คู่มือใช้ระบบชำระเงินออนไลน์สำหรับที่พักขนาดเล็ก

ระบบชำระเงินออนไลน์ คืออะไร?

ระบบชำระเงินออนไลน์ คือ ระบบที่แขกสามารถชำระค่าบริการจองห้องพักออนไลน์ได้ง่ายๆ ด้วยบัตรเครดิต บัตรเดบิต, กระเป๋าเงินดิจิทัล หรือ E-payment รูปแบบอื่นๆ เรียกว่าเป็นวิธีชำระเงินที่ช่วยยกระดับคุณภาพชีวิตให้สะดวก รวดเร็วมากยิ่งขึ้น เพราะลูกค้าสามารถทำธุรกรรมได้ทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการ

โลกยุคดิจิทัลหมุนด้วยระบบเทคโนโลยีมากขึ้นเรื่อยๆ การรับมือกับธุรกรรมออนไลน์ถือเป็นสิ่งจำเป็นมากๆ สำหรับธุรกิจที่พัก เพราะปัจจุบัน มีแขกจำนวนมากหันมาจองที่พักออนไลน์มากขึ้น และพวกเขาก็ต้องการให้มีขั้นตอนการชำระเงินง่ายๆ โดยคำนึงถึงความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญ

แต่ในบางครั้ง ระบบชำระเงินออนไลน์เองก็น่าปวดหัวไม่น้อย เช่น มีขั้นตอนซับซ้อน, กังวลเรื่องความปลอดภัย และการต้องทำตามกฎข้อบังคับต่างๆ ให้ครบถ้วน เพื่อรับมือกับความท้าทายนี้ โซลูชันระบบชำระเงินออนไลน์ที่มั่นคง ใช้งานง่าย มีความปลอดภัยสูง และถูกกฎหมาย จึงเป็นทางออกที่ดีที่สุด

เพราะระบบที่ใช่จะถูกออกแบบมาให้มีความพร้อมทุกด้าน ช่วยให้คุณตั้งค่าระบบชำระเงินออนไลน์ในที่พักของคุณได้อย่างไร้กังวล ซึ่งระบบนี้ไม่ได้มีข้อดีแค่ช่วยให้การจองเป็นเรื่องง่ายสำหรับแขกเท่านั้น แต่ยังทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นด้วย ช่วยให้เงินหมุนเวียนเข้าระบบอย่างรวดเร็ว และยังช่วยให้คุณได้รับการจองที่พักโดยตรงเพิ่มมากขึ้นอีกด้วย ดังนั้น การทำความเข้าใจและหันมาเลือกใช้ระบบชำระเงินออนไลน์ ถือเป็นก้าวสำคัญที่จะช่วยเปิดโลกการจัดการให้คุณรับมือกับแขกได้อย่างง่ายดาย

การทำงานของระบบชำระเงินออนไลน์

มาเจาะลึกในแต่ละขั้นตอนกันดีกว่า ว่าระบบชำระเงินออนไลน์ ทำงานอย่างไร:

ขั้นตอนที่ 1 : การเริ่มต้นทำธุรกรรม

ขั้นตอนนี้ เริ่มต้นเมื่อลูกค้าตัดสินใจซื้อสินค้านั้นๆ หลังจากเลือกสินค้าหรือบริการที่ต้องการแล้ว ก็จะถูกส่งไปยังหน้าชำระเงิน ในหน้านี้ พวกเขาต้องกรอกข้อมูล เช่น รายละเอียดบัตรเครดิต, บัญชีธนาคาร หรือ เลขกระเป๋าเงินดิจิทัล โดยขึ้นอยู่กับว่าร้านค้าที่กำลังจะใช้บริการ เปิดรับการชำระรูปแบบไหนบ้าง

ขั้นตอนที่ 2 : การเข้ารหัส Payment Gateway

หลังจากที่ลูกค้ากดยืนยันรายละเอียดบัญชีแล้ว ข้อมูลจะถูกส่งไปยัง Payment Gateway ซึ่ง Payment Gateway คือระบบตัวกลางที่จะช่วยส่งต่อข้อมูลบัตรเครดิต เดบิตหรือบัญชีธนาคารของลูกค้าจากเว็บไซต์คุณไปดำเนินการต่ออย่างปลอดภัย โดย Payment Gateway จะมีการเข้ารหัสหรือแปลงข้อมูลเป็นรหัสก่อนส่งต่อไปยัง Payment Processor เพื่อรับรองความปลอดภัยในการทำธุรกรรม

ขั้นตอนที่ 3 : Payment Processor และการยืนยันบัตรเครดิต

มารู้จักกันก่อนว่า Payment Processor คืออะไร? Payment Processor คือตัวกลางระหว่างธนาคารและร้านค้า เป็นระบบที่ช่วยนำข้อมูลจากบัตรของลูกค้าไปยังธนาคารทั้งของคุณและของตัวลูกค้าเอง

เมื่อ Payment Processor รับข้อมูลมาจาก Payment Gateway และส่งไปยังบริษัทบัตรชำระเงิน (เช่น บัตร Visa หรือ MasterCard) ทางเครือข่ายบัตรก็จะส่งเรื่องไปยังธนาคารของลูกค้าเพื่อตรวจสอบการทำธุรกรรม ซึ่งจะเป็นการตรวจสอบว่าลูกค้ามีเงินหรือมีเครดิตเพียงพอหรือไม่ และยืนยันความถูกต้องของรายการชำระเงิน

ขั้นตอนที่ 4 : การอนุมัติหรือปฏิเสธการชำระเงิน

หลังจากที่ธนาคารของลูกค้าได้ตรวจสอบธุรกรรมเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งข้อมูลกลับไปยังเครือข่ายบัตรและ Payment Processor เพื่อแจ้งให้ทราบว่าการชำระเงินที่ส่งเรื่องไป “ผ่านการอนุมัติ” หรือ “ถูกปฏิเสธ” หากได้รับการอนุมัติ เงินในบัญชีของลูกค้าก็จะถูกเตรียมพร้อมโอนไปยังบัญชีของร้านค้า

ขั้นตอนที่ 5 : เสร็จสิ้นการทำธุรกรรม

เมื่อ Payment Gateway ได้รับข้อมูลจาก Payment Processor และส่งไปยังเว็บไซต์ของร้านค้าแล้ว หากข้อมูลได้รับการอนุมัติ ลูกค้าก็จะได้รับข้อความยืนยันและคำสั่งซื้อก็จะทำการประมวลผล หลังจากนั้นเงินก็จะถูกโอนจากธนาคารของลูกค้าไปยังบัญชีธนาคารของร้านค้า ถือเป็นการเสร็จสิ้นการทำธุรกรรมชำระเงิน

การดำเนินการรับชำระเงินออนไลน์สำหรับที่พักขนาดเล็ก

การรับชำระเงินออนไลน์ ถือเป็นส่วนหนึ่งของการรับจองที่พักออนไลน์ด้วยเช่นกัน เจ้าของที่พักควรติดตามการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการชำระเงินให้ทันกระแสปัจจุบันอยู่เสมอ เพราะการรับรู้ว่าแขกต้องการจ่ายค่าที่พักอย่างไร มีความสำคัญต่อการเพิ่มยอดจองของคุณมากเลยทีเดียว

หัวใจสำคัญของการบริหารที่พักขนาดเล็ก คือ การพัฒนาช่องทางออนไลน์ให้น่าดึงดูดสำหรับผู้พบเห็น ดังนั้น จึงจำเป็นจะต้องหาหนทางให้แขกทำรายการจองห้องพักบนหน้าเว็บไซต์ที่พักโดยตรง เมื่อถึงเวลานั้นแล้ว คุณจะรับเงินจากแขกได้อย่างไรล่ะ?

มาเริ่มจากพื้นฐานง่ายๆ โดยทั่วไปแล้วจะมี 4 ตัวแปรเข้ามาเกี่ยวข้องในการชำระเงินออนไลน์:

• ร้านค้า/ผู้ขาย – ตัวคุณเอง; อาจจะเป็นในนามบุคคล หรือ บริษัทที่ขายของหรือให้บริการ เช่น ห้องพักใน B&B หรือโรงแรม
• ลูกค้า – แขกของคุณ; ผู้ชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการ เช่น แขกผู้เข้าพักที่ B&B หรือโรงแรม
• ธนาคารของร้านค้า – บัญชีธนาคารของคุณ (บัญชีรับเงิน)
• ธนาคารผู้ออกบัตร – บัญชีธนาคารของลูกค้า/แขก

การทำธุรกรรมผ่านบัตรเครดิตออนไลน์ มักจะรวดเร็วและเสร็จสิ้นภายในเวลาไม่กี่วินาที นี่คือขั้นตอนดำเนินการของบัตรเครดิต:

1. ลูกค้าจองที่พักของคุณโดยใช้บัตรเครดิตหรือเดบิตในการชำระเงิน
2. ข้อมูลถูกส่งไปยัง Payment Gateway เพื่อเข้ารหัสและสร้างความปลอดภัย
3. Payment Processor ส่งคำขอไปยังธนาคารที่ออกบัตรของลูกค้าเพื่อขอจำนวนเงินในการทำธุรกรรม
4. ธนาคารผู้ออกบัตรตรวจสอบเพื่ออนุมัติหรือปฏิเสธการชำระเงิน
5. Payment Processor จะแจ้งให้คุณทราบว่าการเรียกเก็บเงินได้รับการอนุมัติแล้ว และแจ้งไปยังธนาคารของร้านค้าว่าจะมีเงินโอนเข้ามาในบัญชี
6. ธนาคารผู้ออกบัตรของลูกค้าส่งเงินไปยังบัญชีธนาคารของคุณ เงินค่าบริการก็จะถูกฝากเข้าบัญชีในขั้นตอนนี้
7. การชำระเงินเสร็จสิ้นพร้อมยอดเงินเข้าในบัญชีเรียบร้อย

ข้อควรระวังสำหรับการชำระเงินออนไลน์สำหรับที่พัก

ในฐานะส่วนหนึ่งของอุตสาหกรรมการบริหารที่พัก ธุรกรรมออนไลน์จำนวนมากถือว่า “มีความเสี่ยงสูง” เนื่องจากคุณมักจะต้องดำเนินการอยู่กับสิ่งเหล่านี้เป็นประจำ:

• ธุรกรรมที่ “ไม่ใช้บัตร”: คุณกำลังรับข้อมูลชำระเงินผ่านทางออนไลน์หรือทางโทรศัพท์ ไม่ได้เห็นตัวบัตรจริงๆ
• จำนวนธุรกรรมมากกว่า $1,000: การพักผ่อนสุดหรูระดับพรีเมียมหรือการพักระยะยาวมักมีค่าใช้จ่ายมากกว่า 1,000 ดอลลาร์
• เป็นการให้บริการที่จะเกิดขึ้นในอนาคต: แขกชำระค่าบริการที่พวกเขายังจะไม่ได้เข้าพักเป็นเวลาหลายสัปดาห์ หลายเดือน หรืออาจนานถึงหนึ่งปี

การชำระเงินออนไลน์: สหราชอาณาจักรและยุโรป

การชำระเงินออนไลน์ในกลุ่มประเทศสหราชอาณาจักรและยุโรป มีการเปลี่ยนแปลงสำคัญในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการเปิดตัวของ Strong Customer Authentication (SCA) ซึ่ง SCA คือ ข้อกำหนดกฏระเบียบที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการชำระเงินออนไลน์และลดการทุจริตและมีผลบังคับใช้เมื่อวันที่ 14 กันยายน 2019 เป็นต้นมา

SCA ได้มีการเพิ่มขั้นตอนความปลอดภัยเมื่อลูกค้าชำระเงินผ่านทางออนไลน์ ซึ่งหมายความว่าเจ้าของร้านค้าหรือเจ้าของทรัพย์สินใดๆ ที่อยู่ในสหภาพยุโรป จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการชำระเงินจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนด SCA เพราะหากไม่ปฏิบัติตาม พวกเขาอาจมีความเสี่ยงที่จะไม่สามารถรับการชำระเงินออนไลน์ได้

ข้อกำหนด SCA จะถูกนำมาใช้เมื่อผู้ชำระเงินเริ่มต้นทำธุรกรรม E-Payment, เข้าถึงบัญชีการชำระเงินทางออนไลน์ หรือทำธุรกรรมการเงินระยะไกลใดๆ ก็ตามที่อาจมีความเสี่ยงในการก่อทุจริต เว้นแต่กรณีที่ได้รับการยกเว้น

โดยกฎ SCA ต้องการให้มีการตรวจสอบอย่างน้อย 2 ใน 3 ปัจจัยต่อไปนี้: สิ่งที่ลูกค้ารู้ (เช่น รหัสผ่าน), สิ่งที่ลูกค้ามีอยู่กับตัว (เช่น โทรศัพท์มือถือ) และสิ่งที่ยืนยันตัวตนของลูกค้า (เช่น ลายนิ้วมือ)

แต่จริงๆ แล้วก็มีข้อยกเว้นหลายอย่างในข้อกำหนด SCA เช่น ธุรกรรมที่มีมูลค่าต่ำ, การชำระเงินแบบประจำ (ถูกหักออกจากบัญชีโดยอัตโนมัติ) และธุรกรรมที่ผู้ใช้อยู่ในสหภาพยุโรปฝ่ายเดียว เป็นต้น อย่างไรก็ตาม ความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ SCA ไม่สามารถจ้างบุคคลภายนอกมาดำเนินงานได้ และเจ้าของทรัพย์สินยังคงรับผิดชอบ 100% สำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดใน PSD2 และ Regulatory Technical Standards (RTS) ของ SCA

และในเดือนมีนาคม ปี 2022 นี้ SCA-RTS ได้เข้ามามีบทบาทและมีผลบังคับใช้ ทำให้มีการยกเว้นใหม่ภายใต้ข้อ 10A ซึ่งหมายถึง หากมีการนำไปใช้โดย Account Servicing Payment Service Providers (ASSPSP) ลูกค้าไม่จำเป็นต้องตรวจสอบซ้ำเมื่อเข้าถึงข้อมูลบัญชีผ่านบริษัทที่เป็นบุคคลที่ 3 (Third Party Provider หรือ TPP) ในทางกลับกัน ทางกลุ่มบริษัท TPP จะต้องได้รับความยินยอมจากลูกค้าอย่างน้อยทุกๆ 90 วันแทน

วิธีเปลี่ยนจากระบบออฟไลน์เป็นระบบชำระเงินออนไลน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

คุณกำลังรับจองห้องพักและรับชำระเงินแบบออฟไลน์อยู่หรือเปล่า? ขอเตือนเลยว่า คุณกำลังพลาดโอกาสหลายๆ ด้านเลยทีเดียว เพราะลูกค้ามีความต้องการซื้อสินค้าหรือบริการทางออนไลน์มากขึ้น – รวมถึง การจองห้องพักโรงแรมด้วย อีกทั้งพวกเขาค่อนข้างไว้ใจกับระบบตัวกลางและชื่นชอบความสะดวกในการชอปปิงออนไลน์มากกว่าออฟไลน์เสียอีก

หมายความว่า ผู้บริโภคปัจจุบันหันมาใช้บัตรเครดิตหรือวิธีชำระเงินออนไลน์มากขึ้น ด้วยความพึงพอใจและความมั่นใจของผู้ใช้งานระดับนี้ สามารถนำไปสู่การจองห้องพักออนไลน์ที่เพิ่มมากขึ้นของที่พักทั่วโลกได้โดยตรงเลย ด้วยการจองผ่านเว็บไซต์ที่พัก และเว็บจองห้องพัก OTAs อย่าง Booking.com เป็นต้น

คุณอาจจะคิดว่า “ทำไมฉันต้องเปลี่ยนจากระบบชำระเงินออฟไลน์ด้วย? เครื่องชำระเงินก็ใช้งานได้ดีอยู่แล้ว” เอาล่ะ งั้นเรามาดูภาพรวมกันดีกว่าว่าที่พักของคุณจะเป็นอย่างไร หากมีและไม่มีระบบชำระเงินออนไลน์:

กรณีไม่มีระบบชำระเงินออนไลน์…

เมื่อถึงเวลารับชำระเงิน เริ่มต้นด้วยการขอข้อมูลบัตรเครดิตจากแขกที่หน้าเคาน์เตอร์ จากนั้นคุณจะได้รับรหัสเข้าถึง (Access Code) และคุณจะต้องเข้าสู่ระบบอีเมลเพื่อนำ Access Code มาใช้ในขั้นตอนต่อไป

เมื่อได้รับ Access Code แล้ว คุณก็สามารถเข้าถึงรายละเอียดบัตรเครดิตของลูกค้าและเริ่มเข้าสู่การดำเนินงานชำระเงินผ่าน Payment Gateway หรือเครื่องรูดบัตร เมื่อชำระค่าบริการเรียบร้อยแล้ว คุณก็ต้องบันทึกรายการผ่านระบบหน้าเคาน์เตอร์อีกครั้ง

ยังไม่หมดเพียงเท่านี้ เมื่อแขกเช็คเอาท์ หากมีค่าบริการที่ต้องชำระเพิ่มเติม คุณก็ต้องเริ่มใหม่ตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนจบแบบเดิมอีกครั้ง!

กรณีที่มีระบบชำระเงินออนไลน์…

เริ่มต้นง่ายๆ ด้วยการล็อกอินไปยังระบบหน้าเคาน์เตอร์เพื่อรับชำระเงิน

เมื่อข้อมูลบัตรเครดิตมีการบันทึกไว้อย่างปลอดภัยในระบบหน้าเคาน์เตอร์อยู่แล้ว สิ่งที่คุณต้องทำก็มีแค่เลือกบัตรที่มีอยู่ในไฟล์และเก็บยอดเงินคงเหลือเมื่อแขกมาเช็คเอาท์เท่านั้นเอง

ซึ่งระบบ PMS หรือระบบการจัดการที่พักเป็นโซลูชันที่สามารถทำงานร่วมกับระบบชำระเงินหรือ Payment Gateway ได้ ซึ่งสามารถบันทึกประวัติธุรกรรมการเงินได้โดยอัตโนมัติบนระบบงานหน้าเคาน์เตอร์เลย สะดวกสุดๆ

เหตุผลที่ควรใช้แพลตฟอร์มชำระเงินออนไลน์

หากคุณยังไม่มั่นใจอีกล่ะก็? มาเจาะลึกเหตุผลดีๆ 3 ข้อเมื่อเปลี่ยนมาใช้ระบบชำระเงินออนไลน์กัน:

1.ประหยัดเงินและเวลา

ความจริงแล้วเปอร์เซ็นต์ต่ำๆ ที่เห็นจากการคำนวณค่าใช้จ่ายของเครื่องพร้อมระบบ POS หรือระบบขายหน้าร้านนั้น ยังไม่ใช่ค่าเสียหายทั้งหมดเสียทีเดียว เพราะอะไร เพราะจริงๆ แล้วมันมีต้นทุนแฝง (Hidden Cost) อยู่ด้วยน่ะสิ เพราะฉะนั้น สิ่งสำคัญคืออย่าโฟกัสไปที่ต้นทุนตามตัวเลขในคำโฆษณามากนัก

ซึ่งเปอร์เซ็นต์ที่สูงกว่าของระบบชำระเงินออนไลน์นี้ ได้รวมค่าธรรมเนียมสำหรับผู้ใช้งานรายใหม่ ซึ่งเป็นการประหยัดเงินระยะยาว เช่น พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบัตรต่างๆ ดังนั้น คุณควรพิจารณาถึงต้นทุนทั้งหมดว่าเป็นอย่างไร

หากคุณยังคงใช้วิธีการเย็บเก็บใบเสร็จที่หน้าเคาน์เตอร์อยู่ล่ะก็ หมายความว่าระบบชำระเงินออนไล์จะช่วยให้งานที่ต้องลงมือทำหลังบ้านลดน้อยลงและประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้นด้วย

ถึงแม้ว่าระบบนี้จะช่วยประหยัดเงินได้มากกว่าเดิม แต่ก็อย่าลืมว่าค่าใช้จ่ายที่น้อยลงนี้ ยังไม่แน่ชัดเท่ากับอัตราค่าคอมมิชชันการใช้งานที่ระบุมาอย่างชัดเจน ซึ่งจะช่วยผลักดันให้คุณเปรียบเทียบการเติบโตของธุรกิจในแต่ละระยะเวลาได้อย่างดี

2.เพิ่มยอดขาย

การเปลี่ยนมาใช้ระบบชำระเงินออนไลน์ถือเป็นการเปลี่ยนเกมธุรกิจด้านยอดขายที่พักที่ดีเลยทีเดียว การมีทางเลือกวิธีชำระเงินที่หลากหลาย หมายถึงการเปิดรับแขกในวงกว้างด้วยเช่นกัน เพราะแขกบางคนอาจชอบจ่ายผ่านบัตรเครดิต, บางคนอาจชอบจ่ายด้วยกระเป๋าเงินดิจิทัล และบางคนก็อาจชอบใช้เหรียญคริปโต การรองรับความต้องการเหล่านี้จะทำให้แขกจำนวนมากสามารถจองห้องพักกับคุณได้ง่ายขึ้น

และยังมีฟีเจอร์ดีๆ อย่างระบบ Pre-payment หรือการชำระเงินล่วงหน้าและ Quick Payment ที่จะช่วยให้การจ่ายเงินรวดเร็วยิ่งขึ้น มาช่วยให้ขั้นตอนการจองห้องพักลื่นไหลไม่มีสะดุด คงไม่มีใครชอบระบบที่ซับซ้อนวุ่นวายหรอก จริงไหม?

และอีกสิ่งหนึ่ง: สำหรับแพลตฟอร์มออนไลน์ กลยุทธ์ Cross-selling ก็จะกลายเป็นเรื่องง่ายยิ่งกว่าเดิม เพราะคุณสามารถเสนอสินค้าหรือบริการอื่นๆ เพิ่มเติมระหว่างที่แขกเข้าพักได้ตลอดเวลา เช่น แพ็กเกจสปา, อัปเกรดห้องแบบพรีเมียม หรือ ดินเนอร์สุดพิเศษ เป็นต้น ซึ่งพวกนี้เองก็สามารถเพิ่มยอดขายและยกระดับความประทับใจในการเข้าพักของแขกได้ในเวลาเดียวกันเลย

3.เพิ่มความประทับใจให้กับแขก

มีแขกมากมายที่ชื่นชอบให้มีตัวเลือกหลายรูปแบบ และด้วยแพลตฟอร์มชำระเงินออนไลน์นี่เอง แขกของคุณสามารถจ่ายเงินในรูปแบบที่พวกเขาต้องการได้ง่ายๆ ซึ่งทั้งหมดนี้ก็คือการช่วยให้การดำเนินการง่ายขึ้นและสะดวกต่อผู้บริโภคมากขึ้นนั่นเอง

สิ่งที่ดีที่สุดของระบบชำระเงินออนไลน์: เมื่อแขกชำระค่าห้องพักเรียบร้อยแล้ว พวกเขาก็ไม่ต้องปวดหัวกับการกรอกข้อมูลบัตรนู่นนี่ให้วุ่นวาย และพร้อมเพลิดเพลินกับการพักผ่อนตั้งแต่เหยียบเท้าเข้ามาที่ที่พักของคุณเลย

อีกทั้งแพลตฟอร์มออนไลน์สมัยนี้ มีความปลอดภัยสูงมาก เปรียบเสมือนห้องนิรภัยดิจิทัลสำหรับการจัดเก็บข้อมูลบัตรเลย ดังนั้น ในขณะที่บางที่พักยังคงต้องพึ่งอีเมล, แฟกซ์ หรือถ่ายเอกสารบัตรเครดิต (ทั้งเสียเวลาและมีต้นทุนเพิ่มอีก!) คุณก็สามารถสร้างความอุ่นใจเรื่องความปลอดภัยต่อแขกของคุณได้อย่างดีเลย

นี่คือสิ่งเราพยายามชี้ให้คุณเห็นว่า ทำไมคุณถึงควรใช้ระบบชำระเงินออนไลน์ มาดูหัวข้อถัดไปกันดีกว่าว่า การดำเนินการชำระเงินออนไลน์กับที่พักของคุณนั้นทำได้อย่างไร

ซอฟต์แวร์ชำระเงินออนไลน์คืออะไร?

ซอฟต์แวร์ชำระเงินออนไลน์ – หรือรู้จักกันว่า ระบบชำระเงินออนไลน์ หรือ ระบบ Payment Gateway – เป็นบริการตัวกลางเพื่อช่วยดำเนินการชำระเงินผ่านบัตรในนามของที่พัก

ระบบนี้จะหักเปอร์เซ็นต์จำนวนเล็กๆ น้อยๆ ต่อ 1 รายการจองที่ใช้บริการผ่านระบบ ตัวอย่างเช่น : Stripe, PayPal Express Checkout, PayPal Payflow Pro และ Payment Express

แต่ในขณะที่ระบบชำระเงินออนไลน์แบบมาตรฐานหรือเกตเวย์ของคุณอาจจะเพียงพอสำหรับธุรกิจขนาดเล็กแล้ว เจ้าของที่พักอื่นๆ เองก็พร้อมรับมือกับความท้าทายนี้และใช้บริการโซลูชันระบบตัวกลางที่ทำได้แบบเดียวกับคุณเช่นกัน

คุณจึงต้องหาวิธีให้การทำธุรกรรมออนไลน์ที่สามารถส่งตรงไปถึงระบบหน้าเคาน์เตอร์ด้วย เพื่อการใช้งานที่เต็มประสิทธิภาพอย่างแท้จริง และนี่เองที่ทำให้ระบบชำระเงินแบบครบวงจรเข้ามามีบทบาท – เครื่องมือที่ช่วยให้การธุรกรรมผ่านบัตรเครดิต เดบิต หรือทางโทรศัพท์ ถูกบันทึกและดำเนินการไปยังระบบบริหารจัดการโรงแรม (PMS)

หมายความว่า คุณไม่จำเป็นต้องมานั่งรูดบัตรหรือกรอกข้อมูลรายละเอียดต่างๆ ลงในเครื่องชำระเลย ลดขั้นตอนการจ่ายเงินที่วุ่ยวายเหลือเพียงแค่ไม่กี่คลิกเท่านั้น อีกทั้งยังปลอดภัยไร้กังวลอีกด้วย

เหตุผลที่ที่พักของคุณควรใช้ระบบชำระเงินออนไลน์แบบครบวงจร

หากธุรกิจไม่มีการปรับตัวให้เข้ากับยุคดิจิทัลด้วยการนำเทคโนโลยีมาใช้ นับว่าอยู่ในจุดที่เสียเปรียบทางธุรกิจอย่างชัดเจน ซึ่งการชำระเงินก็คือหนึ่งในนั้น

การชำระเงินค่าที่พักแบบอัตโนมัติด้วยวิธีง่ายๆ สะดวกสบาย ไม่ยุ่งยาก เพื่อช่วยให้ผู้เข้าพักและพนักงานของคุณไม่ต้องเสียเวลากรอกข้อมูลหลายขั้นตอน สิ่งที่คุณจำเป็นต้องมี คือ ระบบชำระเงินแบบครบวงจร

ระบบที่มาพร้อมโซลูชันการชำระเงินแบบไร้รอยต่อ ช่วยให้แขกเช็คเอาท์ได้อย่างรวดเร็ว และยังช่วยลดภาระงานให้กับพนักงานเพื่อพวกเขามีเวลาไปโฟกัสกับงานสำคัญอื่นๆ ได้มากขึ้น เป็นหนึ่งในมาตรฐานใหม่ที่สำคัญสำหรับการดำเนินธุรกิจเลย ซึ่งระบบชำระเงินแบบครบวงจร ถือเป็นเครื่องมือหลักที่จะเข้ามาปรับปรุงการทำธุรกรรมในที่พักขนาดเล็กของคุณ

ประโยชน์ของระบบชำระเงินครบวงจร (ระบบที่มีอยู่ใน PMS ของคุณ) ต่อธุรกิจที่พักขนาดเล็ก คือ:

1.หมดปัญหาการชำระเงินซ้ำซ้อน

การผสานงานระบบชำระเงินกับ PMS หน้าเคาน์เตอร์ ช่วยให้การชำระเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติ ทั้งประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดของพนักงานได้ในคราวเดียว เพราะข้อมูลทุกอย่างจะได้รับการดูแลผ่านระบบตัวกลางที่ปลอดภัย ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงในข้อมูลสูญหายระหว่างทางได้ – รวมถึงการเรียกเก็บเงินผิดหรือการเก็บเงินล้มเหลวด้วย

อีกทั้งยังช่วยลดความเสี่ยงความผิดพลาดของพนักงาน เพราะระบบชำระเงินมีความเที่ยงตรง สามารถการตรวจสอบและการป้อนข้อมูลได้ถูกต้องโดยไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลผิดเลย

2.เงินหมุนเวียนในระบบมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เทียบกันแล้วระบบชำระเงินอัตโนมัติ มีความผิดพลาดน้อยกว่าการนั่งคีย์ข้อมูลซ้ำไปซ้ำมามากๆ ซึ่งหมายความว่า คุณจะได้รับเงินถูกต้องตามจำนวนที่ต้องการในบัญชีง่ายๆ เลย

และระยะเวลาในการดำเนินการก็รวดเร็วกว่าหลายเท่า ช่วยให้คุณได้รับเงินได้ทันทีหลังกระบวนการเสร็จสิ้นโดยไม่ต้องรอนาน

3.ลดค่าใช้จ่าย

นอกจากจะไม่ต้องจ้างพนักงาน เพื่อตรวจสอบธุรกรรม ตรวจสอบข้อมูลการเงิน หรือดูแลบัญชี แล้ว คุณยังไม่ต้องเสียค่าธรรมเนียมธนาคารอีกด้วย

ด้วยระบบชำระเงินออนไลน์ที่มาพร้อมแดชบอร์ดช่วยเรื่องรายงานผลการเงินต่างๆ และยังช่วยให้คุณจัดการปัญหาการทุจริตที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพได้อีกด้วย

ที่สำคัญ คุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาติดต่อกับธนาคารในพื้นที่หรือตั้งค่าวิธีชำระเงินด้วยตัวเองให้วุ่นวาย และไม่ต้องคอยหาที่ปรึกษาทางการเงินมาคอยตรวจเช็กรายงานยากๆ น่าปวดหัว เพราะระบบนี้ช่วยเพิ่มศักยภาพให้กับองค์กรและทีมการเงินได้ และเมื่อที่พักเริ่มมีการขยายตัว คุณก็ไม่จำเป็นต้องจ้างบุคลากรทางการเงินเพิ่มให้เปลืองงบเลย

4.การยกเลิกและการคืนเงิน ดำเนินการง่ายกว่า

หากไม่มีระบบชำระเงินออนไลน์ล่ะก็ การยกเลิกและคืนเงินอาจจะยากและมีค่าใช้จ่ายสูง จริงๆ แล้ว บางธนาคารมีการเก็บค่าธรรมเนียมในกรณีการขอคืนเงิน ซึ่งข้อเสียเปรียบต่อที่พัก แต่ระบบชำระเงินออนไลน์ จะช่วยให้การยกเลิกและคืนเงินรวดเร็วและมีประสิทธิภาพโดยมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่า

5.ยกระดับประสบการณ์ที่ดีให้กับแขก

การมอบประสบการณ์ดีๆ ให้กับแขก อาจเป็นประโยชน์ที่สำคัญที่สุดเลยก็ได้ เพราะระบบชำระเงินออนไลน์ ทั้งทำงานไว ช่วยให้การเช็คเอาท์เป็นไปอย่างราบรื่น  

แทนที่จะต้องคอยขอรายละเอียดจากแขกซ้ำๆ คุณก็สามารถทำธุรกรรมพร้อมส่งใบเสร็จได้ภายในไม่กี่คลิกด้วยการใช้รายละเอียดบัตรที่บันทึกไว้อย่างปลอดภัยในไฟล์นั่นเอง สะดวกกว่าเป็นไหนๆ 

สิ่งเหล่านี้ทำให้แขกได้รับประสบการณ์ที่น่าประทับใจ ซึ่งอาจเป็นผลลัพธ์ตรงตามที่พวกเขาต้องการอยู่ด้วยก็ได้ นอกจากนี้ ยังช่วยเพิ่มภาพลักษณ์และชื่อเสียงให้ดูดี เป็นมืออาชีพมากขึ้นในกลุ่มธุรกิจการท่องเที่ยวอีกด้วย

6.ดีลงานกับผู้ให้บริการรายเดียวเท่านั้น

อีกหนึ่งข้อดีของการใช้ระบบชำระเงินแบบครบวงจร คือ คุณเริ่มใช้แพลตฟอร์มใหม่และสามารถติดต่อขอความช่วยเหลือได้ง่ายๆ เพียงที่เดียวเท่านั้น เพราะหากคุณใช้หลายระบบแยกกัน การประสานงานอาจล่าช้าและมีความซับซ้อน เนื่องจากต้องจัดการกับอีกหลายๆ ฝ่าย ดังนั้น ระบบ PMS แบบครบวงจรพร้อมโซลูชันการชำระเงินที่สมบูรณ์แบบคือทางออกที่ดีที่สุด!

7.ไม่จำเป็นต้องจัดการกับบัญชีสำหรับธุรกิจ

บัญชีธุรกิจ เปรียบเสมือนตัวกลางที่เข้ามานั่งอยู่ระหว่างธุรกิจของคุณกับบริษัทบัตรเครดิตและบัตรเดบิตเพื่อช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น แต่ค่าธรรมเนียมการทำธุรกรรม ค่าธรรมเนียมรายเดือน ค่าธรรมเนียมการติดตั้ง นี่สิ…ใช่ย่อยเลย

อย่าเพิ่งตกใจไป เพราะข่าวดีคือ ระบบชำระเงินออนไลน์ไม่จำเป็นต้องพึ่งบัญชีธุรกิจเลย หมายความว่า คุณสามารถเก็บเงินที่พยายามหามาได้โดยไม่ต้องถูกหักเป็นค่าธรรมเนียม

และอย่าลืมนึกถึงการประหยัดเวลาที่ไม่ต้องคอยปวดหัวเรื่องเงื่อนไข จมอยู่กับงานเอกสาร หรือเสียเวลาไปกับการจัดการบัญชีอีกต่อไป ด้วยระบบชำระเงินออนไลน์ All In One จะช่วยให้คุณมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่จำเป็น พัฒนาที่พักให้ดีขึ้นอย่างน่าพอใจ

เมื่อไม่ต้องใช้บัญชีสำหรับธุรกิจ การดำเนินงานจะยิ่งง่ายขึ้นกว่าที่เคย หมดปัญหาน่าปวดหัวกับทีมงามและลดความเสี่ยงข้อผิดพลาดในอนาคตได้ดีอีกด้วย

บางแพลตฟอร์มระบบชำระเงินออนไลน์ ยังมีฟีเจอร์เด็ดๆ ที่คุณหาไม่ได้ในบัญชีธุรกิจอีกด้วยนะ นั่นก็คือ การรายงานโดยละเอียด เครื่องมือที่จะช่วยคุณต่อสู้กับการโกง และความสามารถในการรับชำระเงินในสกุลเงินต่างๆ อีกมากมาย ฟีเจอร์เหล่านี้จะช่วยให้คุณดูแลเงินในระบบได้ทั่วถึงและสร้างความประทับใจให้แขกได้มากขึ้นด้วย

ระบบชำระเงินออนไลน์ครบวงจร VS บัญชีธุรกิจ

บัญชีธุรกิจ (Merchant account) คือบัญชีที่สร้างขึ้นเพื่อรองรับบัตรเครดิต หรือ บัตรเดบิตสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ หากคุณตัดสินใจที่จะใช้บัญชีธุรกิจแทนระบบชำระเงินออนไลน์ คุณจำเป็นต้องรู้สิ่งเหล่านี้

ผู้ให้บริการบัญชีธุรกิจส่วนใหญ่จะให้บริการพื้นฐานทั่วไปที่จำเป็นต่อความปลอดภัยรับและการรับชำระด้วยบัตรออนไลน์ วิธีเริ่มใช้ คือ คุณต้องให้ทางผู้ให้บริการบัญชีธุรกิจเชื่อมต่อบัญชีลูกค้ากับบัญชีธุรกิจสำหรับที่พักขนาดเล็กของคุณ

และนี่คือตัวเลือกที่คุณมี:

1.ธนาคาร

คุณสามารถเปิดบัญชีธุรกิจได้ง่ายๆ ผ่านธนาคาร แต่ทางธนาคารอาจเก็บค่าธรรมเนียมสูงกว่าสำหรับธุรกิจที่มีความเป็นไปได้สูงว่าจะมีการส่งคืนและการคืนเงิน

2.บัตรเครดิตของบริษัท

หลายๆ ธุรกิจให้บริการที่พักขนาดเล็ก มักจะสร้างบัญชีธุรกิจด้วยบัตรเครดิตของบริษัทแทนการธนาคารธุรกิจส่วนตัว

โดยพวกเขาจะตั้งค่าทำบัญชีธุรกิจให้เองหรือขอให้คุณใช้ตัวกลางในการดำเนินการ (กรณีของ บัตร Visa และ MasterCard)

บริษัทบัตรเครดิตบางแห่ง ก็มีข้อกำหนดให้คุณต้องมีบัญชีธนาคารก่อนจึงจะดำเนินการต่อไปได้

3. วิธีการเลื่อนชำระเงิน

คุณสามารถมองข้ามบัญชีธุรกิจและใช้วิธีเลื่อนการชำระเงิน (หรือเรียกว่า รายได้ค้างรับ ซึ่งเป็นการรับบริการหรือสินค้าก่อนแล้วค่อยจ่ายเงินทีหลัง) ที่ทำงานร่วมกับระบบขายหน้าร้าน (POS) ของคุณได้

นอกจากนี้ คุณต้องหาผู้ให้บริการบัญชีธุรกิจที่เสนอสิ่งต่อไปนี้:

4.มาตรฐาน PCI

การได้รับมาตรฐาน PCI หมายความว่าบัญชีธุรกิจของคุณมีคุณสมบัติตรงตามมาตรฐานความปลอดภัยที่จำเป็นต่อการทำธุรกรรมทางการเงินออนไลน์ บัญชีธุรกิจที่ได้มาตรฐาน PCI จะมีเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยซึ่งช่วยให้ขั้นตอนการชำระเงินดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ

5.แบบฟอร์มสั่งซื้อ

แบบฟอร์มการสั่งซื้อ เป็นฟอร์มเอกสารที่ช่วยให้แขกกรอกข้อมูลชำระเงินได้ง่ายๆ ควรมีรูปแบบที่เรียบง่ายและควรจัดเก็บไวบนเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยด้วยนะ

6. แพลตฟอร์มรับชำระเงินออนไลน์ (Online Payment Gateway)

Online Payment Gateway หรือ แพลตฟอร์มให้บริการรับชำระเงินออนไลน์ จะประมวลข้อมูลการชำระเงินและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับเงินในที่สุด

ค่าใช้จ่ายของการใช้บัญชีธุรกิจรับชำระเงินออนไลน์

ไม่ว่าคุณจะเลือกผู้ให้บริการบัญชีธุรกิจรายไหนสำหรับใช้งานกับที่พักขนาดเล็กของคุณ คุณจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมหลายประเภท รวมถึง:

• ค่าธรรมเนียมการสมัคร – เรียกเก็บค่าธรรมเนียมส่วนนี้เมื่อคุณสมัคร ไม่ว่าคอนุมัติผ่านหรือไม่ก็ตาม
• ค่าธรรมเนียมทำธุรกรรม – บัญชีธุรกิจแทบจะทุกบัญชี จะต้องมีค่าธรรมเนียมการทำธุรกรรมที่เกิดขึ้นในแต่ละครั้ง
• ค่าธรรมเนียมขั้นต่ำรายเดือนหรือรายปี – ผู้ให้บริการบัญชีธุรกิจบางรายมีเงื่อนไขให้มีเงินจำนวนหนึ่งให้ถึงเป้าในแต่ละเดือน หากคุณมีไม่ถึงขั้นต่ำ คุณอาจจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมอยู่ดี
• อัตราส่วนลด – เป็นค่าธรรมเนียมที่ผู้ให้บริการบัญชีธุรกิจมอบให้คุณ ซึ่งมาจากค่าธรรมเนียมที่เกิดขึ้นขณะทำธุรกรรมบัตรเครดิต โดยปกติแล้วจะอยู่ระหว่าง 2-3% ของการขายทุกครั้ง
• การคืนเงิน – มักจะมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมหากลูกค้าต้องการให้คุณคืนเงินที่ชำระผ่านออนไลน์ (อาจคิดเป็นหลายบาทหรือมากกว่านั้น) โดยปกติจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมต่อ 1 ครั้งที่มีการขอคืนเงิน

โดยค่าธรรมเนียมของคุณอาจขึ้นอยู่กับ:

• ระยะเวลาที่ประกอบธุรกิจของคุณ
• เครดิตส่วนบุคคล
• เปอร์เซ็นต์ของยอดขายทางโทรศัพท์หรืออินเทอร์เน็ต
• ประเภทธุรกิจ
• ยอดขายรวมต่อเดือน
• จำนวนเงินเฉลี่ยของการขายแต่ละรายการ
• ค่าบริการที่จ่ายให้กับบริษัทตัวกลาง

จะเห็นได้เลยว่า การใช้บัญชีธุรกิจเป็นวิธีที่ที่ค่อนข้างกินเวลาและมีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งข้อดีหลักๆ ของระบบชำระเงินออนไลน์แบบครบวงจร คือการช่วยลดปัญหาน่าปวดหัวเหล่านี้ให้กับธุรกิจรายย่อยและดูแลบัญชีธนาคารของร้านค้าได้ง่ายขึ้น อีกทั้งยังตั้งค่าง่ายกว่าและเริ่มรับชำระเงินได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที พร้อมด้วยการกำหนดราคาตามธุรกรรมที่โปร่งใสกว่าด้วย

ระบบชำระเงินออนไลน์ครบวงจร VS Online Payment Gateway 

มาดูกันต่อที่ตัวเลือกการชำระเงินออนไลน์แบบอื่นที่เรากล่าวถึงไปก่อนหน้านี้ นั่นก็คือ : Online Payment Gateway หรือ แพลตฟอร์มตัวกลางที่ให้บริการรับชำระเงินออนไลน์

คุณสามารถใช้ Online Payment Gateway เพื่อรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิตบนเว็บไซต์ของคุณได้ – แต่ก็ไม่ได้ใช้งานฟรีๆ นะ มีค่าใช้จ่าย 3 อย่างที่คุณต้องพิจารณาเมื่อจะใช้ Online Payment Gateway ในการรับชำระเงิน :

1.ค่าธรรมเนียมติดตั้ง

แพลตฟอร์มผู้ให้บริการ Online Payment Gateway มักจะมีข้อเสนอให้เจ้าของที่พักประเภทธุรกิจ B&B จ่ายค่าธรรมเนียมติดตั้ง ซึ่งไม่ควรเป็นปัญหาต่อการตั้งค่าพอร์ทัลในการชำระเงินสำหรับที่พักขนาดเล็ก เนื่องจากค่าธรรมเนียมนี้เป็นค่าธรรมเนียมเล็กน้อยและเรียกเก็บโดยผู้ให้บริการ Payment Gateway ส่วนใหญ่

2.ค่าธรรมเนียมรายเดือน

เป็นเรื่องปกติที่ผู้ให้บริการ Online Payment Gateway จะเก็บค่าธรรมเนียมรายเดือนเพื่อต่ออายุการใช้งาน ซึ่งค่าธรรมเนียมนี้เป็นค่าธรรมเนียมที่มากที่สุดของการใช้งาน Online Payment Gateway เลย

ผู้ให้บริการส่วนใหญ่มักจะมีข้อเสนอการบริการหลายระดับ ให้คุณเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับธุรกิจและงบประมาณของคุณ และคุณจะมีค่าใช้จ่ายต่อเดือนมากขึ้น หากใช้ฟีเจอร์อื่นๆ ร่วมด้วย เช่น การตรวจจับการทุจริต หรือ การสนับสนุนลูกค้า (Customer Support) ตลอด 24 ชั่วโมง

3.ค่าธรรมเนียมธุรกรรม

ค่าธรรมเนียมการทำธุรกรรมเป็นค่าใช้จ่ายพื้นฐานไปแล้ว อาจทำให้คุณต้องจ่ายเป็นเปอร์เซ็นต์ให้กับ Online Payment Gateway สำหรับทุกดำเนินงาน (ประมาณ 2% ถึง 5% ต่อธุรกรรม) หรืออาจเรียกเก็บเป็นค่าธรรมเนียมคงที่ต่อครั้งก็ได้เช่นกัน

และควรตรวจสอบว่า Online Payment Gateway ที่ใช้ยอมรับสกุลเงินประเทศของคุณ และอย่าลืมสอบถามเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมสำหรับการแปลงสกุลเงินด้วย ในส่วนของค่าธรรมเนียมคืนเงิน มีผู้ให้บริการ Payment Gateway บางราย เรียกเก็บค่าธรรมเนียมคืนเงินโดยไม่คำนึงถึงเหตุผลของการคืนเงินด้วย

ส่วนของกรณีที่มีการขโมยข้อมูลหรือการโกงเกิดขึ้น พวกเขาอาจเรียกร้องค่าธรรมเนียมการคืนเงินที่สูงขึ้นไปอีก ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องทราบรายละเอียดค่าธรรมเนียมทั้งหมดก่อนที่จะเลือกแพลตฟอร์มผู้ให้บริการ Payment Gateway สำหรับที่พักขนาดเล็กของคุณ

มีแพลตฟอร์ม Online Payment Gateway ชั้นนำหลายราย เช่น Stripe ซึ่งจะมีรายละเอียดค่าธรรมเนียมเป็นของตัวเอง จึงมีหลายเรทราคาให้เลือกใช้ ถือเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า แต่โซลูชันระบบชำระเงินแบบครบวงจร ก็เป็นตัวเลือกที่ดีกว่าและราคาถูกกว่าอยู่ดี

เพราะระบบชำระเงินออนไลน์แบบครบวงจรช่วยให้การทำธุรกรรมจากบัตรเครดิต/เดบิต หรือการชำระเงิน E-Payment อื่นๆ (เช่น อินเทอร์เน็ตหรือมือถือ) สามารถทำได้โดยตรงด้วยระบบจัดการที่พัก (PMS) ของคุณเมื่อมีการซื้อขายเกิดขึ้น

อีกทั้งคุณไม่จำเป็นต้องรูดบัตรหรือป้อนข้อมูลด้วยตนเองผ่านเครื่องคิดเงินแสนยุ่งยาก แต่กลับสามารถรับชำระเงินได้ในไม่กี่คลิกเท่านั้น เพราะระบบได้นำรายละเอียดบัตรที่บันทึกไว้อย่างปลอดภัยมาใช้นั่นเอง เป็นการประหยัดเวลาแสนล้ำค่ามี ลดต้นทุนแรงงาน และลดความเสี่ยงข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานของพนักงานได้อีกด้วย