Cos’è una conferma della prenotazione?

Una conferma della prenotazione è un documento che l’hotel fornisce agli ospiti, in cui conferma i dettagli della prenotazione.

Le conferme delle prenotazioni alberghiere sono una garanzia che il soggiorno è stato bloccato al prezzo concordato e, potenzialmente, che il pagamento è stato effettuato. Dà agli ospiti l’opportunità di verificare che tutti i dettagli siano corretti ed evita spiacevoli sorprese il giorno del check-in.

Poiché si tratta del principale documento pre-arrivo, è fondamentale che le informazioni indicate sulla conferma della prenotazione alberghiera siano precise. La tecnologia alberghiera rende tutto questo più semplice che mai: l’automazione può ridurre l’errore umano fino all’80%, per garantire che ogni conferma rifletta perfettamente ogni prenotazione.

In questa guida, vedremo più da vicino le conferme delle prenotazioni alberghiere: perché sono importanti, come appaiono e come creare documenti precisi per gli ospiti del tuo hotel indipendente di piccole dimensioni.

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Perché la conferma delle prenotazioni è importante per gli hotel di piccole dimensioni?

Confermando formalmente ogni prenotazione, gli hotel indipendenti offrono chiarezza agli ospiti, creano legami basati sulla fiducia con i propri clienti e possono ridurre i casi di mancate presentazioni, perché gli ospiti sanno che è loro responsabilità presentarsi per evitare di pagare le penali di cancellazione tardiva o di mancata presentazione.

Gli hotel di piccole dimensioni hanno poche camere e personale limitato. Anche una sola prenotazione persa o comunicata in modo errato può significare la perdita di entrate importanti, per non parlare del danno al marchio che deriva da ospiti frustrati vittime di overbooking o di una prenotazione mancata.

Un’email o un messaggio di conferma funge da contratto tra l’hotel e gli ospiti, rassicurandoli che il loro soggiorno è garantito. È anche un’occasione per mostrare la personalità della struttura attraverso messaggi personalizzati, e di presentare opportunità di upselling indicando i servizi complementari offerti.

L’importanza delle conferme di prenotazione:

  • prevenire gli errori di prenotazione e i problemi di comunicazione.
  • Favorire la fiducia degli ospiti e nel marchio.
  • Ridurre le cancellazioni e le mancate presentazioni.

Cosa includere nella conferma di una prenotazione alberghiera?

Perché è importante inviare una conferma della prenotazione corretta:

  • In tutti i settori, le email di conferma degli ordini e delle prenotazioni hanno un tasso di apertura di circa il 65%, di gran lunga superiore alla media del 17,7%.
  • Le email di conferma degli hotel hanno un tasso di apertura ancora più alto, pari al 72%.
  • Le comunicazioni tempestive e brandizzate garantiscono la prenotazione agli ospiti e creano un’atmosfera professionale e positiva prima dell’arrivo.

Ci sono alcune considerazioni principali che un albergatore dovrebbe tenere presente nel creare la conferma delle prenotazioni alberghiere. Il documento dovrebbe essere chiaro, tempestivo e unico per la struttura. Dovrebbe essere progettato per rassicurare gli ospiti che la loro prenotazione è garantita, stabilire aspettative chiare per il soggiorno e sfruttare al massimo le opportunità.

1. Informazioni essenziali

Una conferma di prenotazione dovrebbe essere strutturata in modo chiaro ed essere facile da leggere. Dovrebbe inoltre includere i dettagli essenziali della prenotazione per garantire un’esperienza di check-in senza problemi.

  • Dettagli dell’ospite: nome, dati di contatto, numero di ospiti.
  • Riepilogo della prenotazione: date di check-in/check-out, tipologia di camera, tariffe, numero di notti.
  • Informazioni di pagamento: acconto versato, saldo rimanente, metodi di pagamento, norme di cancellazione/rimborso.
  • Informazioni sull’hotel: telefono, email, indirizzo (inclusi mappa/indicazioni cliccabili).

2. Presentazione professionale

L’aspetto non è tutto, ma ha sicuramente il suo peso. Creando un documento bello, impaginato in modo chiaro e inviato nel momento giusto, conquisti la fiducia degli ospiti ancora prima che arrivino.

  • Tono: includi messaggi cordiali e professionali che riflettono la personalità del tuo hotel.
  • Branding: mettere in evidenza il tuo logo e i colori del tuo brand può rendere il tuo hotel più memorabile e incoraggiare gli ospiti a tornare.
  • Tempistica: invia la conferma subito dopo che la prenotazione è stata effettuata, seguita da un promemoria qualche giorno prima del check-in.

3. Dettagli operativi

Le migliori conferme delle prenotazioni rispondono a tutte le domande che un ospite potrebbe avere in merito all’hotel e al soggiorno. La tua dovrebbe includere i seguenti dettagli.

  • Istruzioni di check-in: orario minimo e massimo di arrivo, orari della reception e codici e istruzioni per il check-in automatico.
  • Norme di cancellazione: definisci chiaramente le scadenze e le regole di cancellazione/rimborso utilizzando un linguaggio semplice e chiaro.
  • Termini e condizioni: aggiungi un link o un breve riepilogo delle norme importanti, come il regolamento interno, le regole sugli animali domestici o i termini di pagamento.

4. Opportunità di miglioramento

La conferma di una prenotazione non è solo un obbligo, ma anche un’opportunità. Sfrutta al massimo il momento includendo:

  • Servizi extra o aggiuntivi: qualsiasi upgrade, richiesta o pacchetto selezionato dagli ospiti, oltre ad altre potenziali opportunità di upselling in base a ciò che sai dell’ospite.
  • Una conferma personalizzata: un messaggio di conferma della prenotazione personalizzato (“Grazie [NOME OSPITE], a presto”) per fare una buona prima impressione e costruire un rapporto.

Passaggi successivi:

  • Controlla che nel tuo attuale modello di conferma non ci siano informazioni mancanti o parti da migliorare.
  • Automatizza le email di conferma e di promemoria per inviarle in momenti importanti prima dell’arrivo.
  • Aggiungi istruzioni di check-in chiare, norme e informazioni di contatto per far risparmiare tempo al personale.
  • Personalizza i messaggi e metti in evidenza offerte di upselling pertinenti.

Esempi di conferma di prenotazione

I tre tipi principali di conferma di prenotazione:

  • Email: un riepilogo dettagliato della prenotazione
  • Testo: un breve riepilogo, che rimanda solitamente a una conferma più dettagliata
  • Messaggio sullo schermo: un messaggio popup che compare sullo schermo subito dopo la prenotazione

Le conferme di prenotazione possono avere vari formati, dai messaggi popup base a email complete. La maggior parte degli hotel utilizza una combinazione di tipi di conferma diversi, aggiungendo in ognuno di essi un po’ di unicità e di personalità del brand.

1. Email di conferma della prenotazione

Un’email di conferma delle prenotazioni alberghiere offre la possibilità all’hotel di illustrare e agli ospiti di rivedere tutti i dettagli della prenotazione. Offre agli ospiti la possibilità di confermare che tutti i dettagli siano corretti, riducendo in questo modo la responsabilità dell’hotel per eventuali errori, soprattutto se commessi dall’ospite al momento della prenotazione.

Le conferme via email offrono anche l’opportunità di fare upselling o vendite incrociate, per massimizzare il valore di ogni singola prenotazione.

Ad esempio: “Oggetto: Il tuo soggiorno presso Seaview Hotel è confermato!

Body: Salve Alex, grazie per la prenotazione.

La prenotazione dal 14 al 16 luglio per una camera matrimoniale queen per due persone è confermata. Puoi effettuare il check-in dalle 14:00; di seguito troverai ulteriori informazioni. 

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2. Messaggio di conferma della prenotazione sullo schermo

Ti sarà capitato quando clicchi su “Prenota ora” per un acquisto importante, che sia un biglietto aereo per una lunga distanza o un viaggio di 10 giorni, di provare quella sensazione di snervante attesa prima che la conferma arrivi via email.

Una conferma sullo schermo, che si tratti di un messaggio popup o di una pagina dedicata, può consentire agli ospiti di evitare l’attesa quando prenotano direttamente presso la tua struttura.

Ad esempio: “Ben fatto! La tua prenotazione è confermata. Grazie per la prenotazione presso Seaview Hotel. Abbiamo inviato un’email di conferma a [email protected].”

3. Testo di conferma della prenotazione

Questo tipo di conferma della prenotazione viene inviato direttamente al telefono dell’ospite dopo che è stata effettuata la prenotazione. Solitamente è un breve riepilogo che rimanda alla conferma di prenotazione vera e propria inviata per email o che include un link per visualizzare la conferma in un browser web.

Ad esempio: “Salve, Alex, la tua prenotazione dal 14 al 16 luglio presso Seaview Hotel è confermata. Il check-in è dalle 14:00. A presto! Conferma di prenotazione: link.qui”

Priorità sulle conferme delle prenotazioni per gli hotel indipendenti:

Valuta l’idea di inviare un SMS di conferma della prenotazione per assicurarti di aver contattato tutti gli ospiti.

Inizia con l’email di conferma, che è la più importante.

Se offri la possibilità di effettuare prenotazioni dirette, crea una conferma della prenotazione istantanea sullo schermo.

What tQuali strumenti posso utilizzare per automatizzare la conferma delle prenotazioni? 

Ci sono alcune soluzioni che puoi utilizzare per automatizzare il processo per creare e inviare le conferme di prenotazione, da opzioni base (con funzioni limitate) agli strumenti appositamente progettati (con funzioni super avanzate).

  • Agenzie di viaggio online (OTA) e canali di prenotazione: se ricevi una prenotazione tramite un sito di terzi come Booking.com o Airbnb, la conferma sarà inviata automaticamente dall’OTA, pertanto non potrai modificarla o personalizzarla molto.
  • Strumenti di automazione via email: sebbene non siano progettati a questo scopo, strumenti come Mailchimp, ActiveCampaign e Zapier possono essere configurati per inviare automaticamente le conferme di prenotazione in risposta a determinati trigger.
  • Sistema di gestione della proprietà (PMS): strumenti multifunzione come SiteMinder, Cloudbeds e Little Hotelier offrono il massimo controllo sulle prenotazioni, permettendoti, tra le altre cose, di creare le conferme di prenotazione e di automatizzare ogni passaggio.

Se possiedi o gestisci un hotel indipendente di piccole dimensioni, la scelta degli strumenti non può che essere ovvia.

Come suggerisce il nome, Little Hotelier è un sistema multifunzione che è stato pensato specificamente per i boutique hotel. Può aiutare ad automatizzare le conferme di prenotazione, in modo che tutti gli ospiti abbiano una comprensione chiara e completa del soggiorno.

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By Dean Elphick

Dean è il Senior Content Marketing Specialist di Little Hotelier, la soluzione software all-in-one creata appositamente per semplificare la vita dei proprietari di piccole strutture ricettive. Dean ha fatto della scrittura e della creazione di contenuti la sua passione per tutta la sua vita professionale, che comprende più di sei anni presso Little Hotelier. Attraverso i contenuti, Dean mira a fornire istruzione, ispirazione, assistenza e, in definitiva, valore alle piccole attività ricettive che cercano di migliorare il modo in cui gestiscono le loro operazioni (e vivono la loro vita).