So behalten Sie die Ausgaben in Ihrem Hotel im Griff

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Für viele Geschäftsinhaber ist es eine ständige Herausforderung, die Kosten unter Kontrolle zu halten. Besonders in wettbewerbsfähigen Branchen wie der Hotelbranche ist das etwas, das sie nachts wach halten kann.

Vielleicht haben Sie auch das Gefühl, dass Ihre Kosten langsam außer Kontrolle geraten und Ihre Gewinne reduzieren? Oder Sie denken, dass Ihr begrenztes Budget Sie davon abhält, Dinge zu tun, die Ihr Geschäft verbessern könnten?

In diesem Blog haben wir Tipps und Ratschläge für Sie zusammengefasst, die Ihnen helfen, Ihre Rentabilität zu steigern, eine bessere Kapitalrendite zu erzielen und die Kostenkontrolle zu meistern.

Erste Schritte: Hotel-Kostenkontrolle und Analyse 

In der Geschäftswelt wird die Kostenkontrolle als „Identifizierung und Reduzierung von Geschäftsausgaben zur Steigerung der Gewinne“ definiert.

Um alle Ihre Kosten zu ermitteln, lesen Sie Ihre Kreditkartenabrechnungen und andere Kontoauszüge durch, in denen Ihre Ausgaben dokumentiert sind. Wenn Sie Software mit Buchhaltungs- oder Berichtsfunktionen verwenden, sollten diese leicht zugänglich sein.

Als Nächstes sollten Sie eine schnelle Analyse durchführen, um festzustellen, wo Sie Geld ausgeben und wo Sie Ihre Ausgaben möglicherweise reduzieren müssen.

Anhand Ihrer Ausgabenliste können Sie nun:

  • Ihre Ausgaben mit Ihren budgetierten Ausgaben vergleichen: Überschreiten Sie das Budget? Und wenn ja, welche Bereiche scheinen Problembereiche zu sein?
  • Ihre Ausgaben kategorisieren (Mitarbeiter, Lebensmittel und Getränke, Nebenkosten, Marketing, Abonnements, Buchhaltung, Rechtliches, Versicherung, Wartung und Reparaturen, Bürokosten und andere relevante Bereiche), um zu verstehen, wohin Ihr Geld fließt.
  • Kosten als fest oder variabel klassifizieren: Fixkosten sind Kosten, die unabhängig von der Geschäftstätigkeit gleich bleiben, während die variablen Kosten mit Änderungen des Geschäftsaktivitäten steigen und fallen.
  • Kontrollierbare Kosten finden: Ausgaben, die von einer Person angepasst oder beeinflusst werden können, sind die Kosten, auf die Sie sich wirklich konzentrieren sollten – zum Beispiel kann das Ausschalten von Lichtern Ihre Stromrechnung reduzieren, aber Ihre monatlichen Softwaregebühren für Buchhaltungssoftware sind in der Regel fix.
  • Ihre Kapitalrendite berechnen, um herauszufinden, welche Ausgaben durch den Betrag gerechtfertigt sind, den sie in das Unternehmen zurückbringen.

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Methoden und Strategien zur Kostenkontrolle in der Hotelbranche

Geraten Sie nicht in Panik, wenn es so aussieht, als ob sich die Lage nach Ihrer Analyse nur verschlechtert hat! Es gibt viele Möglichkeiten, Kosten zu senken, z. B.:

  • Outsourcing: Verteilen Sie Aufgaben, die derzeit intern erledigt werden, an einen externen Anbieter. Das kann durch Skaleneffekte (und durch die Senkung Ihres Personalaufwands) Kosten sparen.
  • Fokus auf Effizienz: Ihrem Unternehmen könnte Geld entgehen, wenn Ihre Prozesse nicht effizient sind (oder Sie keine Ressourcen zuweisen und nutzen, um den Gewinn zu maximieren)
  • Großeinkäufe und andere Möglichkeiten zur Senkung der Lieferkosten: Das Aushandeln besserer Angebote bei all Ihren Lieferanten kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen
  • Fehler und ungenutzte Dienstleistungen: Wenn Sie Ihre Rechnungen im Auge behalten, um kostspielige Fehler oder Dienstleistungen zu finden, die Sie nicht nutzen oder nicht mehr benötigen, können Sie schnell Geld sparen
  • Kleine Einsparungen: Denken Sie daran, dass auch kleine Änderungen auf lange Sicht zu großen Kosteneinsparungen führen können.

Maßnahmen zur Kostenkontrolle, die Sie in Ihrem Hotel umsetzen können

Sind Sie bereit, zu handeln und Geld zu sparen? Hier sind einige praktische Ideen für den Einstieg:

  • Machen Sie ein paar Anrufe

Holen Sie sich verschiedene Angebote, wenn es um große Ausgaben wie Versicherungen geht. Fragen Sie gleichzeitig bei Ihren Lieferanten nach, ob sie Treueprämien anbieten oder bessere Angebote für Massenkäufe haben.

  • Überprüfen Sie Ihre Verwaltung von Mitarbeitern

Wenn Sie Mitarbeiter in Ihrer Unterkunft beschäftigen, denken Sie darüber nach, sie in Aufgaben außerhalb ihrer derzeitigen Rollen zu schulen, damit sie in Ausfallzeiten einspringen können. Könnten Sie besser vorhersagen, wann Sie zusätzliches Personal benötigen und wann nicht? Könnten zusätzliche Mitarbeiterschulungen mehr Flexibilität bei der Dienstplanung ermöglichen? Senken Sie Personal- und andere Kosten, indem Sie die Art und Weise optimieren, wie Sie Ihre Mitarbeiter verwalten. 

  • Sorgen Sie für zufriedene Mitarbeiter

Wenn Sie einen Mitarbeiter verlieren, verlieren Sie dessen Erfahrung sowie die Zeit und Energie, die Sie in Einarbeitung und eventuelle Schulungen investiert haben. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter sorgen können (und so die Kosten vermeiden, immer wieder neue Mitarbeiter einzuarbeiten). Legen Sie zum Beispiel klare Ziele fest und erkennen Sie gute Leistungen an, bieten Sie einige Vorteile und Flexibilität in Sachen Work-Life-Balance.

  • Optimieren Sie Ihre Rezeptionsabläufe

Ihre Rezeption ist das Herzstück Ihres Hotels. Indem Sie sich auf die Optimierung Ihrer Rezeption konzentrieren, können Sie ein besseres Gästeerlebnis und effizientere Abläufe erzielen – was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

  • Führen Sie Reparaturen lieber früher durch

Es kann kostengünstiger sein, etwas gleich zu reparieren, als so lange zu warten, bis es letztendlich komplett ersetzt werden muss. Verbessern Sie Ihren Wartungsplan und finden Sie heraus, ob dies zur Senkung Ihrer Wiederbeschaffungskosten beitragen könnte.

  • Schützen Sie die Umwelt

Auch wenn Sie nur kleine Änderungen vornehmen, können Sie die Umwelt schonen und gleichzeitig Geld sparen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter über das Ausschalten von Lichtern. Installieren Sie energiesparende Beleuchtung. Motivieren Sie Ihre Gäste dazu, Handtücher mehr als nur einmal zu benutzen. Achten Sie auf eine gute Energieeffizienzklasse, wenn Sie neue Geräte kaufen.

  • Verteilen Sie Ihre Marketingausgaben um

Besonders für kleine Unterkünfte ist effektives Marketing von entscheidender Bedeutung. Doch traditionelles Marketing kann einen großen Teil Ihres Budgets einnehmen. Ziehen Sie in Erwägung, Ihre Ausgaben zu reduzieren und Ihr Geld in digitales Marketing zu stecken. Das ist häufig erschwinglicher und bietet Potenzial für eine riesige Reichweite sowie überzeugende Ergebnisse. 

Tools zur Kontrolle der Betriebskosten Ihres Hotels

Wenn Sie Ihre Kosten manuell – also mit Stift und Papier oder Excel-Tabellen – prüfen und verwalten, kostet Sie das nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Geld.

Investieren Sie in Hoteltechnologie und -software. Das kann Ihnen nicht nur dabei helfen, Ihre Kosten zu verwalten, sondern auch die Effizienz und Entscheidungsfindung in Ihrem gesamten Unternehmen zu optimieren, was wiederum zu einem besseren Gästeerlebnis führt. 

Stellen Sie sich vor, Sie könnten:

  • Ihren Channel Manager mit Ihrem Buchungssystem verbinden
  • Direktbuchungen über Ihre Website aus annehmen
  • Verfolgen und messen, welche Online-Vertriebskanäle die meisten Buchungen generieren 
  • Buchungen in einem einfachen Drag-and-Drop-Kalender verwalten
  • Ihr Housekeeping organisieren und optimieren
  • Eine mobile App nutzen, mit der Sie Ihre Unterkunft von überall aus verwalten können
  • Mehr Zeit gewinnen, um das zu tun, was Sie glücklich macht.

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