Apa itu hotel reservation system?

Hotel reservation system (sistem reservasi hotel) adalah alat yang digunakan oleh hotel untuk memungkinkan tamu melakukan reservasi secara mudah, aman, dan langsung melalui internet.

Sistem ini juga dikenal sebagai sistem reservasi pusat dan membantu para pemilik hotel mendapatkan lebih banyak reservasi melalui saluran yang paling menguntungkan.

Saluran yang dimaksudkan di sini termasuk agen perjalanan online yang penting seperti Booking.com dan Expedia, situs web dan halaman Facebook milik hotel itu sendiri, atau situs pencarian meta seperti Google Hotel Ads.

Sistem reservasi hotel terintegrasi dengan tools penting lainnya seperti manajer saluran dan mesin pemesanan. Hal ini memastikan bahwa tarif dan ketersediaan hotel selalu terupdate dan pemesanan langsung yang berharga dapat diterima.

Selain itu, hal ini berarti pemilik hotel dapat mengakses banyak data kinerja penting untuk membantu dalam pengambilan keputusan.

Lebih banyak pemesanan, lebih sedikit usaha

Temukan bagaimana Anda dapat mengakses dan mengelola semua pemesanan dari berbagai sumber di satu tempat dengan mudah dan meningkatkan pendapatan hotel.

Pelajari lagi

Contoh hotel reservation system

Contoh yang bagus dari hotel reservation system adalah Little Hotelier. Berkat menjadi solusi all-in-one, Little Hotelier mencakup semua elemen penting dari sistem reservasi hotel.

Sangat cocok untuk hotel-hotel kecil dan penyedia akomodasi, Little Hotelier memiliki sistem front desk, manajer saluran, mesin pemesanan, dan pembangun situs web sehingga reservasi selalu diurus dengan baik.

Jenis-jenis sistem reservasi dalam industri hotel

Terlihat seperti ada banyak jenis sistem reservasi dalam industri hotel, dan hal ini dapat membingungkan bagi para pemilik hotel.

Seringkali, istilah yang berbeda untuk sistem reservasi memiliki arti yang sama, tetapi juga bisa ada beberapa perbedaan antara alat-alat tersebut. Mari kita lihat lima jenis sistem paling umum yang mungkin Anda temui.

1. Sistem reservasi hotel manual

Sistem reservasi hotel manual adalah sistem tradisional yang tidak melibatkan teknologi canggih. Ini berarti hotel akan mengelola reservasi melalui pena dan kertas, buku catatan, panggilan telepon, tatap muka, atau dengan cara fisik lainnya.

Sistem reservasi manual jauh lebih jarang digunakan di hotel-hotel saat ini, karena penggunaan alat online membuat semuanya menjadi lebih sederhana, cepat, dan efektif. Jika hotel ingin berhasil, seringkali mereka perlu meninggalkan metode manual yang ketinggalan zaman.

2. Sistem reservasi hotel berbasis web

Sistem reservasi hotel berbasis web, atau sistem pemesanan online, menggunakan internet untuk mengelola tugas dan terintegrasi dengan sistem online lainnya. Ini adalah metode yang jauh lebih disukai untuk mengelola reservasi, ketersediaan, dan distribusi dibandingkan dengan sistem manual.

Menggunakan sistem berbasis web memungkinkan otomatisasi, sinkronisasi, dan kesederhanaan. Hal ini memberikan waktu dan kebebasan lebih bagi pemilik hotel untuk menjalani kehidupan yang mereka inginkan serta membuat keputusan bisnis yang lebih baik.

3. Sistem reservasi hotel pusat

Sistem reservasi pusat (CRS) digunakan oleh hotel untuk mengelola inventaris kamar, tarif, dan reservasi. Seringkali dapat menjadi bagian dari sistem manajemen properti hotel, tetapi juga dapat berdiri sendiri.

Sistem reservasi pusat adalah istilah lain untuk sistem reservasi hotel, dan istilah-istilah ini digunakan secara bergantian dalam industri.

4. Sistem reservasi motel

Sistem reservasi hotel kecil sama dengan kebanyakan sistem reservasi, tetapi dirancang untuk melayani penyedia akomodasi kecil secara khusus.

Ini berarti mengutamakan kemudahan penggunaan, keterjangkauan, dan keandalan.

Seringkali properti kecil memiliki beberapa tujuan dan fitur tertentu yang mereka cari untuk mempermudah kehidupan. Penyedia yang baik akan menyediakan ini tanpa membuat pemilik hotel membayar apa yang tidak mereka butuhkan atau gunakan. Little Hotelier adalah contoh sistem reservasi yang secara khusus ditujukan untuk penyedia akomodasi kecil.

5. Motel reservation system

Sistem reservasi motel sama dengan sistem reservasi hotel. Meskipun pemilik motel mungkin mencari penyedia yang memenuhi semua persyaratan unik properti mereka, penggunaan dan manfaat dari sistem reservasi seharusnya sangat serupa.

Mengapa Anda membutuhkan sistem manajemen reservasi hotel?

Hotel reservation system adalah kebutuhan bagi penyedia akomodasi saat ini, baik besar maupun kecil.

Hotel-hotel dari segala ukuran harus beradaptasi dengan permintaan yang semakin tinggi untuk pemesanan online. Pertimbangkan bahwa sepertiga dari total pengeluaran perjalanan – sekitar $145 miliar – dilakukan melalui pemesanan online.

Jumlah wisatawan yang mengandalkan pemesanan online semata-mata untuk memesan akomodasi semakin meningkat, dan tanpa kemampuan ini, Anda akan kehilangan sejumlah bisnis yang signifikan.

Hotel-hotel saat ini diharapkan memiliki sistem reservasi, karena lebih nyaman bagi tamu maupun staf. Alih-alih harus menunggu Anda berada di meja kerja, tamu dapat dengan cepat memeriksa ketersediaan Anda, memesan, dan mengonfirmasi durasi menginap mereka – semua tanpa berbicara dengan Anda.

Ketika Anda berinvestasi dalam perangkat lunak reservasi hotel, Anda juga akan:

Mendapatkan keunggulan kompetitif

Masih ada banyak hotel kecil saat ini yang tidak memiliki kemampuan reservasi online. Jumlah orang yang menginap di tempat-tempat tersebut lebih sedikit karena mereka kurang terlihat dan kurang nyaman.

Anda dapat mendapatkan keunggulan kompetitif dengan menjadi pusat perhatian saat wisatawan melakukan penelitian, dan dengan membuat proses pemesanan yang sederhana.

Meningkatkan efisiensi operasional

Ketersediaan hotel Anda diperbarui segera setelah menerima reservasi, bukan hanya dalam sistem Anda sendiri, tetapi juga di semua saluran terhubung Anda.

Anda akan menghemat waktu pada tugas administratif sambil meminimalkan risiko pemesanan kamar yang berlebihan di properti Anda.

Fitur-fitur hotel reservation system

Penting untuk mengetahui fitur-fitur apa yang penting dalam sistem reservasi hotel, bukan hanya untuk bisnis Anda tetapi juga untuk pelanggan Anda. Ini tidak hanya tentang menghasilkan sebanyak mungkin reservasi. Anda juga ingin memanfaatkan teknologi untuk mengotomatisasi tugas-tugas sehari-hari, sehingga Anda dapat fokus memberikan pengalaman otentik dan personal kepada setiap tamu.

Beberapa fitur dasar meliputi:

  • Integrasi – Sangat penting bahwa sistem reservasi hotel dapat terintegrasi dengan lancar dengan sistem lain yang digunakan oleh hotel seperti mesin pemesanan atau manajer saluran – jika tidak, tugas-tugas akan sama rumitnya seperti sebelum adanya teknologi.
  • Pemrosesan pembayaran online – Tamu telah menjadi lebih nyaman dengan melakukan pembayaran secara online, bahkan merupakan metode pembayaran yang lebih suka mereka pilih sekarang ini. Untuk menghindari reservasi yang ditinggalkan, penting untuk memastikan Anda dapat menerima pembayaran online yang aman, cepat, nyaman, dan mendukung mata uang yang berbeda.
  • Manajemen reservasi tamu – Membuat profil tamu dan memiliki kemampuan untuk mengirim komunikasi kepada tamu adalah penting untuk menjaga pengalaman tamu yang baik. Sistem reservasi harus memudahkan penambahan dan pengeditan detail tamu, serta membuat email tamu yang personal.
  • Aplikasi mobile – Berinvestasi pada penyedia yang memiliki aplikasi mobile yang baik akan membuat perbedaan besar. Dengan aplikasi mobile hotel, Anda akan mendapatkan pemberitahuan dan notifikasi serta kemampuan untuk mengelola reservasi secara jarak jauh. Ini akan memberikan Anda kebebasan, sehingga Anda tidak perlu terus-menerus memantau resepsionis atau kantor Anda.
  • Pelaporan – Akses ke laporan dan wawasan kinerja harus menjadi fitur alami dari sistem reservasi. Memahami kinerja Anda dan memiliki pandangan yang jelas tentang semua wawasan properti Anda akan memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang lebih baik.

Selain itu, mungkin fitur terbesar dari semua adalah dukungan. Hotel pada dasarnya adalah bisnis 24/7, jadi sistem Anda harus beroperasi setiap saat. Jika ada masalah, penting bagi Anda untuk mendapatkan dukungan dengan cepat untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Bagaimana cara kerja hotel reservation system?

Hotel reservation system bekerja dengan mengirim dan menerima data reservasi, biasanya bekerja sama dengan sistem manajemen properti dan manajer saluran.

Informasi dibagikan secara dua arah antara manajer saluran dan saluran yang terhubung, serta sistem manajemen properti. Sistem reservasi pusat (CRS) berperan sebagai penghubung yang membantu memastikan semua data akurat, terkini, dan tersedia saat diperlukan.

Sistem lain yang berintegrasi dengan sistem reservasi di hotel Anda

Seperti yang disebutkan, sistem reservasi sering ditingkatkan atau dilengkapi oleh sistem lain yang berintegrasi dengannya. Berikut adalah contoh-contohnya.

Bagaimana sistem reservasi kamar hotel bekerja dengan situs web Anda

Ketika reservasi langsung dilakukan di situs web Anda melalui mesin pemesanan atau cara lainnya, sistem reservasi hotel akan mengambil data ini dan menyimpannya dengan aman.

Sistem ini juga akan memastikan data tersebut dikomunikasikan ke manajer saluran dan sistem manajemen properti Anda. Ini berarti ketersediaan Anda selalu akurat, tidak peduli di mana atau bagaimana tamu melakukan pemesanan mereka.

Hubungan antara sistem reservasi dan sistem resepsionis hotel

Sistem meja depan Anda merupakan pusat dari semua operasi di properti Anda, jadi sistem reservasi harus menyediakan semua informasi pemesanan. Data ini akan mempengaruhi tarif, ketersediaan, check-in dan check-out tamu, housekeeping, dan lainnya.

Anda hanya dapat mengelola properti Anda dengan efisien dan berhasil ketika Anda memiliki semua informasi yang diperlukan yang dikomunikasikan secara real-time.

Masalah umum pada sistem reservasi hotel dan solusinya

Tidak semua sistem dan penyedia teknologi sama. Juga tidak realistis untuk berpikir bahwa tidak akan ada masalah teknis sesekali.

Berikut adalah beberapa masalah umum yang dihadapi oleh pemilik hotel dan cara mengatasinya.

Double booking akibat kurangnya integrasi

Overbooking tidak hanya membuat tamu tidak puas, tetapi juga dapat menyebabkan kehilangan pendapatan. Selesaikan masalah ini dengan menggunakan sistem all-in-one yang mendukung integrasi yang mulus, sehingga inventaris Anda tetap akurat di semua saluran setiap saat.

Kurangnya fitur yang diperlukan

Ketika Anda menggunakan suatu sistem tetapi masih harus melakukan pekerjaan manual dan menghabiskan terlalu banyak waktu, itu berarti ada yang tidak beres. Hal ini membuat Anda terlihat tidak profesional atau menyebabkan Anda kehilangan peluang pendapatan karena Anda melewatkan kesempatan.

Atasi tantangan ini dengan memikirkan secara cermat masalah apa yang ingin Anda selesaikan. Misalnya, Anda mungkin hanya ingin meningkatkan jumlah pemesanan dan menghemat waktu. Atau, Anda mungkin menginginkan fitur yang lebih detail seperti kemampuan untuk menutup kamar untuk kedatangan atau keberangkatan pada waktu tertentu.

Informasi yang tidak akurat atau kurang informasi

Jika sistem yang Anda gunakan saat ini tidak memungkinkan Anda untuk meminta informasi penting, atau beberapa informasi tidak disampaikan, ini akan menyebabkan masalah. Misalnya, jika Anda tidak memiliki waktu kedatangan tamu, akan sulit untuk mempersiapkan check-in mereka dengan memadai.

Dengan solusi all-in-one terkemuka yang mengutamakan integrasi yang mulus, Anda harus memiliki semua data yang Anda butuhkan. Anda juga akan dapat mengaksesnya hanya dengan sekali klik dan bahkan mencetak informasi yang perlu Anda simpan dengan mudah.

Komunikasi tamu yang kurang baik

Jika Anda lupa mengirimkan komunikasi atau mengirimkan pesan pada waktu yang berbeda-beda, itu akan menjadi pengalaman negatif bagi tamu. Anda tidak akan pernah lagi menghadapi kesulitan ini ketika Anda menggunakan sistem reservasi yang memungkinkan Anda mengotomatiskan komunikasi dengan tamu dan mempersonalisasi pesan Anda untuk setiap tamu.

Anda tidak tahu apa yang berhasil

Dengan anggaran yang terbatas, penting untuk mengetahui taktik mana yang memberikan nilai tambah dan strategi mana yang perlu disesuaikan. Jika Anda tidak memiliki cukup wawasan kinerja yang mudah diakses, Anda tidak akan dapat membuat keputusan yang berdasarkan informasi.

Mengetahui informasi ini dapat menjadi lebih mudah ketika Anda memanfaatkan sistem yang memiliki kemampuan pelaporan yang canggih. Lihat informasi tamu secara instan dan hasilkan laporan kinerja tanpa perlu khawatir menggunakan spreadsheet.

Apakah Anda dapat menggunakan hotel reservation system secara gratis?

Meskipun Anda tidak dapat mendapatkan hotel reservation system berkualitas secara gratis selamanya, sebagian besar penyedia menawarkan uji coba gratis untuk sistem mereka.

Uji coba gratis ini akan memungkinkan Anda menikmati semua manfaat produk untuk periode waktu tertentu tanpa dikenakan biaya. Anda dapat menggunakan waktu ini untuk mempelajari sistem, mengukur hasilnya, dan memutuskan apakah sistem tersebut memberikan nilai yang cukup bagi bisnis Anda untuk membenarkan investasi berkelanjutan.

Dalam kasus Little Hotelier, Anda dapat mencoba sistem ini selama 30 hari tanpa risiko. Ketika Anda menjadi pelanggan berbayar, tidak akan ada kontrak, Anda hanya perlu membayar biaya bulanan yang telah ditetapkan berdasarkan ukuran properti Anda.

Untuk melihat bagaimana properti Anda mungkin diberi harga, kunjungi skala harga Little Hotelier di sini.

Mengikuti tutorial sistem reservasi hotel

Selain uji coba gratis, Anda juga dapat mendapatkan tutorial online atau demonstrasi dari sistem yang Anda minati.

Demo akan memberikan gambaran singkat namun lengkap tentang fitur dan fungsionalitas sistem sehingga Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang apakah Anda ingin menggunakannya di hotel Anda.

Lihat contohnya dengan menonton demo Little Hotelier di sini.

Proses implementasi hotel reservation system

Dengan penyedia yang tepat, implementasi hotel reservation system di properti Anda dapat dilakukan dengan cepat dan tanpa kebingungan. Tergantung pada kebutuhan dan sistem sebelumnya, Anda bahkan dapat mulai menggunakan sistem baru dalam waktu 24 jam jika Anda menerapkan pendaftaran mandiri. Penyedia sistem Anda akan menyertakan panduan dan dukungan yang membantu sepanjang proses.

Ketika Anda berminat, Anda akan dihubungi dalam satu hari kerja untuk melakukan pengaturan; mengonfigurasi sistem dan memulai pelatihan Anda. Bulan pertama akan dianggap sebagai periode gratis. Setelah sebulan berlalu, Anda dapat memilih menjadi pelanggan berbayar atau berhenti menggunakan produk tersebut.

Meningkatkan bisnis hotel Anda dengan sistem reservasi Little Hotelier

Berita baik tentang Little Hotelier adalah bahwa ini adalah sistem all-in-one. Ini berarti Anda mendapatkan semua fitur dan fungsionalitas sistem reservasi hotel, bersama dengan semua fitur utama lainnya yang Anda butuhkan untuk menjalankan bisnis akomodasi yang sukses.

Tingkatkan pemesanan dan dapatkan lebih banyak kendali atas properti Anda. Nikmati:

  • Sistem meja depan – Hemat waktu, dapatkan kebebasan, dan memudahkan hidup dengan pusat kontrol untuk semua operasi dan tugas administrasi Anda.
  • Manajer saluran – Iklankan semua kamar Anda di banyak saluran sekaligus – termasuk situs web Anda sendiri. Inventaris tetap terkini dan semua data dibagikan secara dua arah dengan sistem meja depan Anda.
  • Mesin pemesanan – Terima pemesanan tanpa komisi secara online melalui situs web dan halaman Facebook Anda, sambil membangun hubungan dekat dengan tamu.
  • Aplikasi seluler – Kelola pemesanan dan kedatangan/keberangkatan tamu dari mana saja, kapan saja, dengan aplikasi seluler terbaik.

Dapatkan semua ini dan lebih banyak lagi, tergantung pada paket yang Anda pilih. Anda juga mendapatkan dukungan yang tersedia 24/7.

By Shine Colcol

Shine adalah SEO & Content Manager dari Little Hotelier, solusi perangkat lunak all-in-one yang dibangun untuk membuat kehidupan penyedia akomodasi kecil lebih mudah. Dengan lebih dari lima tahun pengalaman dan keahlian dalam strategi, pembuatan, dan manajemen konten, Shine telah menghasilkan konten informasi di berbagai topik, sebagian besar mengenai cara mengoptimalkan operasi harian dan meningkatkan metrik bisnis. Ia ingin berbagi artikel yang diteliti secara baik dengan harapan membantu pemilik B&B memenangkan lebih banyak pemesanan dan mendapatkan lebih banyak kendali atas properti kecil mereka.