Wenn Sie ein kleines Hotel oder eine Unterkunft besitzen oder leiten, ist es natürlich Ihre Aufgabe, für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Dazu gehört der gesamte tägliche Betrieb Ihrer Unterkunft, von der Verwaltung eingehender Reservierungen über die Betreuung der Gäste bis hin zur ordnungsgemäßen Reinigung und Instandhaltung der Unterkunft.

Bestimmt haben Sie bereits erkannt, dass dies nicht durch manuelle Methoden, sondern über das Hotelverwaltungssystem am effektivsten ist.

Das „beste“ Hotelverwaltungssystem macht all dies und mehr viel einfacher, sowohl direkt als auch indirekt. Direkt, weil das System viele Aufgaben selbstständig erledigt, und indirekt, weil es Ihnen viele Stunden Arbeit erspart, die Sie mit ebenso wichtigen Tätigkeiten wie der Zufriedenheit Ihrer Gäste verbringen können.

Dabei sollte man anmerken, dass der Kauf eines Hotelverwaltungssystems dem Kauf eines Unterkunftsverwaltungssystems, eines Rezeptionssystems, einer Verwaltungssoftware für B&Bs usw. gleichkommt. Sie kennen vielleicht nicht alle diese Begriffe, aber im Grunde sind alle dieselbe Art von Technologie und erfüllen denselben Zweck – es gibt einfach viele Synonyme!

In diesem Blog werden die letzten Fragen geklärt, die Sie zu Hotelverwaltungssystemen haben, bevor Sie sich für eine Investition entscheiden. 

Softwarefunktionen, auf die sie nicht verzichten sollten

Egal, was Ihr Hauptanliegen ist – ob Sie nun ein herausragendes Gästeerlebnis bieten oder einfach nur Umsatz und Gewinn steigern wollen – ein Hotelverwaltungssystem wird Ihnen helfen. Diese Software hilft Ihnen tatsächlich bei diesen beiden Anliegen und zwar mit weniger Aufwand, als Sie bisher investiert haben.

Es ist jedoch nicht damit getan, sich Ziele zu setzen, für die Software zu bezahlen und die Ergebnisse sofort zu sehen. Nicht alle Systeme sind gleich. Merkmale und Funktionalität können sich von Anbieter zu Anbieter erheblich unterscheiden.

Es ist also wichtig, dass Sie Ihre Zielvorstellungen mit den Angeboten der einzelnen Softwareanbieter vergleichen. Little Hotelier ist bestrebt, alle Bereiche für kleine Hotels abzudecken und sicherzustellen, dass Sie ein automatisiertes, zentralisiertes System für alle täglichen Geschäftsabläufe haben. 

Dies sind die Funktionen, die Sie unserer Meinung nach unbedingt brauchen, wenn Sie sich für ein Hotelverwaltungssystem entscheiden:

  • Bearbeitung von Buchungen über beliebige Portale
  • Ein- und Auschecken von Gästen
  • Verwaltung der Buchungsdetails von Gästen und Gästeprofilen
  • Verwaltung von Bestand, Raten und Verfügbarkeit
  • Organisation von Housekeeping-Aufgaben und der Zeitplan dafür
  • Bearbeitung von Transaktionen wie Zahlungen, Einzahlungen und Erstattungen
  • Eigenverantwortliche Gästekommunikation 
  • Verwaltung der Wartung der Unterkunft 
  • Erstellung von Berichten zur Performance Ihres Unternehmens
  • Abwicklung der Front-Office-Buchhaltung

Der schiere Umfang der Funktionalität ist ein überzeugender Faktor, denn er macht deutlich, wie viel Arbeit Sie vorher manuell erledigt haben und wie viel Zeit Sie sparen können. Und was nützt es, eine Lösung zu kaufen, die nur die Hälfte des Problems behebt? Nutzen Sie Little Hotelier, um all diese Prozesse zu verwalten, und verschaffen Sie sich mehr Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Gäste zufrieden sind. Profitieren Sie auch davon, Trends zu erkennen, die Ihnen zeigen, wo Sie mehr Geld verdienen können.

Aus diesen Gründen funktioniert ein Hotelverwaltungssystem

Es ist ganz normal, Bedenken zu haben, wenn man eine Investition tätigt. Die meisten von uns denken täglich darüber nach, ob ein bestimmter Kauf ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Wenn es um Ihr Unternehmen geht, ist es sogar noch wichtiger, die richtige Entscheidung zu treffen.

Wenn Sie den Schritt wagen wollen, sich aber nicht trauen, weil Sie zum ersten Mal ein solches System nutzen, oder wenn Sie mit der Technik im Allgemeinen nicht vertraut sind, finden Sie hier einige Fakten, die Sie beruhigen werden.

1. Cloud-basierte Systeme sind narrensicher

Die besten Hotelanwendungen wie Little Hotelier sind allesamt Cloud-basierte Systeme und werden online ausgeführt.  Die „Cloud“ ermöglicht die gemeinsame Nutzung großer Datenmengen durch verschiedene Systeme, die an einem sicheren Ort untergebracht sind und auf die aus der Ferne zugegriffen werden kann. Dies ist einem serverbasierten System, das ein zentrales Computersystem zur Speicherung und Verarbeitung der Daten benötigt, weit überlegen.

Da Sie lediglich eine Internetverbindung benötigen, sind Sie nicht an ein bestimmtes Büro oder einen bestimmten Computer gebunden, um Ihre Software zu nutzen. Für Ihr Unternehmen bedeutet dies, dass Sie Little Hotelier zur Verwaltung Ihres Backends nutzen können, wo und wann immer Sie wollen. In der Tat können Sie auf dem Laufband im Fitnessstudio stehen und solange Sie ein mobiles Gerät wie Ihr Smartphone haben, können Sie Buchungen bearbeiten oder den Bestand aktualisieren.

2. All-in-One-Systeme nehmen keine Abkürzungen

Little Hotelier ist mehr als nur ein Verwaltungssystem. Es ist Buchungssystem, Channel Manager, Webseitengestalter und eine Zahlungslösung in einem. Sie werden vielleicht denken, dass dies zu schön ist, um wahr zu sein, aber an Leistung mangelt es bei keiner dieser Funktionen. 

Es ist für kleine Unternehmen wie Sie einfach sinnvoller, alles in einem Betriebssystem zu bündeln. So haben Sie die totale, vernetzte Kontrolle über Ihre Unterkunft und können sie viel einfacher verwalten, als wenn Sie für jede Technologie einen anderen Anbieter nutzen. Mit diesen integrierten Plattformen haben Sie alles, was Sie brauchen, um Ihr Unternehmen erfolgreich online zu führen.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über diese zusätzlichen Produkte, falls Sie sie noch nicht kennen:

3. Ein System, das in Echtzeit arbeitet – und zwar schneller als Sie es können!

Wir verstehen Ihre Bedenken.  Ich mache das alles jetzt schon selbst, warum sollte ich jetzt dafür bezahlen, dass es gemacht wird?

Wir stimmen zu, dass es Zeiten gibt, in denen Technologie über den Bedarf an Notwendigkeit hinausgeht. Brauchen wir wirklich eine Uhr, die uns nicht nur die Zeit anzeigt, sondern auch unsere E-Mails verwaltet, Termine plant, uns über Facebook auf dem Laufenden hält, unsere Herzfrequenz überwacht, unsere Schritte zählt, Nachrichten liest und wer weiß, was noch alles? Wahrscheinlich nicht.

Möchten Sie jedoch jede Woche Arbeitsstunden sparen, die Sie zuvor für die mühseligen Aufgaben der Aufzeichnung und Aktualisierung von Gästedaten, die Korrektur klarer Fehler, die Aktualisierung von Informationen in Buchungsportalen und das Versenden von E-Mails aufgebracht haben, um nur einige zu nennen? Hoffentlich ist die Antwort ja.

Wenn Sie bei diesen Aufgaben mit Ihrem Technologiesystem um die Wette laufen würden, würden Sie jedes Mal verlieren. Bis Sie überhaupt bemerken, dass eine neue Buchung eingegangen ist, hat Ihr System die Informationen bereits an alle erforderlichen Stellen weitergeleitet, und die entsprechenden Aktualisierungen sofort vorgenommen. Das ist die Bedeutung von Echtzeit. Ihr System führt Aktionen aus, ohne dass Sie jemals einen weiteren Gedanken, einen Rückruf oder einen Moment des Nachdenkens benötigen.

Das ist das Schöne an einem All-in-One-System wie Little Hotelier. 

Demo von Little Hotelier ansehen

Gibt es kostenlose Hotelverwaltungssoftware?

Ja und nein. Da die führenden Anbieter von Hotelverwaltungssoftwares eine ausgefeilte Technologie verwenden, deren Entwicklung und ständige Aktualisierung viel Arbeit erfordert, kann sie nicht kostenlos angeboten werden. Jede wirklich „kostenlose“ Technologie wird Ihrem Hotel wahrscheinlich nicht die Funktionalität bieten, die es braucht, um wirklich etwas zu bewirken – sie könnte die Dinge sogar noch schlimmer machen!

Branchenführer wie Little Hotelier bieten jedoch kostenlose Testphasen an, damit Sie alle Vorteile des Produkts erleben können, bevor Sie sich für eine Investition entscheiden. Probieren geht über Studieren! Und es gibt keine Sperrverträge, die über eine monatliche Gebühr hinausgehen.

Wenn Sie sich für eine kostenlose Testversion von Little Hotelier anmelden, werden Sie innerhalb eines Werktags kontaktiert und können die Leistung des Systems 30 Tage lang überprüfen, bevor Sie sich entscheiden, ob Sie die Abrechnung fortsetzen möchten. Die Ergebnisse sollten für sich sprechen, wobei die täglichen Aufgaben schneller und einfacher werden, während die langfristigen Umsatzmöglichkeiten ebenfalls offensichtlich sind.

Little Hoteliers Front Desk Software kann ab 109 USD pro Monat gesichert werden, wenn Ihr Hotel fünf Zimmer oder weniger hat. Für eine Unterkunft mit 15 Zimmern werden 139 USD pro Monat berechnet. Dies ist mehr als wettbewerbsfähig, da einige andere große Anbieter 159 USD pro Monat für 15 Zimmer verlangen. Sie können sich auch für eine jährliche Zahlung entscheiden, um einen Rabatt zu erhalten. Probieren Sie die Preisskala von Little Hotelier aus, um zu sehen, was für Ihr Hotel zutrifft.

Warum Sie sich nicht auf kostenlose Downloads von Hotelverwaltungssoftwares verlassen sollten

Jede wirklich „kostenlose“ Technologie wird Ihrem Hotel wahrscheinlich nicht die Funktionalität bieten, die es braucht, um wirklich etwas zu bewirken – sie könnte die Dinge sogar noch schlimmer machen! 

Beim Herunterladen von kostenloser Verwaltungssoftware handelt es sich in der Regel um ein statisches Produkt, das nicht mehr aktualisiert wird, es sei denn, Sie laden im Laufe der Zeit neuere Versionen herunter. Das ist lästig, denn man weiß nie, wann man nicht mehr auf dem neuesten Stand ist.

Ein weiterer Grund, kostenlose Downloads zu vermeiden, ist die Tatsache, dass sie oft in vielerlei Hinsicht eingeschränkt sind, zum Beispiel:

  • Beschränkt auf Windows- oder Mac-Betriebssysteme
  • Verlassen sich zu sehr auf stabile Internetverbindungen
  • Benutzerunfreundliche Oberflächen
  • Mangel an erweiterten Funktionen
  • Wenig bis gar kein Kundensupport (definitiv kein lokaler oder 24/7-Support)
  • Sicherheitsmaßnahmen und Verschlüsselung können fehlen
  • Nicht für Mobilgeräte geeignet
  • Regelmäßig auftretende Störungen

Dies sind nur einige der Gründe, warum Sie sich besser an eine bekannte Marke auf dem Markt halten sollten, die über die Infrastruktur verfügt, um kontinuierlich an ihren Produkten zu arbeiten und Kunden fortlaufenden Support zu bieten.

Bewertungen von Hotelverwaltungssystemen: Vergleichen Sie kleine Hotelverwaltungssoftware-Anbieter

Bevor Sie sich für den einen oder anderen Anbieter entscheiden, sollten Sie im Rahmen Ihrer Nachforschungen auch beliebte Bewertungsseiten durchforsten, um herauszufinden, was Kunden sagen und wie hoch ein Anbieter eingestuft wird. Ihre Kollegen können eine wichtige Orientierungshilfe sein, da sie die gleichen Probleme wie Sie erlebt und nach den gleichen Lösungen gesucht haben. Das Lesen und Untersuchen von Bewertungen wird Ihnen helfen, Vertrauen in Ihre Entscheidung zu gewinnen.

Eine der besten Quellen ist der Hotel Tech Report.

Auf dieser Website finden Sie eine ganze Reihe von Metriken, die die Qualität vieler Hoteltechnologiesysteme, darunter auch Little Hotelier, detailliert beschreiben. Folgenden Bereiche werden bewertet:

  • Wahrscheinlichkeit, empfohlen zu werden
  • Qualität des Kundensupports
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Funktionen
  • ROI
  • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Integrationsfähigkeit
  • Implementierungsprozess

Außerdem werden Zusammenfassungen der angebotenen bzw. nicht verfügbaren Funktionen sowie gegebenenfalls Videos und Screenshots zur Verfügung gestellt. So können Sie die Anbieter leichter vergleichen. 

Schriftliche Kundenbewertungen sind der Ort, an dem Sie sich genau ansehen können, was andere Anbieter von Unterkünften von einem Produkt halten. Es ist wichtig, Sternebewertungen mit schriftlichem Feedback auszugleichen, da die Mitarbeiter immer unterschiedliche Prioritäten und Präferenzen haben. Sie können das positive und negative Feedback beurteilen, wenn Sie es sehen, und je nach Ihren Zielen vielleicht mehr Gewicht zu einem Faktor oder einem anderen geben.

Auch die sozialen Medien spielen eine wichtige Rolle beim Vergleich von Anbietern. Besuchen Sie insbesondere Facebook-Seiten, um zu sehen, welche Bewertungen dort aufgeführt sind, wie viele Follower ein Anbieter hat und wie das allgemeine Gefühl für die Marke ist. Es ist wichtig zu wissen, ob Ihre Hotelverwaltungssoftware hält, was sie verspricht.

Unterkunftsverwaltungssysteme werden von erfolgreichen Hotels eingesetzt

Der Grund, warum Hoteliers wie Sie überhaupt nach Unterkunftsverwaltungssystemen suchen und diese kaufen, ist, dass sie unbedingt eine bessere Möglichkeit zur Verwaltung ihres Unternehmens benötigen. Ein Unterkunftsverwaltungssystem ist eine Möglichkeit, die Erfolgslatte höher zu legen und den Weg für ein erfolgreicheres Hotel zu ebnen.

Hotels, die mit Unterkunftsverwaltungssystemen am erfolgreichsten sind, entscheiden sich für eine All-in-One-Lösung wie Little Hotelier, da dies für kleine Unternehmen viel einfacher ist. Alles, was sie brauchen, um ein profitableres Geschäft zu führen, ist in einem nahtlosen Paket enthalten. Die Nutzung eines Front-Desk-Systems, Channel Manager und Buchungssystems über einen einzigen Anbieter macht die Leitung eines Unternehmens wesentlich harmonischer. Die Systeme kennen sich bereits und wenn etwas schiefgeht, gibt es nur ein Support-Team, das angerufen werden muss, um ein Problem zu lösen.

So wählen Sie das beste Unterkunftsverwaltungssystem aus

Bei der Auswahl der richtigen Hotelverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Sie müssen genau herausfinden, was Sie wollen, und welche Eigenschaften unabdingbar sind. 

Diese Überlegungen können dabei helfen:

  • Ist es mehr als ein Front Desk?

Eine All-in-One-Lösung, die einen Channel Manager und ein Buchungssystem umfasst, ist bei weitem die beste Option für kleine Hotels.

  • Ist die Zahlungsabwicklung inbegriffen?

Eine integrierte Zahlungslösung ist für Ihre Unterkunft von unschätzbarem Wert, denn sie ermöglicht es Ihnen, Zahlungen, Einzahlungen und Erstattungen schnell und einfach innerhalb der Produktumgebung zu verarbeiten.

  • Ist die Preisgestaltung flexibel?

Sie möchten sich nicht bei einem Produkt anmelden, das über Sperrverträge oder starre Gebühren verfügt. Bei der Abrechnung sollte die Individualität Ihrer Unterkunft berücksichtigt werden.

  • Ist die Kundenbetreuung gut?

Wenn Sie Hilfe brauchen, muss es schnell gehen. Daher ist ein lokaler Support in Ihrer Zeitzone und Sprache sehr wichtig. Eine Wissensdatenbank für Kunden ist ebenfalls entscheidend.

  • Sind die Bewertungen vielversprechend?

Die Worte aktueller oder früherer Nutzer haben eine große Aussagekraft, und wenn Sie wissen, ob die Nutzer mit ihren Erfahrungen zufrieden waren, sollte das für Sie ein wichtiger Indikator sein, wenn Sie sich für Ihren Anbieter entscheiden.

  • Gibt es eine kostenlose Testversion?

Das Ausprobieren und Vertraut werden mit einer Hotelverwaltungssoftware ist unerlässlich. Wahrscheinlich werden Sie nie wieder zurückblicken, wenn Sie einmal damit angefangen haben, aber es ist wichtig, sicher zu sein.

Wie lange dauert es, bis Sie die Vorteile der Nutzung von Software für die Hotelverwaltung sehen?

Natürlich befindet sich niemand gerne in der Schwebe und fragt sich, ob und wann etwas passiert. Die gute Nachricht ist, dass Sie sich das Leben ab dem ersten Tag mit Little Hotelier einfacher machen können. Nach der Einrichtung und der Software-Schulung ist das Produkt sehr einfach zu bedienen und zu warten. Vielleicht finden Sie sogar neue Hobbys, weil Sie so viel Zeit sparen!

Noch besser ist, dass Sie während der kostenlosen Testphase alle Vorteile sehen und genießen können, ohne in den ersten 30 Tagen etwas zu bezahlen. Das sollte mehr als genug Zeit sein, um zu erkennen, dass Sie nicht mehr zurückblicken werden.

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By Dean Elphick

Dean ist der Senior Content-Marketing-Spezialist von Little Hotelier, der All-in-One-Softwarelösung, die speziell für kleine Unterkunftsanbieter entwickelt wurde, um ihnen das Leben zu erleichtern. Dean hat das Schreiben und Erstellen von Texten zu seiner Leidenschaft im gesamten Berufsleben gemacht, zu denen mehr als sechs Jahre bei Little Hotelier gehören. Durch Content möchte Dean Wissen, Inspiration, Unterstützung und letztendlich Mehrwert für kleine Unterkünfte bieten, die ihre Unternehmensprozesse (und ihr Leben) verbessern möchten.