Gestire un B&B

Gestire un bed and breakfast rappresenta un’affascinante introduzione al mondo dell’ospitalità. Questa esperienza imprenditoriale promette un’avventura coinvolgente, ma è altrettanto vero che senza la giusta preparazione, questa visione può rapidamente trasformarsi in un incubo.

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Se hai intenzione di intraprendere un percorso nel settore delle piccole strutture ricettive, è imperativo comprendere appieno le sfide e le gratificazioni che ne derivano. In quest’articolo, esploreremo a fondo le basi fondamentali della gestione di un bed and breakfast, condividendo strategie, strumenti ed errori comuni da evitare. Scoprirai come creare un’atmosfera accogliente, offrire esperienze memorabili agli ospiti e, naturalmente, massimizzare le entrate.

Sei pronto a gestire un B&B?

Ti sei già chiesto se gestire un bed and breakfast è davvero ciò che fa per te?
In ogni caso, prima di prendere in gestione un B&B ti consigliamo di riflettere attentamente su questa scelta. Gestire una struttura alberghiera del genere implica responsabilità e dedizione costante. Spesso, la visione romantica iniziale può rivelarsi notevolmente distante dalla pratica reale.

Coloro che si rivelano adatti a questo settore generalmente possiedono le seguenti caratteristiche:

  • Uno spirito socievole e cordiale, sempre pronto a scambiare qualche parola.
  • Capacità di gestire pressioni e competenze efficaci nel multitasking.
  • Creatività e flessibilità, pronti a sperimentare nuove approcci per raggiungere il successo.

Gestire il bed and breakfast e curare l’esperienza dei tuoi ospiti comporta la gestione di numerosi aspetti: dall’accoglienza e la gestione delle prenotazioni, fino ai consigli locali, la supervisione del budget, la cura della cucina, la manutenzione, le pulizie e le attività di marketing, l’elenco delle responsabilità è vasto e variegato.

Non è per nulla un impegno part-time, se non si è intrinsecamente motivati o non si apprezza appieno la vita dietro le quinte di un affittacamere, questa occupazione potrebbe presto rivelarsi più impegnativa del previsto.

Sviluppa un business plan vincente

Prima di fare qualsiasi altra cosa, devi dimostrare a te stesso che gestire un B&B sarà un’impresa utile per te e la tua famiglia. Elaborare un business plan per hotel minuzioso è il modo giusto per farlo.

Il tuo business plan dovrà includere molte ricerche. È importante essere realisti nel valutare cosa puoi offrire ai tuoi potenziali ospiti. Chiedi a te stesso cosa i tuoi eventuali clienti potrebbero volere e fai confluire i tuoi e i loro desideri.

Ricerca anche forum e gruppi online, poiché sono composti da persone con l’esperienza che stai cercando. Lo stesso vale per le organizzazioni e le associazioni turistiche locali.

I siti di recensioni online sono altresì da considerare. Puoi usarli per ottenere feedback preziosi e per imparare a gestire meglio il tuo business e servire i tuoi ospiti.

E non dimenticarti delle tue esperienze. Nel corso degli anni sarai sicuramente stato in strutture come la tua. Quali sono le cose positive e negative che ricordi? Utilizza queste tue esperienze per dare vita alla tua attività.

Strategie chiave per la gestione di un B&B

Al fine di gestire un B&B in maniera ottimale e prevenire l’eventuale sopraffazione dovuta al carico di lavoro, ti consigliamo di sviluppare strategie focalizzate su tre aree chiave: distribuzione e vendite, marketing e gestione delle entrate. Questo approccio mirato contribuirà ad intensificare la concentrazione e l’efficienza delle tue giornate.

Distribuzione e vendite

Le opzioni disponibili per affittare le camere del tuo bed and breakfast sono molteplici; la competenza chiave di un bravo gestore è individuare il metodo più efficace e redditizio.
Senza dubbio il sito web ed i canali social rappresentano il punto di partenza della tua strategia. Il passo successivo consiste nell’investire in un motore di prenotazione per hotel (booking engine) che permetta ai visitatori di effettuare prenotazioni dirette.

Se hai a disposizione un numero limitato di camere, ma un grande seguito sui social media, potresti non avere bisogno di altre opzioni per ottenere un numero sufficiente di prenotazioni. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, se vuoi mantenere un tasso di occupazione costante, un collegamento con le OTA (canali di prenotazione online) è un compromesso necessario. Questi canali possono attirare viaggiatori nazionali e internazionali, permettendo al tuo bed and breakfast di incrementare il flusso di ospiti.

Google Hotel Ads è un altro modo per estendere la tua portata, in particolare verso i viaggiatori che cercano un alloggio nella tua località.

Marketing 

Molto probabilmente non disponi di un budget di marketing pari a quello di un grande hotel. Tuttavia, al giorno d’oggi non sono necessari investimenti ingenti per creare una campagna di marketing efficace.

Per promuovere efficacemente il tuo bed and breakfast, concentrati su questi quattro aspetti:

  1. Il tuo unique selling point

Durante le fasi di progettazione, hai ideato la tua Unique Selling Proposition (USP). Che cosa rende la tua struttura diversa dalle altre? Perché questo dovrebbe influenzare gli ospiti a soggiornare da te? Questi elementi devono essere racchiusi nei messaggi di marketing.

  1. La posizione

Hai la vista più bella? Assicurati di metterla in evidenza sui social media e incoraggia gli ospiti a taggarti nei loro post.

  1. Gli ospiti

Crea messaggi rivolti ai tuoi ospiti in grado di trasmettere l’identità del brand in modo forte e chiaro.

  1. Strumenti di marketing digitale

Esistono molti strumenti di marketing: social media, content, email marketing e SEO. Progetta la tua strategia in base agli strumenti che ti aiuteranno a raggiungere il tuo pubblico, non a quelli che qualcun altro usa o raccomanda.

Gestione delle entrate

La gestione dei ricavi consiste nel fissare i prezzi giusti per ottenere il massimo delle entrate. Trovare il giusto equilibrio tra un buon tasso di occupazione e tariffe che i tuoi ospiti sono disposti a pagare potrebbe non essere così semplice.

Se si aggiungono la stagionalità, i canali multipli e le variazioni delle camere, la questione diventa più complicata.

Tuttavia, con la giusta strategia è possibile raggiungere il giusto livello di prezzi e ricavi. Prendi in considerazione l’utilizzo di queste diverse tariffe:

  • Una regolare “tariffa rack” basata sul tipo di camera e sul numero di ospiti
  • Sconti per gruppi che prenotano molte camere
  • Sconti per studenti, influencer o altri gruppi
  • Offerte di pacchetti che possono includere un tour o la colazione
  • Prezzi più alti in coincidenza con i fine settimana, le stagioni e gli eventi locali speciali
  • Offerte last minute.

Consigli pratici per una gestione di successo del tuo bed and breakfast

Naturalmente, alcuni business hanno più successo di altri e ci sono diverse ragioni per questo. Tuttavia, evitando alcuni errori e soddisfacendo i requisiti richiesti, riuscirai a gestire al meglio il tuo bed and breakfast.

Ecco una lista di consigli per gestire al meglio il tuo B&B:

Conoscere gli ospiti

Al centro di tutto il tuo business ci sono i tuoi ospiti. Sono loro la ragione d’essere della struttura, quindi conoscerli meglio ti aiuterà a migliorare il modo in cui gestisci il tuo bed and breakfast. Presta attenzione, ascolta e costruisci un quadro chiaro di chi sono e di cosa si aspettano quando varcano la porta.

Continua a comunicare

Molti problemi e inconvenienti possono essere ricondotti a una scarsa comunicazione. Assicurati che i tuoi ospiti sappiano come contattarti e considera il loro punto di vista quando crei informazioni e contenuti.

Investi in un ottimo sito web

Il tuo sito web è spesso responsabile della prima impressione. Fai in modo che il sito: catturi visivamente l’identità del tuo marchio e della tua struttura, metta in evidenza le sue caratteristiche principali, indichi molte informazioni utili e aiuti gli ospiti a effettuare e gestire le prenotazioni.

Concentrati sulle recensioni

Più di 8 ospiti su 10 dichiarano di leggere sempre o spesso una recensione prima di prenotare un alloggio. Più della metà dichiara che non prenoterebbe mai un hotel senza recensioni. Punta a ottenere le prime recensioni chiedendo agli ospiti soddisfatti di lasciare una recensione su una delle piattaforme più popolari (Tripadvisor, Google, Facebook o la piattaforma che preferisci).

Sfrutta i feedback, positivi e negativi

Considera i feedback come un’informazione utile e preziosa. I feedback positivi rafforzano ciò che stai facendo bene. Come si può migliorare? I feedback negativi possono aiutarti a colmare rapidamente le lacune e a risolvere i problemi.

Conosci la tua zona

Molti ospiti useranno il tuo bed and breakfast come base per esplorare l’area locale. Aiutateli nel loro percorso condividendo con loro tutto ciò che sai sui luoghi più popolari, insieme ad alcune curiosità che “solo la gente del posto conosce”. 

Tieni pulito

Una camera non pulita è un vero e proprio deterrente per i clienti ed è una orribile bandiera rossa quando viene menzionata nelle recensioni online. Mantieni alti gli standard puntando a camere più pulite di quelle che ti aspetteresti a casa tu ed effettua controlli regolari in modo da notare qualsiasi difetto prima dei tuoi ospiti.

Resta aggiornato sulle novità del settore

Tra le attività che ti tengono impegnato ogni giorno, è importante rimanere aggiornati. Iscriviti al blog di Little Hotelier per ricevere regolarmente contenuti che ti aiuteranno a migliorare costantemente le tue attività.

Non trascurare i social media

I social sono la vetrina ideale per il tuo B&B. Sono un ottimo strumento di marketing e possono aiutarti a espandere la tua copertura con un investimento minimo. I viaggiatori moderni, soprattutto i millennial, vogliono connettersi tramite social, quindi non negargli questa opzione.

Offri orari di check-in e check-out flessibili

Anche se i viaggiatori sanno di doversi aspettare il check-in nel tardo pomeriggio e il check-out in mattinata, questo non è sempre conveniente per i visitatori moderni. Come gestore di B&B hai un’opportunità unica, ovvero quella di offrire ai tuoi ospiti la possibilità di scegliere un orario di check-in e check-out adatto alle loro esigenze.

Aggiungi risorse locali nelle aree comuni

I tuoi ospiti si affideranno a te per consigli su dove cenare, per informazioni sulle migliori attività e sulla storia della località. Prendi in considerazione l’idea di aggiungere romanzi di autori della zona, guide turistiche e opuscoli che pubblicizzano sconti e promozioni di attività locali nei giardini esterni e nelle sale comuni

Come gestire un B&B: gli errori da evitare

Offri molto ma svendi i tuoi servizi 

Sei talmente entusiasta di avere ospiti che potresti offrire più del necessario tra i tuoi servizi. Va benissimo e sicuramente ti farà guadagnare recensioni positive dai tuoi clienti, ma se ciò inizia a intaccare i tuoi margini di profitto non è a lungo sostenibile. Non aver paura di aumentare i prezzi per farli corrispondere alla qualità dei servizi offerti. Se offri servizi di lusso, dovresti ricevere un compenso adeguato.

Cercare di fare tutto

Possedere e gestire un B&B richiede un sacco di lavoro, per questo, anche se lo desideri, è pressoché impossibile occuparsi di tutto da soli. È raccomandabile trovare un aiuto, sia che si tratti di un partner o di personale assunto, e acquistare un sistema di gestione della proprietà che ti assisterà a in tutte le attività amministrative.

Non fare abbastanza ricerca

Non fare ricerca è la ricetta giusta per il fallimento. È necessario che tu conduca un’analisi completa sulla zona in cui vuoi aprire, sui possibili concorrenti, i mercati di riferimento e su ciò che gli ospiti si aspettano da una proprietà come la tua. Conoscere questo tipo di informazioni ti fornirà un chiaro piano di attacco.

Essere operativo senza norme

Impostare regole e politiche chiare, impedirà ai tuoi ospiti di approfittarsi di te o di dover affrontare conversazioni imbarazzanti e andare incontro a malintesi.

Non solo è necessario impostare norme esplicite, ma queste devono anche essere visibili e presentate agli ospiti prima e durante il loro soggiorno. L’ideale per tenere gli ospiti informati è inviare loro un’e-mail prima dell’arrivo, che includa tutte le politiche del tuo bed and breakfast, comprese le regole sui rimborsi, sugli animali domestici, sui danni alla proprietà, sui check-in anticipati e i check-out posticipati.

Andare alla cieca

È imperativo sapere cosa aspettarsi dal lavoro che andrai a svolgere e dall’industria in cui operi. Come affermato in precedenza, devi capire se è il lavoro giusto per te per non rischiare il burnout nel breve termine.

Imitare gli altri

Se non provi a differenziare il tuo business e fornire ai tuoi ospiti un’esperienza unica che ricorderanno per sempre, allora qual è lo scopo? Vai oltre alla mera gestione del tuo B&B, studia i tuoi concorrenti e scopri come lavorare fuori dagli schemi per deliziare gli ospiti e crearti la fama di struttura migliore della zona.

Attenersi a strategie di gestione B&B medievali

Ormai, viviamo in un mondo fatto di tecnologie. Coloro che continuano a gestire con carta e penna, oltre a restare indietro, sono sempre più frustrati dal tempo che occorre per amministrare la propria struttura, nonché confusi dal costante errore umano. Investire in tecnologie come: sistemi di gestione della proprietà, channel manager, strumenti per siti web e altre tecnologie, non solo migliorerà la tua attività, ma anche la percezione che gli ospiti avranno sulla struttura. Questi software ti offriranno vantaggi basati su sistemi cloud, automazione e accelerazione delle attività amministrative e burocratiche incluse. Inoltre, ti aiuteranno a distribuire le tue camere online e a espandere la portata del tuo mercato.

Non coprire ogni eventualità

Prima di avviare la tua attività, dovrai assicurarti che sia completamente legale e sicura. Ciò significa osservare il piano regolatore, mettere a disposizione parcheggi a sufficienza, ottenere permessi e superare tutte le ispezioni obbligatorie, garantire che sia i certificati che la formazione, ad esempio quella di primo soccorso e per la manipolazione sicura degli alimenti, siano aggiornate e, infine, acquistare un’assicurazione.

Strumenti e tecnologie per aiutarti a gestire un B&B

Gestire un bed and breakfast, come avrai potuto constatare, è un’attività molto impegnativa. Per nostra fortuna, viviamo nell’era digitale e, come abbiamo già anticipato, esistono una serie di soluzioni tecnologiche che ci possono assistere.

Reception

Una piattaforma digitale per la reception dell’hotel ti dà la possibilità di gestire in un unico luogo: prenotazioni, check-in e check-out, tariffe delle camere, occupazione, housekeeping, comunicazioni con gli ospiti e pagamenti. Avendo il pilota automatico per molte delle vostre attività quotidiane, avrai molto più tempo per concentrarti sulle mansioni più importanti.

Channel Manager 

Un channel manager online ti permette di promuovere contemporaneamente tutte le tue camere tramite: sito web, siti web di terze parti e qualsiasi altro canale scelto. La disponibilità delle camere viene aggiornata in tempo reale e potrai apportare modifiche massicce quando ne avrai bisogno. Un channel manager può contribuire ad aumentare l’occupazione delle camere e i ricavi.

Booking Engine

Un booking engine consente di accettare prenotazioni dirette e può avere un enorme impatto sul volume delle prenotazioni. Questa tecnologia può essere integrata con il sito web per creare un’esperienza di prenotazione online personalizzata per i tuoi ospiti.

By Dean Elphick

Dean è il Senior Content Marketing Specialist di Little Hotelier, la soluzione software all-in-one creata appositamente per semplificare la vita dei proprietari di piccole strutture ricettive. Dean ha fatto della scrittura e della creazione di contenuti la sua passione per tutta la sua vita professionale, che comprende più di sei anni presso Little Hotelier. Attraverso i contenuti, Dean mira a fornire istruzione, ispirazione, assistenza e, in definitiva, valore alle piccole attività ricettive che cercano di migliorare il modo in cui gestiscono le loro operazioni (e vivono la loro vita).