Apa itu formulir reservasi hotel?
Formulir reservasi hotel adalah dokumen yang dirancang untuk memperoleh semua informasi yang dibutuhkan oleh penyedia akomodasi saat menerima pemesanan dari tamu.
Mengisi formulir reservasi hotel merupakan langkah penting dalam proses pemesanan, baik pemesanan dilakukan melalui agen perjalanan, situs pemesanan hotel, atau langsung oleh hotel itu sendiri.
Formulir reservasi hotel merupakan suatu keseimbangan. Idealnya, Anda akan mendapatkan sebanyak mungkin informasi dari tamu Anda, karena hal ini memungkinkan Anda untuk lebih mengenal mereka dan menciptakan pengalaman yang sesuai.
Namun, formulir tersebut tidak boleh membebani tamu, sehingga formulir harus mudah diisi dan sesingkat mungkin.
Mendapatkan detail tamu dengan mudah secara online
Temukan bagaimana Anda dapat mengarahkan tamu untuk melakukan pemesanan langsung secara online dengan mudah dan mengelola semua pemesanan di satu tempat.
Pelajari lagiMengapa formulir reservasi hotel penting?
Bagi hotel independen kecil, membuat formulir pemesanan hotel sendiri dapat menjadi bagian penting dalam mengurangi ketergantungan pada pemesanan melalui pihak ketiga.
Dengan menghilangkan perantara OTA, pemesanan langsung menghasilkan lebih banyak uang dan memungkinkan Anda menawarkan tarif yang lebih baik.
Namun, tamu seringkali masih memilih OTA yang lebih mahal karena mereka menganggap proses pemesanan lebih sederhana.
Namun, dengan membuat formulir sendiri yang mudah diisi oleh tamu dan mengumpulkan informasi membantu Anda membuat pengalaman mereka menjadi lebih istimewa, Anda dapat mengamankan lebih banyak pemesanan langsung dan meningkatkan pendapatan.
Informasi apa yang harus disertakan dalam formulir reservasi hotel?
Jika sebelumnya Anda mengandalkan OTA untuk menerima pemesanan, atau menggunakan formulir ‘standar’ yang Anda temukan di internet, Anda mungkin bertanya-tanya informasi apa yang sebaiknya dikumpulkan.
Informasi yang Anda minta dari tamu akan tergantung pada apa yang Anda harapkan dari informasi tersebut. Bagi beberapa hotel, nama, nomor telepon, tanggal, dan rincian pembayaran sudah cukup.
Bagi hotel lainnya, terutama yang fokus pada interaksi dengan tamu, informasi lebih lanjut akan membantu dalam upaya pemasaran dan loyalitas. Informasi tersebut dapat bersifat wajib atau opsional, dan dapat mencakup:
- Nama tamu
- Informasi kontak (nomor telepon dan/atau email)
- Tanggal check-in dan check-out (dengan jam)
- Jumlah tamu
- Tipe kamar dan preferensi lainnya
- Rincian pembayaran dan konfirmasi
- Informasi lain yang relevan (alamat tamu, informasi penerbangan, transportasi, tambahan yang dapat dipesan, catatan/permintaan khusus lainnya)
Contoh Formulir Reservasi Hotel
Mencari contoh-contoh formulir reservasi hotel dan inspirasi? Berikut ini tiga contoh formulir reservasi hotel yang mungkin dapat memberikan inspirasi tersebut.
Formulir pemesanan hotel
Contoh formulir pemesanan hotel ini telah digunakan oleh sebuah hotel pedesaan yang mendapatkan penghargaan di Inggris untuk mengumpulkan informasi tamu dan mendapatkan pemesanan langsung.
Formulir ini mencakup detail dasar seperti nama, informasi kontak, dan alamat, tetapi juga disesuaikan dengan kebutuhan bisnis mereka yang spesifik, seperti permintaan pribadi dari tamu, waktu kedatangan yang direncanakan, dan bagaimana tamu mengetahui tentang hotel mereka.
Formulir pemesanan hotel kelompok
Formulir pemesanan hotel kelompok digunakan oleh hotel untuk bekerja lebih efisien dengan kelompok-kelompok besar.
Ini bisa berupa pelancong bisnis yang datang untuk sebuah konferensi, keluarga besar yang berlibur bersama, atau kelompok tur (dalam hal ini, hotel akan berhubungan dengan perusahaan tur, bukan langsung dengan tamu).
Sebuah formulir pemesanan kelompok mungkin terlihat seperti ini:
Formulir pemesanan kamar
Contoh formulir pemesanan kamar ini dapat digunakan oleh hotel independen kecil untuk memulai menerima pemesanan dengan lebih efektif.
Dirancang untuk memudahkan calon tamu untuk menentukan jenis kamar yang mereka minati, formulir ini juga dapat membantu menjelaskan pertanyaan atau kekhawatiran lain yang mungkin mereka miliki.
Bagaimana formulir pemesanan online membuat pemesanan hotel menjadi lebih mudah
Dengan menggunakan formulir pemesanan yang mudah digunakan baik bagi Anda maupun tamu, serta dapat ditinjau dan edit kapan dan di mana pun Anda butuhkan, proses pemesanan dapat menjadi jauh lebih sederhana. Berikut ini adalah lima cara bagaimana hal itu dapat terjadi.
1. Mengotomatisasi proses manual
Formulir pemesanan online dapat mengotomatisasi proses manual dalam menerima pemesanan melalui telepon atau email.
Jika Anda menggunakan formulir sebagai bagian dari sistem pemesanan online lengkap, tamu Anda dapat memasukkan pemesanan sendiri, karena prosesnya hampir sepenuhnya otomatis. Anda menghemat waktu dan uang.
2. Dapat diisi oleh tamu kapan saja, 24/7
Tidak banyak hotel independen kecil yang mampu menyewa seseorang untuk menerima pemesanan 24/7 – tetapi itulah yang dilakukan oleh formulir pemesanan hotel yang dirancang dengan baik, memungkinkan tamu untuk bekerja sesuai jadwal mereka sendiri.
3. Membantu Anda mempersonalisasi pengalaman tamu
Sebuah formulir pemesanan hotel yang telah disesuaikan memungkinkan Anda meminta berbagai informasi dari tamu.
Meskipun Anda tidak dapat meminta mereka menulis terlalu banyak tentang diri mereka, semakin banyak detail yang Anda dapatkan dari tamu, semakin baik Anda dapat mempersonalisasi pengalaman mereka, yang dapat meningkatkan kemungkinan mereka menjadi tamu langganan.
4. Mengurangi ketergantungan pada OTA
Pemesanan langsung adalah pemesanan terbaik. OTA seperti Booking.com dan Expedia mengenakan komisi 15-25% untuk setiap pemesanan yang mereka peroleh untuk Anda.
Dengan menggunakan formulir pemesanan untuk memfasilitasi pemesanan langsung, Anda dapat memilih untuk menyimpan uang tambahan tersebut atau membuat tarif Anda lebih kompetitif dalam memenangkan lebih banyak bisnis.
5. Mengurangi kesalahan dan meningkatkan transparansi
Menerima pemesanan melalui telepon atau email penuh risiko – informasi sering kali tidak benar, tidak lengkap, atau campuran dari keduanya.
Sebuah formulir pemesanan yang dirancang dengan cermat memberikan tanggung jawab kepada tamu, sambil membimbing mereka dalam menyediakan informasi yang diperlukan.
Bidang yang harus diisi dan menu drop-down yang telah ditentukan membantu memaksimalkan kejelasan dan ketepatan.
By Shine Colcol
Shine adalah SEO & Content Manager dari Little Hotelier, solusi perangkat lunak all-in-one yang dibangun untuk membuat kehidupan penyedia akomodasi kecil lebih mudah. Dengan lebih dari lima tahun pengalaman dan keahlian dalam strategi, pembuatan, dan manajemen konten, Shine telah menghasilkan konten informasi di berbagai topik, sebagian besar mengenai cara mengoptimalkan operasi harian dan meningkatkan metrik bisnis. Ia ingin berbagi artikel yang diteliti secara baik dengan harapan membantu pemilik B&B memenangkan lebih banyak pemesanan dan mendapatkan lebih banyak kendali atas properti kecil mereka.
Daftar Isi
Dewa Arsana,
Property Manager
Castaway Boutique Resort