Reservas hoteleras de grupos: guía para pequeños hoteles

Las reservas hoteleras de grupos son aquellas en las que se reservan varias habitaciones a la vez.

Esta definición, bastante amplia, puede aplicarse tanto a pequeños grupos de amigos o familiares que buscan un par de habitaciones como a grandes grupos corporativos, excursiones o grupos para un evento que quieren reservar todo el establecimiento.

Atraer a viajeros en grupo es una opción ideal para tu pequeño hotel, porque te permite maximizar la ocupación con una reserva de bajo coste.

Sin embargo, es importante recordar que los viajeros en grupo tienen necesidades diferentes a las de los que viajan solos , las parejas y las familias.

Tanto si reservas para grupos empresariales como para grupos familiares, querrás saber qué buscan estos huéspedes de su experiencia en un hotel pequeño.

¿Qué es una tarifa de grupo en hoteles?

Una tarifa de grupo en hoteles es la tarifa que se aplica a las personas que quieren reservar varias habitaciones en una misma reserva.

Entre la posibilidad de llenar las habitaciones y la eficacia de atender a un solo grupo, no hay mejor tipo de reserva que una reserva de grupo en hoteles. La competencia para conseguir reservas de grupo es, por tanto, alta, de modo que los hoteles ofrecerán una tarifa con descuento para atraer este negocio.

El descuento para una reserva de grupo en un hotel dependerá de varios factores. En general, el descuento aumentará con el tamaño del grupo. El tipo de reserva también influirá en la tarifa de grupo: las reservas para eventos, como bodas, suelen exigir más tiempo y esfuerzo a tu personal que, por ejemplo, un grupo de turistas que solo necesitan camas para pasar la noche, o los viajeros de negocios, que pueden ser muy reservados.

No existen cifras de referencia para tarifas de grupo. Tu nivel de descuento dependerá de los factores anteriores, además de tu umbral de rentabilidad, de si estás en temporada alta o baja y del nivel de descuento que ofrezca la competencia.

Por qué las reservas hoteleras de grupos son buenas para tu pequeño hotel

Los viajes en grupo desempeñan un papel importante en tu estrategia de gestión de ingresos.

Las reservas de grupo son una fuerza poderosa, ya que te permiten conseguir un montón de viajeros pagando solo los costes de distribución y marketing de una reserva.

Los grupos de negocios suelen viajar a un lugar determinado para celebrar reuniones o conferencias, y pueden estar interesados en alojarse en tu establecimiento. Los grupos familiares reservarán para reuniones familiares o experiencias de viaje de varias generaciones.

Los grupos de viajeros, como clubes u organizaciones de voluntarios, prefieren reservar alojamientos auténticos y locales que les permitan sumergirse en la cultura local. Si atraes a todos estos grupos, podrás aumentar tus ingresos y fidelizar a tus clientes.

Cómo fijar una tarifa de grupo en un hotel 

Ciertos grupos, como las empresas turísticas y los viajeros de negocios, sabrán exactamente cómo conseguir una tarifa de grupo en un hotel, por lo que, como hotelero, debes saber cómo fijar tu tarifa de grupo de forma que consigas esta reserva de grupo.

Los tres pasos siguientes describen el proceso básico.

Paso 1: Investigar

Trabajar para entender lo que los grupos están dispuestos a pagar. Los profesionales de las reservas de grupo, como los proveedores de viajes, suelen tener mayores expectativas de descuento y son mejores negociadores que los que reservan un solo evento, como una boda. Y hazte una idea de los precios de reserva de grupo de la competencia, tal vez enviándoles un correo electrónico semianónimo y pidiéndoles un presupuesto.

Paso 2: Determinar tu umbral de rentabilidad

La fórmula más básica para fijar el precio de una habitación de hotel, reserva de grupo o de otro tipo, es umbral de rentabilidad + margen de beneficio = precio. Sea cual sea la tarifa de grupo que fijes, debe generarte beneficios. Determina tu umbral de rentabilidad por habitación y no bajes de ahí.

Paso 3: Decidir tu margen de beneficios

Una vez que sepas tu umbral de rentabilidad, lo que cobra la competencia y lo que el cliente estaría dispuesto a gastarse, solo tienes que decidir el nivel de beneficio que debes introducir en la fórmula anterior.

Requisitos de la reserva de grupo para hoteles pequeños

Estas son las principales características que buscan los grupos de viajeros en un hotel:

1. Un proceso de reserva en línea sencillo

Coordinar la logística de un viaje en grupo puede resultar desalentador, ya que hay que hacer muchas reservas individuales para un grupo más grande.

Si ofreces un proceso de reserva en línea sencillo a través de un motor de reservas en línea fiable y te asocias con agentes de viajes en línea a través de tu gestor de canales, puedes mejorar las tarifas de la reserva de grupo.

2. Servicios adicionales

Muchos viajeros en grupo buscan servicios adicionales que hagan su estancia más fácil y cómoda. Los servicios de lavandería y conserjería son solo algunas de las opciones que puedes tener en cuenta para atraer a los grupos de viajeros.

3. Espacios de reunión

La mayoría de los grupos de viajeros reservan habitaciones individuales para los miembros de su grupo, pero aun así quieren poder reunirse y conectar después de un largo día de turismo o reuniones de negocios. La zona de descanso, el jardín exterior o el restaurante y el bar atraerán tanto a grupos familiares como a grupos de negocios.

Estrategias de reserva de grupo para hoteles

Se pueden utilizar estrategias de marketing en línea para atraer a grupos de viajeros.

• Comienza con una campaña de optimización en motores de búsqueda (SEO) que incluya palabras clave específicas y contenido actualizado y relevante.
• Publica entradas de blog que muestren los servicios y características que ofreces a los grupos que reservan una estancia en tu establecimiento. 
• Edita las páginas de tu sitio web para incluir palabras clave importantes que aumenten tu visibilidad en internet.
• Promociona tus descuentos para grupos y tarifas especiales en las redes sociales, ya que esto puede generar interés sobre tu establecimiento.
• Si implementas un sistema de gestión hotelera y un motor de reservas en línea con un gestor de canales, podrás atraer a viajeros de una amplia variedad de segmentos de mercado.

Los grupos de viajeros suelen utilizar canales de distribución como las OTA para obtener más información sobre las mejores ofertas disponibles, por lo que es fundamental contar con una red de distribución sólida y un proceso de reserva sencillo.