อีเมลยืนยันการจองห้องพัก คืออะไร?

อีเมลยืนยันการจองห้องพัก คือ ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกส่งจากทางโรงแรมเพื่อยืนยันให้แขกมั่นใจว่าการจองห้องพักเสร็จสมบูรณ์แล้ว เรียกว่าเป็นอีกขั้นตอนสำคัญและควรส่งถึงแขกทันทีหลังจากที่แขกยืนยันการจองห้องพักผ่านเว็บไซต์ ซึ่งความเร็วนี่แหละ คือจุดประสงค์หลักของอีเมลประเภทนี้ – เพื่อสร้างความมั่นใจให้แขกว่าพวกเขาจะได้รับสิ่งที่เพิ่งจ่ายเงินไปแน่นอน โดยพื้นฐานแล้ว อีเมลยืนยันจะต้องมีรายละเอียดอย่าง ประเภทห้องที่จอง วันที่เข้าพัก และราคาห้องพัก สรุปไว้ทั้งหมดในอีเมลฉบับเดียว

อีกแง่มุมหนึ่ง อีเมลยืนยันการจอง ก็เป็นเปรียบเสมือนบันทึกที่แขกสามารถเปิดเช็กได้ทุกเวลาไม่ว่าจะ 1 สัปดาห์ 1 วัน หรือ 1 ชั่วโมงก่อนเช็คอิน ตามหลักแล้วเนื้อหาในอีเมลควรมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีเดินทางไปยังโรงแรม และระบุบริการพิเศษต่างๆ เช่น อาหารเช้า อาหารเย็น ที่จอดรถ เช็คเอาท์หลังเวลาที่กำหนด – รายการสิ่งที่แขกอาจซื้อเพิ่มในขั้นตอนการจอง และในอีเมลควรระบุบัตรเครดิตที่แขกใช้การชำระเงินด้วย

โดยสรุปแล้ว อีเมลยืนยันการจองห้องพัก เป็นการบันทึกข้อมูลรายละเอียดการจองห้องพักที่ออกแบบมาเพื่อให้แขกสบายใจ แต่! ข้อดีไม่ได้มีเพียงแค่นี้แน่นอน ยังเป็นได้มากกว่านั้นอีก

บล็อกนี้ เราจะช่วยให้คุณรู้จักอีเมลยืนยันการจองมากขึ้น พร้อมคำแนะนำอย่างละเอียด – จุดประสงค์ของอีเมล, ความสำคัญ และวิธีเขียนอีเมลยืนยันการจองห้องพักอย่างมีประสิทธิภาพ

ส่งอีเมลหาแขกโดยอัตโนมัติ

ดูวิธีที่คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์โรงแรมเพื่อทำให้การสื่อสารของแขกรับเชิญเป็นส่วนตัว เพิ่มความพึงพอใจและเพิ่มการจอง

เรียนรู้เพิ่มเติม

ทำไมอีเมลยืนยันการจองห้องพักถึงสำคัญต่อธุรกิจโรงแรม

อีเมลยืนยันการจอง ทำหน้าที่ง่ายๆ ตามชื่อ คือ เพื่อยืนยันการจอง แต่ถ้าคุณกำลังมองว่าอีเมลประเภทนี้เป็นเรื่องเล็กน้อยอยู่ล่ะก็ คุณพลาดแล้วล่ะ

เพราะอีเมลยืนยันการจอง มีความสำคัญทั้งต่อโรงแรมและตัวผู้เข้าพัก เป็นโอกาสทองในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับแขกและแสดงให้พวกเขาเห็นว่าโรงแรมของคุณเป็นอย่างไร และยังมอบโอกาสให้ทางโรงแรมสร้างความประทับใจแรกที่น่าจดจำต่อแขกคนสำคัญได้ดีอีกด้วย ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะนำไปสู่ความพึงพอใจที่มากขึ้น  สร้าง brand loyalty และช่วยเพิ่มการจองห้องพักได้ในอนาคต

อีกทั้งอีเมลยืนยันการจองยังช่วยในเรื่องของการจัดการได้อีกแง่มุม เพราะรูปแบบของอีเมลเป็นบันทึกข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้ทั้งคุณและตัวผู้เข้าพัก ซึ่งสามารถช่วยให้การดำเนินงานง่ายขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการจอง ยกเลิก หรือแก้ไขรายละเอียดต่างๆ และหากมีการปรับเปลี่ยนข้อมูลการจองโรงแรม อีเมลยืนยันการจองก็จำเป็นต้องส่งย้ำรายละเอียดที่แขกต้องการล่าสุดไปอีกครั้ง ซึ่งเป็นการเปิดโอกาสให้ทางโรงแรมสร้างความประทับใจให้พวกเขาได้อีกครั้งเช่นกัน

ส่วนประกอบของอีเมลยืนยันการจองห้องพัก

มีอะไรบ้างที่ควรเขียนลงในอีเมลยืนยันการจองโรงแรม? มาดูส่วนประกอบสำคัญของอีเมลกัน:

  • รายละเอียดการจอง/สรุป: หลังจากสำรวจขั้นตอนการจองออนไลน์ของคุณแล้ว (หวังว่าระบบการจองของคุณจะใช้งานง่ายนะ) อีเมลจะทำการยืนยันรายละเอียดการจองที่สำคัญทั้งหมด วันที่ ชื่อผู้เข้าพัก ประเภทห้อง และราคา
  • เลขยืนยันการจอง: ทุกอีเมลควรมีเลขอ้างอิงที่แขกสามารถตรวจสอบการจองและใช้อ้างอิงเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลการจองได้
  • ข้อมูลโรงแรม: โรงแรมอยู่ที่ไหน? เดินทางไปอย่างไร? ที่จอดรถอยู่ตรงไหน? เวลาทำการ? กฎระเบียบที่จำเป็นต้องรู้สำหรับการเข้าพัก?
  • วิธีเช็คอิน/เช็คเอาท์: สามารถเช็คอินได้ที่ไหนและขั้นตอนการเช็คอินมีอะไรบ้าง?
  • รายละเอียดการชำระเงิน: ส่วนนี้ควรมีราคารวมทั้งหมด และแยกย่อยตามค่าบริการแต่ละรายการ รวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม รวมถึงวิธีการชำระเงินว่าใช้วิธีใด บัตรเครดิตใบไหน
  • สิ่งอำนวยความสะดวกและบริการเสริม: สรุปรายการเสริมที่แขกซื้อไว้ และไม่ควรพลาดโอกาสโปรโมทสิ่งที่แขกอาจต้องการ เพิ่มเติมอีก เช่น อาหารและเครื่องดื่ม สปา ที่จอดรถส่วนตัว ทัวร์ท่องเที่ยว เป็นต้น
  • สัญลักษณ์ที่สื่อถึงตัวตนของโรงแรม: ควรให้แขกเห็นชัดเจนเลยว่าอีเมลฉบับนี้มาจากไหน ใส่โลโก้และสีประจำโรงแรมของคุณ และอย่ากลัวที่จะแสดงสัญลักษณ์เหล่านี้เพิ่มเติมในอีเมล
  • Call to action (CTA): หรือก็คือประโยคกระตุ้นความสนใจ คุณอยากให้แขกทำอะไรหลังอ่านอีเมลฉบับนี้? ตอนนี้พวกเขาเลือกจองห้องพักของคุณแล้ว คุณยังมีโอกาส Upsell หรือ Cross-sell หรือเพิ่มความประทับใจด้วยบล็อกและคู่มือออนไลน์ เพื่อนำเสนอเนื้อหาเกี่ยวกับสถานที่ท่องเที่ยวรอบๆ โรงแรม 

วิธีเขียนอีเมลยืนยันการจองห้องพัก

  • ขั้นตอนที่ 1: ลิสต์ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในอีเมล
  • ขั้นตอนที่ 2: เลือกรูปแบบอีเมลที่อ่านง่าย มีพื้นที่สำหรับลงรายละเอียดข้อมูลครบถ้วน และอย่าลืมใส่โลโก้และสีของแบรนด์ลงไปด้วย
  • ขั้นตอนที่ 3: สร้างหัวข้ออีเมลโดยเช็กให้มั่นใจว่าไม่เกิน 60 ตัวอักษร คิดประโยคที่กระชับและน่าสนใจในเวลาเดียวกัน
  • ขั้นตอนที่ 4: เขียนเนื้อหาที่จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าสู่อีเมลและเพิ่มความตื่นเต้นในการเข้าพักที่กำลังจะมาถึง และทำให้อีเมลดูมีความหมายและน่าสนใจมากขึ้นด้วยการเขียนในมุมของตัวแบรนด์เอง
  • ขั้นตอนที่ 5: สร้าง CTA ที่โน้มน้าวให้ผู้อ่านอยากซื้อบริการเพิ่ม นี่เป็นหนึ่งในอีเมลอัตโนมัติไม่กี่ฉบับที่รับประกันได้เลยว่าผู้รับจะเปิดอ่านอย่างแน่นอน ดังนั้น พยายามใช้ประโยชน์จากการเขียนอีเมลให้มากที่สุด

ตัวอย่างอีเมลยืนยันการจองห้องพัก

ตัวอย่างอีเมลยืนยันการจอง | ทดลอง Little Hotelier ฟรีและพร้อมสร้างอีเมลอัตโนมัติได้เลย

สร้างอีเมลยืนยันการจองอัตโนมัติและอีกมากมายด้วย Little Hotelier

พร้อมจะยกระดับการบริการของคุณแล้วหรือยัง? ปลดล็อกพลังที่จะช่วยให้คุณสื่อสารกับแขกได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยอีเมลยืนยันการจองที่ดึงดูดสายตาและน่าประทับใจด้วย Little Hotelier ระบบจองห้องพักแบบครบวงจรที่จะช่วยเพิ่มรายได้ให้โรงแรมถึง 43%

ระบบของเราให้โซลูชันทุกอย่างที่จำเป็นต่อขั้นตอนการจองห้องพักครบถ้วนสำหรับใช้งานบนเว็บไซต์โรงแรมของคุณรวมถึงอีเมลอัตโนมัติด้วย โดยจะมี 5 รูปแบบอีเมลที่แตกต่างกันให้คุณเลือกใช้และสามารถปรับเพื่อให้แขกได้รับข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการ รวมถึง:

  • การยืนยันการจอง – เพื่อให้แน่ใจว่าแขกได้รับรายละเอียดการจองทันทีหลังจากยืนยันการจองห้องพัก
  • การแก้ไขการจอง – ทำการยืนยันรายละเอียดเมื่อคุณหรือผู้เข้าพักต้องการเปลี่ยนแปลงการจอง
  • การยกเลิกการจอง – ส่งการแจ้งเตือนเพื่อแจ้งให้แขกทราบว่าการจองของพวกเขาถูกยกเลิกแล้ว
  • ข้อความก่อนเดินทางมาถึง – ส่งข้อความแจ้งให้ผู้เข้าพักทราบเมื่อถึงเวลาเข้าพักและเปิดโอกาสให้คุณสร้างข้อเสนอต่างๆ เพิ่มเติมได้
  • ข้อความหลังจากเดินทางกลับ – ส่งข้อความเพื่อขอบคุณที่เลือกใช้บริการและขอความคิดเห็นติชมเกี่ยวกับการเข้าพักรวมถึงการส่งรีวิว

By Dean Elphick

คณบดีเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดเนื้อหาอาวุโสของ Little Hotelier ซึ่งเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์แบบ All-in-One ที่สร้างขึ้นเพื่อให้ชีวิตของผู้ให้บริการที่พักขนาดเล็กง่ายขึ้น คณบดีได้สร้างการเขียนและสร้างเนื้อหาความหลงใหลของเขาที่มีต่อชีวิตการทำงานทั้งหมดของเขาซึ่งรวมถึงกว่าหกปีที่ Little Hotelier ผ่านเนื้อหาคณบดีมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้การศึกษาแรงบันดาลใจความช่วยเหลือและในที่สุดความคุ้มค่าสำหรับธุรกิจที่พักขนาดเล็กที่ต้องการปรับปรุงวิธีการดำเนินงานของพวกเขา (และใช้ชีวิต)