อีเมลยืนยันการจองห้องพัก คืออะไร?

อีเมลยืนยันการจองห้องพัก คือ ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกส่งจากทางโรงแรมเพื่อยืนยันให้แขกมั่นใจว่าการจองห้องพักเสร็จสมบูรณ์แล้ว เรียกว่าเป็นอีกขั้นตอนสำคัญและควรส่งถึงแขกทันทีหลังจากที่แขกยืนยันการจองห้องพักผ่านเว็บไซต์ ซึ่งความเร็วนี่แหละ คือจุดประสงค์หลักของอีเมลประเภทนี้ – เพื่อสร้างความมั่นใจให้แขกว่าพวกเขาจะได้รับสิ่งที่เพิ่งจ่ายเงินไปแน่นอน โดยพื้นฐานแล้ว อีเมลยืนยันจะต้องมีรายละเอียดอย่าง ประเภทห้องที่จอง วันที่เข้าพัก และราคาห้องพัก สรุปไว้ทั้งหมดในอีเมลฉบับเดียว

ส่งอีเมลหาแขกโดยอัตโนมัติ

ดูวิธีที่คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์โรงแรมเพื่อทำให้การสื่อสารของแขกรับเชิญเป็นส่วนตัว เพิ่มความพึงพอใจและเพิ่มการจอง

เรียนรู้เพิ่มเติม

อีกแง่มุมหนึ่ง อีเมลยืนยันการจอง ก็เป็นเปรียบเสมือนบันทึกที่แขกสามารถเปิดเช็กได้ทุกเวลาไม่ว่าจะ 1 สัปดาห์ 1 วัน หรือ 1 ชั่วโมงก่อนเช็คอิน ตามหลักแล้วเนื้อหาในอีเมลควรมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีเดินทางไปยังโรงแรม และระบุบริการพิเศษต่างๆ เช่น อาหารเช้า อาหารเย็น ที่จอดรถ เช็คเอาท์หลังเวลาที่กำหนด – รายการสิ่งที่แขกอาจซื้อเพิ่มในขั้นตอนการจอง และในอีเมลควรระบุบัตรเครดิตที่แขกใช้การชำระเงินด้วย

โดยสรุปแล้ว อีเมลยืนยันการจองห้องพัก เป็นการบันทึกข้อมูลรายละเอียดการจองห้องพักที่ออกแบบมาเพื่อให้แขกสบายใจ แต่! ข้อดีไม่ได้มีเพียงแค่นี้แน่นอน ยังเป็นได้มากกว่านั้นอีก

บล็อกนี้ เราจะช่วยให้คุณรู้จักอีเมลยืนยันการจองมากขึ้น พร้อมคำแนะนำอย่างละเอียด – จุดประสงค์ของอีเมล, ความสำคัญ และวิธีเขียนอีเมลยืนยันการจองห้องพักอย่างมีประสิทธิภาพ

ทำไมอีเมลยืนยันการจองห้องพักถึงสำคัญต่อธุรกิจโรงแรม

อีเมลยืนยันการจอง ทำหน้าที่ง่ายๆ ตามชื่อ คือ เพื่อยืนยันการจอง แต่ถ้าคุณกำลังมองว่าอีเมลประเภทนี้เป็นเรื่องเล็กน้อยอยู่ล่ะก็ คุณพลาดแล้วล่ะ

เพราะอีเมลยืนยันการจอง มีความสำคัญทั้งต่อโรงแรมและตัวผู้เข้าพัก เป็นโอกาสทองในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับแขกและแสดงให้พวกเขาเห็นว่าโรงแรมของคุณเป็นอย่างไร และยังมอบโอกาสให้ทางโรงแรมสร้างความประทับใจแรกที่น่าจดจำต่อแขกคนสำคัญได้ดีอีกด้วย ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะนำไปสู่ความพึงพอใจที่มากขึ้น  สร้าง brand loyalty และช่วยเพิ่มการจองห้องพักได้ในอนาคต

อีกทั้งอีเมลยืนยันการจองยังช่วยในเรื่องของการจัดการได้อีกแง่มุม เพราะรูปแบบของอีเมลเป็นบันทึกข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้ทั้งคุณและตัวผู้เข้าพัก ซึ่งสามารถช่วยให้การดำเนินงานง่ายขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการจอง ยกเลิก หรือแก้ไขรายละเอียดต่างๆ และหากมีการปรับเปลี่ยนข้อมูลการจองโรงแรม อีเมลยืนยันการจองก็จำเป็นต้องส่งย้ำรายละเอียดที่แขกต้องการล่าสุดไปอีกครั้ง ซึ่งเป็นการเปิดโอกาสให้ทางโรงแรมสร้างความประทับใจให้พวกเขาได้อีกครั้งเช่นกัน

อีเมลยืนยันการจอง
อีเมลยืนยันการจอง | ลองใช้ Little Hotelier ฟรีและทำให้อีเมลแบบนี้เป็นอัตโนมัติได้ตั้งแต่วันนี้

ส่วนประกอบของอีเมลยืนยันการจองห้องพัก

มีอะไรบ้างที่ควรเขียนลงในอีเมลยืนยันการจองโรงแรม? มาดูส่วนประกอบสำคัญของอีเมลกัน:

  • รายละเอียดการจอง/สรุป: หลังจากสำรวจขั้นตอนการจองออนไลน์ของคุณแล้ว (หวังว่าระบบการจองของคุณจะใช้งานง่ายนะ) อีเมลจะทำการยืนยันรายละเอียดการจองที่สำคัญทั้งหมด วันที่ ชื่อผู้เข้าพัก ประเภทห้อง และราคา
  • เลขยืนยันการจอง: ทุกอีเมลควรมีเลขอ้างอิงที่แขกสามารถตรวจสอบการจองและใช้อ้างอิงเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลการจองได้
  • ข้อมูลโรงแรม: โรงแรมอยู่ที่ไหน? เดินทางไปอย่างไร? ที่จอดรถอยู่ตรงไหน? เวลาทำการ? กฎระเบียบที่จำเป็นต้องรู้สำหรับการเข้าพัก?
  • วิธีเช็คอิน/เช็คเอาท์: สามารถเช็คอินได้ที่ไหนและขั้นตอนการเช็คอินมีอะไรบ้าง?
  • รายละเอียดการชำระเงิน: ส่วนนี้ควรมีราคารวมทั้งหมด และแยกย่อยตามค่าบริการแต่ละรายการ รวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม รวมถึงวิธีการชำระเงินว่าใช้วิธีใด บัตรเครดิตใบไหน
  • สิ่งอำนวยความสะดวกและบริการเสริม: สรุปรายการเสริมที่แขกซื้อไว้ และไม่ควรพลาดโอกาสโปรโมทสิ่งที่แขกอาจต้องการ เพิ่มเติมอีก เช่น อาหารและเครื่องดื่ม สปา ที่จอดรถส่วนตัว ทัวร์ท่องเที่ยว เป็นต้น
  • สัญลักษณ์ที่สื่อถึงตัวตนของโรงแรม: ควรให้แขกเห็นชัดเจนเลยว่าอีเมลฉบับนี้มาจากไหน ใส่โลโก้และสีประจำโรงแรมของคุณ และอย่ากลัวที่จะแสดงสัญลักษณ์เหล่านี้เพิ่มเติมในอีเมล
  • Call to action (CTA): หรือก็คือประโยคกระตุ้นความสนใจ คุณอยากให้แขกทำอะไรหลังอ่านอีเมลฉบับนี้? ตอนนี้พวกเขาเลือกจองห้องพักของคุณแล้ว คุณยังมีโอกาส Upsell หรือ Cross-sell หรือเพิ่มความประทับใจด้วยบล็อกและคู่มือออนไลน์ เพื่อนำเสนอเนื้อหาเกี่ยวกับสถานที่ท่องเที่ยวรอบๆ โรงแรม 

วิธีเขียนอีเมลยืนยันการจองห้องพัก

  • ขั้นตอนที่ 1: ลิสต์ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในอีเมล
  • ขั้นตอนที่ 2: เลือกรูปแบบอีเมลที่อ่านง่าย มีพื้นที่สำหรับลงรายละเอียดข้อมูลครบถ้วน และอย่าลืมใส่โลโก้และสีของแบรนด์ลงไปด้วย
  • ขั้นตอนที่ 3: สร้างหัวข้ออีเมลโดยเช็กให้มั่นใจว่าไม่เกิน 60 ตัวอักษร คิดประโยคที่กระชับและน่าสนใจในเวลาเดียวกัน
  • ขั้นตอนที่ 4: เขียนเนื้อหาที่จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าสู่อีเมลและเพิ่มความตื่นเต้นในการเข้าพักที่กำลังจะมาถึง และทำให้อีเมลดูมีความหมายและน่าสนใจมากขึ้นด้วยการเขียนในมุมของตัวแบรนด์เอง
  • ขั้นตอนที่ 5: สร้าง CTA ที่โน้มน้าวให้ผู้อ่านอยากซื้อบริการเพิ่ม นี่เป็นหนึ่งในอีเมลอัตโนมัติไม่กี่ฉบับที่รับประกันได้เลยว่าผู้รับจะเปิดอ่านอย่างแน่นอน ดังนั้น พยายามใช้ประโยชน์จากการเขียนอีเมลให้มากที่สุด

ตัวอย่างอีเมลยืนยันการจองห้องพัก

ตัวอย่างอีเมลยืนยันการจอง | ทดลอง Little Hotelier ฟรีและพร้อมสร้างอีเมลอัตโนมัติได้เลย

สร้างอีเมลยืนยันการจองอัตโนมัติและอีกมากมายด้วย Little Hotelier

พร้อมจะยกระดับการบริการของคุณแล้วหรือยัง? ปลดล็อกพลังที่จะช่วยให้คุณสื่อสารกับแขกได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยอีเมลยืนยันการจองที่ดึงดูดสายตาและน่าประทับใจด้วย Little Hotelier ระบบจองห้องพักแบบครบวงจรที่จะช่วยเพิ่มรายได้ให้โรงแรมถึง 43%

ระบบของเราให้โซลูชันทุกอย่างที่จำเป็นต่อขั้นตอนการจองห้องพักครบถ้วนสำหรับใช้งานบนเว็บไซต์โรงแรมของคุณรวมถึงอีเมลอัตโนมัติด้วย โดยจะมี 5 รูปแบบอีเมลที่แตกต่างกันให้คุณเลือกใช้และสามารถปรับเพื่อให้แขกได้รับข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการ รวมถึง:

  • การยืนยันการจอง – เพื่อให้แน่ใจว่าแขกได้รับรายละเอียดการจองทันทีหลังจากยืนยันการจองห้องพัก
  • การแก้ไขการจอง – ทำการยืนยันรายละเอียดเมื่อคุณหรือผู้เข้าพักต้องการเปลี่ยนแปลงการจอง
  • การยกเลิกการจอง – ส่งการแจ้งเตือนเพื่อแจ้งให้แขกทราบว่าการจองของพวกเขาถูกยกเลิกแล้ว
  • ข้อความก่อนเดินทางมาถึง – ส่งข้อความแจ้งให้ผู้เข้าพักทราบเมื่อถึงเวลาเข้าพักและเปิดโอกาสให้คุณสร้างข้อเสนอต่างๆ เพิ่มเติมได้
  • ข้อความหลังจากเดินทางกลับ – ส่งข้อความเพื่อขอบคุณที่เลือกใช้บริการและขอความคิดเห็นติชมเกี่ยวกับการเข้าพักรวมถึงการส่งรีวิว

By Dean Elphick

Dean is the Senior Content Marketing Specialist of Little Hotelier, the all-in-one software solution purpose-built to make the lives of small accommodation providers easier. Dean has made writing and creating content his passion for the entirety of his professional life, which includes more than six years at Little Hotelier. Through content, Dean aims to provide education, inspiration, assistance, and, ultimately, value for small accommodation businesses looking to improve the way they run their operations (and live their life).