Inicia y Administra una Casa de Huéspedes: La Guía Completa

¿Estás pensando en iniciar una casa de huéspedes? Puede ser que ya tengas la ubicación en mente, una idea de las flores frescas con las que recibirás a los huéspedes, y hasta qué les servirás en el desayuno. Puedes fantasear con las personas interesantes que conocerás y el estilo de vida que podrás disfrutar. 

Si es la primera vez que emprendes en la industria del pequeño alojamiento, probablemente te has dado cuenta de la gran curva de aprendizaje que tienes por delante para que tu sueño se haga realidad. Y si eres nuevo en la industria de la hospitalidad en general, entonces esa curva será más pronunciada.

No dejes que eso te impida concretar tus sueños. Con los consejos adecuados, planificación y objetivos, puedes hacer que tu idea despegue y comenzar a vivir la vida que soñaste con tu casa de huéspedes.

Aquí te ayudaremos a decidir si estás listo para concretar tus ambiciones y ver con detalle los pasos necesarios involucrados en iniciar y administrar una casa de huéspedes. 

Iniciar y Administrar una Casa de Huéspedes

No todas las grandes ideas se convierten en un negocio viable, y algunos sueños pueden volverse pesadillas con la realidad del día a día.

Antes de lanzar cualquier tipo de negocio, es una buena idea dar un paso atrás  y hacernos algunas preguntas importantes. 

Tómate tu tiempo para responder (honestamente) a estas 5 preguntas. 

¿Cuál es tu “Por Qué”?

¿Por qué queremos tener una casa de huéspedes? ¿Siempre quisiste administrar una casa de huéspedes desde que te alojaste en una o es solo para hacer dinero? ¿Quieres algo que te permita ser tu propio jefe? ¿Es parte de un cambio más importante? 

Independientemente de las razones, conocer tu “por qué” te ayudará a tomar buenas decisiones ahora y en el futuro. 

¿Es una Casa de Huéspedes un buen gegocio para ti? 

Si nunca antes administrate una casa de huéspedes, ¿cómo sabes que cuentas con las cualidades para tener éxito? 

Aquellos que suelen ser buenos para este tipo de trabajo por lo general son: 

• Gente sociable y amigable, siempre dispuestas a conversar
• Buenos para gestionar la presión y son expertos en multi-tasking 
• Ingeniosos y dispuestos a probar cosas nuevas para tener éxito 
• Se sienten a gusto gestionando cosas mundanas y de rutina, incluido cocinar y limpiar 
• Gente dispuestas a aprender de sus errores 
• Gente dispuesta a aprender todo sobre su ubicación

¿Es el Momento Correcto? 

Dicen que el tiempo lo es todo, y es realmente algo para considerar al momento de decidir si conviene abrir una casa de huéspedes.  

Observa lo que está ocurriendo en la industria de la hospitalidad y en el mundo en general desde tus circunstancias particulares para ayudarte a decidir si es un buen momento para dar el salto. Necesitas estar listo, asegúrate de lanzar tu emprendimiento con el pie derecho.   

¿Tienes el dinero suficiente?

¿Tienes el dinero suficiente para lanzar una casa de huéspedes? La realidad es que necesitarás dinero para tu emprendimiento y vivir la vida que sueñas.  

Obtén claridad sobre tus costos iniciales y el monto de dinero que puedes esperar hacer semana a semana. Un plan de negocios te ayudará a responder tus preguntas financieras, junto con ponerse al día con tres métricas clave de ingresos para casas de huéspedes: costo promedio de una habitación, tasa de ocupación y RevPAR.  

Por supuesto, también todo se relaciona con tus motivaciones para lanzar una casa de huéspedes. ¿Planificas este emprendimiento como una elección de vida que suplementará una fuente de ingresos existente? ¿O tu mayor prioridad es hacer ganancias? 

¿Estás listo para trabajar?

Tus huéspedes y tu casa de huéspedes demandarán tu atención las 24 horas del día. Hacer el check-in, gestionar las reservas, ofrecer asesoramiento local, presupuestar, cocinar, hacer el mantenimiento, la limpieza de las habitaciones, el marketing y ofrecer una experiencia maravillosa: ¡hay mucho para hacer malabares! 

Si no estás muy motivado o amas tu vida como dueño de una casa de huéspedes, manejar todo rápidamente puede convertirse en una lucha. 

¿Cómo lanzar tu negocio de casa de huéspedes?

Okay, has decidido abrir una casa de huéspedes. ¿Cómo conviertes tus sueños y planes en realidad?

Primer paso: ¿Construir, comprar o renovar? 

Hay más de una manera de empezar tu casa de huéspedes. Una de tus primeras decisiones será si construir la propiedad, comprar una casa de huéspedes ya existente, o renovar una propiedad.  

Si vas a empezar desde cero, puedes diseñar la propiedad según tus propias ideas. La cantidad de huéspedes que quieres alojar, las características que quieres incluir  y tu estilo preferido pueden ser tomados en cuenta al elegir el terreno, construir tu casa de huéspedes y decorar las habitaciones.

Empezar desde cero no será sencillo, con tantas decisiones y asuntos en los que pensar como los permisos de construcción  y licencias, pero tiene la ventaja de que podrás desarrollar una casa de huéspedes que se ajuste a tu visión.  

Adquirir una casa de huéspedes ya existente también tiene sus ventajas. Puedes rápidamente vivir la vida de un dueño de una casa de huéspedes. Sin embargo, haz tus deberes para entender por completo el flujo actual de dinero y los costos diarios de operación. Además, analiza los sistemas y proveedores existentes y considera qué renovaciones o modificaciones serán necesarias. Puede ayudar también si el actual dueño ofrece algún tipo de entrenamiento o soporte mientras tomas el mando.

Otra opción es usar tu propiedad actual o comprar una y convertirla en una casa de huéspedes. Si eliges esta alternativa, deberás investigar qué modificaciones serán necesarias y cuánto te costarán. 

Ya sea que decidas construir, comprar o renovar, ten en cuenta estos factores antes de tomar la decisión final: 

• Ubicación: ¿Te gusta la ubicación? ¿Los huéspedes la querrán visitar?

• Estacionalidad: ¿Esta ubicación atrae visitantes durante una estación en particular? ¿Cómo te mantendrás el resto del año? 
• Tamaño: ¿Es el tamaño adecuado para una casa de huéspedes? ¿Permite expansiones futuras? 
• Costos: Al hacer cuentas, ¿cuál es la opción que te conviene? 
• Regulaciones y burocracia: ¿Las regulaciones locales permiten una casa de huéspedes en el área? Averigua con las autoridades locales pertinentes.  

SegundopPaso: Planifica, planifica, planifica 

Suena un poco tedioso, pero preparar un exhaustivo plan de negocios te dará la base para tu negocio y será la guía hacia un futuro provechoso.  

Tu plan de negocios debe empezar capturando estos tres factores: 

• Tu visión: ¿Cuál es tu gran visión para tu casa de huéspedes? 
• Tu misión: ¿Para qué existe tu casa de huéspedes y a quién está dirigida? 
• Tus objetivos: ¿Cuáles son tus principales objetivos y cómo los alcanzarás? 

Ahora es el momento de profundizar en cada una de estas áreas: 

Tu industria y competidores

Investiga un poco para comprender mejor a tus competidores y la gente a la que le darás la bienvenida en tu casa de huéspedes. Tener una imagen clara de esto también te ayudará a pensar en tu propuesta única de venta PUV. ¿Cuál es tu factor diferencial que hace que la gente elija tu casa de huéspedes por sobre las de la competencia? Tener un PUV claro será fundamental para tu negocio. 

Servicios y comodidades

Haz una lista de todos los servicios y comodidades que ofrecerás en tu casa de huéspedes. ¿No sabés por dónde empezar? Ve a un sitio web donde se hagan reservas y fíjate que ofrecen propiedades similares.  

Operaciones y administración 

Políticas, procesos, checklists y formularios te ayudarán a operar en el día a día con la menor cantidad de estrés posible. Piensa en el check in y el check out, la limpieza, los pagos, la gente, proveedores, estándares de servicio, salud y seguridad y el mantenimiento de la propiedad para empezar. 

Otro punto clave a cubrir es cómo venderás y gestionarás tus habitaciones. ¿Tendrás tu propio sitio web o confiarás en sitios web de terceros?

Marketing

Comienza creando la identidad visual para tu casa de huéspedes, la cual incluye el logo, los colores y las fuentes que usarás en tu sitio web y papelería. Luego necesitarás pensar en los mensajes claves que usarás en cualquier campaña de marketing. 

Para los dueños de las casas de huéspedes, el marketing digital es accesible y un modo efectivo para hacer el lanzamiento y crecer. Sé creativo y considera todas estas opciones: 

• Marketing de contenidos
• Redes sociales
• Email marketing
• Reseñas online
• Optimización para motores de búsqueda (SEO)

Finanzas

Al final del día, debes tener dinero suficiente para empezar y luego hacer más dinero  o al menos no perder plata a medida que avanzas. Para hacerlo, simplemente necesitas hacer tus cuentas.Piensa en contratar un contador u otro profesional para que te ayude a crear un plan financiero. 

Tercer Paso: Prepárate para recibir a tus huéspedes 

Crea expectación mientras se prepara para el día de la inauguración para que tus huéspedes compartan su alegría sobre la apertura de tu casa de huéspedes. Las redes sociales son una gran manera de comunicar la noticia y dar un pequeño “detrás de bambalinas” sobre lo que está pasando mientras te preparas para el gran día.

Otra prioridad debe ser tener un sitio web. Debe ser lindo y ofrecer toda la información que tus huéspedes necesitan: cómo hacer una reserva y qué pueden esperar de su estadía. 

También debes tener los cuartos listos, con sábanas de calidad de hotel, recién pintados, alarmas contra incendios y otros elementos de seguridad y esos pequeños detalles que hacen que las habitaciones sean acogedoras y cómodas. 

Por supuesto, habrá muchas tareas pequeñas que hacer antes de que puedas por fin recibir a tus huéspedes. Asegúrate de no olvidarte de nada y de crear una lista de acciones basadas en tu plan de negocios. Priorízalas y solicita ayuda cuando lo necesites. 

Gestionar una Casa de Huéspedes: Los mejores consejos y recomendaciones 

Una vez que esté en funcionamiento la curva de aprendizaje no se detiene. Puedes evitar los inconvenientes más grandes y hacer crecer tu negocio con estos consejos:

• Conoce a tus huéspedes

El corazón del negocio son tus huéspedes. Son la razón por la que existe tu casa de huéspedes y conocerlos te permitirá mejorar cómo gestionas y comercializas tu emprendimiento. Observa, escucha y haz un dibujo claro de quiénes son y qué esperan cuando cruzan la puerta.

• Continua comunicando

Una pobre comunicación está en el origen de muchos problemas. Asegúrate de que tus huéspedes saben cómo ponerse en contacto contigo, y piensa en las cosas desde su perspectiva cuando ofrezcas información y contenidos. 

• Invierte en un gran sitio web

Tu sitio web es por lo general el responsable de la primera impresión. Asegúrate de que captura tu identidad de marca y el estilo de tu casa de huéspedes, resalta sus rasgos principales, ofrece mucha información importante y permite a los huéspedes realizar y gestionar sus reservas. 

• Enfócate en las reseñas

Más de 8 cada 10 huéspedes afirman que con frecuencia leen una reseña antes de reservar un alojamiento. Más de la mitad dice que no reservarían en un hotel sin reseñas. Enfócate en obtener tus primeras reseñas pidiendo a los felices huéspedes que regresen a sus hogares que dejen una reseña en alguna de las plataformas importantes como Google, Tripadvisor, Facebook o la que tu prefieras. 

• Aprovecha el feedback: el positivo y el negativo 

Considera el feedback como la información útil y valiosa que es en realidad.. El feedback positivo refuerza lo que estás haciendo bien. ¿Cómo puedes repetirlo? El negativo te ayuda a ver rápidamente dónde puedes mejorar tu desempeño. 

• Conoce el área

Mucho de las personas que se alojen usarán tu casa de huéspedes como el punto de partida para explorar los alrededores. Ayúdalos compartiendo con ellos los atractivos locales, los imperdibles turísticos y aquellas cosas que “solo los locales” conocen.   

• Manten la limpieza

Un cuarto que no está limpio es un no absoluto para los visitantes y algo negativo que mencionarán en las reseñas. Mantén estándares altos de limpieza para las habitaciones y realiza controles regulares para que detectes cualquier falla antes de que lo hagan los clientes. 

• Mantente actualizado con las noticias de la industria

Como un pequeño operador, estás en el día a día del negocio. Sin embargo, es importante que estés al tanto de lo que sucede en la industria. Suscríbte al blog de Little Hotelier para recibir contenido regularmente que te permitirá mejorar la operación de tu casa de huéspedes. 

Principales estrategias para gestionar una Casa de Huéspedes 

No puedes hacer todo en tu lista de deseos cuando estás gestionando una casa de huéspedes. Para evitar sentirte abrumado con esta realización, crea estrategias alrededor de estas tres áreas fundamentales para ser más eficiente durante el día:  

Distribución y Ventas

Existen diferentes opciones disponibles para vender tus habitaciones y debes encontrar el modo más efectivo y redituable para hacerlo. Como dueño de una casa de huéspedes, tu sitio web y canales de redes sociales son un evidente punto de partida. Invierte en un motor de búsqueda para reservas que permita que estas reservas se realicen. 

Si tienes pocas habitaciones y una gran cantidad de seguidores en redes sociales esta puede ser la única manera de alcanzar tus objetivos. Sin embargo, si quieres aumentar tus posibilidades de una tasa de ocupación más estable, vincularte con un agente de viajes puede ser una buena estrategia.Estos canales tienen un importante alcance nacional e internacional, poniendo a tu casa de huéspedes en frente de muchos más viajeros que los que llegarías por tus propios medios. 

Google Hotel Ads es otra manera de ampliar tu alcance, en especial entre los viajeros que buscan dónde alojarse en tu localidad. 

Si tu estrategia incluye algunos de estos canales, considera usar un gestor de canales para evitarte el dolor de cabeza de administrar las reservas. 

Marketing 

No tienes el presupuesto para marketing de un gran hotel. Pero hoy en día no necesitas un gran presupuesto para crear una campaña de marketing poderosa. 

Para comercializar tu casa de huéspedes en forma efectiva, focalízate en estas 4 cosas:  

1. Tu propuesta única de ventas

En la etapa de planificación has pensado en tu PUV. ¿Qué hace que tu propiedad sea diferente del resto? ¿Por qué eso influiría en los huéspedes para que se alojen contigo? Debes incluir esto en tus mensajes de marketing. 

2. Tu ubicación

¿Tienes una vista hermosa? Asegúrate de resaltarla en tus redes sociales y alienta a tus huéspedes a etiquetarte en sus posteos . .

3. Tus huéspedes

Recuerda: debes hablarle a tus clientes. Ya sea que estás desarrollando los colores de tu marca, creando contenido o diseñando tu sitio web, debes hablar su idioma y hablarles directamente para que tus mensajes de marketing les lleguen claros y fuerte. 

4. Herramientas de marketing digital

Hay muchas herramientas disponibles, desde las redes sociales al contenido o el email marketing y el SEO. Diseña tu estrategia alrededor de las herramientas que te ayudarán a llegar a tu audiencia, no uses las herramientas que otros usen o recomiendan. 

Gestión de los ingresos

La gestión de los ingresos trata sobre llegar al precio correcto para alcanzar la mayor ganancia posible. Puede parecer simple, pero ¿cómo encuentras ese punto mágico en donde los cuartos están llenos pero a un precio tan alto como los huéspedes están dispuestos a abonar? 

Suma la estacionalidad, múltiples canales y variaciones en las habitaciones  las cosas pueden complicarse rápidamente.

Sin embargo, con la estrategia correcta puedes llegar a ese punto de equilibrio entre los precios y las ganancias. Considera usar estas tarifas diferentes: 

• Una tarifa regular “de base” basada en el tipo de habitación y cantidad de huéspedes.
• Descuentos para grupos que reserven varias habitaciones.
• Descuentos para estudiantes, influencers u otros grupos. 

• Paquetes que pueden incluir un tour o el desayuno
• Precios más altos que coincidan con fines de semana, estaciones del año o eventos locales.
• Ofertas de último momento

Software para Casas de Huéspedes: Cuáles son sus usos y beneficios 

Son muchas las cosas involucradas en establecer, poner en marcha y gestionar una casa de huéspedes. ¿Te abruma tan sólo pensar en ello?

Por suerte estamos en la era digital y existen diversas opciones para lograr atajos y alcanzar rápidamente la calma. En especial, estas tres áreas pueden ser transformadas con la tecnología adecuada:   

Front desk

Una plataforma de recepción de hotel digital brinda el poder de administrar reservas, check-in y check-out, tarifas de habitaciones, ocupación, limpieza, comunicaciones con los huéspedes y pagos, todo en un solo lugar. Con tantas de sus tareas diarias en piloto automático, tendrá mucho más tiempo para concentrarse en las cosas importantes

Channel manager

Un gestor de canales o channel manager  te da el poder de vender tus habitaciones a través de tu sitio web, de sitios web de terceros y otros canales al mismo tiempo. La disponibilidad de habitaciones se actualiza en tiempo real y puede realizar cambios masivos cuando lo necesite. Un administrador de canales puede ayudar a aumentar la ocupación de habitaciones y los ingresos.

Motor de Reservas

Un motor de reservas permite aceptar reservas directas y puede tener un gran impacto en el volumen de reservas. Esta tecnología se puede integrar con el sitio web para crear una experiencia de reserva en línea personalizada para tus huéspedes.