Aprire e gestire un ostello: come funziona?

L’ospitalità e il turismo sono senza dubbio settori eccitanti e allettanti. Il divertimento di far passare dei bei momenti ai viaggiatori, la gioia di rendere felici gli ospiti, la sensazione di appagamento che deriva dal guadagnare i propri soldi a modo proprio; non c’è da stupirsi che molte persone abbiano preso in considerazione l’idea di aprire una propria struttura alberghiera.

L’ostello è una delle forme di struttura ricettiva più semplici e piacevoli che si possano offrire.

Ciononostante, un ostello è un’attività seria e bisogna considerare molti aspetti prima di intraprendere questa carriera. Le sfide sono molte e varie, e questo prima ancora di accettare il primo ospite.

In questa guida completa ti illustreremo tutti i passaggi necessari per avviare un ostello, in modo che tu possa godere di tutto il divertimento, la soddisfazione e il profitto che un’attività di questo genere può portare.

Cos’è un ostello?

In generale, il termine “hostel” (ostello) può essere applicato a qualsiasi struttura che offre alloggio a basso costo a tutti i tipi di persone, non solo viaggiatori, ma anche studenti e lavoratori.

Tuttavia, la maggior parte degli ostelli si rivolge ai viaggiatori backpacker e ai giovani. Offrono letti economici e sono accomunati da una maggiore socialità rispetto ad altre opzioni di alloggio. A volte offrono anche pasti gratuiti.

Gli ostelli sono generalmente dotati di dormitori – camere condivise con più letti – e spesso offrono anche camere private a prezzi ragionevoli. La maggior parte di essi dispone di cucine in comune e di ampi spazi comuni.

Gestire un ostello è redditizio?

La risposta breve è: sì, un ostello può essere altamente redditizio, perché il modello commerciale dell’ostello è progettato per minimizzare i costi e massimizzare i profitti.

Certo, il guadagno per ospite di un ostello non è pari a quello di un hotel, ma il costo dell’accoglienza di ciascun ospite è di gran lunga inferiore. Inoltre, mentre una camera d’albergo standard di 30 m² è progettata per ospitare due persone, un dormitorio dell’ostello di dimensioni simili può ospitare sei o otto ospiti, per cui è possibile accogliere un numero molto maggiore di viaggiatori.

Supponiamo di gestire un ostello di medie dimensioni con spazio per 50 persone e di far pagare 25€ per letto del dormitorio a notte. A pieno regime, il guadagno sarà di 1.250€ a notte, 37.500€ al mese.

Se si aggiunge un bar o servizio ristorativo in loco, si organizzano tour locali o si offre una cena comune serale, le opportunità di aggiungere valore all’esperienza degli ospiti e di aumentare i profitti sono notevoli.

Tuttavia, questo non significa che ogni ostello sia un successo. Infatti, la concorrenza è molto alta, quindi per attirare gli ospiti bisogna essere i migliori, ciò è possibile solo se si hanno le conoscenze, le competenze e la mentalità giuste.

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Essere il proprietario di un ostello fa al caso tuo?

I potenziali gestori di ostelli devono fare attenzione: si tratta più di uno stile di vita che di un lavoro.

Come proprietario di un ostello è necessario un impegno totale. Devi essere pronto a lavorare a lungo, occupandoti della tua attività anche di notte e nei fine settimana, anzi, soprattutto nei fine settimana.

Certo, probabilmente arriverà il momento in cui troverai un manager di cui ti puoi fidare veramente e che ti permetterà di prenderti del tempo libero. Ma in termini realistici, devi mettere in conto di essere quasi costantemente al lavoro per il primo anno o due (come minimo).

Per molti, il divertimento, l’eccitazione e l’appagamento della gestione di un ostello compenseranno ampiamente questo impegno: essere costantemente circondati da persone interessanti, condividere storie e mostrare loro la propria zona è uno stile di vita invidiabile.

Le domande da porsi prima di aprire un ostello

Prima di lanciarti in questa avventura, poniti le seguenti domande. Se le risposte sono affermative, potresti essere fatto della stoffa giusta:

Sei in grado di gestire bene la pressione?
Trovi energia nella presenza di altre persone?
Riesci a trarre soddisfazione in compiti altrimenti banali, come le pulizie?
Sei esperto della tua zona?
Hai un profondo desiderio di gestire un’attività in proprio?
Sei pronto ad affrontare gli aspetti meno affascinanti dell’attività, come la contabilità e l’amministrazione?
Hai un partner commerciale o di vita che possa aiutarti?
Sei pronto a commettere errori e a imparare da essi?
Sei in grado di svolgere più attività contemporaneamente?
Ti piace la routine?
Sei disposto a innovare per raggiungere il successo?

Un’altra domanda che dovresto porti potrebbe essere semplice all’apparenza, ma va al nocciolo della questione: perché? Perché stai prendendo in considerazione l’idea di aprire un ostello?

È per lo stile di vita? Molti nuovi proprietari di ostelli iniziano la loro attività dopo aver viaggiato. Dopo aver soggiornato in decine di ostelli, ritengono che la vita del proprietario di un ostello sia invidiabile. Se questa è la tua motivazione principale, devi renderti conto che le esperienze di un ospite e di un proprietario di ostello possono differire sensibilmente.
È per i soldi? Se così fosse, ti consigliamo di valutare razionalmente il potenziale redditizio del tuo ostello e la probabilità di successo.
Forse desideri semplicemente gestire un’attività in proprio. In questo caso, dovresti definire cosa significa per te il successo: controllo sulla tua vita e sulle tue finanze, buone recensioni da parte di ospiti soddisfatti, premi del settore o semplicemente avere un’attività solida che finanzi il tuo stile di vita.

Finalmente, se sei perfettamente consapevole di ciò che stai per fare e delle motivazioni che ti spingono a farlo, sei pronto a passare alla fase successiva: come avviare un’attività di ostello.

Come sviluppare un business plan per un hostel

Il primo passo per avviare un ostello per viaggiatori backpacker è lo sviluppo di un business plan di base. Questo ti aiuterà anche a capire meglio se la gestione di un ostello è la scelta giusta per te. Questa operazione apporta una sana dose di concretezza alla situazione, in quanto ti permette di capire esattamente le necessità personali e finanziarie di un’attività di questo tipo.

Un business plan robusto poggia su una ricerca altrettanto solida, consentendoti di valutare il tipo di ostello che puoi sviluppare e l’esperienza che puoi offrire agli ospiti. Rivela il punto in cui convergono i tuoi desideri e quelli degli ospiti, guidandoti nella creazione di un ostello che si inserisca perfettamente in questa sovrapposizione.

Per raccogliere informazioni per il tuo business plan è necessario ottenere i giusti input da fonti appropriate. Individua il tuo pubblico di riferimento online, in luoghi come: gruppi di Facebook, community online e forum, dopodiché chiedi loro cosa cercano in un ostello. Anche i siti di recensioni online possono fornire ottimi spunti e critiche costruttive, mostrandoti come puoi portare il tuo ostello al di sopra della concorrenza locale.

Prendiamo in considerazione anche le tue esperienze personali. Quali sono gli elementi che hanno reso memorabili il tuo soggiorno in un particolare ostello? Le cene di gruppo? Materassi comodi? Docce fantastiche? Una vivace sala bar?

Allo stesso modo, cosa ha segnato in maniera negativa le tue esperienze in certi ostelli? Servizi igienici scadenti? Personale scortese? Mancanza di spazi per riporre i bagagli o di prese di corrente?

Un aspetto cruciale del business plan è individuare l’ospite ideale e delineare il metodo con cui intendi attirarlo. Ciò comprende: l’utilizzo di parole chiave mirate sul tuo sito web, la scelta delle piattaforme per la pubblicità e la definizione della personalità del tuo marchio nei social media.

Modello base di business plan per ostelli

Essendo un documento interamente personalizzato e concepito per svolgere un lavoro molto specifico, i business plan variano notevolmente in termini di dimensioni, forma e contenuto. Detto questo, ci sono alcune informazioni che tutti i business plan dovrebbero contenere. Valuta come i seguenti punti si applichino al tuo futuro ostello per backpackers:

Obiettivi:

Perché stai pensando di aprire un ostello? Per motivi finanziari, personali o di stile di vita?
Quanto profitto vorresti (ragionevolmente) raggiungere nei prossimi X anni?
Gli obiettivi dell’ostello si conciliano con la tua situazione personale a breve e a lungo termine?

Requisiti:

Di quanto capitale hai bisogno per avviare l’ostello e quali sono i costi fissi?
Quali licenze, permessi, norme e regolamenti locali si applicano al tuo ostello? Prendi in considerazione le norme urbanistiche, edilizie e abitative, i regolamenti sanitari, le licenze per gli alcolici e altro ancora.
Di quale copertura assicurativa hai bisogno?
Quali sono i requisiti fiscali (locali, regionali e nazionali) da rispettare? È sempre consigliabile che ogni imprenditore si affidi a un commercialista.
Quale struttura aziendale – ditta individuale, società di persone, trust, società a responsabilità limitata (pty ltd) – è la migliore?

Analisi di mercato:

Immagina il tuo ospite ideale, sia quello che desideri attrarre, sia il tipo di persona che è più verosimilmente interessata al tuo servizio. Realizza una “buyer persona” che delinei in modo concreto questo ospite.
Tieni conto della capacità del tuo ostello e del tasso di occupazione che puoi ragionevolmente aspettarti, data la tua posizione e le caratteristiche del tuo ospite ideale. La tua zona è molto frequentata dai turisti? Esiste una domanda di ostelli?
Scopri le preferenze dei tuoi ospiti ideali. Considera anche come queste preferenze possano cambiare nel tempo e cerca di anticipare le tendenze.

Analisi della concorrenza:

Ricerca il numero, il prezzo e la qualità di ostelli e alloggi simili nella tua zona.
Cerca di capire quanto siano redditizi gli altri ostelli locali. Potresti dover ricorrere a un po’ di creatività per valutare la redditività di un’attività, ad esempio osservando il numero di prenotazioni di un ostello o rivolgendoti alla camera di commercio locale.
Dove ed in che modo i tuoi concorrenti promuovono la loro azienda?
Quali OTA utilizzano i tuoi concorrenti diretti?
Come pensi di differenziarti dagli altri ostelli della zona? Le opzioni includono il branding, i servizi offerti e il target di riferimento.

Gestione

Tieni conto dei costi iniziali e ricorrenti per la manutenzione delle strutture, delle attrezzature, delle forniture e dei servizi della tua struttura.
Determina il prezzo di eventuali servizi gestiti da terzi, come le pulizie, il giardinaggio e la lavanderia.
Sviluppa le procedure operative standard del tuo ostello (SOP).

I costi di avvio dell’attività di ostello

Ora è il momento di affrontare le questioni economiche prendendo in considerazione i costi di avviamento dell’ostello.

Il costo principale dell’apertura di un ostello dipende dal fatto che lo si costruisca da zero, che si converta un edificio preesistente in un ostello o che si acquisti un ostello già in funzione. Oltre a questo costo principale, ci sono una serie di altre spese che dovrai affrontare prima di aprire la struttura. È necessario assicurarsi di avere a disposizione fondi sufficienti per sostenere questi costi.

I costi variano da ostello a ostello e da Paese a Paese. Essi includono, ma non sono limitati a:

Zonizzazione

Il governo locale deciderà se i tuoi sogni di aprire un ostello potranno effettivamente essere realizzati o se dovranno subire qualche modifica. Le regole possono variare notevolmente da zona a zona e possono definire aspetti come: il numero di dormitori, le modalità di parcheggio, gli orari di silenzio e l’obbligo di vivere nella proprietà. Attenzione: se non vengono rispettati tutti i requisiti, la tua attività sarà illegale.

Edificio e utenze

La corrente, l’impianto idraulico e il gas devono essere funzionanti e a norma. L’edificio deve essere strutturalmente solido e deve avere un aspetto fresco e invitante. Le aree esterne devono essere curate e mantenute con attenzione.

Elettrodomestici e arredi

Tutti gli elettrodomestici necessari per la cucina, la lavanderia, l’intrattenimento e il riscaldamento devono essere acquistati, installati e mantenuti con cura. Ti consigliamo di scegliere arredi di alta qualità, che abbiano un bell’aspetto e durino nel tempo, dato che sono destinati a un uso intensivo.

Design e arredamento d’interni

Data la clientela senza pretese di cui godono gli ostelli, un approccio all’arredamento eclettico, divertente e, soprattutto, economico può funzionare bene e farti risparmiare migliaia di euro.

Assicurazione

Qualora dovesse accadere il peggio, è necessario essere coperti. Prendi in considerazione le seguenti assicurazioni per te e per la tua azienda:

Assicurazione per edificio e contenuti
Assicurazione per responsabilità civile verso terzi e verso i dipendenti
Assicurazione contro le interruzioni d’attività (business interruption insurance)
Assicurazione protezione reddito (income protection insurance)

Sostituzione di articoli danneggiati

In un ostello è inevitabile che alcuni oggetti vengano rotti o danneggiati dagli ospiti o dal personale. Spesso queste evenienze non giustificano l’intervento dell’assicurazione o non sono affatto coperte da quest’ultima, per cui è necessario prevedere un budget per la sostituzione di: posate, stoviglie, biancheria, arredi, piante e altri oggetti simili.

Sito Web e marketing

Il turismo e il settore alberghiero sono industrie competitive: non puoi aspettarti che i clienti arrivino subito ed in modo organico. Sarà quindi necessario promuovere la tua attività in modo efficace. Inizia con la creazione di un sito web. Con uno strumento come il costruttore di siti web online di Little Hotelier, questo processo può risultare molto semplice e vantaggioso. Inoltre, occorre investire tempo nella creazione di: elenchi OTA, canali social media e di un profilo Google Business. Inoltre, prendi in considerazione l’idea di investire in pubblicità online per mettere in risalto il tuo marchio.

Requisiti di sicurezza in loco

Senza dubbio ci sono alcuni requisiti di salute e sicurezza da rispettare. Come minimo sarà necessario disporre di allarmi antifumo ed estintori, ma potrebbero essere necessari anche allarmi per il monossido di carbonio, segnaletica per le uscite, un punto di raccolta di emergenza e quant’altro possa garantire la sicurezza dei tuoi ospiti.

Forniture commerciali

Un’azienda moderna non può funzionare esclusivamente con carta e penna. Anzi, al giorno d’oggi carta e penna potrebbero non essere affatto utilizzate, poiché il passaggio al digitale consente di ridurre notevolmente le forniture d’ufficio come stampanti, scanner, schedari e registratori di cassa. Nell’ambito delle forniture aziendali, sarà necessario trovare una soluzione per i servizi commerciali, come l’accettazione di pagamenti elettronici, ma anche questo può essere fatto attraverso il telefono.

Personale

Sebbene alcuni ostelli siano abbastanza piccoli da poter essere gestiti da una o due persone, prima di aprire la tua attività dovrai (probabilmente) assumere degli aiutanti. È utile avere qualcuno che si occupi dei lavori di scarso rilievo, come le pulizie o il turno di notte, che non rappresentano un impiego particolarmente proficuo per la figura manageriale.

Avviare un ostello

Disponi di un business plan, conosci i costi e ti sei assicurato i finanziamenti necessari. Il passo successivo per avviare un ostello è proprio questo: avviare l’ostello.

L’avvio di un ostello è una prospettiva entusiasmante: un’attività divertente e stimolante che può farti guadagnare bene e che puoi modellare in qualsiasi forma tu voglia. Vediamo alcune delle fasi principali del processo di apertura di un ostello.

A cosa fare attenzione quando si acquista un ostello

Uno dei modi più semplici per entrare nel mondo degli ostelli è quello di acquistare un’attività già avviata. In questo modo, gran parte del lavoro di base sarà già stato fatto, il che si traduce in meno lavoro e in un percorso più rapido verso il guadagno.

Tuttavia, l’acquisto di un’azienda è un processo complesso, che richiede una serie di competenze particolari e che impone all’acquirente di spuntare una serie di caselle. Prima di investire è necessario verificare:

Il flusso di cassa dell’ostello
I costi operativi dell’ostello
I principali sistemi operativi attualmente in vigore
L’elenco dei fornitori esistenti
Se è previsto un periodo di formazione/supporto post-vendita
I requisiti legali per la gestione dell’attività

Ci sono anche una serie di domande meno specifiche che dovreste porti, tra cui:

L’ostello si trova in una posizione strategica?
La struttura è di dimensioni adeguate?
L’edificio o l’arredamento necessitano di un aggiornamento?
Il mercato di riferimento attuale dell’ostello corrisponde al tuo mercato di riferimento ideale?
Qual è la stagionalità dell’attività?
Ci sono spese importanti che dovranno essere sostenute a breve?

Un’altra domanda fondamentale: perché l’attività è in vendita? Forse i proprietari vendono per motivi personali o perché sono semplicemente pronti per un’altra sfida. Ma se il motivo è di natura finanziaria, è il caso di indagare. Una semplice due diligence può aiutarti a evitare rischi inutili.

La situazione ideale è quella di avere più di un’opzione sul tavolo. Questo ti permetterà di confrontare un ostello con un altro, per assicurarti di ottenere la migliore attività al miglior prezzo possibile.

10 errori da evitare quando si apre un ostello

Come per ogni attività commerciale, ci sono alcuni ostacoli che dovrai evitare sulla via del successo del tuo ostello.

Sicuramente hai già soggiornato in decine di ostelli e credi che questa sia l’attività che fa per te. Probabilmente sei una persona che trae energia dallo stare in mezzo agli altri. Tuttavia, passione e personalità sono solo due degli elementi necessari per il successo: un potenziale proprietario di un ostello deve avere gli occhi completamente aperti sulla realtà dell’attività.

Ecco 10 errori da evitare:

Andare alla cieca: certo, forse hai già soggiornato in qualche ostello, ma sai davvero cosa significa gestire un ostello? Parla con i proprietari degli ostelli mentre soggiorni nella loro proprietà o contattali direttamente su LinkedIn. Fai tutto il possibile per farti un’idea di ciò in cui ti stai imbarcando prima di intraprendere questa strada.
Non fare ricerche di mercato: non si può aprire un ostello e aspettarsi di fare affari. Bisogna prima di tutto capire se c’è una effettiva domanda per questo tipo di alloggio nella propria località. Bisogna conoscere e studiare il tipo di clientela a cui ci si rivolge. E bisogna fare qualche calcolo di base per capire se il proprio sogno di ostello è realizzabile.
Esagerare con i servizi offerti: il desiderio di rendere felici gli ospiti è molto sentito dalla maggior parte dei proprietari di ostelli. E sebbene sia importante farlo, non si può esagerare con i servizi offerti fino al punto di perdere denaro. Bisogna sempre tenere a mente che si tratta di un’attività commerciale, non di un’opera di beneficenza, e quindi è necessario accontentare gli ospiti pur preservando gli importantissimi margini di profitto. I prezzi devono riflettere la qualità dell’esperienza offerta e le piccole cose, come una cena domenicale o una birra gratuita all’arrivo, possono essere i (piccoli) dettagli che rendono il tuo ostello memorabile.
Lavorare da soli: a differenza di altre strutture, come i residence e i B&B, gli ostelli sono particolarmente pratici. Gli ospiti si ritrovano in spazi comuni e spesso i drink e le chiacchiere si protraggono fino a tarda notte. Non si vuole essere quelli che devono spegnere le luci alle 2 di notte e svegliarsi per pulire alle 6 del mattino. Come proprietario di un ostello, è necessario capire il valore del proprio tempo: assumi del personale che si occupi del lavoro a basso impatto, in modo da essere libero di concentrarti sulle attività ad alto valore, come la creazione di un’esperienza fantastica per gli ospiti e la crescita della attività. Un software gestionale ridurrà notevolmente il lavoro da svolgere.
Non riuscire a promuovere la propria attività: i viaggiatori non sceglieranno il tuo ostello se non ne conoscono l’esistenza. Sebbene si possa pensare che la voce si diffonda organicamente: che un ospite lo dica ai suoi amici, i quali lo diranno ai loro amici, di solito non è così semplice. Nel competitivo mondo dell’ospitalità, è necessario investire nel marketing – annunci su Google, inserzioni OTA in evidenza, post sponsorizzati sui social media – tutto è valido affinché il vostro nome sia ben visibile.
Aprire troppo presto: le prime recensioni sono di gran lunga le più preziose, in quanto se si inizia con una serie di cinque stelle o dieci su dieci, le persone saranno ansiose di vedere di cosa si tratta. Tuttavia, se si apre troppo presto, si può danneggiare il proprio marchio esponendo gli ospiti a un’esperienza acerba, disorganizzata o poco professionale.
Mancanza di politiche consolidate: le incomprensioni con i tuoi ospiti possono essere imbarazzanti e, in alcuni casi, costose. È necessario essere chiari sulle regole relative a: prenotazione, cancellazione, arrivo, partenza, pagamento e tutte le regole in loco, il che può essere semplice come inviare un’email chiara e concisa prima del loro arrivo.
Non differenziarsi dalla concorrenza: gli ostelli standard si condannano a un successo limitato. Potresti ricevere qualche ospite. Se sei fortunato, puoi anche fare un po’ di soldi. Tuttavia, se non riesci a differenziare il tuo ostello dagli altri della zona, non dai agli ospiti alcun solido motivo per sceglierti.
Non investire nella tecnologia: l’amministrazione è noiosa, richiede tempo e ti allontana dagli aspetti più divertenti e preziosi della gestione del tuo ostello. Una soluzione completa per la gestione della proprietà dell’ostello, come Little Hotelier, è in grado di semplificare e automatizzare ogni tipo di attività, dal calendario prenotazioni al channel manager, per farti risparmiare fino a 35 minuti per ogni prenotazione. I proprietari di ostelli più brillanti sanno che un investimento nella giusta tecnologia viene presto ripagato: nel caso di Little Hotelier, con un ROI di 63 volte superiore.
Non spuntare le caselle legali: quando si gestisce un ostello, ci sono molti compiti poco eleganti legati alle norme e ai regolamenti, ma ognuno di essi deve essere rispettato meticolosamente. Ottenere i giusti permessi, dalla conformità urbanistica alle licenze per gli alcolici. Ottenere un’adeguata copertura assicurativa. Superare le ispezioni. Assicurarsi che tutto il personale abbia le qualifiche necessarie, dalla formazione per il primo soccorso alla manipolazione sicura degli alimenti. Può essere un lavoro faticoso, ma necessario.

Come assumere il personale dell’ostello

In linea di massima, un ostello che ospita più di una quindicina di persone sarà troppo impegnativo da gestire senza aiuto. Quando arriva il momento di inserire un’altra persona, si può prendere una delle due strade:

Trovare volontari: potresti avere un lavoratore motivato ed abile che soggiorna presso il tuo ostello proprio quando ne hai bisogno! Molti ostelli ricevono un aiuto extra dai loro ospiti, di solito per qualche ora al giorno di lavoro in cambio di vitto e alloggio. Si tratta di una soluzione semplice ed efficace dal punto di vista dei costi, ma può essere un po’ meno pratica rispetto all’avere del personale qualificato, in quanto ci sarà un continuo ricambio di lavoratori e potreste avere difficoltà a trovare persone con le competenze e le qualifiche necessarie.
Assumere un collaboratore: se sei disposto a investire in un dipendente adeguato, ti assicurerai un lavoratore impegnato e capace di eseguire qualsiasi mansione, a patto che tu lo assuma e paghi adeguatamente.

Indipendentemente da quale opzione scegli, dovrai definire le mansioni che desideri delegare, che si tratti di: amministrazione, reception, pulizie o cura dell’ambiente, e poi pubblicare un annuncio di lavoro che descriva dettagliatamente la posizione e il tipo di lavoratore che stai cercando.

La diffusione del lavoro dipende dal tipo di lavoratore che stai cercando. Molti volontari possono essere reperiti sul posto con semplici annunci o attraverso piattaforme come WWOOF e Workaway. Le raccomandazioni personali e i post sui social media sono utili per entrambi i tipi di lavoratori, mentre LinkedIn e le bacheche degli annunci di lavoro sono ideali per trovare lavoratori retribuiti.

Nella fase del colloquio, si cercano le competenze concrete, come le qualifiche e l’esperienza, e le competenze trasversali, come l’affidabilità e l’adattamento alla cultura. Un certo tipo di persona – amante del divertimento, estroversa, affabile e accogliente – si troverà particolarmente bene in un lavoro in ostello.

Una volta trovato il lavoratore perfetto, dovrai fare tutto il possibile per creare un ambiente in cui possa lavorare al meglio. Assicurati di:

Offrire ai lavoratori un compenso equo.
Offrire loro tutta la formazione e la guida di cui hanno bisogno per lavorare al meglio.
Mantieni una comunicazione aperta per assicurarti che ti facciano sapere quando sono in difficoltà e per permetterti di criticare in modo costruttivo le loro prestazioni.
Rendili partecipi del processo decisionale per dare loro un senso di responsabilità.
Ringraziali e riconosci il loro operato, evidenziando quanto fanno di buono e premiando le buone prestazioni.

Consigli per la gestione di un ostello di successo

Congratulazioni, ora disponi di un ostello completamente funzionante e pronto ad accogliere gli ospiti. Il tuo sogno è diventato realtà, ora la missione non è più quella di avviare un’attività di ostello, bensì quella di gestirla. E per molti versi è proprio qui che inizia la fase redditizia del lavoro.

Promuovi la tua struttura, prendi le prenotazioni, controlla gli ospiti in entrata e in uscita, crea un’esperienza fantastica per i tuoi ospiti, calcola il budget e analizza i tuoi guadagni: queste sono solo alcune delle responsabilità che ora devi assumerti.

Possono sembrare tante, quindi esaminiamo insieme alcuni accorgimenti e trucchi che renderanno la gestione quotidiana del tuo ostello un po’ più semplice.

Promuovi il tuo ostello online

Gli ostelli devono stendere le loro reti di marketing in modo insolitamente ampio, spesso in ogni angolo del mondo, alla ricerca di ospiti. Tuttavia, se sai dove focalizzare le tue risorse, puoi raggiungere il tuo pubblico di riferimento nel momento esatto in cui sta cercando il tuo servizio.

OTAs

La maggior parte dei backpacker utilizza le agenzie di viaggio online (OTA) per trovare il loro prossimo soggiorno, dai siti di hotel generici come Booking.com ed Expedia ai siti specifici per backpacker come Hostelworld. Devi assicurarti che la tua struttura sia presente sulle OTA utilizzate dal tuo pubblico di riferimento, che dovresti aver identificato durante la fase di ricerca di mercato.

Migliora i tuoi profili OTA:

Mantieni aggiornate le tariffe e la disponibilità.
Offri una descrizione dettagliata della struttura che risponda alle domande più frequenti.
Carica molte foto di qualità professionale che mettano il tuo ostello nella migliore luce.
Includi informazioni di contatto e un link al tuo sito web.
Collabora con un responsabile marketing dell’OTA per garantire che il tuo account funzioni al meglio.

È importante avere un mix di canali diversificato ma altamente mirato. Sebbene possa sembrare complicato gestire le inserzioni su diverse OTA, un channel manager di alto livello può rendere tutto molto semplice, consentendoti di rimuovere automaticamente le camere in tempo reale su tutti i tuoi canali man mano che vengono prenotate e di aggiornare prezzi e disponibilità con un solo clic.

Il tuo sito web

Le OTA applicano una commissione la quale a lungo andare va a intaccare i tuoi profitti. Un albergatore accorto deve offrire ai viaggiatori la possibilità di prenotare le stanze in modo diretto. Questa funzione risulta molto semplice se si dispone degli strumenti giusti. Può anche essere estremamente redditizia: il motore di prenotazione online Little Hotelier può aumentare le entrate fino al 43%!

Queste prenotazioni dirette saranno facilitate dal tuo sito web. Migliorando l’aspetto, l’esperienza dell’utente, le prestazioni e la funzionalità del tuo sito, puoi incoraggiare un maggior numero di ospiti a prenotare direttamente, attirando allo stesso tempo più clienti grazie al posizionamento più alto su Google. Inoltre, non è necessario spendere un occhio della testa per lo sviluppo di un sito web professionale: il costruttore di siti web online di Little Hotelier consente a chiunque di creare facilmente un sito web perfettamente bello e funzionale, con la possibilità di accettare prenotazioni dirette!

Motori di metaricerca

Situati a un livello superiore rispetto alle agenzie di viaggio online, i siti di metasearch raccolgono informazioni dalle OTA e le presentano ai viaggiatori. Una volta trovata l’offerta migliore, il motore di metaricerca indirizza i viaggiatori verso l’OTA di loro scelta. Esempi di questi siti sono Kayak, Trivago, Skyscanner e i risultati ricchi di Google.

Instaurare una connessione significativa con un sito di metasearch può aumentare notevolmente il volume di traffico di un ostello. Esamina una serie di opzioni di metasearch e prendi in considerazione la possibilità di fare pubblicità su quelli che sono utilizzati maggiormente dal tuo pubblico di riferimento.

Social media

Essendo luoghi pieni di giovani e belle persone che si divertono come matti, gli ostelli sembrano fatti apposta per produrre contenuti per i social media. Come proprietario di un ostello, dovresti considerare quali sono le piattaforme più efficaci per raggiungere il tuo mercato di riferimento: Facebook, Instagram e TikTok sono le scelte più ovvie.

Puntate a pubblicare contenuti pertinenti e coinvolgenti con costanza: circa 3-4 volte a settimana per ogni piattaforma. Anche se inizialmente ti sembra di avere un sacco di cose da condividere, con il passare del tempo postare può diventare più difficile, in quanto si esauriscono tutte le idee migliori:

Consigli e trucchi di viaggio.
Momenti divertenti catturati nel tuo ostello.
Informazioni sulle cose da fare e da vedere nella tua zona.
Recensioni e raccomandazioni di ristoranti e bar locali.
Concorsi e promozioni.
Recensioni degli ospiti.

Comprendere il percorso decisionale dei tuoi utenti

Il successo del tuo ostello sarà deciso dagli ospiti. Se si trovano bene, scriveranno recensioni entusiastiche, lo diranno ad amici e parenti e torneranno regolarmente da te, il che aumenta le probabilità di successo della tua impresa.

Per assicurarsi che si divertano, è bene mettersi nei panni del tuo ospite tipico e ripercorrere il processo di ricerca, prenotazione e soggiorno nel tuo ostello:

Visibilità: quando un viaggiatore cercherà – e si spera troverà – la vostra struttura online, devi assicurarti di essere visibile. Cerca su Google “ostello [la tua località]” e verifica se risulti tra i risultati. In caso contrario, valuta la possibilità di investire nell’ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO). Effettua lo stesso procedimento sulle OTA e, se non risulti ai primi posti, prendi in considerazione l’idea di investire in una campagna di advertising.
Sito web: indipendentemente dal modo e dalla piattaforma attraverso cui gli utenti scoprono la tua struttura, è probabile che accedano al tuo sito web per ottenere ulteriori dettagli sull’ostello e, eventualmente, per beneficiare di offerte vantaggiose prenotando direttamente. Un sito web ben fatto presenta un design accattivante, è ordinato e pulito, facilita la navigazione, fornisce informazioni utili ed è ben strutturato, offrendo agli ospiti la possibilità di effettuare una prenotazione direttamente sul sito. La buona notizia è che, grazie all’assistenza di Little Hotelier, hai l’opportunità di creare un sito web che soddisfa tutti questi requisiti.
Prima dell’arrivo: una volta che l’ospite prenota, è probabile che abbia molte domande: come si arriva? quali attività si possono fare? cosa devo mettere in valigia? dove mangiare? Questa è una ottima opportunità per il tuo ostello di aiutare l’ospite a migliorare la propria esperienza, inviandogli via email tutte le informazioni necessarie per un soggiorno confortevole, divertente e memorabile. Stabilendo una linea di comunicazione diretta, hai la possibilità di rispondere a tutte le domande specifiche che i tuoi ospiti potrebbero avere.
Il soggiorno: quando l’ospite arriva in struttura, spetta a te fornire un servizio caldo, accogliente e personalizzato che lo faccia sentire come a casa propria. Ti consigliamo di mantenere i contatti con l’ospite anche dopo il check-out: ringrazialo per il soggiorno, chiedigli di scrivere una recensione e prendi in considerazione l’idea di offrirgli uno sconto fedeltà in caso di un nuovo soggiorno, perché i clienti di ritorno sono i più preziosi.

10 consigli per la gestione del tuo ostello

Perché alcuni ostelli hanno più successo di altri? Esiste una lista infinita di fattori che possono causare il declino o il successo di un ostello, molti dei quali sono al di fuori del controllo del proprietario dell’ostello. Tuttavia, ci sono una serie di piccoli accorgimenti che, se presi insieme, possono portare a un successo reale e duraturo.

Ecco 10 consigli per gestire il tuo ostello nel modo più efficace possibile:

Promuovi sia la tua destinazione che la tua proprietà: se la tua località è ricca di attrazioni, fallo sapere al mondo intero! Se riesci ad attirare più persone nella zona, l’economia locale prospererà.
Approfitta delle soluzioni tecnologiche per la gestione degli ostelli: dal report sui dati dell’hotel per aiutare a prendere decisioni commerciali migliori, all’automazione per gestire i canali OTA, la tecnologia rende il tuo lavoro più facile e aumenta il successo della tua attività.
Punta sulla tecnologia per l’esperienza degli ospiti: non sfruttare la tecnologia per sostituire il servizio personale, ma per migliorarlo. Come un motore di prenotazione online che offre un’esperienza fluida e il miglior prezzo possibile, o un’applicazione mobile che consente ai viaggiatori di trovare informazioni e interagire con il tuo ostello a loro piacimento.
Fai networking con altri proprietari di strutture alberghiere: malgrado la concorrenza, i settori dell’ospitalità e del turismo possono essere particolarmente accoglienti e potreste rimanere sorpresi dalla disponibilità degli altri imprenditori a condividere consigli e trucchi.
Fai networking attraverso piattaforme social come Facebook e LinkedIn e iscrivendoti alle associazioni imprenditoriali locali.
Dedica del tempo ai social media: il successo sui social media si basa sulla costanza a lungo termine. Tuttavia, dato che le ricompense si ottengono solo in un secondo momento, la pubblicazione dei post viene spesso messa in secondo piano rispetto.
I proprietari di ostelli di successo, invece, conoscono il potere dei social media e ritagliano del tempo nei loro programmi settimanali per postare.
Sii flessibile ogni volta che puoi: molti proprietari di ostelli temono le richieste di check-in anticipato o check-out posticipato.
Sebbene la tentazione di rifiutare in blocco queste richieste sia forte, tieni a mente la riconoscenza che può derivare da una risposta affermativa laddove possibile: potresti trasformare alcuni ospiti in rappresentanti del marchio che raccontano ai loro amici la gentilezza e la generosità del tuo ostello.
Conservare gli oggetti comunemente dimenticati: la maggior parte dei viaggiatori ha perso più di una volta un oggetto importante in viaggio o si è dimenticata di metterlo in valigia.
Sfrutta questa possibilità per semplificare la vita di tutti e fare un po’ di soldi, facendo una scorta di articoli comuni come: spazzolini da denti, dentifricio, deodorante, prodotti per l’igiene femminile, asciugamani e caricabatterie per il telefono.
Sfrutta gli eventi per far incontrare i tuoi ospiti: l’aspetto sociale degli ostelli è forse la loro più grande attrattiva – soggiornare in alloggi condivisi facilita l’incontro con persone che la pensano allo stesso modo. Puoi contribuire a facilitare queste interazioni organizzando tour di gruppo, cene ed eventi serali per i tuoi ospiti.
Migliora i servizi offerti: gli ostelli sono notoriamente le opzioni di alloggio più economiche e allegre, il che rappresenta un’opportunità per i proprietari di ostelli. È possibile elevare il proprio ostello includendo cose semplici e gratuite: asciugamani, tè e caffè, ingredienti di base per cucinare, shampoo, balsamo e detergente per il corpo.
Stabilisci una routine sana: puoi dare il meglio di te solo quando sei nel pieno delle tue capacità. Evita di sovraccaricarti di lavoro assumendo dei collaboratori, cerca di stabilire una routine quando possibile e fai il possibile per pianificare i compiti per il giorno successivo prima della fine della giornata.

Consigli per la vendita di un ostello

Dopo aver gestito con successo il tuo ostello nel corso degli anni, potrebbe arrivare il momento in cui sei pronto a vendere e andare avanti. Questo processo non è così semplice come mettere un cartello “VENDESI” sul prato di casa: ci sono diverse fasi del processo di vendita, che illustreremo (in breve) qui di seguito:

Prepara i tuoi documenti finanziari: potenziali acquirenti vorranno un resoconto dettagliato delle finanze della struttura prima dell’acquisto, quindi sarà necessario collaborare con un commercialista per controllare i registri fiscali e finanziari, nonché le entrate e le uscite.
Organizza un’ispezione della proprietà: affinché la vendita vada a buon fine e tu possa ottenere il prezzo sperato, è necessario che tutto sia a norma. Fai ispezionare a fondo la tua proprietà: dalle fondamenta alle utenze.
Definisci un prezzo equo per la tua attività: Non importa quanto pensi che valga la tua attività, ciò che conta è unicamente il valore di mercato. Prima di mettere in vendita la tua proprietà, chiedi a un agente o a un perito di consigliarti un prezzo equo e di spiegarti come sono arrivati a tale cifra, poiché i potenziali acquirenti chiederanno anche questa prova.
Concludi in bellezza: i preparativi per la vendita della proprietà possono essere una grande distrazione dal lavoro quotidiano. Tuttavia, non si può lasciare che queste distrazioni portino a un abbassamento degli standard, poiché ciò influisce sulla valutazione dell’attività. Devi impegnarti per ottenere i migliori risultati di sempre: prenotazioni abbondanti, ottime recensioni e finanze solide evidenziano il valore dell’attività ai potenziali acquirenti.
Vendi il tuo ostello completamente ammobiliato: dai letti a castello ai divani extra large, molti degli arredi saranno probabilmente legati all’ostello e di scarso valore per l’acquirente. È quindi consigliabile vendere l’ostello completamente arredato per semplificare la tua vita e quella dell’acquirente.
Trova i professionisti giusti: vendere un ostello è un impegno particolare, quindi è bene rivolgersi a un agente o a un mediatore d’affari che abbia esperienza nel settore dell’ospitalità, possibilmente uno che abbia già venduto ostelli. Esamina gli annunci di vendita in corso dell’agente/broker per assicurarti che si impegnino a fondo e che commercializzino la tua attività nel modo giusto.
Sii paziente: il mercato delle imprese, come quello immobiliare, presenta periodi di alta e bassa attività, che tendono a essere definiti da fattori economici esterni. Inoltre, l’acquisto di un’attività commerciale è complicato e richiede tempo. Se la tua attività non suscita interesse o non viene venduta subito, non scoraggiarti. Ricorda che se si tratta di una buona attività quotata a un prezzo equo, prima o poi l’acquirente giusto arriverà.

I punti chiave da prendere in considerazione

Gli ostelli sono imprese divertenti e stimolanti che possono essere incredibilmente redditizie.
La proprietà di un ostello è uno stile di vita tanto quanto un lavoro.
I proprietari di ostelli tendono ad avere un’alta energia, una grande personalità e spirito imprenditoriale.
Prima di intraprendere questa avventura, cerca di capire esattamente in cosa ti stai imbarcando.
Se decidi di andare avanti, inizia a sviluppare un business plan per l’ostello.
Considerate i costi iniziali e quelli correnti per assicurarti di poter finanziare la tua impresa.
Informati sulle domande da fare quando acquisti una proprietà o un’attività di ostello già avviata.
Impara dagli errori degli altri piuttosto che commetterli tu stesso.
Definisci la tipologia di visitatori che intendi attirare e il loro percorso verso la scelta di un ostello.
Investi tempo nel marketing e indirizza i tuoi sforzi verso il cliente ideale.
Rivolgiti a persone che hanno esperienza in questo ruolo per ottenere consigli preziosi.
Adotta sistemi di gestione tecnologica semplici ma potenti per rendere la gestione della struttura più semplice e redditizia.

By Mark Dawson

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