¿Qué es un correo electrónico de confirmación de reserva de hotel?

Un correo electrónico de confirmación de reserva es un mensaje electrónico enviado por el hotelero para garantizar a los clientes que su reserva de habitación ha sido aceptada. El email de confirmación de una reserva de hotel es fundamental y debe enviarse inmediatamente después de que el cliente complete dicha reserva.

Hacerlo justo en ese momento sirve para asegurar al cliente que recibirá lo que acaba de pagar. Básicamente, un correo electrónico de confirmación debe incluir la habitación reservada, las fechas elegidas y el precio pagado.

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¿Qué es un email de confirmación de reserva de hotel?

Un email de confirmación de reserva de hotel sirve como registro al que el huésped puede acceder fácilmente en las semanas, días y horas previas al check-in. Lo ideal es que ofrezca instrucciones sobre cuándo y cómo llegar al hotel. Debe enumerar los extras -desayuno, cena, aparcamiento, salida tardía- que hayan añadido a su reserva. Debe indicar al huésped cómo ha pagado y con qué tarjeta de crédito.

En resumen, un email de confirmación de reserva de hotel es un registro de la reserva diseñado para ofrecer tranquilidad al cliente, aunque, como veremos a continuación, puede ser mucho más que eso.

En este blog tenemos la guía completa sobre los correos electrónicos de confirmación de reserva: su finalidad, su potencial y cómo redactar uno bueno.

Por qué un email de confirmación de reserva es importante para los hoteles

Los correos electrónicos de confirmación de reserva de hoteles tienen una función aparentemente sencilla: confirmar las reservas. Pero adoptar una visión tan simplista de este mensaje fundamental es perder una gran cantidad de oportunidades.

Un correo electrónico de confirmación de reserva de hotel puede ser tan importante para el hotel como para el huésped, ya que representa una oportunidad fantástica para conectar con tus huéspedes y mostrarles lo que es tu hotel. Es una oportunidad de crear una primera impresión memorable; una que conduzca a una mayor satisfacción del huésped, fidelidad a la marca y más reservas de hotel en el futuro.

Los correos electrónicos de confirmación también pueden ser útiles desde el punto de vista de la gestión. Forman un registro al que podéis acceder tanto tú como tus huéspedes, lo que puede aportar claridad a los cambios, cancelaciones o modificaciones de la reserva. Cada uno de estos acontecimientos exige otro correo electrónico de confirmación, lo que de nuevo da a tu hotel la oportunidad de impresionar.

Partes de un email de confirmación de reserva

¿Qué debes incluir en tu correo electrónico de reserva de hotel? He aquí algunos elementos clave que incluirá un buen correo electrónico:

Detalles de la reserva/resumen de la reserva

Después de haber navegado por tu (esperemos que sencillo e intuitivo) proceso de reserva online, el correo electrónico sirve como confirmación de los detalles más importantes de la reserva, como las fechas, los huéspedes, el tipo de habitación y el precio.

Número de reserva

Cada correo electrónico de confirmación debe incluir un número de referencia que el cliente pueda citar para comprobar la reserva y hacer cambios si es necesario.

Información sobre el hotel

¿dónde está tu hotel? ¿cómo llegan los huéspedes? ¿dónde aparcan? ¿cuál es el horario de recepción? ¿qué normas deben conocer los huéspedes antes de llegar?

Instrucciones de entrada y salida

¿cuándo puede registrarse un huésped y qué necesita saber sobre el proceso de registro?

Información sobre el pago

En la confirmación debe figurar el precio total pagado y un desglose de ese precio, incluidos los impuestos correspondientes, y el método de pago, incluida la tarjeta de crédito utilizada.

Comodidades y servicios adicionales

Debes incluir todos los servicios adicionales que el huésped haya reservado, pero también debes aprovechar la oportunidad para incluir extras que puedan desear: comida y bebida, sesiones de spa, aparcamiento privado, excursiones, etc.

Personalización y marca del hotel

Debe quedar claro de inmediato de dónde procede la confirmación. Muestra tu logotipo y los colores de tu marca y no temas mostrar un poco de personalidad en el texto.

Llamada a la acción (CTA)

¿qué te gustaría que hiciera tu invitado después de leer este correo electrónico? Ahora que ya han reservado una estancia, puedes aprovechar la oportunidad para hacer ventas adicionales o cruzadas, o para mejorar su experiencia ofreciéndole contenido que genere clientes potenciales, como blogs y guías descargables sobre la zona.

Cómo redactar un correo electrónico de confirmación de reserva

  • Paso 1: enumera toda la información que te gustaría que incluyera tu correo electrónico de confirmación.
  • Paso 2: crea un diseño fácil de digerir que tenga espacio para toda la información que quieras incluir. Asegúrate de que lleva tu logotipo y tus colores.
  • Paso 3: crea una línea de asunto asegurándote de que tenga menos de 60 caracteres. Procura que sea breve y convincente.
  • Paso 4: escribe un cuerpo de texto que ayude al lector a navegar por el correo electrónico y que le cree expectativas sobre su estancia. Hazlo más significativo añadiendo un poco de personalidad y escribiéndolo con la voz de tu marca.
  • Paso 5: crea un CTA que obligue al lector a actuar. Este es uno de los pocos correos automatizados que casi puedes garantizar que el destinatario abrirá, así que aprovéchalo.

Ejemplo de correo electrónico de confirmación de reserva

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Puedes tener todo lo que necesitas para aceptar reservas en el sitio web de tu hotel, incluida la automatización del correo electrónico. Hay cinco correos electrónicos diferentes que puedes utilizar y personalizar para dar a los huéspedes toda la información que necesitan, incluyendo:

  • Confirmación de reserva – Asegúrate de que el huésped recibe los detalles de su reserva en el momento oportuno después de hacerla.
  • Modificación de la reserva – Detalles de la confirmación siempre que tú o un huésped necesitéis hacer un cambio en su reserva.
  • Cancelación de reserva – Una notificación para informar al huésped de que su reserva ha sido cancelada.
  • Mensaje previo a la llegada – Informa a los huéspedes de cuándo está prevista su llegada y ofréceles la oportunidad de aprovechar tus ofertas adicionales.
  • Mensaje posterior a la salida – Un seguimiento para agradecer a los huéspedes su estancia y pedirles su opinión sobre la misma, incluido el envío de una reseña.

By Dean Elphick

Dean es el especialista senior de marketing de contenido de Little Hotelier, la solución de software todo en uno especialmente diseñada para facilitar la vida de los proveedores de alojamientos pequeños. Dean ha hecho que la escritura y la creación de contenido su pasión por la totalidad de su vida profesional, que incluye más de seis años en Little Hotelier. A través del contenido, Dean tiene como objetivo proporcionar educación, inspiración, asistencia y, en última instancia, valor para pequeñas empresas de alojamiento que buscan mejorar la forma en que administran sus operaciones (y viven su vida).