Come aprire e gestire un b&b o affittacamere: la guida completa

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Stai pensando di aprire un b&b o guest house? Forse hai già in mente una location, la visione dei fiori freschi che accoglieranno gli ospiti e idee per il menù della colazione. Probabilmente stai già immaginando anche gli ospiti interessanti che incontrerai e lo stile di vita di cui godrai.

Se ti stai avventurando per la prima volta nel settore delle piccole strutture ricettive, probabilmente ti renderai conto che c’è una grande curva di apprendimento da affrontare per dare vita al tuo sogno. Inoltre, se sei nuovo nel settore dell’ospitalità in generale, la curva potrebbe essere ancora più ripida.

Non lasciare però che questo ti impedisca di inseguire i tuoi sogni. Con i consigli, la pianificazione e gli obiettivi giusti, potrai far decollare la tua idea e iniziare a vivere la vita da sogno con il tuo bed and breakfast.

In questa guida ti aiuteremo a capire come mettere in pratica le tue ambizioni imprenditoriali e ti illustreremo le fasi di avvio e gestione di un affittacamere.

Come aprire e gestire un bed and breakfast

Non tutte le grandi idee si trasformano in un’attività redditizia, alcuni sogni possono trasformarsi in un incubo quando la realtà quotidiana si fa sentire.

Prima di lanciare qualsiasi tipo di attività, è bene fare un passo indietro e porsi alcune domande importanti. 

Trova il tempo di rispondere (onestamente) a queste cinque domande.

Qual è il tuo “perché”?

Perché vuoi davvero aprire un affittacamere? Hai sempre desiderato gestire un bed and breakfast dopo averne visitato uno o è semplicemente per fare soldi? Vuoi qualcosa che ti permetta di essere il capo di te stesso? Fa parte di un piano più grande? 

Qualunque sia la ragione, conoscere il proprio “perché” aiuta a prendere le decisioni giuste sia ora che più avanti nel tempo

Un B&B è l’attività giusta per te?

Se non hai alcuna esperienza con la gestione di un b&b, come fai a sapere di avere le caratteristiche necessarie per avere successo?

Le persone che si dimostrano adatte a questo tipo di lavoro sono generalmente:

  • Persone socievoli e amichevoli, che hanno sempre voglia di fare due chiacchiere
  • Abili nel gestire le pressioni ed efficaci nel multitasking
  • Sono ricche di risorse e disposte a sperimentare cose nuove per trovare il successo
  • Abili nel gestire la mondanità e la routine, incluse la cucina e le pulizie
  • Pronti a imparare dagli errori
  • Desiderosi di conoscere tutto ciò che c’è da sapere sul luogo in cui si trovano.

È il momento giusto?

Si dice che il tempismo sia tutto, ed è sicuramente qualcosa da considerare quando si decide di aprire un affittacamere. 

Considerate tutto, dalla vostra situazione personale a ciò che sta accadendo nel settore dell’ospitalità e nel mondo, per decidere se è il momento giusto per fare il grande passo. Dovete essere pronti a scattare e lavorare sodo, per essere sicuri di iniziare la vostra attività con il piede giusto.

Te lo puoi permettere?

Puoi permetterti di aprire un affittacamere? La realtà è che è necessario disporre di denaro per avviare l’attività e successivamente guadagnare per vivere la vita che si desidera.

Cerca di avere ben presenti i costi di avviamento e la quantità di denaro che puoi aspettarti di guadagnare di settimana in settimana. Un business plan potrà aiutarti a rispondere alle tue domande finanziarie, oltre ad aggiornarti su tre parametri chiave per i ricavi delle strutture ricettive: la tariffa media delle camere, il tasso di occupazione e il RevPAR. 

Naturalmente tutto torna anche alle motivazioni che ti spingono ad aprire un bed and breakfast. Stai pianificando questa impresa come una scelta di vita che andrà a integrare un flusso di reddito già esistente? Oppure la tua priorità è il profitto?

Sei pronto a lavorare?

I vostri ospiti e la vostra guest house richiederanno la vostra attenzione 24 ore su 24. Fare il check-in, gestire le prenotazioni, offrire consigli sul territorio, gestire il budget, la cucina, la manutenzione, le pulizie, il marketing e offrire un’esperienza meravigliosa: c’è molto da sbrigare!

Se non sei particolarmente motivato o non ami la vita da proprietario di una guest house, questo lavoro potrebbe trasformarsi rapidamente in una fatica.

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Come aprire un’attività di affittacamere in proprio

Ok, hai deciso di aprire un affittacamere. Come puoi trasformare i tuoi sogni e i tuoi progetti in realtà?

Fase 1: costruire, acquistare o ristrutturare?

Naturalmente c’è più di un modo per aprire un b&b. Una delle prime decisioni da prendere è se costruire un edificio, acquistare un bed and breakfast esistente o ristrutturarne uno già esistente.

Se si parte da zero, si può progettare la struttura in base alle proprie idee. La quantità di ospiti che volete ospitare, le caratteristiche che volete includere e lo stile che preferite possono essere presi in considerazione nella scelta del terreno, nella costruzione della casa per gli ospiti e nell’arredamento delle stanze.

Iniziare da zero non sarà facile, con tante decisioni e questioni come i permessi di costruzione e le licenze di cui occuparsi, ma il vantaggio è che sarete in grado di personalizzare una struttura ricettiva che si adatta alla vostra visione.

Anche l’acquisto di una struttura esistente ha i suoi vantaggi. L’acquisto di una struttura alberghiera già avviata e funzionante consente di entrare rapidamente nella vita di un proprietario di un bed and breakfast. Tuttavia, cerca di comprendere appieno l’attuale flusso di cassa e i costi operativi giornalieri. Inoltre, controlla attentamente i sistemi e i fornitori esistenti e valuta se sono necessari lavori di ristrutturazione o modifiche. È anche utile scoprire se l’attuale proprietario fornirà formazione e supporto quando prenderai il timone.

Un’altra opzione è quella di utilizzare una tua proprietà attuale, o di acquistarne una, e trasformarla in una guest house. 

Se questa è l’opzione che sceglierai, dovrai valutare esattamente quali modifiche saranno necessarie e quanto costeranno.

Sia che tu decida di costruire, acquistare o ristrutturare, tieni presente questi aspetti prima di prendere una decisione definitiva:

  • Posizione: ti piace la posizione? Gli ospiti vorranno visitarla?
  • Stagionalità: il luogo attira la maggior parte dei visitatori in una particolare stagione? Come gestire la “bassa” stagione?
  • Dimensioni: le dimensioni sono adatte a un affittacamere? Consentirà un’espansione futura? 
  • Costi: dopo aver fatto i dovuti calcoli, quale opzione ti lascerà più denaro?
  • Regolamenti e burocrazia: le normative locali consentono l’apertura di una guest house nella zona? (Chiamate l’autorità di regolamentazione competente per scoprirlo.

Fase 1: come pianificare l’apertura di un b&b

Sembra un po’ noioso, ma la preparazione di un business plan completo fornirà le basi per avviare la tua attività, guidandoti verso un futuro redditizio. Inoltre, se diviso in più parti, è più realizzabile di quanto si possa immaginare.

Il tuo business plan dovrebbe iniziare con l’analisi di questi tre elementi:

  • La visione: qual è la tua visione ambiziosa per il tuo affittacamere?
  • La missione: perché il tuo bed and breakfast esiste e a chi si rivolge?
  • Obiettivi: quali sono i tuoi obiettivi principali e come li raggiungerai?

Successivamente, sarà il momento di approfondire queste aree:

Il tuo settore ed i concorrenti

Fai una piccola ricerca per conoscere meglio i tuoi concorrenti e le persone che accoglierai nel tuo b&b. Un quadro più chiaro ti aiuterà anche a definire la tua Unique Selling Proposition (USP). Qual è il tuo elemento di differenziazione che convincerà le persone a scegliere te rispetto alla concorrenza? Chiarire la tua USP cambierà le carte in tavola per la tua attività.

Servizi e comfort

Elenca tutti i servizi e le comodità che vorrai offrire nel tuo b&b. Non sai da dove cominciare? Consulta un sito di prenotazione di affittacamere per vedere cosa offrono le strutture simili alla tua.

Operazioni e gestione di un b&b

Politiche, procedure, liste di controllo e moduli vi aiuteranno a lavorare ogni giorno con il minimo stress. Ad esempio, pensa a: check-in e al check-out, pulizie, pagamenti, persone, fornitori, standard di servizio, salute e sicurezza e alla manutenzione della proprietà.

Un altro punto chiave da trattare è il modo in cui vendere e gestire le camere. Creerai un sito web della tua struttura o ti affiderai a siti di terzi?

Marketing

Inizia creando un’identità visiva per la tua guest house, che comprenda un logo, i colori e i caratteri che utilizzerai sul tuo sito web e sulla cancelleria. Successivamente, è necessario pensare ai messaggi chiave che si desidera diffondere in qualsiasi campagna di marketing.

Per i proprietari di affittacamere, il marketing digitale è un modo economico ed efficace per lanciarsi e crescere. Sii creativo e considera tutte le opzioni, tra cui:

  • Marketing dei contenuti
  • Social media
  • Marketing via e-mail
  • Recensioni online
  • Ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO).

Finanze

A conti fatti, è necessario disporre di denaro sufficiente per iniziare e successivamente guadagnare, o almeno chiudere in pareggio, man mano che si va avanti. Per farlo, è sufficiente fare i conti. Prendi in considerazione l’idea di coinvolgere un commercialista o un altro professionista per aiutarti a creare il tuo piano finanziario. 

Fase 3: prepararsi ad accogliere gli ospiti

Prova a costruire una sorta di anticipazione mentre ti prepari al giorno dell’inaugurazione. In questo modo i tuoi ospiti condivideranno l’entusiasmo per il lancio del tuo b&b. I social media sono un ottimo modo per diffondere la notizia e dare un piccolo “dietro le quinte” di ciò che sta accadendo mentre ti prepari al grande giorno.

Un’altra priorità dovrebbe essere la creazione di un sito web. Un sito che sia bello e che fornisca tutte le informazioni di cui i tuoi ospiti hanno bisogno: come prenotare e cosa possono aspettarsi quando soggiornano.

Dovrai anche preparare le camere, ti suggeriamo di non dimenticare: lenzuola di qualità, una ritinteggiata alle pareti, allarmi antifumo e altri elementi di sicurezza, oltre a quei piccoli accorgimenti che rendono le camere invitanti e confortevoli. 

Naturalmente, ci saranno tanti altri piccoli lavori da fare prima di poter finalmente accogliere i tuoi ospiti. Assicurati di non tralasciare nulla creando un elenco di azioni basate sul tuo business plan. Stabilisci le priorità e chiedi aiuto quando ne hai bisogno.

Gestire un B&B: suggerimenti e consigli utili

Una volta avviata l’attività, la curva di apprendimento continuerà. Tuttavia, con questi consigli potrai evitare gli ostacoli più grandi e far crescere rapidamente la tua attività:

Conoscere gli ospiti

Al centro di tutto il tuo business ci sono i tuoi ospiti. Sono loro la ragione d’essere della struttura, quindi conoscerli meglio ti aiuterà a migliorare il modo in cui gestisci il tuo bed and breakfast. Presta attenzione, ascolta e costruisci un quadro chiaro di chi sono e di cosa si aspettano quando varcano la porta.

Continua a comunicare

Molti problemi e inconvenienti possono essere ricondotti a una scarsa comunicazione. Assicurati che i tuoi ospiti sappiano come contattarti e considera il loro punto di vista quando crei informazioni e contenuti.

Investi in un ottimo sito web

Il tuo sito web è spesso responsabile della prima impressione. Fai in modo che il sito: catturi visivamente l’identità del tuo marchio e della tua struttura, metta in evidenza le sue caratteristiche principali, indichi molte informazioni utili e aiuti gli ospiti a effettuare e gestire le prenotazioni.

Concentrati sulle recensioni

Più di 8 ospiti su 10 dichiarano di leggere sempre o spesso una recensione prima di prenotare un alloggio. Più della metà dichiara che non prenoterebbe mai un hotel senza recensioni. Punta a ottenere le prime recensioni chiedendo agli ospiti soddisfatti di lasciare una recensione su una delle piattaforme più popolari (Tripadvisor, Google, Facebook o la piattaforma che preferisci).

Sfrutta i feedback, positivi e negativi

Considera i feedback come un’informazione utile e preziosa. I feedback positivi rafforzano ciò che stai facendo bene. Come si può migliorare? I feedback negativi possono aiutarti a colmare rapidamente le lacune e a risolvere i problemi.

Conosci la tua zona

Molti ospiti useranno il tuo bed and breakfast come base per esplorare l’area locale. Aiutateli nel loro percorso condividendo con loro tutto ciò che sai sui luoghi più popolari, insieme ad alcune curiosità che “solo la gente del posto conosce”.  

Tieni pulito

Una camera non pulita è un vero e proprio deterrente per i clienti ed è una orribile bandiera rossa quando viene menzionata nelle recensioni online. Mantieni alti gli standard puntando a camere più pulite di quelle che ti aspetteresti a casa tu ed effettua controlli regolari in modo da notare qualsiasi difetto prima dei tuoi ospiti.

Resta aggiornato sulle novità del settore

Tra le attività che ti tengono impegnato ogni giorno, è importante rimanere aggiornati. Iscriviti al blog di Little Hotelier per ricevere regolarmente contenuti che ti aiuteranno a migliorare costantemente le tue attività.

Strategie chiave nella gestione di un affittacamere

Quando si gestisce una struttura affittacamere, non si può fare tutto ciò che si desidera. Per evitare di essere sopraffatti da questa consapevolezza, crea delle strategie intorno a queste tre aree principali per aumentare la concentrazione e l’efficienza delle tue giornate:

Distribuzione e vendite

Ci sono diverse opzioni disponibili per vendere le vostre camere e dovrai trovare il modo più efficace e redditizio per farlo. Come proprietario di una guest house, il tuo sito web e i tuoi canali social rappresentano il punto di partenza. Investi in un booking engine online che permetta di effettuare le prenotazioni.

Se hai un numero limitato di camere e un grande seguito sui social media, questa potrebbe essere l’unica opzione necessaria per raggiungere gli obiettivi. Tuttavia, se vuoi mantenere un tasso di occupazione costante, un collegamento con un canale di prenotazione online potrebbe essere una buona strategia. Questi canali possono attirare viaggiatori nazionali e internazionali, così da permettere al tuo b&b di incrementare il numero di ospiti che prenotano.

Google Hotel Ads è un altro modo per estendere la tua portata, in particolare verso i viaggiatori che cercano un alloggio nella tua località.

Se la tua strategia include alcuni di questi canali, allora valuta la possibilità di utilizzare un channel manager per eliminare il problema della gestione delle prenotazioni.

Marketing 

Molto probabilmente non disponi di un budget di marketing pari a quello di un grande hotel. Tuttavia, al giorno d’oggi non è necessario un investimento ingente per creare una campagna di marketing efficace.

Per commercializzare efficacemente il vostro affittacamere, concentrati su questi quattro aspetti:

  1. Il tuo unique selling point

Durante le fasi di progettazione, hai ideato la tua USP. Che cosa rende la tua struttura diversa dalle altre? Perché questo dovrebbe influenzare gli ospiti a soggiornare da te? Questi elementi devono essere racchiusi nei messaggi di marketing. 

  1. La posizione

Hai la vista più bella? Assicurati di metterla in evidenza sui social media e incoraggia gli ospiti a taggarti nei loro post.

  1. Gli ospiti

Crea messaggi rivolti ai tuoi ospiti in grado di trasmettere l’identità del brand in modo forte e chiaro.

  1. Strumenti di marketing digitale

Esistono molti strumenti di marketing: social media, content, email marketing e SEO. Progetta la tua strategia in base agli strumenti che ti aiuteranno a raggiungere il tuo pubblico, non a quelli che qualcun altro usa o raccomanda.

Gestione delle entrate

La gestione dei ricavi consiste nel fissare i prezzi giusti per ottenere il massimo delle entrate. Potrebbe sembrare semplice, ma come si fa a trovare l’equilibrio tra le camere piene e i prezzi più alti che gli ospiti sono disposti a pagare? 

Se si aggiungono la stagionalità, i canali multipli e le variazioni delle camere, le cose si complicano rapidamente. 

Tuttavia, con la giusta strategia è possibile raggiungere il giusto livello di prezzi e ricavi. Prendi in considerazione l’utilizzo di queste diverse tariffe:

  • Una regolare “tariffa rack” basata sul tipo di camera e sul numero di ospiti
  • Sconti per gruppi che prenotano molte camere
  • Sconti per studenti, influencer o altri gruppi
  • Offerte di pacchetti che possono includere un tour o la colazione
  • Prezzi più alti in coincidenza con i fine settimana, le stagioni e gli eventi locali speciali
  • Offerte last minute.

Software per affittacamere: Quali sono gli usi e i vantaggi

L’allestimento, l’apertura e la gestione di un bed and breakfast sono un’attività molto impegnativa. Ti senti in difficoltà solo a pensarci? 

Per nostra fortuna, viviamo nell’era digitale e ci sono una serie di opzioni per ridurre e semplificare il passaggio dal caos alla tranquillità. In particolare, queste tre categorie possono essere trasformate con la giusta tecnologia:

Reception

Una piattaforma digitale per la reception dell’hotel ti dà la possibilità di gestire in un unico luogo: prenotazioni, check-in e check-out, tariffe delle camere, occupazione, housekeeping, comunicazioni con gli ospiti e pagamenti. Avendo il pilota automatico per molte delle vostre attività quotidiane, avrai molto più tempo per concentrarti sulle cose importanti.

Channel Manager 

Un channel manager online permette di vendere contemporaneamente tutte le camere tramite: il proprio sito web, siti web di terze parti e qualsiasi altro canale scelto. La disponibilità delle camere viene aggiornata in tempo reale e potrai apportare modifiche massicce quando ne avrai bisogno. Un channel manager può contribuire ad aumentare l’occupazione delle camere e i ricavi.

Booking Engine

Un booking engine consente di accettare prenotazioni dirette e può avere un enorme impatto sul volume delle prenotazioni. Questa tecnologia può essere integrata con il sito web per creare un’esperienza di prenotazione online personalizzata per i tuoi ospiti.

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