Apa itu perangkat lunak manajemen hotel?

Perangkat lunak manajemen hotel merujuk pada alat digital yang dirancang untuk mengotomatiskan dan merampingkan setiap aspek hotel, mulai dari tugas front desk hingga administrasi back-end. Solusi komprehensif ini dapat berfungsi sebagai pusat kendali untuk Properti, mengintegrasikan alat seperti Mesin pemesanan, Channel manager, dan komunikasi Tamu ke dalam satu antarmuka yang mudah digunakan. Untuk Hotel independen, teknologi ini menggantikan spreadsheet manual dan buku harian kertas, menghemat waktu dan tenaga Anda sambil meningkatkan pendapatan Anda.

Perangkat lunak manajemen hotel untuk hotel kecil, kadang-kadang disebut perangkat lunak manajemen properti (PMS) atau perangkat lunak manajemen pemesanan, menggantikan proses manual yang terfragmentasi dan rawan kesalahan yang sering menghambat operator kecil. Ini mengotomatiskan dan menyinkronkan operasional harian, termasuk check-in, check-out, jadwal housekeeping, Invoice, dan pelaporan keuangan.

Solusi modern terbaik berbasis cloud, sehingga data Anda diperbarui dan disimpan secara real-time, dan Anda dapat mengelola properti dari mana saja dan di perangkat apa pun. Channel manager berbasis cloud, misalnya, memastikan ketersediaan kamar selalu akurat di semua channel pemesanan, menghilangkan pemesanan ganda.

Kelola properti Anda dengan mudah menggunakan Little Hotelier.

Solusi manajemen hotel terpadu dari Little Hotelier mengurangi beban kerja Anda sekaligus memberdayakan Anda untuk menghasilkan lebih banyak pendapatan.

Pelajari lebih lanjut

Mengapa perangkat lunak manajemen hotel penting untuk properti kecil?

Perangkat lunak manajemen hotel sangat penting untuk properti kecil karena menghilangkan kesalahan manual dan memusatkan operasional harian ke dalam satu platform efisien. Ini menyediakan hotelier independen dengan alat profesional yang mereka butuhkan untuk mengelola pemesanan dengan lancar, membantu mereka tetap kompetitif tanpa menambah beban kerja.

Nilai sejati dari teknologi ini adalah memungkinkan Anda untuk mendapatkan kembali waktu. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas berulang seperti mengirim email konfirmasi dan memperbarui tarif kamar, Anda terbebas dari berjam-jam pekerjaan admin manual. Dengan lebih banyak waktu di tangan, Anda dapat mengalihkan fokus untuk meningkatkan pengalaman tamu dengan mempersonalisasi setiap masa inap. Anda beralih dari administrator menjadi tuan rumah, dan dalam prosesnya Anda membiarkan karakter unik properti Anda bersinar. Sebagai hasilnya, Anda menikmati ulasan lebih baik dan loyalitas tamu lebih tinggi.

Sistem ini juga biasanya mencakup Channel manager yang memungkinkan Anda mengontrol semua listing Anda di situs-situs seperti Booking.com dan Expedia melalui satu layar. Dengan menyinkronkan inventaris secara real-time di semua platform, Anda dapat memperbarui semua tarif kamar dan ketersediaan dalam beberapa klik, dan Anda tidak perlu khawatir tentang pemesanan ganda lagi.

Perangkat lunak manajemen hotel juga penting karena semakin banyak hotel independen yang memanfaatkannya. Properti berukuran kecil hingga menengah menyumbang 57% dari pangsa pasar PMS perhotelan pada tahun 2024, dan pertumbuhan yang kuat diperkirakan akan berlanjut hingga tahun 2030.

Kesimpulan utama:

  • Otomatisasi menghemat waktu Anda dengan menangani tugas administrasi yang berulang dan pembaruan pemesanan secara manual.
  • Operasi terpusat menghilangkan kesalahan dan pemesanan ganda, memastikan properti beroperasi dengan efisien 24/7.
  • Channel manager terintegrasi meningkatkan visibilitas di situs utama, memungkinkan Hotel independen Anda bersaing dengan jaringan besar.

Bagaimana cara kerja perangkat lunak manajemen hotel?

Perangkat lunak manajemen hotel berfungsi sebagai pusat terintegrasi yang menghubungkan setiap bagian dari operasi properti Anda melalui cloud. Ini menyimpan semua data kamar Anda, detail tamu, dan harga dalam satu basis data yang diperbarui secara real-time di semua perangkat Anda. Ini memastikan bahwa setiap perubahan yang dilakukan – pemesanan baru, pembaruan status kamar – langsung terlihat di semua tempat.

Pada intinya, perangkat lunak berfungsi dengan mengganti dokumen kertas dan spreadsheet dengan ‘satu sumber kebenaran’ yang dihosting secara online. Dengan memastikan catatan Anda selalu diperbarui, perangkat lunak manajemen hotel menjamin berbagai bagian bisnis Anda selalu bekerja dengan informasi terkini yang sama. Dan sistem berbasis cloud ini memungkinkan Anda untuk mengelola hotel Anda dari mana saja menggunakan laptop, ponsel pintar, atau tablet.

Perangkat lunak ini juga memungkinkan informasi mengalir ke luar bisnis Anda. Sistem ini memantau inventaris Anda dan secara otomatis mengirimkan pembaruan tarif dan ketersediaan ke platform pihak ketiga yang Anda gunakan untuk menjual kamar. Sistem ini dapat menggunakan pemicu otomatis untuk menangani aspek mekanis dari pemesanan (memperbarui ketersediaan, mengirim komunikasi kepada tamu) tanpa usaha manual. Ini memastikan properti Anda terlihat dan dapat dipesan 24/7, sementara beban kerja administrasi Anda tetap seminimal mungkin.

Kesimpulan utama:

  • Pemicu otomatis dapat menggantikan tugas manual yang sebelumnya dilakukan secara manual, dan dapat menyelesaikannya secara instan dan dengan akurasi 100%.
  • Perangkat lunak manajemen hotel memusatkan data Anda untuk memastikan semua informasi tetap akurat dan konsisten.
  • Alat berbasis cloud memungkinkan pembaruan real-time dan memungkinkan Anda mengelola hotel dari perangkat apa pun, di mana saja.

Fitur apa yang sebaiknya dicari oleh pemilik hotel kecil dalam perangkat lunak manajemen hotel?

Perangkat lunak yang tepat dapat mengubah hotel Anda secara signifikan:

  • 89% operator hotel melaporkan penghematan 2-10+ jam per minggu dengan menggunakan sistem manajemen properti, dan 17% menghemat lebih dari 500 jam per tahun.
  • 91% dari hotelier mengatakan sistem manajemen properti mereka secara langsung mendorong pertumbuhan pendapatan melalui hal-hal seperti pemesanan langsung dan pengoptimalan tarif.
  • Dalam hal Fitur yang mendukung efisiensi ini, 90% Platform Sistem manajemen properti sekarang mendukung Integrasi dengan Channel manager dan alat hasil.

Seperti apa sebenarnya tampilan perangkat lunak manajemen hotel terbaik untuk hotel kecil? Anda akan menginginkan platform yang komprehensif tetapi mudah digunakan, dirancang untuk bisnis hotel independen kecil seperti milik Anda, yang menawarkan semua fungsionalitas yang Anda butuhkan. Solusi berkualitas akan mencakup daftar alat berikut ini.

Sistem manajemen properti (PMS)

Istilah yang sering digunakan secara bergantian dengan ‘perangkat lunak manajemen hotel’, PMS berfungsi sebagai front desk digital bisnis Anda, menangani seluruh perjalanan tamu dari check-in hingga keberangkatan dan seterusnya. Di sini Anda akan menggunakan kalender terpusat yang memungkinkan Anda mengelola penugasan kamar, detail tamu, penagihan, dan pembayaran dari satu tempat. Alat ini menghilangkan kebutuhan akan dokumen, dan memastikan operasional harian Anda terorganisir dan seefisien mungkin.

Mesin pemesanan

Mesin pemesanan memungkinkan Anda menerima pemesanan langsung melalui situs web hotel. Ini memungkinkan Anda untuk menghindari komisi yang seringkali mahal yang dibebankan oleh situs pemesanan utama, yang biasanya 15-25% dari nilai total reservasi. Mesin pemesanan juga memberikan Anda kendali penuh atas informasi yang Anda kumpulkan dari tamu, serta paket dan layanan tambahan yang Anda tawarkan kepada mereka sebagai bagian dari proses pemesanan, yang dapat secara signifikan meningkatkan Pendapatan per kamar yang tersedia Anda.

Channel manager

Channel manager menyinkronkan inventaris kamar dan tarif Anda di semua channel pemesanan tempat Anda mencantumkan kamar, termasuk agensi perjalanan online (OTA) besar seperti Booking.com, Expedia dan Airbnb. Setiap kali pemesanan dilakukan di satu situs, Channel manager secara otomatis memperbarui ketersediaan Anda di semua situs lainnya untuk mencegah pemesanan ganda. Ini juga memastikan tarif kamar Anda tetap konsisten di semua saluran dengan memperbarui semuanya secara otomatis sekaligus. Anda bahkan dapat menyesuaikan informasi hotel, seperti jam operasional resepsionis, di semua listing Anda secara bersamaan.

Alat komunikasi untuk tamu

Alat komunikasi tamu mengirimkan email atau pesan teks otomatis kepada tamu Anda pada momen-momen penting dalam perjalanan mereka. Anda dapat mengatur alat untuk mengirim konfirmasi pemesanan instan yang dipersonalisasi, detail check-in pra-kedatangan, permintaan masukan pasca-menginap, dan lainnya, tanpa harus membuat satu catatan manual pun. Alat terbaik mengambil informasi dari Manajemen hubungan pelanggan atau Sistem manajemen properti dan menggunakannya untuk menyesuaikan setiap pesan dengan cara yang membuat Tamu merasa istimewa, dan yang berpotensi Upsell mereka ke layanan bernilai lebih tinggi. Perangkat lunak komunikasi tamu memastikan pengalaman tamu yang profesional dan dipersonalisasi, sambil menghemat waktu berjam-jam dari pekerjaan admin yang berulang.

Pelaporan dan analitik

Hotel modern memiliki akses ke sejumlah besar data, dan jawaban untuk hampir semua pertanyaan bisnis yang ingin Anda ajukan dapat ditemukan dalam data ini – asalkan Anda memiliki alat yang tepat untuk mengekstrak insight tersebut. Alat pelaporan dan analitik adalah alat yang tepat untuk tujuan tersebut. Mereka memberikan insight tentang kinerja Properti dengan melacak metrik utama seperti tingkat okupansi dan Pendapatan per kamar yang tersedia (RevPAR). Alat-alat ini membantu Anda memahami dengan tepat dari mana pemesanan dan hasil Anda berasal, dan memberi Anda petunjuk tentang cara mendapatkan lebih banyak dari keduanya. Dengan insight ini di ujung jari Anda, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik mengenai tarif kamar, strategi pemasaran, penawaran layanan, dan lainnya.

Pemeliharaan rumah dan otomatisasi tugas

Alat housekeeping dan operasional memungkinkan Anda mengelola tugas pemeliharaan harian seperti pembersihan kamar dari satu dasbor sederhana. Anda dapat langsung melihat kamar mana yang siap untuk kedatangan baru dan mana yang memerlukan perhatian, dan Anda dapat membagikan informasi ini secara instan dengan seluruh tim. Anda dapat memprioritaskan dan menurunkan prioritas pembersihan kamar berdasarkan waktu check-out tamu, dan Anda dapat menjadwalkan tugas pemeliharaan properti untuk memastikan tidak ada yang terlupakan, mulai dari membersihkan kolam renang hingga merawat sistem HVAC. Dengan mengotomatiskan alur kerja internal ini, Anda dapat mempertahankan standar layanan yang tinggi tanpa dokumen internal, dan tanpa perlu terus-menerus mengawasi tim secara detail.

Kesimpulan utama:

  • Sistem Manajemen Properti (PMS) memusatkan operasional harian untuk menggantikan dokumen, mengelola operasi secara lebih efisien, dan meningkatkan pengalaman tamu.
  • Mesin pemesanan langsung meningkatkan hasil langsung dengan melewati komisi pihak ketiga dan memungkinkan penjualan 24/7.
  • Otomatisasi terintegrasi menangani tugas berulang seperti komunikasi tamu dan sinkronisasi informasi di semua channel pemesanan Anda.

Apa perangkat lunak manajemen hotel terbaik untuk hotel kecil?

Perangkat lunak manajemen hotel terbaik untuk properti kecil adalah yang menyeimbangkan fungsionalitas dengan kemudahan penggunaan. Platform yang ideal harus berfungsi sebagai pusat komando terpusat yang kami sebutkan di atas: tempat di mana Anda dapat mengotomatiskan pengendalian segala sesuatu mulai dari tugas meja depan hingga distribusi online, sehingga Anda dapat fokus pada tamu daripada administrasi.

Perangkat lunak yang paling efektif untuk hotelier independen adalah platform ‘all-in-one’ yang menghilangkan kebutuhan untuk menghubungkan beberapa sistem yang berbeda, yang dapat menjadi sakit kepala nyata (dan mahal) bagi hotel kecil. Karena hotelier independen sering mengelola setiap aspek bisnis sendiri, perangkat lunak terbaik akan berbasis cloud dan ramah seluler, memungkinkan Anda mengelola properti dari mana pun Anda berada.

Solusi manajemen channel berbasis cloud memastikan tarif kamar dan ketersediaan diperbarui secara instan di semua channel pemesanan, melindungi bisnis Anda dari pemesanan ganda, memungkinkan Anda menghasilkan lebih banyak uang melalui strategi penetapan harga dinamis, dan membantu Anda mempertahankan kehadiran online yang konsisten dan profesional tanpa banyak usaha.

Selain fitur teknis, perangkat lunak manajemen hotel terbaik untuk hotel kecil akan memahami tantangan unik yang dihadapi oleh properti yang dikelola secara mandiri, dan akan secara aktif bekerja untuk mengatasinya. Anda sebaiknya mencari antarmuka yang sederhana dan intuitif, serta penyedia yang bersedia menawarkan semua dukungan yang Anda butuhkan, dalam bentuk perpustakaan sumber daya mandiri yang lengkap, dan tim dukungan khusus yang siap membantu 24/7.

Di sinilah Little Hotelier benar-benar unggul. Solusi manajemen hotel all-in-one kami telah dirancang khusus untuk operator hotel independen. Ini membantu Anda untuk mendapatkan kembali waktu Anda dan memaksimalkan margin keuntungan, semuanya melalui antarmuka yang sangat intuitif. Dan tim dukungan kami selalu siap sedia untuk membimbing Anda tentang cara terbaik menggunakan alat ini.

Ada alat manajemen hotel lain di pasar juga. Beberapa yang paling populer termasuk:

  • Sirvoy: Sistem reservasi hotel dan Sistem manajemen properti dengan Manajemen channel bawaan dan alat pemesanan. 
  • Cloudbeds: Platform terpadu yang menggabungkan sistem manajemen properti, channel manager, dan mesin pemesanan. 
  • STAAH: Sistem manajemen channel berbasis cloud dan distribusi online dengan pembaruan Inventaris dan analitik secara waktu nyata. 
  • eZee Absolute: Sistem manajemen hotel cloud all-in-one dengan akses seluler dan alat untuk reservasi, front desk, dan distribusi channel. 
  • Eviivo: Sebuah suite manajemen properti dan manajemen channel dengan mesin pemesanan dan fitur komunikasi tamu untuk mengotomatiskan operasi. 
  • RateTiger (Uno by RateGain): Platform manajemen channel dan tarif yang mengotomatiskan harga dan ketersediaan di seluruh channel pemesanan. 
  • Hotelogix: Sistem manajemen properti berbasis cloud yang membantu hotel mengelola operasional dan distribusi. 

Jika Anda memiliki lebih dari 30 kamar di hotel atau properti dan memerlukan platform kelas perusahaan yang lebih canggih, Anda juga dapat mencoba perangkat lunak manajemen hotel SiteMinder secara gratis.

FAQ tentang perangkat lunak manajemen hotel

Berapa biaya perangkat lunak manajemen hotel?

Biaya alat manajemen hotel biasanya bergantung pada ukuran hotel kecil atau properti Anda dan fitur spesifik yang Anda perlukan. Sebagian besar penyedia menawarkan biaya berlangganan bulanan atau tahunan, yang sering kali didasarkan pada jumlah total kamar Anda, memungkinkan Anda untuk meningkatkan fungsionalitas seiring pertumbuhan bisnis hotel Anda. Banyak sistem modern juga menawarkan masa percobaan gratis, memberi Anda kesempatan untuk melihat nilainya sebelum membuat komitmen finansial.

Bagaimana cara saya menggunakan perangkat lunak hotel untuk meningkatkan pemesanan langsung?

Perangkat lunak manajemen hotel meningkatkan pemesanan langsung dengan memungkinkan tamu memesan langsung melalui situs web Anda, bukan melalui situs pemesanan pihak ketiga yang dapat membebankan biaya pemesanan sebesar 15-25%. Anda dapat menggunakan margin keuntungan ekstra ini untuk membuat penawaran pemesanan langsung yang menarik: paket eksklusif atau ‘jaminan tarif terbaik’ yang mendorong pengunjung untuk memesan langsung di situs Anda. Anda kemudian dapat mengirimkan penawaran kepada tamu sebelumnya menggunakan alat komunikasi tamu. Little Hotelier bahkan dilengkapi dengan Pembuat Situs Web yang dapat Anda gunakan untuk merancang situs web pemesanan langsung yang menarik dan berfungsi penuh dalam waktu singkat.

Bagaimana cara mengintegrasikannya dengan OTA dan sistem saya yang sudah ada?

Sebagian besar solusi manajemen hotel modern menggunakan channel manager bawaan untuk menciptakan koneksi dua arah yang mulus antara properti Anda dan situs seperti Booking.com atau Expedia. Ini memastikan bahwa ketika sebuah kamar terjual di satu platform, ketersediaan Anda langsung diperbarui di semua platform lainnya (dan dalam kalender Anda sendiri) untuk mencegah pemesanan ganda. Sistem ini juga dirancang untuk terintegrasi dengan gerbang pembayaran dan alat lainnya untuk memastikan semua data bisnis Anda terkini dan akurat.

Kelola properti Anda dengan perangkat lunak manajemen hotel yang cerdas dan mudah digunakan dari Little Hotelier

Singkatnya, seperti apa perangkat manajemen hotel terbaik, terutama untuk hotel kecil dan independen? Little Hotelier memenuhi semua kriteria.

Dirancang khusus untuk hotel kecil, Little Hotelier menawarkan rangkaian lengkap fitur dan perangkat yang Anda butuhkan. Mulai dari sistem front desk, manajemen channel, komunikasi tamu, pemesanan langsung, analitik, pemrosesan pembayaran, dan masih banyak lagi. Little Hotelier adalah solusi manajemen hotel terlengkap.

  • Hemat waktu setiap hari: Hemat hingga 35 menit untuk setiap pemesanan dengan mengotomatiskan administrasi, pembayaran, dan komunikasi tamu dari satu dasbor yang sederhana.
  • Tingkatkan pendapatan dari pemesanan langsung: Mesin pemesanan kami dirancang untuk mengubah pengunjung menjadi tamu. Pengguna melaporkan peningkatan pemesanan hingga 46% dan pendapatan hingga 43%.
  • Nikmati kendali penuh: Gunakan channel manager untuk menyinkronkan tarif dan ketersediaan di semua channel pemesanan secara instan, termasuk Booking.com, Expedia, Airbnb, dan 450+ OTA (Agen Perjalanan Online) lainnya.
Mulailah Pelajari lebih lanjut

By Dean Elphick

Dean adalah Senior Content Marketing Specialist dari Little Hotelier, solusi perangkat lunak all-in-one yang dibangun untuk membuat kehidupan penyedia akomodasi kecil lebih mudah. Bagi Dean, menulis dan menciptakan konten merupakan kegemaran bagi kehidupan profesionalnya, yang mencakup lebih dari enam tahun di Little Hotelier. Melalui konten, Dean bertujuan untuk memberikan pendidikan, inspirasi, bantuan, dan, pada akhirnya, nilai bagi bisnis akomodasi kecil yang ingin meningkatkan cara menjalankan operasi dan menjalani hidup mereka.