Guida ai terminali di pagamento per le piccole strutture

Cos’è un terminale di pagamento per hotel?

I terminali di pagamento per hotel sono dispositivi o programmi software usati dal personale alberghiero per eseguire i pagamenti degli ospiti in modo sicuro ed efficiente al check-in, al check-out o durante il soggiorno.

Detti anche terminali POS o dispositivi di pagamento con carta, sono soluzioni presenti in uno strumento designato oppure integrate in dispositivi come smartphone, tablet e computer fissi.

I migliori terminali di pagamento per il settore alberghiero si integrano con i sistemi di gestione della proprietà per semplificare la procedura di fatturazione e ridurre gli errori umani.

In questa guida esamineremo nel dettaglio i terminali di pagamento per hotel e vedremo insieme perché la tua struttura potrebbe averne bisogno, cosa sono in grado di fare e come iniziare a usare la migliore di soluzione di pagamento per il tuo hotel.

Perché alle piccole strutture serve un terminale di pagamento?

Con un terminale di pagamento, i piccoli albergatori indipendenti possono prendere pagamenti in sicurezza e consentire agli ospiti di effettuarli come desiderano. Un terminale di pagamento integrato che si collega al tuo PMS può automatizzare molte attività amministrative relative alle transazioni, permettendoti di risparmiare tempo sulla loro elaborazione e riducendo il rischio di errori.

In questo modo le piccole strutture possono soddisfare le aspettative degli ospiti moderni, sempre più propensi a pagare con carta e tramite metodi senza contatto. In più, un terminale aiuta a velocizzare le procedure di check-in e check-out, in quanto esegue e finalizza gli addebiti all’istante.

I terminali di pagamento per hotel offrono maggiore protezione grazie a una serie di funzioni di sicurezza. Inoltre, i terminali per dispositivi mobili rendono possibile l’elaborazione dei pagamenti in qualsiasi area della struttura, una caratteristica vantaggiosa per i piccoli hotel privi di reception.

In sintesi:

• Offrono maggiore sicurezza e affidabilità per prevenire le frodi e assicurare la conformità normativa.
• Gli ospiti di oggi si aspettano opzioni di pagamento rapide, sicure e digitali.
• I terminali riducono il lavoro amministrativo, gli errori e i ritardi nel check-in, migliorando nel complesso le attività quotidiane.

Quali metodi di pagamento accettano i terminali POS per hotel?

Alcune considerazioni importanti sui metodi di pagamento per gli albergatori:

• Il 72% dei pagamenti in hotel in tutto il mondo sono eseguiti tramite terminali POS per carte di credito o di debito.
• Nel 2024, il 65% delle attività alberghiere ha dato priorità ai metodi contactless (ovvero quelli in cui basta avvicinare la carta al dispositivo).
• Un ospite su sei ora paga online tramite portafoglio digitale.
• Più della metà degli albergatori si affida a gateway di pagamento di terze parti.

Un terminale di pagamento o sistema POS per hotel accetta tutte le carte e i metodi di pagamento digitali più diffusi, tra cui carte di credito, debito e prepagate, sia in versione tradizionale che digitale. La maggior parte di essi ora include anche tecnologie di comunicazione di prossimità (Near Field Communication, NFC) per accettare i pagamenti senza contatto.

1. Carte di credito e di debito

In oltre 75 anni dal loro arrivo, le carte di credito e di debito si sono evolute costantemente. Le carte odierne sono dotate di striscia magnetica, chip e tecnologie senza contatto. Gli estremi della carta possono anche essere inseriti manualmente nei terminali di pagamento per hotel.

2. Portafogli digitali

Grazie all’uso delle tecnologie NFC, i portafogli digitali stanno rendendo obsoleti quelli tradizionali. È quindi consigliabile che il tuo terminale per carte di credito in hotel sia in grado di accettare questo metodo di pagamento. 

3. Pagamenti senza contatto

Per quanto riguarda le tecnologie NFC, alcuni terminali portatili accettano solo questo metodo di pagamento. Come opzione di riserva, queste soluzioni spesso consentono di inserire manualmente gli estremi di carta di un ospite tramite un portale online.

4. Carte prepagate

Le carte prepagate possono essere considerate alla stregua delle carte di credito; tuttavia, presentano un limite per quanto riguarda gli acconti da versare per i soggiorni, dato che la maggior parte dei prestatori di pagamento accettano solo le preautorizzazioni con carta di credito.

Metodi di pagamento in hotel per priorità:

• Contanti, assegni e metodi di pagamento analoghi
• Portafogli digitali, metodi contactless e pagamenti online
• Carte di credito e debito tradizionali
• Carte prepagate

Come scegliere il terminale di pagamento più adatto alla mia struttura?

Sono diversi i fattori principali a determinare se un terminale di pagamento è adatto al tuo hotel e se questo investimento soddisferà le tue esigenze. 

Le soluzioni POS per dispositivi mobili e tablet stanno vivendo una crescita esponenziale tra le piccole attività e il settore alberghiero sta ricoprendo un ruolo leader in questa trasformazione, in quanto gli albergatori riconoscono la flessibilità e l’efficienza offerte da questi sistemi. E, cosa più importante, scegliere un sistema in grado di evolversi insieme alla struttura assicurerà che l’investimento tecnologico non risulti obsoleto con l’espandersi della tua attività. Inoltre, le funzioni di integrazione non vanno trascurate: un terminale isolato che non comunica con gli altri sistemi in uso porterà inevitabilmente a errori operativi, ritardi nell’elaborazione dei pagamenti e frustrazione da parte degli ospiti, che si aspettano un servizio impeccabile. 

Alla luce di tutto questo, quali sono i requisiti necessari di un terminale di pagamento moderno per i piccoli albergatori indipendenti?

Sicurezza 

Il terminale deve soddisfare i più rigorosi standard di sicurezza dei dati delle carte di pagamento (PCI DSS), ovvero deve essere in grado di verificare i codici PIN in modo sicuro ed eseguire pagamenti online, tramite chip e senza contatto.

Integrazione con gli altri sistemi

Consigliamo di cercare una soluzione di pagamento che offra un’integrazione perfetta con il sistema di gestione della proprietà (PMS) in uso o, ancora meglio, optare per un sistema facente parte di una soluzione completa come Little Hotelier, così l’integrazione non sarà nemmeno necessaria.

Utilizzo intuitivo

Scegli un terminale dal facile utilizzo e per cui serva minima formazione. Un’interfaccia utente chiara e lineare aiuta a evitare gli errori e rende i check-in e i check-out degli ospiti più semplici che mai.

Convenienza

Tieni in considerazione i costi anticipati e ricorrenti della soluzione di pagamento. Confronta le strutture tariffarie, tra cui possibili addebiti nascosti, per assicurarti di fare un buon affare. Alcune opzioni all’apparenza convenienti possono spesso rivelarsi più costose nel lungo periodo.

Assistenza affidabile

Cerca una soluzione che offra assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, non da bot ma da un team di persone, come Little Hotelier. L’assistenza tecnica deve essere facile da contattare, reattiva e disponibile.

In sintesi:

• Trova un buon equilibrio tra costi, funzioni e assistenza.
• Metti al primo posto le funzioni di sicurezza per proteggere gli ospiti e la tua attività.
• Scegli una soluzione già integrata o integrabile con gli strumenti che utilizzi.
• Prova diverse soluzioni e vedi se sono facili da usare.

Troviamo l’interfaccia di Little Hotelier molto intuitiva, moderna ed esteticamente piacevole. Questo ci consente di semplificare le attività quotidiane e concentrarci sui nostri ospiti.

Matteo Marocco,

General Manager

La Dama del Porto

Ulteriori informazioni

Come si integra un terminale di pagamento per hotel a un motore di prenotazione per gli ospiti?

Per questa integrazione dovrai scegliere un terminale che supporta l’integrazione di un gateway di pagamento con il sistema di prenotazione in utilizzo. I pagamenti online potranno così essere eseguiti automaticamente e i dati delle transazioni saranno direttamente sincronizzati nel tuo PMS.

Per configurare l’integrazione è necessario:

1. Controllare la compatibilità fra fornitore del terminale, motore di prenotazione e gateway di pagamento.
2. Abilitare le integrazioni con API e plugin offerte dal fornitore o da un servizio di terze parti.
3. Collaborare con l’assistenza del fornitore per configurare la sincronizzazione di dati degli ospiti, addebiti e ricevute di pagamento.
4. Testare le transazioni per garantire una riconciliazione precisa.

Ma c’è un’opzione decisamente più semplice: scegli la piattaforma completa di Little Hotelier, progettata per offrire tutte le funzionalità di cui hanno bisogno albergatori e gestori di strutture, tra cui la possibilità di eseguire (e riconciliare) i pagamenti.

In sintesi:

Gli strumenti completi come Little Hotelier possono essere un’opzione più semplice.

Garantisci la compatibilità fra terminale, motore di prenotazione e gateway di pagamento.

Configura e testa il sistema prima di metterlo in funzione.

Domande frequenti sui terminali di pagamento per hotel

Quando costa un terminale di pagamento per hotel? Vale la pena averne uno?

Di norma, un terminale di pagamento per hotel prevede un costo di anticipato che va da circa 250 a poco più di 750 EUR, con l’aggiunta di un canone mensile o commissioni per le transazioni. Nonostante possa essere un valido investimento per molte strutture, per i piccoli hotel potrebbe risultare più vantaggiosa una soluzione di elaborazione pagamenti come Little Hotelier, che offre tutte le funzioni di cui hanno bisogno a un prezzo più basso.

Come si garantiscono sicurezza e conformità nell’elaborazione dei pagamenti in hotel?

Cerca una soluzione con sicurezza conforme agli standard PCI DSS, che offra assistenza 24/7 da un team di persone (e non bot) e che aggiorni i propri software a cadenza regolare.

Quando va effettuata la sostituzione o l’aggiornamento del terminale di pagamento attualmente in uso?

Se il tuo terminale non è in grado di eseguire pagamenti senza contatto, non si integra con il PMS in uso o se non stai ricevendo l’assistenza di cui hai bisogno, forse è il momento di cambiare. Una soluzione interamente online potrebbe fare al caso tuo. A tal proposito…