Para aumentar la eficiencia en la recepción y mejorar la experiencia de los huéspedes en tu alojamiento, es esencial contar con un software de gestión hotelera (PMS).

Tanto si ya estás familiarizado con el término “PMS” como si acabas de descubrirlo, has venido al lugar adecuado.  Comenzaremos con los conceptos básicos de lo que es esta tecnología, profundizaremos en cómo tu alojamiento puede beneficiarse de ella y cubriremos aspectos más complejos como características, funcionalidades y complementos.

¿Qué es un PMS hotelero? 

Un PMS es una solución tecnológica que gestiona e incluso automatiza muchas de las tareas administrativas de las que es responsable el personal de recepción.

El PMS es como si fuera el corazón de tu alojamiento. Almacena toda la información del huésped, administra los datos del check-in y del check-out y te ofrece la oportunidad de introducir peticiones especiales. También registra datos, administra la contabilidad y permite generar informes sobre el rendimiento del alojamiento.

Te permitirá realizar todas las operaciones diarias de tu alojamiento en un solo lugar, tales como:

• Proceso de reservas (online y PDV)
• Check-in y check-out de los huéspedes
• Detalles de la reserva de los huéspedes
• Seguimiento del inventario y de las tarifas
• Administración de la contabilidad de la recepción
• Gestión del mantenimiento y de la limpieza
• Control de las comunicaciones con los huéspedes

¿Qué es un software de gestión de hoteles?

Como ya habrás adivinado, un software de gestión de hoteles, o programa de gestión hotelera, ¡es otro nombre para designar un PMS! 

Básicamente, un PMS hotelero te ofrece la tecnología que necesitas para administrar de manera eficiente las tareas de recepción. Todo lo que haces en la recepción, lo puedes hacer con un PMS.

Vamos a ver otros sinónimos para designar un PMS y evitar así cualquier confusión:

• Software de gestión hotelera
• Programa de gestión hotelera
• Software para hoteles
• Sistema de gestión hotelera
• Sistema de gestión de hoteles

¿Qué es un PMS hotelero «todo en uno»?

Mantenerse al día con todas las tecnologías emergentes es una tarea difícil para cualquiera, especialmente, para el propietario o gerente general de un hotel pequeño y moderno. Al desempeñar muchas funciones durante el día, encontrar el tiempo para seleccionar e implementar un nuevo PMS puede parecerte un poco agobiante.

Es posible que escuches las palabras «todo en uno», muy utilizadas en este sector, y que nosotros también utilizaremos en este artículo. Básicamente, se refiere a un PMS con todos los extras añadidos para crear un sistema de gestión hotelera completo. Así es, un PMS hotelero no es la única tecnología que debes conocer… Hay otras dos importantes:

• Motor de reservas: también conocido como sistema de reservas, un motor de reservas es una aplicación de software que se utiliza para garantizar las reservas online en tus canales directos (páginas de tu sitio web y de redes sociales). Ha habido tal aumento en las reservas de alojamiento online que incluso los hoteles más pequeños ya no pueden dejar de lado el tener un motor de reservas online.
• Channel manager: un channel manager es una herramienta de distribución que te permite administrar fácilmente los diferentes sitios de reservas (llamados agencias de viajes online u OTA) a través de los cuales se realizan las ventas de tu alojamiento. Dicha herramienta utiliza un «modelo de inventario agrupado» para actualizar las habitaciones, tarifas y disponibilidad en múltiples OTA, todo al mismo tiempo. Esto significa que no importa dónde se realice una reserva, ya sea directamente en tu sitio web, a través del sitio de reservas de un tercero o en tu punto de venta, el inventario siempre está actualizado y nunca se vende de más.

Los softwares de gestión de hoteles, los motores de reservas y los channel managers son los tres tipos de tecnologías más comunes que utilizan los proveedores de alojamiento modernos, y los pequeños propietarios como tú tampoco deberíais tener la molestia de usar sistemas separados. Ahí es donde entra en juego un sistema todo en uno.

Un proveedor de PMS «todo en uno» te ofrecerá y te agrupará su propio motor de reservas y su channel manager. Estas tres entidades se sincronizarán automáticamente y proporcionarán a cualquier miembro del personal una vista de la disponibilidad en tiempo real, así como las tarifas del alojamiento.

También tiene otras ventajas. Cuando todos los componentes necesarios para la operación diaria de un negocio hotelero se combinan en un solo proveedor, generalmente, implica un precio más razonable. Además, ya que solo hay un proveedor de servicios con el que tratar, se reduce el tiempo dedicado a solicitar ayuda telefónica u online con atención al cliente, y se le puede dedicar más tiempo a los huéspedes.

Aunque es ideal tener todos los sistemas con un solo proveedor, cabe decir que las integraciones son muy comunes en el sector de la tecnología hotelera. Por lo tanto, si ya tienes un motor de reservas o un channel manager y estás satisfecho con ellos pero estás buscando un nuevo PMS, comprueba que el posible nuevo proveedor pueda integrarse con tu tecnología existente.

Cinco señales de que necesitas un software PMS hotelero

Ahora que tenemos claro qué es un PMS, veamos quién lo necesita.

Los pequeños proveedores de alojamiento suelen tener un presupuesto ajustado y puede ser tentador no invertir en un PMS. A simple vista, podría parecer que puedes ahorrar dinero administrando tus propias reservas en una hoja de cálculo de Excel, pero, en realidad, podría ser costoso para tu negocio a largo plazo.

Si te suenan las siguientes señales, probablemente, haya llegado la hora de actualizarse.

Señal 1: las reservas son difíciles y tediosas, tanto para ti como para tus huéspedes

Conoces esa sensación. Revisas el teléfono constantemente para ver si tienes nuevos mensajes de voz y correos electrónicos. Tienes miedo de dejar la recepción por si acaso llama un huésped. Intentas lidiar con el teléfono y el correo electrónico solo para bloquear esa reserva y asegurar los datos de la tarjeta de crédito del cliente.

Si tus huéspedes tienen que contactarte directamente, ya sea por teléfono o por correo electrónico, para completar su reserva, el proceso será frustrante para ambas partes. Te sentirás atado a la recepción y al teléfono, y es posible que los posibles clientes dejen de intentarlo si no pueden finalizar sus reservas rápidamente.

Con un PMS hotelero, el proceso de reserva se automatiza y se pueden aceptar reservas online. Un sistema de reservas online permite a los huéspedes seleccionar sus fechas y mostrar la disponibilidad y las tarifas en una interfaz fácil de leer.

Señal 2: la disponibilidad de las habitaciones es difícil de gestionar

En la mayoría de los casos, promocionarás tu alojamiento en varios canales y los huéspedes se pondrán en contacto contigo de varias formas.

Sin un PMS hotelero, el riesgo de sobrevender habitaciones es bastante alto. Esta es una de las experiencias más frustrantes para un viajero y puede ser perjudicial para tu reputación en el sector.

Un PMS hotelero te administrará el inventario y actualizará automáticamente la disponibilidad en todos tus canales de distribución.

Señal 3: administrar tu tiempo no es nada fácil

Es temporada alta y has reservado un almuerzo familiar en tu salón principal. Como propietario y gestor del alojamiento, estás ocupado asegurándote de que tus huéspedes estén contentos. Al no poder cerrar las habitaciones para la llegada o la salida, también tienes que lidiar al mismo tiempo con uno de tus clientes que necesita hacer el check-out.

Entre tanto ajetreo, te das cuenta de que hay productos del minibar que los huéspedes han consumido, pero que no han pagado. También te sientes con recursos insuficientes y poco profesional, ya que tanto los huéspedes que se marchaban como los invitados en la sala principal no han recibido el nivel de servicio necesario.

Un PMS hotelero te permitirá administrar tu tiempo de manera eficiente, ya que podrás cerrar habitaciones para la salida y la llegada, así como imprimir los horarios del check-in y del check-out. Sabrás exactamente cómo necesitas pasar tu preciado tiempo, a la vez que te asegurarás de que tus huéspedes tengan la mejor experiencia posible.

Señal 4: la comunicación con tus huéspedes requiere demasiado esfuerzo

Los viajeros actuales esperan correos electrónicos de confirmación automáticos, actualizaciones de mensajes de texto y respuestas a sus solicitudes.

En primer lugar, no estás seguro de dónde buscar para encontrar los datos de los huéspedes. Todas las gestiones con los invitados, desde el pago hasta los datos de contacto y reserva, se almacenan en varios lugares. Tienes que saltar de un programa a otro para encontrar lo que estás buscando, lo que conlleva una cantidad de tiempo significativa.

En segundo lugar, es difícil mantenerse comprometido con todos y cada uno de los huéspedes y asegurarse de que se responde a todas sus preguntas. Sabes que hay ciertos correos electrónicos que cada huésped debe recibir, por ejemplo: confirmación de reserva, recordatorio previo a la estancia, consejos durante la estancia y una solicitud de comentarios después de dicha estancia.

En el mejor de los casos, te has quedado atascado creando plantillas en documentos de Word y confiando en tu memoria para enviar correos electrónicos individuales en el momento oportuno. Con un PMS hotelero, obtienes acceso inmediato a toda la información de los huéspedes que necesitas, y puedes convertir los correos electrónicos de los clientes en un proceso automatizado y estandarizado, para que todos obtengan la misma gran experiencia.

Señal 5: no puedes visualizar lo que funciona y lo que no funciona para tu negocio

Al final de cada mes, no estás seguro exactamente de lo que funciona y de lo que no funciona. A fin de cuentas, ¡no puedes controlar lo que no puedes medir!

Un PMS hotelero te brinda una descripción completa del funcionamiento y del rendimiento diario de tu alojamiento. Podrás comprobar inmediatamente los datos de pago de los huéspedes, generar fácilmente informes de rendimiento mensuales o seleccionar una vista de los pagos pendientes con un solo clic. Más adelante, profundizaremos en estos informes.

Características deseadas en un software de gestión hotelera

Busca estas seis características principales al hacer tu selección.

Característica 1: gestión de la recepción

Tu PMS hotelero debe ofrecerte todas las herramientas que necesitas para organizarte completamente en la gestión de tu pequeño alojamiento. Para brindar a tus huéspedes el mejor servicio desde su llegada hasta su salida, deberías poder:

• Ver todas las reservas en una página de calendario
• Agregar habitaciones adicionales y artículos de venta adicionales a una reserva
• Añadir nuevos planes de precios a las habitaciones existentes
• Cerrar habitaciones específicas para una limpieza profunda
• Mover reservas existentes
• Facturar
• Hacer el check-in y check-out a los huéspedes
• Recordar a tus huéspedes frecuentes

Deberías tener toda la información que necesitas en un solo lugar y te debería llevar mucho menos tiempo completar las mismas tareas.

Característica 2: software en la nube

Estés donde estés, sea cual sea el dispositivo que estés usando, necesitas poder acceder al sistema. Esto significa que debe estar en la nube. Así, puedes afrontar el día mientras controlas las reservas. Todo lo que necesitas hacer es llevar tu móvil o tableta contigo.

Característica 3: herramientas de venta adicional y cruzada

Además de trabajar para conseguir más huéspedes, también debes trabajar para aumentar los ingresos de cada uno de ellos.

Un programa de gestión hotelera debe permitirte:

• Extras del paquete como check-out tardío, desayuno y paquetes de spa.
• Personalizar extras para adaptarse a cada producto.
• Añadir artículos extra en oferta a las reservas durante la estancia.

La venta adicional de productos y servicios relevantes puede brindar a tus huéspedes una estancia más placentera y, al mismo tiempo, contribuir a tu balance final.

Característica 4: funcionalidad de comunicación con los huéspedes

Un PMS hotelero debe facilitarte la comunicación con los huéspedes de forma estructurada, y esto incluye:

• Confirmación de la reserva: este es el correo electrónico automático que se envía inmediatamente después de que el huésped introduzca sus datos para hacer una reserva.
• Información previa a la llegada: ahora que se acerca el momento de su estancia, el propósito de este correo electrónico es asegurarse de que todo funcione sin problemas, hacer que se entusiasmen con su estancia y aumentar los ingresos.
• Agradecimiento posterior a la estancia: esta es tu oportunidad para solicitar comentarios y también animarlos a que reserven de nuevo y hagan recomendaciones mediante el envío de códigos promocionales.

Asegúrate de que los correos electrónicos se puedan personalizar para que coincidan con tu marca. Así, cada huésped obtiene una experiencia personalizada. Además, te permite el envío automático de códigos de promoción para fidelizarlos.

Característica 5: gestión de canales de venta

Como ya hemos mencionado, el PMS hotelero que elijas también debe servir como channel manager. Esto significa que los viajeros que reserven hoteles a través de las OTA vean la disponibilidad a medida que se actualiza casi en tiempo real, ya que el PMS distribuye todas las habitaciones disponibles en varios sitios de reserva.

El channel manager debe permitir:

• Actualizaciones de tarifas y disponibilidad en tiempo real.
• La administración de todos los sitios de reserva desde un solo lugar.
• La carga del inventario con 400 días de antelación.
• Ver con facilidad un resumen general de cómo se rastrean los canales.

Debido a que la disponibilidad se va reduciendo automáticamente en todos los sitios cuando se realiza una reserva desde cualquier sitio, no requiere el trabajo manual y así se maximizan los ingresos. Este método de distribución se denomina «modelo de inventario agrupado».

También querrás asegurarte de que un futuro proveedor no te cobre por sincronizar un nuevo canal. Un channel manager no debería interferir en tus relaciones, sino facilitar la conexión.

Característica 6: capacidad de reservas internacionales

Asegurarse de que los viajeros internacionales puedan reservar fácilmente es una prioridad para los hoteles pequeños. Tu PMS debería ayudarte a hacer esto al:

• Permitir asociarte con OTA internacionales. Por ejemplo, para vender tus habitaciones a viajeros chinos, deberías conectarte con Ctrip, ya que es el sitio de reservas preferido en China. Cuantos más sitios te conecten, mejor. Por ejemplo, Little Hotelier se conecta con cientos de sitios web de reservas.
• Proporcionar varios idiomas y monedas. Debe admitir al menos cinco idiomas (incluido el chino) y al menos 80 monedas diferentes.

Por supuesto, el hecho de que los viajeros internacionales puedan ir a tu sitio web y reservar significa que no necesitas estar en el despacho para aceptar reservas. 

Generación de informes del software de gestión hotelera

Los informes también son una característica esencial de un PMS, pero requieren su propia sección. 

Los sistemas de gestión hotelera ofrecen una amplia variedad de herramientas de informes que puedes usar para obtener más información sobre tu negocio. Estas herramientas de generación de informes pueden ser un gran activo para tu alojamiento, siempre que las uses y utilices los datos que se generan.

Los informes más poderosos que tienes a tu disposición incluyen informes financieros que te indican las ganancias diarias, semanales, mensuales o anuales, o informes de limpieza que te proporcionan información sobre cuánto tiempo lleva limpiar las habitaciones, el tiempo de rotación y el número de habitaciones que se limpian en un periodo de tiempo específico.

Para cualquier periodo de tiempo determinado, también deberías poder elaborar informes en:

• Check-ins y check-outs
• Cancelaciones
• Promedio de habitaciones desocupadas
• Método de pago
• Ingresos por habitación disponible
• Ocupación media
• Duración media de la estancia
• Ingresos por canal

Sin embargo, hay tres informes esenciales. Asegúrate de que el PMS te proporcione lo siguiente:

Informe esencial 1: informe de transacciones

Un análisis de tus transacciones diarias te permite obtener más información sobre lo que funciona; por ejemplo, puedes notar un patrón en los días altos y bajos, así como qué métodos de pago son los más populares para tu pequeño hotel.

¿Con qué detalle puedes ver tus pagos y reservas?

Para cualquier periodo de tiempo que selecciones, deberías poder ver:

• Método de pago (efectivo, tipo de tarjeta de crédito, etc.)
• Número de check-ins
• Número de check-outs
• Número de cancelaciones
• Número de check-ins pendientes
• Número de check-outs pendientes
• Promedio de habitaciones desocupadas

Informe esencial 2: informe de estadísticas

Los proveedores de alojamientos pequeños deben poder rastrear ciertas métricas que les brinden una visión general de lo bien que está funcionando su negocio.

Esto incluye:

• Total de noches de habitación cerrada, ocupada y desocupada.
• Ocupación media, duración de la estancia, tiempo de preparación, ingresos por reserva y tarifa diaria.
• Ingresos por habitación disponible.
• Reservas canceladas.

La medición y el seguimiento de estas estadísticas a lo largo del tiempo es fundamental para poder saber si estás mejorando o no.

Informe esencial 3: informe de canales de reserva

No hace falta decir que, para gestionar tus ingresos con éxito, debes poder ver todos los flujos de ingresos, desde los sitios web de reservas online donde se anuncia tu alojamiento, hasta tus puntos de marketing y ventas.

Para saber lo que funciona y lo que no, debes crear un informe de:

• Canales de reserva: número de reservas e ingresos totales.
• Reservas directas: número de reservas e ingresos totales.
• Reservas de extranet (introducidas manualmente): número de reservas e ingresos totales.
• Sin esta visibilidad, no podrás tomar decisiones de precios basadas en uno de los principios más fundamentales de la economía: la oferta y la demanda.

Con un PMS hotelero, es más fácil desglosar los datos, exportándolos en caso necesario. Un sistema moderno te lo mostrará y te permitirá imprimirlo. Podrás dedicar más tiempo a dar sentido a los datos y decidir qué hacer con ellos, en lugar de gestionarlos tediosamente en documentos de Excel.

Beneficios de los PMS hoteleros

Un software de gestión de hoteles reducirá la cantidad de tiempo que tú y tu personal dedicas a tareas administrativas, lo que significa que puedes dedicar ese tiempo a cosas más importantes, como atender a los huéspedes. 

• Aumentará tu eficiencia

Con un sistema de gestión hotelera, podrás automatizar la mayoría de las tareas administrativas. Podrás programar correos electrónicos para mejorar la comunicación con tus huéspedes y también aceptar sus reservas directas online a través de tu sitio web y canales sociales. Incluso podrás brindarles la oportunidad de registrarse desde sus dispositivos móviles antes de su llegada.

Todas estas funciones automatizadas evitan que pases una cantidad de tiempo infinita respondiendo correos electrónicos, confirmando reservas y administrando tareas en la oficina.

• Reducirás el riesgo de errores administrativos

Sin un sistema de gestión hotelera o un channel manager, existe un riesgo alto de equivocarse que puede hacer que se pierdan o se dupliquen reservas. Esto no solo es una pesadilla administrativa, sino que también es un gran problema de servicio al cliente que puede causar frustración con su experiencia.

• Aumentarán tus reservas

Cuando tu software de gestión hotelera tiene la capacidad tanto de reservar online como de ser un channel manager, verás un aumento significativo en tus reservas totales. Cuando inviertes en la tecnología hotelera adecuada para tu negocio, deberías obtener rendimientos que te permitan aumentar tu negocio y seguir mejorando la experiencia de tus huéspedes.

• Mejorará tu capacidad para administrar los ingresos

Además de aceptar reservas y automatizar las comunicaciones, tu sistema de gestión hotelera todo en uno recogerá datos sobre tus huéspedes y los recopilará en informes útiles y fáciles de analizar.

Estas herramientas de informes te permiten evaluar tu negocio de un vistazo y te brindan información sobre las formas en que puedes y debes mejorar tu negocio.

Con datos valiosos y precisos disponibles en cualquier momento, puedes ajustar fácilmente los precios de las habitaciones en función de las demandas de la temporada y la competencia local para generar tantos ingresos por reserva como sea posible.

• Te permitirá actualizar tu sitio web de forma rápida y sencilla

No debes verte obligado a contratar a un diseñador web para crear tu sitio web. Este es un proceso largo y costoso y que, muchas veces, te deja con un fantástico sitio web, pero que no puedes actualizar por tu cuenta.

Un sistema de gestión hotelera «todo en uno» también incluye un creador de sitios web que te permite diseñar tu web personalizada, lo que aumentará tu visibilidad online, así como tus reservas. Lo mejor de todo es que lo podrás actualizar cuándo y dónde quieras.

• Te dará el poder de gestionar tu alojamiento remotamente

Las mejores herramientas de gestión hotelera te permiten salir de la oficina de tu alojamiento. Deberías poder acceder a tu software de gestión hotelera todo en uno desde el dispositivo móvil que prefieras.

Con el acceso remoto, puedes pasar menos tiempo en tareas administrativas y más tiempo interactuando con los huéspedes de tu alojamiento.

De hecho, ¡incluso podrías irte de vacaciones!

Resultados que puedes esperar de un PMS para hoteles

Hemos analizado las características y los beneficios, pero sería útil ver los resultados que te puede aportar la solución PMS adecuada. Estos son los principales cambios que podrás experimentar al encontrar la herramienta de negocio perfecta para gestionar tu pequeño alojamiento.

• No necesitarás confirmar las reservas

Seamos realistas: te lleva al menos cinco minutos aceptar reservas por teléfono o por correo electrónico. De hecho, la tarea puede durar días si los huéspedes se comunican contigo desde el extranjero en zonas horarias opuestas. El simple hecho de hacer una reserva te requiere pasar una cantidad de tiempo significativa al teléfono y con el correo electrónico para bloquearla.

Con un PMS hotelero «todo en uno», no tendrás que invertir el tiempo en confirmar una reserva, porque el sistema lo hará por ti, ¡incluso mientras duermes! Te despertarás con un montón de reservas nuevas porque los clientes las autogestionarán cómodamente a través de tu sitio web.

• No necesitarás procesar los pagos

El dinero siempre es un tema delicado, por lo que debes ser extremadamente profesional en ello. Los clientes esperan poder pagar fácilmente y recibir una confirmación de reserva instantánea. Esto no debería ser un proceso complicado.

Tu motor de reservas debería permitir a los clientes introducir sus datos de pago sin problemas para poder gestionarlo ellos mismos.

• No necesitarás responder a las preguntas más frecuentes

Al comenzar su experiencia contigo, el cliente necesita estar bien informado. No hará una reserva sin una idea clara de lo que ofreces.

Un PMS para hoteles «todo en uno» te permitirá brindarles toda la información que necesitan para tomar una decisión:

• Una descripción clara de la habitación y sus comodidades
• Fotos y vídeos
• Testimonios
• Disponibilidad
• Mapa

Con una página de preguntas frecuentes sumarás puntos a tu favor, ya que responderá a todas las consultas típicas que sueles recibir por teléfono.

• Ahorrarás mucho tiempo en comunicaciones con el cliente

Por supuesto, una vez que se realiza una reserva, es conveniente que te comuniques con los clientes. De lo contrario, se preguntarán si te has olvidado de ellos, ¡o incluso pueden olvidarse ellos de ti!

Un PMS hotelero todo en uno te permitirá automatizar los correos electrónicos recordatorios, que les indican qué llevar, así como los correos electrónicos de seguimiento para solicitar comentarios. ¡Esta es una manera de obtener excelentes opiniones online!

También debes considerar el envío de correos electrónicos promocionales para que vuelvan o para que te recomienden a un amigo. Puedes configurar códigos promocionales muy fácilmente en el PMS hotelero todo en uno.

• Ya no necesitarás actualizar la disponibilidad

Un PMS para hoteles todo en uno, que admite la administración del canal de ventas, actualizará automáticamente la disponibilidad de tu alojamiento en todos los sitios de reserva. Esto significa que no necesitas actualizar la disponibilidad en cada OTA ni arriesgarte a duplicar reservas ni a perder ventas. ¡Podrás sentarte, relajarte y ver cómo llegan todas las reservas!

Cómo elegir un proveedor de software de gestión hotelera

El software de gestión hotelera funciona efectivamente como el corazón de tu empresa, así que, dedica tiempo e investiga antes de tomar la decisión final.

En tu búsqueda, sería conveniente examinar minuciosamente cada empresa, además de tener en cuenta estas cinco características esenciales al compararlos entre sí.

Característica 1: más que una recepción

Esperamos que ahora comprendas que una solución «todo en uno» es el camino a seguir, así que, busca un proveedor que vaya más allá de la administración de la recepción y ofrezca soluciones para mejorar la comercialización y distribución (channel manager), el pago de comisiones sea menor (motor de reserva directa), y cuente con la creación de un sitio web atractivo y eficaz (constructor de sitios web). Si quieres el mejor PMS hotelero, necesitas una solución empresarial completa.

Característica 2: precios flexibles 

Como pequeño proveedor de alojamiento, te recomendamos que elijas un software «todo en uno» que te ofrezca la mayor flexibilidad a la hora de trabajar con él.

• ¿Te vincula a un contrato? Si eso no es lo que quieres, elige un software de pago por uso para minimizar el riesgo. Un PMS para un hotel pequeño debe operar con una tarifa mensual fija sin contrato, lo que te facilita presupuestar los gastos.
• ¿Los precios son transparentes y justos? Asegúrate de que no haya costes ocultos. Busca una solución con todo incluido. Algunas empresas cobran una tarifa adicional costosa cuando los hoteles quieren integrar un canal de reservas.

Asegúrate de que el software que elijas se ajuste a las necesidades de tu pequeño alojamiento, especialmente, en términos de flexibilidad y coste. Algunas soluciones hacen cumplir con los contratos y estructuran sus precios en función de un porcentaje de comisión por reserva, pero con un modelo de precios así es difícil crecer.

Característica 3: soporte útil

Si algo sale mal, debes saber que puedes confiar en tu proveedor para que te ayude rápidamente.

• ¿Cuántos días a la semana ofrece soporte?
• ¿Puedes contactarles en una zona horaria adecuada para ti?
• ¿Puedes hablar con una persona real para obtener ayuda?
• ¿El soporte es en tu mismo idioma?
• ¿Están dispuestos a capacitarlos tanto a ti como a tu personal para usar el producto?
• ¿Existe una gran cantidad de tutoriales online para minimizar la necesidad de soporte telefónico? Debería haber capturas de pantalla paso a paso actualizadas y vídeos tutoriales disponibles.
• ¿Se anuncian lanzamientos de nuevas funciones mensualmente? Asegúrate de que la empresa que elijas se comprometa a mejorar el producto en lugar de permanecer estática.

Característica 4: buenos comentarios

Una buena empresa tendrá a muchos clientes como tú. ¡Incluso pueden tener clientes en tu región!

Asegúrate de pedirles ejemplos. Cuando te den estos ejemplos, ve un paso más allá y echa un vistazo a los sitios web de esos clientes para ver si son similares en tipo y tamaño de propiedad a tu pequeño hotel. Es posible que incluso quieras ponerte en contacto con algunos de sus clientes y hablar con ellos para obtener una opinión de primera mano del software.

Otro buen consejo es consultar Hotel Tech Report para conocer los comentarios de los clientes online. Aquí encontrarás reseñas y opiniones de muchas marcas que deberían darte la confianza que necesitas para hacer una buena inversión.

Característica 5: prueba gratuita

Asegúrate de realizar una prueba gratuita de cada uno de los sistemas que consultes, es lo normal en la industria. Si no hay disponible una prueba gratuita, al menos solicita una demostración del producto. Querrás jugar un poco con él para asegurarte de que es realmente la solución más fácil y completa para tu pequeña propiedad. En la versión de prueba, podrás evaluar si tiene todas las funciones que necesitas.

¿Te va bien el software de tu sistema de gestión hotelera?

Si ya tienes un PMS, un motor de reservas online y/o un channel manager, puede ser difícil determinar si te funcionaría o si te beneficiaría de una actualización.

Aquí hay algunas listas de verificación para ayudarte a evaluar si realmente estás aprovechando al máximo tus respectivos sistemas.

Lista de verificación del sistema de gestión hotelera

Tu sistema de gestión hotelera debería permitirte:

• Ver una descripción general de las reservas en una vista de calendario.
• Agregar habitaciones adicionales y artículos de venta adicionales a una reserva.
• Cerrar habitaciones específicas para una limpieza profunda.
• Añadir nuevos planes de precios a las habitaciones existentes.
• Mover reservas existentes.
• Emitir facturas propias.
• Hacer el check-in y check-out en segundos.
• Buscar y encontrar a tus huéspedes frecuentes.
• Administrar el calendario de la limpieza y de la plantilla.
• Acceder en todo momento desde un dispositivo móvil.

Otro aspecto vital de los sistemas de recepción modernos es su capacidad para integrarse con el motor de reservas y el channel manager. Esta integración significa que tu sistema de gestión hotelera recibe actualizaciones de tarifas y disponibilidad en tiempo real, y no te implica un trabajo manual. Por supuesto, si optas por un PMS hotelero todo en uno, todas estas características forman parte de un paquete del mismo proveedor, para no tener que preocuparse de las integraciones.

Lista de verificación del channel manager

El channel manager debería permitirte:

• Aplicar tarifas y cierres de ventas con un simple clic.
• Gestionar tantos canales como necesites simultáneamente.
• Administrar la cantidad de tipos de habitaciones por canal que necesitas a la vez.
• Gestionar la disponibilidad con al menos un año de antelación.
• Administrar múltiples días de disponibilidad a la vez.
• Conectarte a tus canales existentes.
• Conectarte a más canales, sin coste adicional.
• Generar informes sobre qué canales te generan la mayor cantidad de reservas.
• Obtener informes sobre la conectividad del canal (si se rompe la conexión, ¿lo hubieras sabido?)

Tu channel manager también debería integrarse con tu motor de reservas, y ofrecerte un lugar donde poder actualizar las tarifas y aplicar cierres de ventas. Mediante el uso del modelo de inventario agrupado ya mencionado, el sistema reduce automáticamente la disponibilidad cuando se reserva una habitación en cualquiera de tus canales de venta.

¡Esto significa que todos tus sitios de reservas muestran el inventario correcto sin tener que estresarte o ajustar nada!

Lista de verificación del motor de reservas

El motor de reservas online debería permitirte:

• Procesar los pagos y mantener seguros los datos confidenciales de los huéspedes de acuerdo con los estándares del sector.
• Acceder a datos de huéspedes anteriores asociados con reservas.
• Automatizar correos electrónicos de comunicación con los huéspedes.
• Crear informes avanzados para evaluar el funcionamiento y el rendimiento diario de tu alojamiento.
• Pagar una tarifa fija, en lugar de una comisión por reserva.
• Finalizar fácilmente el acuerdo (es decir, no estar sujeto a ningún contrato).

Tu motor de reservas actual debería integrarse a la perfección con tu sitio web e, idealmente, también con tu PMS y channel manager.

Así, podrás ver cuándo entran reservas y todos tus canales online reflejarán la cantidad correcta de habitaciones disponibles.

PMS de hotel: puntos clave

• Un sistema de gestión de alojamientos centraliza y automatiza muchas de las operaciones diarias que conlleva la gestión de una propiedad.
• Un PMS hotelero también se conoce como sistema de gestión hotelera, software de gestión de hoteles y programa de gestión hotelera… ¡Entre otros!
• Los pequeños proveedores de alojamiento necesitan un sistema que maneje todo en un mismo lugar. Busca un PMS hotelero todo en uno que ofrezca un motor de reservas y un channel manager para tener una solución completa para tu negocio.
• Las características clave del PMS incluyen: administración de recepción, software basado en la nube, herramientas de ventas adicionales, funcionalidad de comunicación con los huéspedes, administración de canales de ventas y capacidad de reservas internacionales.
• Los tres informes esenciales de PMS incluyen: informes de transacciones, de estadísticas y de canales de reserva.
• Al elegir un proveedor de PMS, busca: precios flexibles, soporte útil, buenas opiniones y una prueba gratuita.