Apa itu terminal pembayaran hotel?

Terminal pembayaran hotel adalah perangkat keras atau perangkat lunak yang digunakan staf hotel untuk memproses pembayaran tamu secara aman dan efisien saat check-in, check-out, atau selama menginap.

Disebut juga terminal POS hotel atau mesin pembayaran kartu hotel, penyedia solusi ini dapat membentuk perangkat keras tersendiri atau dapat diintegrasikan ke dalam perangkat seperti ponsel, tablet, dan komputer desktop.

Terminal pembayaran perhotelan terbaik juga terintegrasi dengan sistem manajemen properti untuk menyederhanakan proses penagihan dan mengurangi kesalahan manusia.

Di panduan ini, kita akan melihat lebih dekat terminal pembayaran hotel untuk memahami mengapa properti Anda mungkin memerlukannya, apa saja kemampuannya, dan cara menerapkan opsi pembayaran terbaik.

Mengapa hotel kecil membutuhkan terminal pembayaran hotel?

Terminal pembayaran hotel memungkinkan hotelier di properti kecil dan independen menerima pembayaran dengan aman dan memungkinkan tamu membayar dengan cara yang mereka sukai. Terminal pembayaran terintegrasi yang terhubung dengan PMS dapat mengotomatiskan banyak administrasi keuangan, untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menangani transaksi, dan peluang terjadinya kesalahan.

Hal ini memungkinkan hotel kecil memenuhi harapan tamu modern, yang makin suka menggunakan metode pembayaran kartu dan nirsentuh. Terminal juga mempercepat proses check-in/check-out, karena biaya dapat diproses dan diselesaikan secara instan.

Terminal pembayaran hotel menawarkan perlindungan tambahan melalui serangkaian fitur keamanan. Dan untuk properti kecil yang tidak memiliki resepsionis, terminal pembayaran seluler hotel memungkinkan pemrosesan pembayaran di mana saja di properti tersebut.

Kesimpulan utama:

  • Tamu modern mengharapkan opsi pembayaran digital yang cepat dan aman.
  • Terminal mengurangi administrasi keuangan, kesalahan, dan penundaan saat check-in untuk meningkatkan operasional.
  • Keamanan dan kepercayaan ditingkatkan untuk membantu mencegah penipuan dan memastikan kepatuhan atas peraturan.

Metode pembayaran apa yang diterima terminal POS hotel?

Pertimbangan penting mengenai metode pembayaran bagi penyedia akomodasi:

  • 72% pembayaran hotel global dilakukan menggunakan kartu kredit atau debit di terminal POS.
  • Pada tahun 2024, 65% bisnis perhotelan memprioritaskan metode nirsentuh (tap-to-pay)
  • Satu dari enam tamu sekarang membayar secara online menggunakan dompet digital
  • Lebih dari separuh hotelier mengandalkan gerbang pembayaran pihak ketiga

Terminal pembayaran atau sistem POS untuk hotel akan menerima semua metode pembayaran kartu dan digital yang paling umum, termasuk versi fisik dan digital dari kartu kredit, debit, dan prabayar. Sebagian besar kini dilengkapi teknologi komunikasi jarak dekat (NFC) untuk menerima pembayaran nirsentuh.

1. Kartu kredit dan debit

Kartu kredit dan debit telah mengalami evolusi konstan dalam lebih dari 75 tahun keberadaannya. Kartu modern memiliki fitur strip magnetik, chip, dan teknologi nirsentuh, dan informasinya juga dapat dimasukkan ke terminal pembayaran hotel secara manual.

2. Dompet digital

Dengan memanfaatkan teknologi NFC nirkontak, dompet digital mulai menggeser dompet dan tas fisik. Terminal kartu kredit hotel seharusnya dapat menerima bentuk pembayaran ini. 

3. Pembayaran nirsentuh

Berbicara tentang teknologi NFC ‘tap to pay’, beberapa terminal portabel hanya menerima metode pembayaran ini. Untuk berjaga-jaga, solusi nirsentuh ini seringkali memungkinkan Anda memasukkan informasi kartu kredit tamu secara manual lewat portal online.

4. Kartu prabayar

Kartu prabayar dapat diperlakukan hampir sama dengan kartu kredit, meskipun satu batasannya adalah di deposit hotel, karena sebagian besar penyedia pembayaran hanya menerima pra-otorisasi pada kartu kredit.

Prioritas metode pembayaran hotel:

  1. Dompet digital, pembayaran nirsentuh, dan pembayaran online
  2. Kartu kredit dan debit fisik
  3. Kartu prabayar
  4. Metode pembayaran tunai, cek dan analog

Bagaimana cara memilih terminal pembayaran hotel yang tepat untuk properti?

Saat memilih terminal pembayaran yang tepat untuk hotel, beberapa faktor utama akan menentukan apakah investasi Anda sudah tepat dengan kebutuhan bisnis. 

Solusi POS seluler dan tablet mengalami pertumbuhan pesat di kalangan bisnis kecil. Sektor perhotelan memimpin transformasi ini karena para hotelier menyadari fleksibilitas dan efisiensi yang disediakan sistem ini. Mungkin yang terpenting, memilih sistem yang dapat ditingkatkan seiring perkembangan hotel memastikan Anda tidak akan melampaui batas investasi teknologi seiring berkembangnya bisnis. Kemampuan integrasi tidak dapat diabaikan – terminal terisolasi yang tidak berkomunikasi dengan sistem yang sudah ada pasti akan menyebabkan kesalahan operasional, penundaan pemrosesan, dan tamu frustrasi yang mengharapkan layanan yang lancar. 

Jadi, apa saja yang harus diperhatikan oleh hotelier properti kecil dan independen untuk terminal pembayaran kamar hotel modern?

1. Keamanan 

Terminal harus memenuhi Standar Keamanan Data Industri Kartu Pembayaran (PCI DSS) tingkat tertinggi, artinya dapat memverifikasi PIN dan memproses secara aman pembayaran chip, nirsentuh, dan online.

2. Integrasi dengan sistem

Carilah sistem pembayaran yang menawarkan integrasi mulus dengan sistem manajemen properti (PMS), atau lebih baik lagi, sistem yang merupakan bagian dari solusi lengkap.

3. Mudah digunakan pengguna

Pilih terminal yang mudah digunakan dan hanya memerlukan pelatihan minimal. Antarmuka pengguna yang bersih dan jelas menghindari kesalahan dan membuat pengalaman check-in/out tamu lebih lancar.

4. Efektivitas biaya

Pertimbangkan biaya awal dan biaya kelanjutan dari solusi tersebut. Bandingkan struktur biaya, termasuk biaya tersembunyi apa pun yang mungkin ada, untuk memastikan Anda memperoleh tawaran yang bagus. Pilihan yang tampaknya hemat biaya, sering kali berakhir menjadi opsi mahal dalam jangka panjang.

5. Dukungan andal

Carilah solusi yang menawarkan dukungan 24/7 dari tim manusia. Dukungan teknis harus mudah dihubungi, responsif, dan menyenangkan untuk diajak bekerja sama.

Kesimpulan utama:

  • Prioritaskan fitur keamanan untuk memastikan tamu dan bisnis Anda terlindungi
  • Pilih solusi yang terintegrasi – atau sudah terintegrasi sebelumnya – dengan alat Anda
  • Uji coba solusi untuk kemudahan penggunaan
  • Seimbangkan biaya dengan fitur dan dukungan

Bagaimana cara mengintegrasikan terminal pembayaran hotel dengan mesin pemesanan tamu?

Untuk mengintegrasikan terminal pembayaran dengan mesin pemesanan, Anda perlu memilih terminal yang mendukung integrasi gerbang pembayaran dengan sistem pemesanan saat ini. Hal ini memungkinkan pembayaran online diproses secara otomatis, dengan rincian transaksi disinkronkan langsung ke PMS.

Untuk menyiapkan proses integrasi ini, Anda perlu:

  1. Periksa kompatibilitas antara penyedia terminal, mesin pemesanan, dan gerbang pembayaran Anda.
  2. Aktifkan integrasi API atau plugin yang ditawarkan oleh penyedia atau layanan pihak ketiga.
  3. Bekerja sama dengan tim dukungan vendor untuk mengonfigurasi sinkronisasi data tamu, tagihan, dan bukti pembayaran.
  4. Uji transaksi untuk memastikan rekonsiliasi akurat.

Kesimpulan utama:

  • Pastikan kompatibilitas antara terminal, mesin pemesanan, dan gerbang pembayaran Anda
  • Siapkan dan uji sistem sebelum menerapkannya

Pertanyaan Umum tentang terminal pembayaran hotel

Berapa biaya terminal pembayaran hotel (apakah sepadan)?

Terminal pembayaran hotel biasanya dikenakan biaya antara $300 dan $900 di muka, ditambah biaya layanan atau transaksi bulanan.

Bagaimana cara agar Anda bisa tetap aman dan patuh dengan pemrosesan pembayaran hotel?

Cari solusi dengan keamanan PCI DSS yang menawarkan dukungan manusia 24/7 dan yang memperbarui perangkat lunaknya secara berkala.

Kapan Anda harus upgrade atau mengganti terminal pembayaran yang ada?

Anda harus mempertimbangkan untuk upgrade terminal jika Anda tidak dapat memproses pembayaran nirsentuh, jika tidak terintegrasi dengan PMS, atau jika Anda tidak mendapatkan dukungan yang diperlukan. Solusi online sepenuhnya bisa menjadi pilihan. Terkait hal itu…

By Dean Elphick

Dean adalah Senior Content Marketing Specialist dari Little Hotelier, solusi perangkat lunak all-in-one yang dibangun untuk membuat kehidupan penyedia akomodasi kecil lebih mudah. Bagi Dean, menulis dan menciptakan konten merupakan kegemaran bagi kehidupan profesionalnya, yang mencakup lebih dari enam tahun di Little Hotelier. Melalui konten, Dean bertujuan untuk memberikan pendidikan, inspirasi, bantuan, dan, pada akhirnya, nilai bagi bisnis akomodasi kecil yang ingin meningkatkan cara menjalankan operasi dan menjalani hidup mereka.