Quando possiedi o gestisci un piccolo albergo o struttura ricettiva, ovviamente, parte del tuo lavoro è assicurarti che tutto funzioni senza intoppi. Questo include tutte le attività quotidiane che vengono svolte nella tua proprietà: dalla gestione delle prenotazioni in arrivo, all’occuparsi degli ospiti e assicurarsi che la struttura sia pulita e mantenuta in modo adeguato.

A questo punto ti sarai reso conto che il modo più efficace per farlo non è attraverso mezzi manuali, ma piuttosto tramite un sistema di gestione alberghiera.

Il “miglior” sistema di gestione alberghiera rende tutto più semplice, in maniera diretta o indiretta. In maniera diretta il sistema eseguirà diversi compiti autonomamente, mentre in maniera indiretta ti restituirà tempo prezioso da dedicare ad attività altrettanto importanti, come, ad esempio, soddisfare le richieste dei tuoi ospiti.

Bisogna sottolineare che, acquistare un sistema di gestione alberghiera equivale ad acquistare un sistema di gestione della proprietà, un sistema di reception, un software di gestione per B&B, ecc. Potresti non avere familiarità con tutti questi termini, ma, essenzialmente, sono tutti strumenti tecnologici che adempiono allo stesso fine. Ci sono, semplicemente, molti sinonimi!

Questo blog risponderà a tutte le tue domande sui sistemi di gestione alberghiera, prima di impegnarti e investire su questo software.

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Funzionalità del software di gestione alberghiera indispensabili

Qualunque sia la tua priorità, fornire un’esperienza ineccepibile ai tuoi ospiti o semplicemente aumentare le entrate e i profitti, un sistema di gestione alberghiera sarà in grado di aiutarti. Infatti, questo software ti aiuterà a fare entrambe le cose, ma con un minore sforzo.

Tuttavia, avere questi obiettivi in mente, acquistare il software e ottenere risultati non è sempre così semplice. Non tutti i sistemi sono uguali; caratteristiche e funzionalità possono variare in modo significativo tra i diversi fornitori.

Perciò, è importante comparare la tua lista di obiettivi con quello che ogni fornitore di software promette. L’impegno di Little Hotelier per le piccole proprietà è quello di non lasciare nulla al caso. Vogliamo garantirti un hub centralizzata e automatizzata per tutte le tue operazioni aziendali quotidiane.

A nostro parere, le funzionalità seguenti sono imprescindibili e dovresti averle nel tuo sistema di gestione alberghiera:

  • Elaborazione delle prenotazioni tramite qualsiasi canale
  • Check-in e check-out degli ospiti
  • Gestione dei dettagli di prenotazione degli ospiti e loro profili
  • Gestione dell’inventario, delle tariffe e della disponibilità
  • Organizzazione delle attività e del calendario delle pulizie
  • Elaborazione delle transazioni, come i pagamenti, gli acconti e i rimborsi
  • Gestione delle comunicazioni con gli ospiti
  • Gestione della manutenzione della proprietà
  • Generazione di report sulle prestazioni dell’attività
  • Gestione della contabilità del front office

La vasta gamma di funzionalità è un fattore convincente, perché evidenzia il grande lavoro che svolgevi manualmente e la soddisfazione di alleggerire il carico. E, dopotutto, che senso ha investire in una soluzione che copre solo metà del problema? Usa Little Hotelier per gestire tutto tramite un unico software e per avere maggiori opportunità di controllare che gli ospiti siano felici e individuare le tendenze che indicano dove puoi guadagnare di più.

Ragioni che indicano che un sistema di gestione alberghiera funziona davvero

È normale nutrire dubbi quando si spendono dei soldi. La maggior parte delle persone discute quotidianamente se un determinato acquisto fornisca davvero un buon rapporto qualità-prezzo. E quando di mezzo c’è la tua attività, prendere la decisione giusta è ancora più cruciale.

Se stai provando a fare il salto, ma ti manca quel pizzico di fiducia perché sei un nuovo utente o poco avvezzo all’uso delle tecnologie in generale, di seguito ti riportiamo alcuni fatti, sperando di rassicurarti.

1. I sistemi cloud-based sono infallibili

Le migliori applicazioni alberghiere come Little Hotelier sono tutti sistemi cloud-based, ovvero sistemi che operano online. Il “cloud” consente di condividere grandi quantità di dati tra diversi sistemi, che sono custoditi in un unico luogo sicuro a cui è possibile accedere da remoto. Questi sistemi sono di gran lunga superiori a quelli basati su server, che invece richiedono un sistema informatico centrale per l’elaborazione dei dati.

Poiché tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione a internet, non sarai mai legato a una postazione unica, a un ufficio o a un solo computer per gestire il tuo software. Nel contesto della tua attività, ciò significa che sarai in grado di usare Little Hotelier per gestire il dietro le quinte dove e quando vuoi. Infatti, potresti anche trovarti sul tapis-roulant della palestra, l’importante è che tu abbia un dispositivo mobile, ad esempio uno smartphone, per poter elaborare le prenotazioni o aggiornare l’inventario.

2. I sistemi tutto in uno non hanno bisogno di scorciatoie

Little Hotelier è più di un sistema di gestione; è anche un motore di prenotazione, channel manager, strumento per siti web e soluzione di pagamento. Magari stai pensando che stiamo cercando di venderti la luna e che sembra troppo bello per essere vero, ma tutte le funzionalità non presentano mancanze.

Ha semplicemente più senso per le piccole attività come la tua di avere tutto integrato in un unico sistema operativo. Ti dà il controllo totale sulla tua proprietà ed è molto più facile da gestire, perché non dovrai avere a che fare con diversi fornitori per ogni singolo software. Grazie a queste piattaforme integrate, potrai gestire la tua attività con successo online.

Ecco una rapida carrellata di alcuni prodotti accessori, nel caso non ne avessi familiarità:

  • Channel manager – Uno strumento di distribuzione che ti permette di vendere e gestire le tue camere su tutte le agenzie di viaggio online che desideri contemporaneamente. Un modello di inventario raggruppato significa che potrai aggiornare le tariffe e la disponibilità su tutti i canali ogni volte che viene effettuata una prenotazione o viene apportata una modifica. Non dovrai più dividere l’inventario tra i diversi canali.
  • Strumento di elaborazione dei pagamenti – Ancora una volta un prodotto semplice, una soluzione di pagamento integrata che si collegherà al sistema di gestione così da permetterti di processare pagamenti, acconti e rimborsi senza dover lottare con terminali goffi e cercare o registrare costantemente i dettagli degli ospiti.

3. Un sistema che funziona in tempo reale e lavora più in fretta di quanto tu riesca!

Comprendiamo quel pensiero che ti assilla la mente: faccio tutto questo da solo, perché dovrei pagare qualcuno per farlo al posto mio?

Sappiamo, però, che ci sono momenti in cui la tecnologia va ben oltre la necessità. Abbiamo davvero bisogno di un orologio che non solo ci dica l’ora, ma che gestisca le nostre e-mail, gli appuntamenti, le notifiche di Facebook, che tracci la nostra frequenza cardiaca, che conti i nostri passi, che legga le notizie e chissà cos’altro? Probabilmente no.

Tuttavia, ti piacerebbe riprendere in mano la tua vita ogni settimana senza doverti occupare di registrare e aggiornare i dettagli degli ospiti, correggere errori di trascrizione, modificare le informazioni extranet sui canali di prenotazione, inviare le email e quant’altro? Ci auguriamo che la risposta sia sì.

Se dovessi trovarti a competere nell’esecuzione di questi compiti con il tuo software, perderesti ogni volta. Nel momento in cui ti rendi conto che è arrivata una nuova prenotazione, il tuo sistema avrà già trasmesso le informazioni a tutti i canali interessati, effettuando aggiornamenti all’istante. Questo è quello che significa in tempo reale. Il tuo software si occuperà di tutto senza ripensamenti, senza tirarsi indietro e senza momenti di riflessione.

Questa è il bello di un software tutto in uno come Little Hotelier.

Perché non dovresti fare affidamento sui software di gestione alberghiera scaricabili gratuitamente

Qualsiasi tecnologia davvero “gratuita”, probabilmente non fornirà la tua attività delle funzionalità di cui ha bisogno per fare davvero la differenza. Anzi, potrebbe addirittura peggiorare le cose!

I software di gestione scaricabili gratuitamente sono, in genere, prodotti tecnologici statici e che non si aggiornano mai dopo il primo uso, a meno che non scarichi versioni più recenti col passare del tempo. Questa è una vera e propria seccatura, perché non sai mai quando potrebbero scadere.

Un altro motivo per evitare i software gratis è dato dal fatto che, spesso, sono limitati da diversi punti di vista, ad esempio:

  • Funzionanti solo su sistemi Windows o Mac
  • Fanno eccessivo affidamento sulle connessioni stabili
  • Interfacce poco efficienti
  • Mancanza di funzionalità avanzate
  • Poca o nessuna assistenza clienti (sicuramente non locale e non disponibile 24/7)
  • Può mancare di misure di sicurezza e crittografia
  • Non mobile responsive
  • Presentano spesso problemi tecnici

Questi sono solo alcuni dei motivi per cui è meglio scegliere un marchio noto sul mercato, che disponga delle infrastrutture per lavorare continuamente sui propri prodotti e fornire supporto continuo ai clienti.

Recensione del sistema di gestione alberghiera: confronto tra i piccoli fornitori di software di gestione alberghiera

Prima di prendere un impegno con un fornitore o un altro, come parte della tua ricerca, dovresti esaminare i siti di recensioni più popolari per vedere cosa dicono gli altri clienti e studiare le valutazioni date a un determinato fornitore. I tuoi colleghi possono aiutarti a fare maggiore chiarezza, giacché sono già passati per ciò che stai passando tu e sono andati alla ricerca delle stesse soluzioni. Leggere e analizzare le diverse recensioni disponibili ti aiuterà ad avere più fiducia nella decisione che stai per prendere.

Una delle migliori risorse a disposizione è Hotel Tech Report.

Su questo sito, scoprirai una serie di parametri che descrivono dettagliatamente la qualità dei diversi software alberghieri, Little Hotelier compreso. Troverai i seguenti criteri inclusi:

  • Possibilità di essere raccomandato
  • Assistenza clienti di qualità
  • Facilità di utilizzo
  • Funzionalità
  • Ritorno dell’investimento
  • Rapporto qualità-prezzo
  • Capacità di integrazione
  • Processo di implementazione

Verranno inclusi anche riepiloghi di quali funzionalità specifiche sono in offerta e quali non sono disponibili, insieme a video e screenshot, laddove applicabile. Questo ti consentirà di confrontare con più facilità i fornitori.

Le recensioni scritte dai clienti sono il modo migliore per capire cosa gli altri albergatori pensano di uno specifico prodotto. È importante bilanciare le valutazioni a stelle da quelle scritte, poiché le priorità e le preferenze delle persone sono diverse. Puoi giudicare il feedback positivo o negativo come meglio credi, magari dando maggiore peso a un fattore piuttosto che a un altro a seconda dei tuoi obiettivi.

Anche i social media stanno diventando molto importanti nella comparazione dei fornitori. Dai un’occhiata alle pagine Facebook in particolare, per vedere quali recensioni sono elencate lì, quanti follower ha un fornitore e per avere un feeling generale del brand. È importante sapere se il software di gestione alberghiera da te scelto è in grado di mantenere le sue promesse.

I sistemi di gestione alberghiera vengono utilizzati dagli hotel di successo

La ragione principale che spinge gli albergatori come te ad andare alla ricerca e ad acquistare un sistema di gestione alberghiera è data dal forte bisogno di gestire al meglio la propria attività. Un sistema di gestione alberghiera è uno dei modi per elevare la tua attività e spianare la strada verso il successo.

Gli hotel di maggior successo che utilizzano sistemi di gestione della proprietà opteranno per una soluzione tutto in uno come Little Hotelier, perché per le piccole imprese è molto più facile. Tutto ciò di cui hanno bisogno per gestire un’attività più redditizia è incluso in un unico pacchetto semplice da installare. L’adozione di un sistema di reception, channel manager e motore di prenotazione attraverso un unico fornitore, rende la gestione della proprietà molto più agile. I sistemi sono “già noti” e, se qualcosa dovesse andare storto, c’è solo un team di supporto da chiamare, che sarà in grado di risolvere qualsiasi problema.

Come selezionare il miglior software di gestione alberghiera

Ci sono diversi parametri da tenere in considerazione quando si deve selezionare il software di gestione alberghiera giusto per la tua proprietà. Devi individuare esattamente ciò che vuoi, denotando le caratteristiche principali imprescindibili.

Potrebbe aiutare considerare i seguenti aspetti:

  • È più di una reception?

Una soluzione tutto in uno che include un channel manager e un motore di prenotazione è di gran lunga l’opzione migliore per i piccoli hotel.

  • L’elaborazione dei pagamenti è inclusa?

Una soluzione di pagamento integrata è fondamentale per la tua proprietà, perché ti permetterà di effettuare pagamenti, caparre e rimborsi in modo semplice e rapido all’interno dello stesso prodotto.

  • I prezzi sono flessibili?

Non scegliere un prodotto con contratti bloccati o commissioni rigide. L’individualità della tua proprietà dovrebbe essere presa in considerazione quando si tratta di fatturazione.

  • L’assistenza clienti è di supporto?

Quando hai bisogno di aiuto per la tua attività, significa che ne hai bisogno velocemente, per questo un assistenza locale, con il tuo stesso fuso orario e nella tua lingua è molto importante. Una conoscenza base del cliente è altresì vitale.

  • Le recensioni sono promettenti?

Conta molto quello che dicono gli utenti attuali o passati e sapere che le persone sono soddisfatte della loro esperienza dovrebbe essere un indicatore significativo quando scegli il tuo fornitore.

  • Esiste una prova gratuita?

Provare e familiarizzare con il software di gestione alberghiera è fondamentale. Probabilmente non tornerai indietro una volta provato, ma è meglio essere sempre sicuri.

Quanto tempo occorre per vedere i vantaggi dell’utilizzo di un software di gestione alberghiera?

Naturalmente, a nessuno piace rimanere bloccato in un limbo, chiedendosi se e quando accadrà qualcosa. La buona notizia è che fin dal primo giorno dovresti vedere come Little Hotelier ti facilita la vita. Una volta configurato e completata la formazione sul software, il prodotto è davvero facile da usare e mantenere. Potresti persino iniziare a dedicarti a nuovi hobby, grazie a tutto il tempo che risparmierai!

Ancora meglio è che il periodo di prova gratuito ti consente di vedere e godere di tutti i vantaggi senza dover pagare nulla per i primi 30 giorni. Questo dovrebbe essere più che sufficiente per capire che, una volta provato, non tornerai più indietro.

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By Dean Elphick

Dean è il Senior Content Marketing Specialist di Little Hotelier, la soluzione software all-in-one creata appositamente per semplificare la vita dei proprietari di piccole strutture ricettive. Dean ha fatto della scrittura e della creazione di contenuti la sua passione per tutta la sua vita professionale, che comprende più di sei anni presso Little Hotelier. Attraverso i contenuti, Dean mira a fornire istruzione, ispirazione, assistenza e, in definitiva, valore alle piccole attività ricettive che cercano di migliorare il modo in cui gestiscono le loro operazioni (e vivono la loro vita).