¿Qué son las confirmaciones de reserva?

Las confirmaciones de reserva son documentos que proporcionan los hoteles a sus huéspedes para confirmar los detalles de su reserva.

Las confirmaciones de reserva que envían los hoteles son una garantía para sus huéspedes de que su estancia está asegurada al precio acordado y, en algunos casos, de que han hecho el pago correspondiente. Además, les dan la oportunidad de comprobar que todos los datos sean correctos y evitar que haya cualquier tipo de sorpresa desagradable el día de la llegada para ninguna de las dos partes.

Siendo el documento principal que se presenta antes de la entrada en el alojamiento, es fundamental que la información que figura en la confirmación sea precisa. Lo bueno es que la tecnología especializada para hoteles lo hace más fácil que nunca: las automatizaciones pueden reducir los errores humanos hasta un 80 % para garantizar que cada confirmación refleje a la perfección los datos de cada reserva.

En esta guía, repasaremos los aspectos más importantes sobre las confirmaciones de las reservas hoteleras: por qué son importantes, qué datos incluyen y cómo crear documentos precisos para tus huéspedes si tienes un pequeño alojamiento independiente.

Cómo enviar confirmaciones de reserva automáticamente

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¿Por qué son importantes las confirmaciones de reserva para los pequeños alojamientos?

Al confirmar formalmente cada reserva, los hoteles independientes proporcionan a sus huéspedes información clara, se ganan su confianza como clientes y evitan en mayor medida las ausencias, ya que el documento deja claro a quienes reservan que es su responsabilidad presentarse en las fechas acordadas (o asumir el coste de una cancelación tardía o de no aparecer).

Los alojamientos pequeños suelen tener pocas habitaciones y un personal reducido. Un solo error o malentendido en una reserva puede llevarte a perder unos ingresos esenciales, además de perjudicar tu imagen a raíz de la frustración de tus huéspedes al tener que lidiar con sobrerreservas o fallos que hagan que no puedan disfrutar de su estancia.

Los correos o mensajes de confirmación actúan como un contrato entre tu hotel y tus huéspedes, garantizándoles que su estancia está asegurada. También te dan la oportunidad de mostrar cómo es tu negocio mediante textos personalizados e incluso de ofrecer servicios adicionales mencionando los complementos y extras que están a su disposición.

Estos son solo algunos motivos por los que las confirmaciones de reserva son importantes:

  • Evitan errores en las reservas y malentendidos.
  • Te ayudan a ganarte la confianza de tus huéspedes y a consolidar tu marca.
  • Reducen las cancelaciones y ausencias.

¿Qué información deberías incluir en las confirmaciones de reserva?

Aquí tienes varias razones por las que crear confirmaciones de reserva precisas es importante:

  • En todas las industrias, los correos de confirmación de los pedidos y reservas tienen una tasa de apertura en torno al 65 %, una cifra mucho mayor que la media general del 17,7 %.
  • Los correos electrónicos de confirmación de los hoteles tienen una tasa de apertura aún mayor, del 72 %.
  • Enviar mensajes con tu identidad de marca en el momento justo transmitirá calma a tus huéspedes porque sabrán que su reserva está asegurada y establecerá un tono profesional que predispone a tus clientes a tener una experiencia positiva antes siquiera de su llegada.

Hay varios aspectos clave a tener en cuenta a la hora de crear los mensajes de confirmación de las reservas de un hotel. Este documento debe ser claro, oportuno y personal. Su principal objetivo es dejar claro a tus huéspedes que su reserva está garantizada, establecer expectativas realistas sobre la estancia y aprovechar cualquier oportunidad que pueda surgir.

1. Información esencial

Las confirmaciones de reserva de los hoteles deben tener un diseño intuitivo con un texto fácil de leer, además de incluir la información básica sobre la reserva para garantizar un proceso de llegada sin contratiempos:

  • Datos de tus huéspedes: nombre, datos de contacto y número de personas incluidas en la reserva.
  • Resumen de la reserva: fechas de entrada y salida, tipo de habitación, tarifa y número de noches.
  • Datos de pago: depósito pagado, importe restante, métodos de pago y política de cancelación o reembolso.
  • Información del hotel: teléfono, correo electrónico y dirección (con un mapa o instrucciones de llegada interactivos).

2. Presentación profesional

La apariencia no lo es todo, pero sin duda ayuda. Al crear un documento bien diseñado con una estructura clara y enviarlo en el momento exacto, podrás ganarte la confianza de tus huéspedes incluso antes de que lleguen al alojamiento.

  • Tono: usa un lenguaje cercano pero profesional y que refleje la personalidad de tu hotel.
  • Identidad de marca: destaca tu logotipo y los colores de tu marca para que tus clientes la recuerden y la reconozcan si se animan a volver en el futuro.
  • Momento del envío: envía la confirmación inmediatamente después de que tus huéspedes hagan su reserva y un recordatorio unos días antes de la llegada.

3. Datos operativos

Una buena confirmación de reserva responde a todas las preguntas que tus huéspedes puedan tener sobre tu hotel y su estancia. Deberías incluir los siguientes datos:

  • Instrucciones de llegada: la hora mínima de llegada y máxima de salida, el horario de recepción y los códigos e instrucciones del registro de llegada autónomo.
  • Política de cancelación: establece claramente los plazos y las normas de cancelación y reembolso con un lenguaje claro, agradable y cercano para tus huéspedes.
  • Condiciones: añade un enlace o un breve resumen de las políticas más importantes, como las normas del hotel, la política sobre mascotas o las condiciones de pago.

4. Oportunidades de mejora

Las confirmaciones de reserva no son solo una obligación para los hoteles: también suponen una ventaja. Aprovecha que tienes que enviarlas para incluir información clave:

  • Servicios adicionales y complementarios: deja que tus huéspedes puedan añadir cualquier mejora, solicitud especial u oferta personalizada, además de venderles cualquier extra con la información que tienes sobre su perfil como clientes.
  • Un mensaje dirigido a cada persona: incluye cualquier detalle que haga que tus huéspedes sientan que el correo es más personal («Gracias, [Nombre de tu cliente], ¡y hasta la próxima!») para causar una buena primera impresión y fomentar una relación de confianza.

¿Y después?

  • Revisa la plantilla de confirmación que uses actualmente para buscar cualquier dato que falte y aprovechar la oportunidad de añadir información.
  • Automatiza el envío de las confirmaciones y los correos de recordatorio para enviarlos en momentos clave antes de la llegada.
  • Añade instrucciones de llegada claras y tus políticas y datos de contacto para ahorrar gestiones a tu equipo.
  • Personaliza tus mensajes y añade las ofertas de venta de servicios adicionales que encuentres pertinentes.

Ejemplos de mensajes de confirmación de las reservas

Hay tres tipos de mensajes de confirmación de las reservas:

  • Correo electrónico: un resumen detallado de la reserva.
  • Mensaje de texto: un breve resumen, generalmente vinculado a una confirmación con información más exhaustiva.
  • Mensaje en pantalla: un aviso emergente que aparece en la pantalla nada más hacer la reserva.

Las confirmaciones de reserva pueden enviarse en formatos distintos, desde avisos emergentes en pantalla hasta correos con información exhaustiva. La mayoría de los hoteles combinan los distintos tipos de confirmación y añaden un toque personal que identifique su marca a cada mensaje.

1. Correo de confirmación de la reserva

    Enviar correos electrónicos para confirmar las reservas de tu hotel te da la oportunidad de describir mejor cada detalle de la estancia y permite a tus huéspedes revisar la información. Así tendrán la opción de confirmar que todo sea correcto y, si hay cualquier error, será más difícil responsabilizar al equipo del hotel, sobre todo si lo cometieron tus clientes durante el proceso de reserva.

    Además, también te permiten ofrecer tus servicios adicionales o asociados a tus huéspedes para sacar el máximo partido posible a cada reserva.

    Ejemplo: «Asunto: ¡Tu estancia en Seaview Hotel está confirmada!

    Cuerpo del correo: Hola, Alex:

    ¡Gracias por elegir nuestro hotel! Solo queríamos confirmar tu reserva del 14 al 16 de julio para 2 personas en una de nuestras habitaciones dobles con cama grande. Estará disponible a partir de las 14:00; te dejamos todos los detalles a continuación. 

    Además, por si te interesa reservar una sesión relajante en nuestras instalaciones con servicios y tratamientos de spa de la mano de nuestro equipo de especialistas en belleza y bienestar,  te incluimos toda la información que necesitas aquí.»

    2. Mensaje de confirmación de la reserva en pantalla

      Seguro que tú también sabes lo que se siente al hacer clic en un botón de reserva cuando estás haciendo una compra importante, como un billete de avión o unas entradas para el concierto del año, y pasas cinco minutos de los nervios actualizando constantemente tu bandeja de correo electrónico para ver si te llega la confirmación de la reserva.

      Mostrar la confirmación en pantalla, ya sea a través de una ventana emergente o una página completa, les evitará a tus huéspedes ese mal rato mientras esperan el correo cuando reservan directamente contigo.

      Ejemplo: «Buenas noticias: ¡tu reserva está confirmada! Gracias por elegir Seaview Hotel. Hemos enviado un correo electrónico de confirmación a [email protected]».

      3. Mensaje de texto de confirmación de la reserva

        Este tipo de confirmaciones se envían directamente al teléfono de tus huéspedes poco después de que hagan una reserva. En general, suelen ser mensajes breves con información muy resumida para recordarles que habrán recibido una confirmación más completa por correo electrónico o incluyen un enlace para que puedan consultarla desde un navegador web.

        Ejemplo: «Hola, Alex. Te confirmamos tu reserva en Seaview Hotel para el 14-16 de julio con llegada a partir de las 14:00. ¡Nos vemos! Confirmación de la reserva: enlace.»

        Aquí tienes una lista de prioridades que debes tener en cuenta a la hora de diseñar los mensajes de confirmación de las reservas de tu hotel independiente:

        También puedes plantearte la opción de enviar un mensaje de texto de confirmación para asegurarte de que la información llegue a todos tus huéspedes.

        Empieza enviando el correo electrónico de confirmación principal: es el mensaje más importante.

        Si cuentas con la opción de reserva directa, crea un mensaje de confirmación que aparezca en pantalla nada más reservar.

        What tools can¿Qué herramientas puedo usar para automatizar las confirmaciones de reserva? 

        Hay varias formas de automatizar el proceso de creación y envío de las confirmaciones de reserva, desde las más básicas (y algo limitadas) hasta otras especialmente diseñadas para esta tarea con grandes resultados.

        • Agencias de viajes en línea y canales de reserva: si consigues una reserva a través de un canal externo, como Booking.com o Airbnb, este enviará automáticamente una confirmación, pero no podrás editarla ni personalizarla demasiado.
        • Herramientas de automatización de correos electrónicos: aunque no están diseñadas específicamente para este fin, hay herramientas como Mailchimp, ActiveCampaign y Zapier que puedes configurar para que envíen automáticamente confirmaciones de reserva en respuesta a ciertos desencadenantes.
        • Sistemas de gestión hotelera (PMS): dispones de herramientas con funciones integradas como SiteMinder, Cloudbeds y Little Hotelier que te permiten llevar un control exhaustivo de todas tus reservas y, en consecuencia, crear y enviar tus propias confirmaciones y automatizar cada paso del proceso.

        Si gestionas o diriges un pequeño hotel independiente, lo tienes muy fácil para elegir la herramienta adecuada.

        Su nombre en inglés ya te da una pista: Little Hotelier es un sistema de gestión integral especialmente diseñado para hoteles boutique. Te ayudará a automatizar las confirmaciones de reserva y garantizar que cada huésped tenga toda la información que necesita sobre su estancia de forma clara y completa.

        By Dean Elphick

        Dean es el especialista senior de marketing de contenido de Little Hotelier, la solución de software todo en uno especialmente diseñada para facilitar la vida de los proveedores de alojamientos pequeños. Dean ha hecho que la escritura y la creación de contenido su pasión por la totalidad de su vida profesional, que incluye más de seis años en Little Hotelier. A través del contenido, Dean tiene como objetivo proporcionar educación, inspiración, asistencia y, en última instancia, valor para pequeñas empresas de alojamiento que buscan mejorar la forma en que administran sus operaciones (y viven su vida).