¿Con cuánta antelación reservan los huéspedes y con qué frecuencia cancelan? Guía para hoteles pequeños

¿Qué es el tiempo entre reserva y llegada?

El tiempo entre reserva y llegada, también llamado plazo de reserva, es el número de días que transcurren entre el momento en que un huésped confirma su reserva y la fecha en que llega al alojamiento. Por ejemplo, si reserva el día 1 para alojarse el día 15, el tiempo entre reserva y llegada es de 14 días. Si calculas la media de todas tus reservas, podrás saber con cuánta antelación suelen reservar los huéspedes en tu alojamiento.

Esta guía te ayudará a entender por qué es importante el tiempo entre reserva y llegada, qué papel desempeñan las cancelaciones y cómo puedes gestionar mejor tus tarifas y disponibilidad para maximizar los ingresos de tu negocio.

¿Con cuánta antelación reservan los huéspedes en los hoteles?

Según el informe «Tendencias de reservas hoteleras» de SiteMinder, basado en más de 140 millones de reservas, el tiempo medio entre la reserva y la llegada a nivel mundial supera ligeramente los 32 días. Es decir, transcurre aproximadamente un mes entre que un huésped pulsa «confirmar» y llega para registrarse. Los datos de varios años muestran que, cada año, las personas viajeras reservan con un poco más de antelación.

Claro que sí, hay diferencias regionales importantes, por lo que es fundamental saber cómo se sitúa tu mercado respecto a la media mundial. Por ejemplo, Irlanda registró el periodo de antelación más largo, de unos 46 días. Tu cifra dependerá de la ubicación, la combinación de huéspedes y la estacionalidad de tu alojamiento. Por eso, conviene tomar la media como una orientación, no como un dato definitivo para tu negocio.

¿Por qué es importante conocer el tiempo entre reserva y llegada de un hotel?

El tiempo entre reserva y llegada puede ser una métrica importante para gestionar con más antelación las tarifas y la disponibilidad. Si los huéspedes intentan reservar, pero aún no has cargado las tarifas o abierto la disponibilidad, perderás reservas por motivos que podrías evitar por completo.

La solución es fijar las tarifas y permitir las reservas para fechas futuras con suficiente antelación.

¿Cómo pueden aprovechar los hoteles pequeños un periodo de antelación más largo?

Que el periodo de antelación se alargue es positivo para los hoteles, ya que te da más tiempo para influir en tus huéspedes y animarlos a gastar un poco más. También te permite hacer previsiones más precisas y entender mejor cuándo puedes subir las tarifas a medida que aumenta la tasa de ocupación. Esa planificación anticipada es fundamental para una buena gestión de ingresos en hoteles pequeños.

Así puedes sacarle partido a este periodo.

1. Abre pronto tus tarifas y disponibilidad: Es la forma más sencilla de asegurarte de que un huésped que quiera reservar con cuatro o seis semanas de antelación pueda encontrar disponibilidad y tarifas asequibles.
2. Ofrece tarifas de venta anticipada o para reservas anticipadas: Es habitual que los huéspedes esperen descuentos por reservar con mucha antelación, así que conviene recompensar su compromiso. De este modo, también aseguras ingresos con más antelación y cuentas con una base más sólida de demanda confirmada para planificar. Por ejemplo, el motor de reservas de Little Hotelier te permite configurar directamente planes tarifarios para reservas anticipadas y de venta anticipada.
3. Usa datos para fijar tarifas con más precisión: Un plazo más largo te permite analizar el mercado antes de que llegue el pico de demanda. La inteligencia empresarial hotelera de Little Hotelier te ofrece tarifas de la competencia y datos de mercado en tiempo real, para que puedas fijar tus precios con confianza y no a ojo. Para tener una visión completa, consulta nuestra guía sobre estrategias de precios hoteleros.
4. Empieza antes a comunicarte con los huéspedes: Cuanto más tiempo pase entre la reserva y la llegada, más oportunidades tendrás de ofrecer servicios adicionales, personalizar la estancia y animar al huésped a hacer una  https://www.littlehotelier.com/blog/increase-your-revenue/the-secrets-to-getting-more-direct-bookings-for-your-small-hotel/ en el futuro. Un mes basta para generar ilusión, lo que beneficia tanto a los ingresos como a la relación con el huésped.

Little Hotelier es el mejor. Hemos probado muchos otros PMSs, Little Hotelier funciona muy bien, es fácil de usar y muy rentable. Realmente no hay necesidad de mirar otras soluciones.

Jonathan Kaye,

Operations Director

Cedar Manor

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¿Con qué frecuencia cancelan los huéspedes sus reservas de hotel?

Hotel Booking Trends de SiteMinder revela que la tasa de cancelación mundial supera ligeramente el 19 %. Aunque se acerca a una de cada cinco reservas, las tendencias actuales muestran que las cancelaciones han disminuido un poco en los últimos años. A algunos mercados les va bastante mejor que a la media: Indonesia registró la tasa más baja de los datos, de aproximadamente un 11 %.

Hay que tener en cuenta que una cancelación no es lo mismo que una ausencia. Cuando un huésped cancela, te avisa, normalmente con tiempo suficiente para volver a vender la habitación. Si no se presenta, no te avisa y no tienes oportunidad de ocupar la habitación, salvo que tengas la suerte de recibir a alguien sin reserva.

Conclusión clave

• Aunque la tasa ha mejorado, aproximadamente una de cada cinco reservas sigue cancelándose. Considera las cancelaciones una fuga de ingresos estructural que debes intentar contrarrestar, no un problema que puedas eliminar.

¿Cómo pueden reducir los hoteles pequeños las cancelaciones y su impacto en los ingresos?

No es posible eliminar las cancelaciones, pero puedes intentar reducirlas para que no perjudiquen tus ingresos. La clave está en combinar las tarifas de forma estratégica, comunicarte con claridad y mantener el contacto antes de la llegada.

1. Fija las tarifas estratégicamente: Las tarifas flexibles ofrecen una salida a quienes prefieren reservar con cautela, mientras que las tarifas de venta anticipada o no reembolsables y los depósitos protegen tus ingresos si cambian los planes. Ofrecer ambas opciones evita ahuyentar a los huéspedes y, al mismo tiempo, protege tu negocio.
2. Comunica las condiciones de forma clara y anticipada: Deja claras las expectativas en el momento de la reserva, no en la letra pequeña que los huéspedes quizá no lean. Si conocen las condiciones desde el principio, es mucho menos probable que se sientan molestos y más probable que te avisen.
3. Refuerza las reservas con la comunicación previa a la llegada: Un mensaje cordial y oportuno antes de la estancia tranquiliza a los huéspedes, les recuerda por qué reservaron y reduce tanto las cancelaciones como las ausencias. Herramientas como la  https://www.littlehotelier.com/guest-engagement/ de Little Hotelier te ayudan a gestionar fácilmente la comunicación previa a la llegada.
4. Asume que habrá cancelaciones: Si sabes que, según los datos actuales, aproximadamente una quinta parte de tus reservas no se materializará, podrás gestionar el inventario y la disponibilidad en consecuencia, en lugar de quedarte sin margen.

Para saber cómo redactar, definir y comunicar todas tus condiciones, consulta nuestra guía completa sobre políticas de cancelación para hoteles.

Preguntas frecuentes sobre los plazos de reserva y las cancelaciones en alojamientos pequeños

¿Cuál es una buena tasa de cancelación para un hotel pequeño?

Un punto de referencia útil es la media mundial de algo más del 19 %, según Hotel Booking Trends de SiteMinder. Si tu tasa es claramente inferior, vas por buen camino; si es muy superior, conviene revisar la combinación de tarifas y la comunicación con los huéspedes. Ten en cuenta que las tasas de cancelación varían mucho según el mercado: en algunos destinos, la media es de tan solo un 11 %.

¿Un plazo de reserva más largo implica más cancelaciones?

Los datos del sector muestran que los plazos de reserva se alargan mientras las cancelaciones disminuyen. Esto sugiere que quienes reservan antes también tienen más intención de alojarse.

¿Deberían los hoteles pequeños ofrecer tarifas no reembolsables?

Las tarifas no reembolsables y para reservas anticipadas protegen tus ingresos y reducen el riesgo de cancelaciones, pero también pueden disuadir a quienes prefieren reservar con flexibilidad, lo que podría reducir las conversiones. Para la mayoría de los alojamientos pequeños, lo más sensato es combinar ambas estrategias tarifarias.