionali.

Assicurati che le e-mail possano essere personalizzate in base al tuo brand. In questo modo, ogni ospite ottiene un’esperienza coerente e può essere fidelizzato più facilmente.

Caratteristica n.5: Channel manager per le vendite

Come abbiamo già accennato, il PMS che scegli dovrebbe fungere anche da channel manager. Ciò significa che i viaggiatori che prenotano un hotel tramite OTA vedono la tua disponibilità aggiornata quasi in tempo reale, perché il tuo PMS distribuisce tutte le tue camere disponibili su diversi siti di prenotazione.

Il channel manager dovrebbe permetterti di:

●  Aggiornare in tempo reale tariffe e disponibilità

●  Gestire tutti i tuoi siti di prenotazione tramite un’unica piattaforma

●  Caricare la disponibilità delle stanze con 400 giorni di anticipo

●  Visualizzare facilmente le performance dei tuoi canali

Poiché la disponibilità della stanze viene automaticamente modificata su tutte le piattaforme quando viene effettuata una prenotazione da qualsiasi canale online, non dovrai eseguire alcun lavoro manuale, massimizzando così le tue entrate. Questo metodo di distribuzione è chiamato “modello di inventario raggruppato”.

Assicurati anche che l’aggiunta di un nuovo canale non ti comporti un ulteriore addebito da parte del potenziale fornitore. Un channel manager non dovrebbe interferire nelle tue relazioni, ma semplicemente facilitare la connessione.

Caratteristica n.6: Funzionalità per prenotazioni internazionali

Assicurarsi prenotazioni dai viaggiatori internazionali è una priorità assoluta per i piccoli hotel. Il tuo sistema PMS dovrebbe aiutarti a:

●  Collaborare con le OTA internazionali. Ad esempio, per vendere le tue camere a viaggiatori cinesi, dovresti connetterti con Ctrip, il sito di prenotazione più utilizzato in Cina. Più piattaforme vengono connesse, più aumenta la visibilità della struttura. Ad esempio, Little Hotelier è in grado di connettersi con centinaia di diversi siti di prenotazione.

●  Fornire opzioni multilingue e multi-valuta. Dovrebbe supportare almeno 5 lingue (incluso il cinese) e almeno 80 valute diverse.

Naturalmente, il fatto che i viaggiatori internazionali possano visitare il tuo sito Web e prenotare da soli, significa che non è necessario essere alla scrivania per accettare le prenotazioni.

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Creazione di report tramite il sistema di gestione alberghiera

I report sono un’ulteriore caratteristica essenziale da ricercare in un PMS, ma richiedono un approfondimento.

I Sistema di Gestione Alberghieras forniscono un’ampia varietà di strumenti di creazione di report che puoi utilizzare per saperne di più sulla tua attività. Questi strumenti di reportistica possono essere una grande risorsa per la tua attività, purché i dati generati vengano utilizzati e analizzati. 

I report più significativi che potresti avere a tua disposizione sono quelli finanziari, che mettono in evidenza i tuoi profitti su base giornaliera, settimanale, mensile o annuale, o i report sulle pulizie che ti forniscono informazioni su tempistiche per la pulizia delle stanze, tempi di rotazione e quantità di camere pulite in un determinato periodo di tempo.

Per un dato periodo di tempo, dovresti anche essere in grado di avere dei report su:

●  Check-in e check-out

●  Cancellazioni

●  Camere non occupate nella media

●  Modalità di pagamento

●  Entrate per camera disponibile

●  Occupazione media

●  Durata media del soggiorno

●  Entrate per canale

Ci sono, tuttavia, tre report essenziali. Assicurati di cercare un PMS che fornisca quanto segue:

Report essenziale n.1: Report sulle transazioni

Un’analisi delle transazioni giornaliere ti consente di ottenere ulteriori informazioni su ciò che funziona, ad esempio, potresti notare un andamento nei giorni di picco e di caduta delle prenotazioni, così come quali sono i metodi di pagamento più popolari per la tua struttura ricettiva.

Quanti dettagli puoi vedere quando si tratta di pagamenti e prenotazioni?

Per qualsiasi periodo di tempo selezionato, dovresti essere in grado di vedere:

●  Modalità di pagamento (contanti, tipo di carta di credito, ecc.)

●  Numero di check-in

●  Numero di check-out

●  Numero di cancellazioni

●  Numero di check-in in attesa

●  Numero di check-out in sospeso

●  Media delle camere non occupate

Report essenziale n.2: Report Statistico

I proprietari di piccoli alloggi devono essere in grado di tenere traccia di determinate metriche che diano loro una panoramica dell’andamento della loro attività.

Questo comprende:

●  Totale notti di camere chiuse, occupate e non occupate?

●  Occupazione media, durata del soggiorno, tempi di consegna, ricavi per prenotazione e tariffa giornaliera?

●  Entrate per camera disponibile?

●  Prenotazioni cancellate?

Misurare e tenere traccia di queste statistiche nel tempo è fondamentale per poter sapere se stai migliorando o meno.

Report essenziale n.3: Report dei canali di prenotazione

Inutile dire che per gestire con successo le tue entrate, devi essere in grado di vedere tutti i tuoi flussi di entrate, dai siti Web di prenotazione online in cui pubblicizzi la tua proprietà, alle tue attività di marketing e vendita.

Per sapere cosa funziona e cosa non funziona, è necessario creare un report di:

●  Canali di prenotazione: numero di prenotazioni ed entrate totali

●  Prenotazioni dirette: numero di prenotazioni ed entrate totali

●  Prenotazioni Extranet (inserite manualmente): numero di prenotazioni ed entrate totali

●  Senza questa visibilità, non sarai in grado di prendere decisioni di prezzo basate su uno dei principi più fondamentali dell’economia: domanda e offerta.

Con un PMS, è più facile dividere e spezzettare i tuoi dati, esportandoli se necessario. Un sistema moderno te lo mostrerà visivamente e ti consentirà di salvarlo. Puoi dedicare più tempo ad analizzare ed interpretare i dati, invece di manipolarli faticosamente sui documenti Excel.

Vantaggi dei sistemi di gestione alberghiera per un hotel

Un front desk software ridurrà al minimo la quantità di tempo che tu e il tuo personale dovete dedicare alle attività amministrative, il che significa che potrete dedicare quel tempo a cose più importanti, come prendersi cura degli ospiti.

●  Incrementa la tua efficienza

Con un software di gestione alberghiera attivo, puoi automatizzare la maggior parte delle tue attività amministrative. Puoi programmare e-mail automatiche per migliorare la comunicazione con i tuoi ospiti e anche accettare prenotazioni online direttamente dai tuoi ospiti tramite il tuo sito Web e i canali social. Puoi anche dare agli ospiti l’opportunità di effettuare il check-in dai loro dispositivi mobili prima del loro arrivo.

Tutte queste funzioni automatizzate, ti evitano di dedicare una quantità infinita di tempo a rispondere alle e-mail, confermare le prenotazioni e gestire le attività di back office.

●  Riduce il rischio di errori di trascrizione

Senza una tecnologia come un sistema di front desk o un channel manager, c’è un alto rischio di errore umano che può portare a prenotazioni perse o, al contrario, al rischio di overbooking. Non solo un incubo amministrativo, ma anche un enorme problema con il servizio clienti che può portare a ospiti frustrati e non sono soddisfatti della loro esperienza.

●  Aumenta le tue prenotazioni

Quando il tuo software di gestione alberghiera può sfruttare le potenzialità di un channel manager, vedrai un aumento significativo delle prenotazioni totali. L’investimento in una giusta tecnologia per la tua proprietà, ti permette di incrementare i guadagni, di far crescere l’attività e di migliorare sempre più l’esperienza dei tuoi ospiti.

●  Migliora la tua capacità di gestire i ricavi

Oltre ad accettare prenotazioni e automatizzare le comunicazioni, la tua soluzione aziendale B&B “tutto in uno” raccoglierà dati sui tuoi ospiti che verranno riportati in report utili e di facile lettura. 

Questi strumenti di reportistica ti consentono di valutare la tua attività in un attimo e ti forniscono statistiche dettagliate per poter migliorare la tua attività.

Con dati preziosi e accurati disponibili in qualsiasi momento, puoi facilmente regolare le tariffe delle camere in base alle esigenze stagionali e alla concorrenza locale, per generare quante più entrate possibili per prenotazione.

●  Ti consente di aggiornare il tuo sito Web in modo rapido e semplice

Non dovresti essere costretto ad assumere un web designer per creare un sito web adatto a te. Questo è un processo lungo e costoso e spesso ti lascia con un sito Web complesso che non puoi aggiornare da solo.

Una soluzione di business B&B “tutto in uno” include anche uno strumento per la creazione di siti web che consente di creare un sito personalizzato per aumentare la visibilità online e le prenotazioni. Questo ti permette di aggiornarlo in modo semplice, quando e dove vuoi.

●  Ti dà possibilità di gestire la tua proprietà a distanza

I migliori strumenti di gestione alberghiera ti permettono di accedere alla tua soluzione aziendale “tutto in uno” da qualsiasi dispositivo mobile che preferisci.

Con l’accesso da remoto, puoi trascorrere meno tempo alla tua scrivania e più tempo a interagire con gli ospiti che soggiornano presso la tua struttura.

In effetti, potresti persino essere in grado di sgattaiolare via per una vacanza tutta tua!

Risultati che ci si può aspettare da un PMS per hotel

Abbiamo trattato funzionalità e vantaggi, ma potrebbe essere utile esaminare i risultati a cui la scelta di un PMS porterebbe. Ecco i principali cambiamenti di vita che sperimenterai quando troverai lo strumento aziendale perfetto per gestire la tua piccola proprietà.

●  Non è più necessario confermare le prenotazioni

Ammettiamolo: ci vogliono almeno cinque minuti per accettare le prenotazioni per telefono o via e-mail. In effetti, l’attività può durare più giorni se i tuoi ospiti ti contattano dall’estero, in fusi orari differenti. Il semplice atto di effettuare una prenotazione richiede la creazione di una quantità significativa di telefonate ed e-mail per bloccare la prenotazione.

Con un PMS all-in-one, ci vogliono esattamente zero minuti per confermare una prenotazione, perché il tuo sistema lo fa per te, anche mentre dormi! Ti svegli e trovi nuove prenotazioni, i tuoi clienti prenotano autonomamente attraverso il sito web quando è conveniente per loro.

●  Non è più necessario elaborare i pagamenti

Il denaro è sempre un argomento delicato, quindi devi essere estremamente professionale in questo settore. I tuoi clienti si aspettano un modo semplice per pagare e una ricevuta istantanea che confermi la loro prenotazione. L’esperienza non dovrebbe essere un processo complicato.

Il tuo software di prenotazione dovrebbe consentire ai clienti di inserire senza problemi i dettagli di pagamento in modo che possano utilizzarlo da soli.

●  Non è necessario rispondere alle domande frequenti (FAQ)

All’inizio della loro esperienza con te, il tuo cliente deve essere ben informato. Non effettueranno una prenotazione senza un’idea chiara di cosa stai offrendo.

Un PMS tutto in uno ti consentirà di fornire loro tutte le informazioni di cui hanno bisogno per prendere una decisione:

●  Descrizione chiara della camera e dei servizi

●  Foto e video

●  Recensioni

●  Disponibilità

●  Mappa

Potresti poi pensare di creare una pagina FAQ separata, con tutte le richieste che normalmente ricevi al telefono.

●  Risparmia molto tempo sulle comunicazioni per gli ospiti

Ovviamente, una volta effettuata la prenotazione, devi comunque comunicare correttamente con i tuoi ospiti. Altrimenti si chiederanno se ti sei dimenticato di loro o potrebbero persino dimenticarsi loro di te!

Un sistema PMS tutto in uno ti consentirà di automatizzare le e-mail di promemoria e le e-mail di follow-up, per la richiesta di feedback. Un ottimo modo per ottenere recensioni online positive!

Dovresti anche considerare l’invio di e-mail promozionali per convincerli a tornare o a suggerire il soggiorno ad un amico. È possibile impostare codici promozionali molto facilmente nei PMS all-in-one.

●  Non è più necessario aggiornare la disponibilità

Un sistema PMS all-in-one, che supporta la gestione del tuo canale di vendita, aggiornerà automaticamente la tua disponibilità su tutti i tuoi canali di prenotazione. Ciò significa che non è necessario aggiornare le disponibilità su tutte le OTA e rischiare di andare in overbooking o perdere potenziali incassi. Invece, puoi sederti, rilassarti e guardare le prenotazioni che arrivano!

Come scegliere il giusto provider per il tuo sistema di gestione alberghiera

Il PMS può essere considerato come il cuore di un’attività, quindi prenditi il ​​tuo tempo e fai le tue ricerche prima della decisione finale.

Nella tua ricerca, sarebbe saggio mettere ogni azienda sotto una lente d’ingrandimento, confrontando queste cinque caratteristiche essenziali.

Caratteristica n.1: Più di una reception

Spero che tu ti sia reso conto ormai che una soluzione tutto in uno è la strada da percorrere, quindi cerca un fornitore che guardi oltre la gestione della reception e offra soluzioni per migliorare il tuo marketing, la distribuzione (channel manager), ti faccia pagare meno commissioni (prenotazione diretta con un software di prenotazione) e realizzi un sito web bello ed efficace (website builder). Se desideri il miglior PMS per hotel, hai bisogno di una soluzione aziendale completa.

Caratteristica n.2: Prezzi flessibili

Come proprietario di una struttura ricettiva di piccole dimensioni, ti consigliamo di scegliere un sistema all-in-one che ti offra la massima flessibilità nel lavorare.

●  Ti vincola a un contratto? Scegli un software con pagamento in base al consumo, per ridurre al minimo il rischio nel caso non faccia al caso tuo. Un PMS creato per piccole strutture ricettive dovrebbe operare senza contratto, con canone mensile fisso, così da rendere più facile per te preventivare le spese.

●  Il prezzo è trasparente ed equo? Assicurati che non ci siano costi nascosti. Cerca una soluzione tutto incluso. È risaputo che alcune società addebitano una costosa tariffa aggiuntiva quando gli hotel desiderano integrare un canale di prenotazione.

Assicurati che il software che scegli sia in linea con le esigenze della tua proprietà, soprattutto in termini di flessibilità e costi. Alcune soluzioni struttureranno i loro prezzi in base a una percentuale di commissione per prenotazione, ma è difficile crescere con un tale modello di prezzo.

Caratteristica n.3: Supporto utile

Se qualcosa va storto, devi sapere che puoi fare affidamento sul tuo fornitore per essere assistito rapidamente.

●  Quanti giorni alla settimana viene offerto il supporto?

●  Puoi raggiungere qualcuno in un fuso orario che sia comodo per te?

●  Puoi parlare con una persona reale per ricevere assistenza?

●  Il supporto è offerto nella tua lingua?

●  Sono disposti a formare te e il tuo personale per utilizzare il prodotto?

●  C’è una vasta gamma di tutorial online per ridurre al minimo la necessità di supporto telefonico? Dovrebbero essere disponibili schermate dettagliate e tutorial video aggiornati a cui puoi accedere

●  Ci sono nuove versioni annunciate su base mensile? Assicurati che l’azienda che scegli si impegni a migliorare il prodotto invece di rimanere statica.

Caratteristica n.4: Buone Recensioni

Una buona azienda avrà molti clienti proprio come te. Potrebbero anche avere clienti nella tua zona!

Assicurati di chiedere loro degli esempi. Quando ti vengono forniti questi esempi, fai un ulteriore passo avanti e dai un’occhiata ai siti web di quei clienti per vedere se sono simili a te per tipologia e dimensioni della proprietà. Potresti anche voler contattare alcuni dei loro clienti e parlarci, per avere una recensione diretta del software.

Un altro buon consiglio è quello di controllare Hotel Tech Report per le recensioni online dei clienti. Qui troverai recensioni e giudizi su molti brand che dovrebbero darti la sicurezza di cui hai bisogno per fare un buon investimento.

Caratteristica n.4: Prova Gratuita

Assicurati di fare una prova gratuita di ciascuno dei sistemi a cui sei interessato: sono pratiche standard nel settore. Se non è disponibile una prova gratuita, richiedi almeno una dimostrazione del prodotto. Vuoi provarli per assicurarti che sia davvero la soluzione più semplice e completa per la tua piccola struttura ricettiva. Durante la prova, sarai in grado di valutare se possiede tutte le funzionalità di cui hai bisogno.

Il tuo Sistema di Gestione Alberghiera è quello più adatto alle tue esigenze?

Se hai già un PMS, un booking engine e/o un channel manager, può essere difficile capire se sia adatto per te o se trarresti vantaggio da un aggiornamento.

Ecco una checklist per aiutarti a valutare se stai veramente ottenendo il massimo dai tuoi rispettivi sistemi.

Checklist del software per reception

Il tuo sistema dovrebbe consentirti di:

●  Avere una panoramica delle prenotazioni in modalità calendario

●  Inserire stanze aggiuntive e articoli extra durante una prenotazione

●  Chiudere stanze specifiche per pulizie speciali

●  Aggiungere nuovi piani tariffari alle camere esistenti

●  Spostare le prenotazioni esistenti

●  Produrre fatture

●  Controllare gli ospiti in entrata e in uscita in pochi secondi

●  Cercare e trovare gli ospiti che ritornano presso la struttura

●  Gestire il calendario delle pulizie e il personale

●  Accedere tramite dispositivo mobile

Un altro aspetto vitale dei moderni sistemi di reception è la loro capacità di integrarsi con il tuo booking engine e con il channel manager. Questa integrazione si traduce in aggiornamenti in tempo reale su tariffe e disponibilità per il sistema di front desk, senza svolgere alcun lavoro manuale. Naturalmente, se si opta per una soluzione PMS all-in-one, tutte queste funzionalità formano un unico pacchetto dello stesso provider, quindi non è necessario preoccuparsi delle integrazioni.

Checklist del Channel Manager

Il tuo channel manager dovrebbe consentirti di:

●  Applicare tariffe e stop-selling con un semplice clic

●  Gestire tutti i canali di cui hai bisogno contemporaneamente

●  Gestire simultaneamente il numero e le tipologie di camere, per canale, di cui hai bisogno

●  Gestire la disponibilità con almeno un anno di anticipo

●  Gestire più giorni di disponibilità contemporaneamente

●  Collegarti ai tuoi canali esistenti

●  Collegarti a più canali, senza costi aggiuntivi

●  Produrre report sui canali che stanno generando il maggior numero di prenotazioni

●  Ricevere report sulla connettività del canale (ad es. se un canale non sta funzionando, lo verrai a sapere?)

Il tuo channel manager dovrebbe anche integrarsi con il tuo software di prenotazione o booking engine, offrendo un posto dove aggiornare le tue tariffe e applicare stop-selling. Utilizzando il suddetto modello di inventario raggruppato, il sistema riduce automaticamente la disponibilità quando una camera viene prenotata su uno qualsiasi dei tuoi canali di vendita.

Ciò significa che tutti i tuoi siti di prenotazione visualizzano la disponibilità corretta senza che tu debba stressarti o modificare nulla!

Checklist del Booking Engine

Il tuo software di prenotazione dovrebbe consentirti di:

●  Elaborare i pagamenti in modo sicuro, proteggendo tutti i dati sensibili degli ospiti secondo gli standard del settore

●  Accedere ai dati degli ospiti passati associati alle prenotazioni

●  Automatizzare le e-mail di comunicazione con gli ospiti

●  Creare report avanzati per valutare la gestione quotidiana e le prestazioni della tua proprietà

●  Pagare una quota fissa, invece di una commissione per prenotazione

●  Rescindere facilmente il contratto (ovvero non essere vincolato ad alcun contratto)

Il tuo attuale motore di prenotazione dovrebbe integrarsi perfettamente con il tuo sito web e idealmente anche con il tuo sistema di reception e channel manager.

In questo modo, sarai in grado di vedere quando arrivano le prenotazioni e tutti i tuoi canali online rifletteranno il numero corretto di camere disponibili.

PMS per Hotel: Punti Chiave

●  Un software di gestione alberghiera centralizza e automatizza molte delle operazioni quotidiane che derivano dalla gestione di una proprietà.

●  Un PMS è anche noto come sistema di reception, sistema di gestione dell’hotel e software per bed and breakfast… solo per citarne alcuni!

●  I proprietari di strutture di piccole dimensioni hanno bisogno di un sistema che gestisca tutto in un unico posto. Cerca un PMS tutto in uno che offra un booking engine e un channel manager, in modo da avere una soluzione completa per la tua attività.

●  Le caratteristiche principali del PMS includono: software di gestione della reception, software basato sul cloud, strumenti di up-selling, funzionalità di comunicazione con gli ospiti, gestione del canale di vendita e capacità di  ricevere prenotazioni internazionali.

●  I 3 report PMS essenziali includono: Report delle Transazioni, Report Statistico e Report dei Canali di Prenotazione.●  Quando scegli un provider PMS, valuta: prezzi flessibili, supporto, buone recensioni e disponibilità di una prova gratuita.

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