Una email di conferma di prenotazione è semplicemente un messaggio elettronico inviato dall’albergatore per assicurare agli ospiti che la loro prenotazione sia stata accettata. L’email di conferma di una prenotazione alberghiera (booking confirmation email) è fondamentale e deve essere inviata non appena l’ospite completa la sua prenotazione. Lo scopo principale di queste email è dare una conferma istantanea del successo della prenotazione. Quindi, le informazioni essenziali da includere in una email di conferma della prenotazione dell’hotel sono: la tipologia della camera prenotata, le date selezionate e il relativo prezzo pagato.

Questa tipologia di email è un riferimento a cui il cliente può accedere facilmente nelle settimane, nei giorni e nelle ore che precedono il check-in. Idealmente dovrebbe offrire istruzioni su come e quando raggiungere l’hotel. In aggiunta, è buona prassi elencare tutti gli extra (colazione, cena, parcheggio, check-out posticipato) che l’ospite ha aggiunto alla sua prenotazione ed indicare la modalità con cui è stato pagato il soggiorno.

In breve, l’email di conferma di una prenotazione alberghiera serve da promemoria della prenotazione e mira a garantire all’ospite la massima tranquillità. Tuttavia, come esploreremo di seguito, può offrire molto di più di questo.

Continua a leggere questo articolo per scoprire lo scopo, il potenziale e le modalità per scrivere una buona email di conferma della prenotazione per il tuo hotel.

Perché le email di conferma della prenotazione sono importanti per gli hotel

Le email di booking confirmation degli hotel svolgono una funzione apparentemente semplice: confermare le prenotazioni. Tuttavia, limitarsi a una visione così superficiale porta alla perdita di numerose opportunità. 

Questo tipo di email è fondamentale sia per l’hotel che per il cliente. Rappresenta, infatti, un’opportunità preziosa per stabilire un contatto iniziale con i futuri ospiti e creare una prima impressione positiva. Utilizzata con cura, una email di conferma della prenotazione può contribuire a incrementare la soddisfazione dell’ospite, favorire la fedeltà al marchio e incentivare il ritorno del cliente.

Le email di conferma della prenotazione sono utili anche dal punto di vista gestionale. Costituiscono un registro accessibile sia per te che per i tuoi ospiti, utile in caso di cambiamenti, cancellazioni o modifiche della prenotazione. Ogni modifica verrà seguita da una nuova email di conferma, offrendo al tuo hotel l’opportunità di fornire un servizio impeccabile.

Gli elementi di una email di conferma della prenotazione dell’hotel

Ecco alcuni elementi chiave da includere nelle email di conferma della prenotazione dell’hotel:

  • Dettagli della prenotazione/riassunto della prenotazione: dopo aver completato il processo di prenotazione online, i principali dettagli della prenotazione, come date, numero di ospiti, tipo di camera e prezzo, vengono confermati tramite email.
  • Numero di prenotazione: ogni email di conferma deve includere un numero di riferimento univoco, che l’ospite può utilizzare per verificare la prenotazione e apportare eventuali modifiche.
  • Informazioni sull’hotel: dove si trova l’hotel? Come possono raggiungerlo gli ospiti? Dove è consigliato parcheggiare? Quali sono gli orari di ricevimento? E altre informazioni importanti che gli ospiti devono conoscere prima dell’arrivo.
  • Istruzioni per il check-in/check-out: quali sono gli orari di check-in e quali informazioni devono essere tenute a mente per il processo di check-in?
  • Dettagli di pagamento: nella email di conferma, deve essere incluso il totale pagato, una chiara suddivisione dei costi, inclusi eventuali tasse e il metodo di pagamento utilizzato.
  • Servizi e comfort extra: oltre ai servizi prenotati, è utile menzionare altri comfort disponibili in loco che gli ospiti potrebbero apprezzare, come: cibo e bevande, accesso alla piscina, servizi spa, parcheggio privato, tour e altro ancora.
  • Personalizzazione e branding: assicurati che l’ospite riconosca facilmente la tua email di conferma della prenotazione. Utilizza il logo e i colori distintivi del tuo hotel e non esitare a inserire un tocco di personalità nel testo.
  • Call to action (CTA): cosa vorresti che il tuo cliente facesse dopo aver letto questa email? Puoi cogliere l’occasione per fare upselling o cross-selling, o per migliorare la sua esperienza offrendo contenuti di lead-generation, come articoli blog e guide scaricabili relative alla tua area.

Come scrivere una email di conferma prenotazione

  • Elenca tutte le informazioni da includere nella email di conferma.
  • Crea un layout semplice che possa ospitare tutte le informazioni desiderate.
  • Assicurati che l’oggetto dell’email sia breve, inferiore a 60 caratteri, e convincente.
  • Scrivi un testo accattivante e di facile lettura che entusiasmi il lettore per il suo futuro soggiorno.
  • Inserisci una CTA che incoraggi il lettore ad agire. Questa è una delle poche email automatiche che l’utente quasi certamente aprirà, quindi sfruttala al massimo.

Esempio di struttura di una email di conferma prenotazione

Oggetto della email: La tua prenotazione presso [Nome dell’hotel] è confermata – Prenotazione #[Numero di prenotazione]

Corpo della email: Gentile [Nome dell’ospite],

Siamo felici di confermare la tua prenotazione presso [Nome dell’hotel]. Preparati per un’esperienza straordinaria; non vediamo l’ora di darti il benvenuto.

Ecco i dettagli:

La prenotazione #[Numero di prenotazione] è stata confermata per il soggiorno dal [Data di check-in] al [Data di check-out]. Ci troviamo in [Indirizzo dell’hotel], nel cuore di [Città]. Hai bisogno di assistenza durante il soggiorno? Basta chiamare al [Numero di telefono] o scrivere a [Indirizzo e-mail].

Il check-in è disponibile dopo le ore 14:00 del giorno di arrivo, mentre il check-out è previsto entro le 11:00 del giorno di partenza. Abbiamo ricevuto un anticipo di [Importo ricevuto], e il saldo finale di [Importo dovuto] è richiesto entro [Data di scadenza].

Per garantirti un soggiorno perfetto, abbiamo incluso alcuni vantaggi extra: [Elenco dei servizi e delle comodità]

  • Colazione gratuita
  • Accesso alla palestra e alla spa dell’hotel
  • Trasferimenti aeroportuali gratuiti di andata e ritorno

Se desideri migliorare ulteriormente la tua esperienza, dai un’occhiata a queste promozioni esclusive: [Elenco delle promozioni di Upselling e Cross-selling]

  • Sconto del 20% sui trattamenti termali durante il tuo soggiorno
  • Esperienza culinaria gourmet con un pasto di 3 portate per due persone presso il nostro ristorante premiato
  • Pacchetto di visite guidate per esplorare al meglio la città

Cogli subito queste fantastiche opportunità per vivere un’esperienza senza precedenti!

Non vediamo l’ora di darti il benvenuto presso [Nome dell’hotel]. Saremo la tua casa lontano da casa! Per ulteriori domande o richieste speciali, non esitare a contattarci. Siamo qui per rendere il tuo soggiorno indimenticabile.

Cordiali saluti,


[Tuo Nome]

[Posizione]

[Nome dell’hotel]

Esempio di email di conferma prenotazione per hotel

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Avrai a tua disposizione tutto ciò che ti serve per ricevere prenotazioni dirette sul sito web del tuo hotel, compresa l’automazione delle email. Ci sono cinque diverse email che puoi usare e personalizzare per dare ai tuoi futuri ospiti tutte le informazioni di cui hanno bisogno, tra cui:

  • Conferma della prenotazione: assicura che l’ospite riceva i dettagli della sua prenotazione subito dopo averla effettuata.
  • Modifica della prenotazione: notifica i nuovi dettagli della prenotazione ogni volta che viene apportata una modifica.
  • Cancellazione della prenotazione: avvisa il cliente che la sua prenotazione è stata cancellata.
  • Messaggio pre-arrivo: informa gli ospiti sull’orario di arrivo previsto e offre loro l’opportunità di scoprire le offerte e i servizi extra della tua struttura.

Messaggio post-partenza: viene mandato un follow-up per ringraziare gli ospiti per il loro soggiorno e chiedere un feedback riguardo la loro permanenza.

By Mark Dawson