Cara menyederhanakan konfirmasi reservasi hotel

Apa yang dimaksud dengan konfirmasi reservasi?

Konfirmasi reservasi adalah dokumen yang diberikan hotel kepada tamu, yang berisi konfirmasi atas detail pemesanan tamu tersebut.

Konfirmasi reservasi hotel adalah jaminan bagi para tamu bahwa masa inap mereka sudah terkunci dengan harga yang mereka setujui, dan kemungkinan pembayaran sudah dilakukan. Hal ini memberikan tamu kesempatan untuk memeriksa apakah semua detail sudah benar, dan mencegah kejutan yang tidak diinginkan pada hari check-in.

Sebagai dokumen pra-kedatangan utama, sangat penting bahwa informasi yang tercantum pada konfirmasi reservasi hotel harus akurat. Kabar baiknya, teknologi hotel membuat hal ini menjadi lebih mudah dari sebelumnya: otomatisasi dapat mengurangi kesalahan manusia hingga 80%, untuk memastikan setiap konfirmasi mencerminkan setiap pemesanan dengan sempurna.

Dalam panduan ini, kita akan mendalami lebih jauh konfirmasi pada reservasi hotel: mengapa ini penting, seperti apa bentuknya, dan cara membuat dokumen yang akurat untuk tamu di hotel kecil dan mandiri Anda.

Mengapa konfirmasi reservasi penting untuk hotel kecil?

Dengan mengonfirmasi secara resmi setiap pemesanan, hotel independen memberikan kejelasan kepada para tamu, membangun kepercayaan dengan pelanggan mereka, dan dapat mengurangi ketidakhadiran, karena tamu tahu bahwa mereka bertanggung jawab untuk hadir (atau dikenakan biaya ketidakhadiran/pembatalan yang terlambat).

Hotel kecil hanya memiliki beberapa kamar dan sedikit staf. Satu reservasi yang terlewat atau salah komunikasi dapat berarti kehilangan pendapatan penting, belum lagi citra buruk brand yang disebabkan oleh tamu yang frustrasi karena terjebak kelebihan pemesanan atau reservasi yang terlewat.

Email atau pesan konfirmasi bertindak sebagai kontrak antara hotel dan tamu Anda, meyakinkan mereka bahwa masa inap mereka terjamin. Ini juga merupakan kesempatan untuk menunjukkan sedikit kepribadian melalui teks yang disesuaikan, dan Anda bahkan dapat memberikan peluang upsell dengan menyebutkan layanan pelengkap tambahan yang Anda tawarkan.

Pentingnya konfirmasi reservasi:

• Mencegah kesalahan pemesanan dan miskomunikasi
• Membangun kepercayaan diri tamu dan kepercayaan merek
• Meminimalkan pembatalan dan ketidakhadiran

Apa saja yang harus Anda sertakan dalam konfirmasi reservasi hotel?

Mengapa penting untuk mendapatkan konfirmasi reservasi hotel Anda dengan benar:

• Di berbagai industri, email konfirmasi pemesanan dan reservasi memiliki persentase dibuka sekitar 65%, jauh lebih tinggi dibanding rata-rata 17,7%.
• Email konfirmasi hotel memiliki persentase dibuka yang lebih tinggi yaitu 72%.
• Komunikasi yang tepat waktu dan membawa identitas hotel meyakinkan para tamu bahwa reservasi mereka aman dan memberikan kesan profesional dan positif sebelum kedatangan.

Ada beberapa pertimbangan utama yang harus diingat oleh hotelier saat membuat konfirmasi reservasi hotel. Dokumen harus jelas, tepat waktu, dan unik milik Anda. Ini harus dibuat untuk meyakinkan para tamu bahwa pemesanan mereka aman, menetapkan ekspektasi yang jelas untuk masa inap mereka, dan memanfaatkan peluang sebaik-baiknya.

1. Informasi penting

Konfirmasi reservasi hotel harus ditata dengan jelas dan mudah dibaca, serta menyertakan detail pemesanan penting di bawah ini untuk memastikan pengalaman check-in yang lancar:

• Detail tamu: Nama, informasi kontak, jumlah tamu.
• Ringkasan pemesanan: Tanggal check-in/check-out, tipe kamar, tarif, jumlah malam.
• Informasi pembayaran: Deposit yang dibayarkan, sisa saldo, metode pembayaran, kebijakan pembatalan/pengembalian dana.
• Informasi hotel: Telepon, email, alamat (termasuk peta/arah yang dapat diklik).

2. Presentasi profesional

Penampilan memang bukan segalanya, tetapi pasti membantu. Dengan membuat dokumen yang indah, ditata dengan jelas dan dikirim pada saat yang tepat, Anda mendapatkan kepercayaan tamu bahkan sebelum mereka tiba.

• Nada: Sertakan pesan yang hangat dan profesional yang mencerminkan kepribadian hotel Anda.
• Branding: Menampilkan logo dan warna merek Anda secara mencolok dapat membuat hotel Anda lebih mudah diingat dan mendorong kunjungan kembali.
• Pengaturan waktu: Kirimkan konfirmasi segera setelah pemesanan dilakukan, diikuti dengan pengingat beberapa hari sebelum check-in.

3. Rincian operasional

Konfirmasi reservasi hotel terbaik akan menjawab setiap pertanyaan yang mungkin diajukan oleh tamu tentang hotel Anda dan masa inap mereka. Anda harus menyertakan detail berikut ini pada dokumen Anda.

• Instruksi check-in: Waktu kedatangan paling awal dan paling akhir, jam penerimaan tamu, serta kode dan instruksi check-in mandiri.
• Kebijakan pembatalan: Nyatakan dengan jelas tenggat waktu dan aturan pembatalan/pengembalian dana dengan menggunakan bahasa yang sederhana dan ramah tamu.
• Syarat & ketentuan: Tambahkan tautan atau ringkasan singkat tentang kebijakan penting, seperti peraturan rumah, kebijakan hewan peliharaan, atau ketentuan pembayaran.

4. Peluang peningkatan

Konfirmasi reservasi hotel bukan hanya sebuah kewajiban – tetapi juga sebuah peluang. Manfaatkan momen ini sebaik-baiknya dengan menyertakan:

• Tambahan atau add-on: Setiap peningkatan, permintaan, atau paket yang dipilih oleh tamu, serta potensi peluang upsell berdasarkan apa yang Anda ketahui tentang tamu tersebut.
• Tanda tangan yang dipersonalisasi: Pesan konfirmasi reservasi yang disesuaikan (“terima kasih [NAMA TAMU], sampai jumpa lagi”) untuk memberikan kesan pertama yang baik dan membangun hubungan.

Apa yang harus dilakukan selanjutnya:

• Audit template konfirmasi Anda saat ini untuk mencari informasi dan peluang yang hilang.
• Mengotomatiskan email konfirmasi dan pengingat untuk dikirim pada saat-saat penting sebelum kedatangan.
• Tambahkan instruksi check-in yang jelas, kebijakan, dan info kontak untuk menghemat waktu staf.
• Personalisasikan pesan dan sorot penawaran upsell yang relevan.

Contoh konfirmasi reservasi hotel

3 jenis utama konfirmasi reservasi hotel:

• Email: Rangkuman rinci tentang pemesanan
• Teks: Ringkasan singkat, biasanya menautkan ke konfirmasi yang lebih rinci
• Pesan di layar: Pop-up yang muncul di layar langsung setelah pemesanan

Konfirmasi reservasi tersedia dalam beberapa bentuk yang berbeda, dari pop-up di layar hingga email yang komprehensif. Sebagian besar hotel akan menggunakan kombinasi berbagai jenis konfirmasi, dan akan memasukkan sedikit keunikan dan kepribadian merek ke dalam setiap jenisnya.

1. Email konfirmasi reservasi

Email konfirmasi untuk reservasi hotel memberikan kesempatan bagi hotel untuk menjelaskan, dan bagi tamu untuk meninjau setiap detail pemesanan. Hal ini memberikan kesempatan kepada tamu untuk mengonfirmasi bahwa semua detail sudah benar, yang dapat mengurangi tanggung jawab hotel atas kesalahan apa pun, terutama jika kesalahan tersebut dibuat oleh tamu selama proses pemesanan.

Konfirmasi email juga menawarkan Anda kesempatan untuk melakukan upsell atau layanan tambahan kepada tamu, dan memaksimalkan nilai setiap pemesanan.

Contoh: “Perihal: Pemesanan kamar Anda di Seaview Hotel sudah dikonfirmasi!

Isi: Hai Alex, terima kasih telah memesan dengan kami!

Reservasi Anda untuk tanggal 14-16 Juli untuk Kamar Queen 2 orang sudah dikonfirmasi. Anda dapat check-in mulai pukul 14.00; detail lengkapnya dapat ditemukan di bawah ini. 

Anda mungkin juga tertarik untuk memesan sesi spa mewah di tempat dengan tim ahli terapis kecantikan dan pijat kami. Cari tahu lebih lanjut di sini!”

2. Pesan konfirmasi reservasi di layar

Anda mungkin sudah tidak asing lagi dengan perasaan ini: Anda mengklik ‘Pesan Sekarang’ untuk pembelian dalam jumlah besar – tiket pesawat jarak jauh, tur selama 10 hari – dan menghadapi lima menit yang menegangkan saat Anda terus menerus memuat ulang halaman browser email sambil menunggu konfirmasi pemesanan dikirim.

Konfirmasi di layar, baik berupa pop-up atau halaman khusus, dapat membuat tamu Anda tidak perlu menunggu lama ketika mereka memesan langsung dengan Anda.

Contoh:  “Kabar baik: reservasi Anda telah dikonfirmasi! Terima kasih telah memesan dengan Seaview Hotel. Email konfirmasi telah dikirim ke [email protected].”

3. Teks konfirmasi reservasi

Jenis konfirmasi reservasi ini dikirim langsung ke ponsel tamu segera setelah pemesanan dilakukan. Ini biasanya berupa konfirmasi ringkasan singkat yang mengarahkan tamu ke konfirmasi pemesanan yang tepat yang telah diemailkan kepada mereka, atau menawarkan tautan yang memungkinkan tamu untuk membuka konfirmasi lengkap di browser web.

Contoh: “Hai Alex, pemesanan Anda di Seaview Hotel sudah dikonfirmasi untuk tanggal 14-16 Juli. Check-in mulai pukul 14.00. Sampai jumpa lagi! Konfirmasi reservasi: link.here”

Prioritas konfirmasi reservasi untuk hotel independen:

Pertimbangkan untuk mengirimkan teks konfirmasi reservasi untuk memastikan Anda menjangkau semua tamu.

Mulailah dengan email konfirmasi Anda, karena ini yang paling penting.

Jika Anda menawarkan pemesanan langsung, kembangkan konfirmasi reservasi instan di layar.

Fitur -fitur Little Hotelier itu hebat, dan terus terang kami tidak mengalami hambatan sama sekali. Dengan bantuan Little Hotelier, sangat mudah bagi kami untuk mendapatkan lebih banyak pemesanan.

Dewa Arsana,

Property Manager

Castaway Boutique Resort

Baca lebih lanjut

Alat bantu apa yang dapat digunakan untuk mengotomatiskan konfirmasi reservasi?

ThAda beberapa cara untuk mengotomatiskan proses pembuatan dan pengiriman konfirmasi reservasi hotel, mulai dari yang paling dasar (dan agak terbatas) hingga yang dibuat khusus (dan sangat canggih).

• OTA dan channel pemesanan: Jika Anda mengamankan pemesanan melalui pihak ketiga seperti Booking.com atau Airbnb, konfirmasi akan dikirim secara otomatis oleh OTA, meskipun Anda tidak dapat mengedit atau menyesuaikannya.
• Alat otomatisasi email: Meski tidak dibuat untuk fungsi ini, alat bantu seperti Mailchimp, ActiveCampaign dan Zapier bisa dikonfigurasikan untuk secara otomatis mengirimkan konfirmasi pemesanan sebagai respons terhadap pemicu tertentu.
• Sistem Manajemen Properti (PMS): Alat lengkap seperti SiteMinder, Cloudbeds, dan Little Hotelier memberi Anda kendali penuh atas pemesanan Anda, termasuk membuat konfirmasi reservasi Anda sendiri dan mengotomatiskan setiap proses.

Jika Anda memiliki atau mengelola hotel kecil yang independen, pilihan alat sudah jelas.

Seperti namanya, Little Hotelier adalah sistem all-in-one yang dirancang khusus untuk hotel butik. Sistem ini dapat membantu Anda mengotomatiskan konfirmasi reservasi, untuk memastikan setiap tamu memiliki pemahaman yang jelas dan komprehensif tentang masa inap mereka yang akan datang.