Controles de costes de los hoteles

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Mantener los costes bajo control es un desafío continuo para la mayoría de propietarios de un negocio, y es particularmente difícil en sectores competitivos como el de los hoteles pequeños, en el que es algo que quita el sueño a muchos.

¿Tienes la sensación de que tus costes están empezando descontrolarse y te están dejando sin ganancias? ¿O quizás crees que tu limitado presupuesto te impide hacer las cosas que quieres para mejorar tu negocio?

En este blog abarcaremos consejos y sugerencias para ayudarte a aumentar la rentabilidad, obtener un mayor retorno de la inversión y evitar que el problema del control de costes te quite el sueño.

Primeros pasos: control y análisis de los costes del hotel 

En los negocios, el control de costes se define como «la práctica de identificar y reducir los gastos del negocio para aumentar los beneficios».

Para encontrar todos los gastos, revisa los extractos de tus tarjetas de crédito y otros lugares en los que estén documentados tus gastos. Si utilizas algún software con funciones de contabilidad o de informes, deberías poder acceder a esta información fácilmente.

A continuación, deberías realizar un análisis rápido para ver en qué estás gastando dinero y dónde puede que necesites reducir gastos.

Con tu lista de gastos delante:

  • Compara tus gastos con los presupuestados: ¿te estás pasando del presupuesto y, si es así, qué áreas parecen ser las problemáticas?
  • Separa tus costes en categorías (mano de obra, comida y bebida, servicios públicos, marketing, suscripciones, contabilidad, asuntos legales, seguros, mantenimiento y reparaciones, gastos de oficina y otras áreas relevantes) para saber a qué se destina tu dinero.
  • Clasifica los costes como fijos o variables: los costes fijos son los que permanecen iguales independientemente de la actividad de tu negocio, mientras que los costes variables suben y bajan con los cambios en los niveles de dicha actividad.
  • Encuentra costes controlables: los gastos que una persona puede ajustar o influenciar son los gastos a los que quieres prestar atención. Por ejemplo, apagar las luces puede reducir las facturas de electricidad, pero las cuotas mensuales de tu software de contabilidad son normalmente fijas.
  • Calcula el retorno de la inversión para averiguar qué gastos merecen la pena en base a la cantidad de dinero que devuelven al negocio.

Métodos y técnicas de control de costes en el sector hotelero

Si parece que las cosas han empeorado después de hacer el análisis, ¡no te asustes! Hay muchas formas de comenzar a reducir costes, entre ellas:

  • Externalización: pasar tareas que actualmente se hacen internamente a un proveedor externo a menudo reduce los costes a través de economías de escala (y reduciendo tus costes de mano de obra).
  • Centrarse en la eficiencia: puede que estés perdiendo dinero en tu negocio debido a tus procesos (o porque no estás asignando y utilizando tus recursos adecuadamente para maximizar los beneficios).
  • Compras al por mayor y otras formas de reducir costes de suministro: negociar una mejor oferta con todos tus proveedores puede sumar un ahorro de costes significativo.
  • Encontrar  errores y servicios en desuso: echar un ojo a tus facturas para encontrar errores costosos o servicios que simplemente ya no utilizas o no necesitas puede proporcionarte un ahorro rápido de dinero.
  • Centrarse en pequeños ahorros: recuerda que hacer pequeños cambios con constancia puede suponer un gran ahorro de costes a largo plazo.

Procedimientos de control de costes que puedes aplicar a tu hotel

¿Todo listo para tomar medidas y comenzar a ahorrar dinero ya mismo? Aquí tienes algunas ideas prácticas para empezar:

  • Haz algunas llamadas

Llama y obtén algunos presupuestos para gastos importantes, como el seguro. Al mismo tiempo, consulta a tus proveedores y pregunta si ofrecen incentivos por fidelidad o si tienen alguna oferta mejor para compras al por mayor.

  • Revisa cómo administras el personal

Si tienes personal en tu propiedad, ¿podrías ofrecerle formación para que hagan otras tareas que no sean parte de sus labores cuando tengan tiempo libre? ¿Podrías prever mejor cuándo necesitarás personal adicional y cuándo no? ¿Podría la formación adicional del personal permitir más flexibilidad en los turnos? Reduce costes de mano de obra y otros tipos de costes modificando la forma en que administras el personal. 

  • Mantén contento al personal

Si pierdes a un miembro del personal, pierdes su experiencia, además del tiempo y la energía que has invertido en contratarlo y formarlo. Hay muchas maneras de mantener a tu gente contenta (y evitar los costes de tener que formar a otra persona): desde el establecimiento de objetivos claros hasta el reconocimiento de logros, pasando por ofrecer algunos beneficios y añadir flexibilidad y equilibrio entre la vida laboral y la personal.

  • Optimiza tus operaciones de recepción

Tu recepción es el corazón de tu hotel, y centrarte en mejorar tu recepción puede conducir a una mejor experiencia de los huéspedes y a una mayor eficiencia en las operaciones del hotel, lo que supondría un importante ahorro de costes.

  • Arregla antes de tener que sustituir

Puede ser más rentable arreglar algo que dejarlo pasar y tener que reemplazarlo más tarde. Mejora tu programa de mantenimiento y averigua si esto podría ayudar a reducir costes de sustitución.

  • Toma metidas ecológicas

Tomar pequeñas medidas ecológicas ayuda al medio ambiente y también a ahorrar dinero. Haz que tu personal se acostumbre a apagar las luces. Instala iluminación eficiente. Anima a los huéspedes a reutilizar las toallas. Cuando sustituyas electrodomésticos, compra aquellos con la mejor calificación energética.

  • Reasigna tus costes de marketing

Un marketing eficaz es fundamental en el sector de la pequeña hostelería, pero el marketing tradicional puede llevarse una gran parte de tu presupuesto. Considera la posibilidad de reducir este gasto y emplea tu dinero en marketing digital, que suele ser más asequible y tiene el potencial de lograr un gran alcance y resultados. 

Control de costes de alimentos y bebidas

Un pequeño restaurante u otro tipo de oferta de comida y bebida puede que atraiga huéspedes, pero los costes pueden aumentar rápidamente. 

El control de los costes de alimentos y bebidas es un área que merece especial atención. Si bien algunas de las áreas generales mencionadas anteriormente pueden ayudarte a reducir costes, incluida la revisión de proveedores y de los costes de mano de obra, existen algunas formas adicionales de mejorar los beneficios de tus alimentos y bebidas:

  • Sirve las porciones debidas de alcohol formando al personal para ello o utilizando vasos medidores.
  • Reconsidera el tamaño de las porciones si los clientes elogian la comida, pero no se la terminan.
  • Diseña el menú para que los platos compartan algunos ingredientes y procesos de preparación.
  • Reduce el menú y céntrate en la calidad por encima de la cantidad. 
  • Revisa si el personal de cocina prepara demasiados ingredientes o no los almacena de manera eficiente, pues esto genera residuos.
  • Considera si un buffet de desayuno funcionaría con más eficiencia como menú de desayuno «para llevar».
  • Reduce las horas o el servicio de habitaciones si se está convirtiendo en un gran gasto de recursos.

Herramientas para ayudar a controlar los costes de las operaciones hoteleras

Si estás examinando y gestionando tus costes manualmente, utilizando papel y lápiz u hojas de cálculo de Excel, esta pérdida de tiempo también puede resultar costosa para tu negocio, pues acaba haciendo inútiles tus esfuerzos para ahorrar.

Invertir en tecnología y software hotelero no solo puede ayudarte a gestionar los costes, sino que también puede mejorar la eficiencia y la toma de decisiones en toda tu empresa, además de la experiencia de tus huéspedes. 

Imagina tener la capacidad de:

  • Conectar tu gestor de canales y tu motor de reservas.
  • Conseguir reservas directas desde tu web.
  • Monitorizar y medir qué canales de venta online están generando más reservas. 
  • Administrar las reservas con un simple calendario de arrastrar y soltar.
  • Organizar y agilizar el mantenimiento de la propiedad.
  • Utilizar una aplicación móvil para gestionar tu propiedad desde cualquier lugar.
  • Ahorrar tiempo para dedicarlo al negocio o para simplemente hacer lo que te más te guste.

Todo esto y más es posible con un sistema de gestión hotelera todo en uno.

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