Leitfaden für Hotel-Zahlungsterminals für kleine Hotels

Was ist ein Hotel-Zahlungsterminal?

Ein Hotelzahlungsterminal ist ein Gerät oder eine Software, die vom Hotelpersonal verwendet wird, um Zahlungen von Gästen beim Check-in, Check-out oder während ihres Aufenthalts sicher und effizient abzuwickeln.

Diese Lösungen, die auch als Hotel-POS-Terminal oder Hotelkarten-Zahlungsautomat bezeichnet werden, können entweder eine eigenständige Hardware bilden oder in Geräte wie Smartphones, Tablets und Desktops integriert werden.

Die besten Zahlungsterminals für das Gastgewerbe lassen sich auch in Ihr Property-Management-System integrieren, um den Abrechnungsprozess zu rationalisieren und menschliche Fehler zu reduzieren.

In diesem Leitfaden werfen wir einen genaueren Blick auf Hotel-Zahlungsterminals, um zu verstehen, warum Ihr Hotel eines benötigen könnte, wozu es in der Lage ist und wie Sie die beste Zahlungsoption implementieren können.

Warum brauchen kleine Hotels ein Hotel-Zahlungsterminal?

Ein Hotel-Zahlungsterminal ermöglicht es kleinen, unabhängigen Hoteliers, Zahlungen sicher zu akzeptieren und erlaubt Gästen, so zu bezahlen, wie sie möchten. Ein integriertes Zahlungsterminal, das sich mit Ihrem PMS verbindet, kann einen Großteil der Finanzverwaltung automatisieren, um sowohl die Zeit, die Sie für die Abwicklung von Transaktionen aufwenden, als auch Fehler zu reduzieren.

Es ermöglicht kleinen Hotels, die Erwartungen moderner Gäste zu erfüllen, die zunehmend Karten- sowie kontaktlose Zahlungsmethoden verwenden möchten. Ein Terminal beschleunigt auch den Check-in/Check-out-Prozess, da Gebühren sofort verarbeitet und abgeschlossen werden können.

Hotel-Zahlungsterminals bieten zusätzlichen Schutz durch eine Reihe von Sicherheitsfunktionen. Und für kleine Hotels, die keine Rezeption haben, ermöglichen mobile Zahlungsterminals die Abwicklung von Zahlungen im gesamten Hotel.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Moderne Gäste erwarten schnelle, sichere und digitale Zahlungsoptionen.
• Terminals reduzieren Verwaltungsaufwand, Fehler und Check-in-Verzögerungen, um den Betrieb zu verbessern.
• Erhöhte Sicherheit verhindert Betrug und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Welche Zahlungsmethoden werden von POS-Terminals für Hotels akzeptiert?

Wichtige Überlegungen zu Zahlungsmethoden für Beherbergungsbetriebe:

• 72 % der weltweiten Hotelzahlungen werden per Kredit- oder Debitkarte an POS-Terminals getätigt.
• Im Jahr 2024 priorisierten65 % der Gastgewerbebetriebe kontaktlose Methoden (Tap-to-Pay)
• Jeder sechste Gast zahlt mittlerweile online mit einem digitalen Wallet
• Mehr als die Hälfte der Hoteliers verlässt sich auf Zahlungsportale von Drittanbietern

Ein Zahlungsterminal oder POS-System für Hotels akzeptiert alle gängigen Karten- und digitalen Zahlungsmethoden, einschließlich der physischen und digitalen Versionen von Kredit-, Debit- und Prepaid-Karten. Die meisten verfügen jetzt über NFC-Technologie (Near Field Communication), um auch kontaktlose Zahlungen zu akzeptieren.

Kredit- und Debitkarten

Kredit- und Debitkarten haben in den letzten 75 Jahren eine stetige Entwicklung durchlaufen. Moderne Karten verfügen über Magnetstreifen-, Chip- und kontaktlose Technologien, und ihre Informationen können auch manuell in ein Hotelzahlungsterminal eingegeben werden.

Digitale Wallets

Dank kontaktloser NFC-Technologie beginnen digitale Wallets, physische Geldbörsen überflüssig zu machen. Das Kreditkartenterminal Ihres Hotels sollte in der Lage sein, diese Zahlungsart zu akzeptieren. 

Kontaktlose Zahlungen

Apropos NFC-„Tap-to-Pay“-Technologie: Einige tragbare Terminals akzeptieren nur diese Zahlungsmethode. Als Backup können Sie bei diesen kontaktlosen Lösungen oft die Kreditkarteninformationen eines Gastes manuell über ein Online-Portal eingeben.

Prepaid-Karten

Prepaid-Karten können fast genauso behandelt werden wie Kreditkarten, obwohl eine Einschränkung bei der Hotelkaution bestehen kann, da die meisten Zahlungsanbieter nur Vorautorisierungen auf Kreditkarten akzeptieren.

Prioritäten der Zahlungsmethoden von Hotels:

• Bargeld, Scheck und analoge Zahlungsmittel
• Digitale Wallets, kontaktlose und Online-Zahlungen
• Physische Kredit- und Debitkarten
• Prepaid-Karten

Wie wähle ich das richtige Hotel-Zahlungsterminal für meine Unterkunft aus?

Bei der Auswahl des richtigen Zahlungsterminals für Ihr Hotel entscheiden mehrere Schlüsselfaktoren darüber, ob die Investition wirklich Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. 

POS-Lösungen für Mobilgeräte und Tablets verzeichnen ein explosives Wachstum bei kleinen Unterkünften, wobei das Gastgewerbe diesen Wandel anführt, da Hoteliers die Flexibilität und Effizienz dieser Systeme erkennen. Am vielleicht wichtigsten ist, dass Ihr gewähltes System mit Ihrem Hotel skaliert werden kann, sodass Ihre Technologieinvestitionen auch mithalten kann, wenn Ihre Unterkunft expandiert. Auch Integrationsmöglichkeiten sind entscheidend – ein isoliertes Terminal, das nicht mit Ihren bestehenden Systemen kommuniziert, führt unweigerlich zu Betriebsfehlern, Verarbeitungsverzögerungen und frustrierten Gästen, die einen nahtlosen Service erwarten. 

Worauf sollten Besitzer kleiner, unabhängiger Hotels also bei einem modernen Hotel-Zahlungsterminal achten?

Sicherheitsdienst 

Das Terminal sollte die höchste Stufe der Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS) erfüllen, was bedeutet, dass es PINs sicher verifizieren und Chip-, kontaktlose sowie Online-Zahlungen verarbeiten kann.

Integration mit Systemen

Suchen Sie nach einem Zahlungssystem, das eine nahtlose Integration in Ihr Hotelverwaltungssystem (PMS) bietet – oder noch besser, nach einem System, das wie Little Hotelier Teil einer All-in-One-Lösung ist, sodass Sie gar nicht erst etwas integrieren müssen.

Benutzerfreundlichkeit

Wählen Sie ein Terminal, das einfach zu bedienen ist und nur eine minimale Einarbeitung fordert. Eine saubere und übersichtliche Benutzeroberfläche vermeidet Fehler und sorgt für einen reibungsloseren Check-in/Check-out für Gäste.

Kosteneffizienz

Berücksichtigen Sie die Vorab- und laufenden Kosten der Lösung. Vergleichen Sie Gebührenstrukturen, einschließlich möglicher versteckter Kosten, um sicherzustellen, dass Sie ein gutes Angebot erhalten. Scheinbar kostengünstige Optionen können auf lange Sicht oft mehr kosten.

Zuverlässiger Support

Suchen Sie nach einer Lösung, die rund um die Uhr Support von einem echten Team – so wie es Little Hotelier tut. Der technische Support sollte leicht erreichbar, reaktionsschnell und angenehm sein.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Gleichen Sie Kosten mit Funktionen und Support aus
• Priorisieren Sie Sicherheitsfunktionen, um sicherzustellen, dass Ihre Gäste und Ihre Unterkunft geschützt sind
• Wählen Sie eine Lösung, die sich in Ihre Tools integrieren lässt oder bereits integriert ist
• Testen Sie Lösungen auf einfache Bedienung

Little Hotelier war im Vergleich zu anderen Systemen viel einfacher zu bedienen und vor allem nicht so teuer! Wir haben einen beträchtlichen Anstieg der Buchungen gesehen, als wir mit Little Hotelier gestartet sind.

Chris McHugh,

General Manager

The Woodman Inn

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Wie integriere ich ein Hotel-Zahlungsterminal in mein Gästebuchungssystem?

Um ein Zahlungsterminal in Ihr Buchungssystem zu integrieren, müssen Sie ein Terminal auswählen, das die Integration von Zahlungsgateways in Ihr aktuelles Buchungssystem unterstützt. Auf diese Weise können Online-Zahlungen automatisch verarbeitet werden, wobei die Transaktionsdetails direkt mit Ihrem PMS synchronisiert werden.

Folgen Sie diesen Schritten, um diese Integration einzurichten:

1. Überprüfen Sie die Kompatibilität zwischen Ihrem Terminal-Anbieter, Buchungssystem und Zahlungsportal.
2. Aktivieren Sie API- oder Plugin-Integrationen, die vom Anbieter oder einem Drittanbieterdienst angeboten werden.
3. Arbeiten Sie mit dem Support-Team Ihres Anbieters zusammen, um die Synchronisierung von Gastdaten, Gebühren und Belegen zu konfigurieren.
4. Testen Sie Transaktionen, um einen genauen Abgleich zu gewährleisten.

Es gibt jedoch auch eine einfachere Option: Wählen Sie eine All-in-One-Plattform wie Little Hotelier, die so konzipiert ist, dass sie alle Funktionen bietet, die Eigentümer/Betreiber benötigen, einschließlich der Möglichkeit, Zahlungen zu verarbeiten (und abzugleichen).

Die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Versichern Sie die Kompatibilität zwischen Ihrem Terminal, Buchungssystem und Zahlungsportal
• Richten Sie das System ein und testen Sie es vor der Nutzung
• All-in-One-Tools wie Little Hotelier stellen eine einfachere Option dar

Häufig gestellte Fragen zu Hotel-Zahlungsterminals

Wie viel kostet ein Hotel-Zahlungsterminal (lohnt es sich)?

Ein Hotel-Zahlungsterminal kostet in der Regel zwischen 300 und 900 US-Dollar im Voraus, zuzüglich monatlicher Service- oder Transaktionsgebühren. Während dies für viele Hotels eine lohnende Investition darstellen kann, könnten kleinere Hotels feststellen, dass ein Online-Zahlungsabwickler wie Little Hotelier alle Funktionen, die sie benötigen, zu einem weitaus niedrigeren Preis bietet.

Wie kann Ihr Hotel bei der Zahlungsabwicklung sicher und konform bleiben?

Suchen Sie nach PCI DSS-konformen Lösungen, die einen 24/7-Support bieten und ihre Software regelmäßig aktualisieren.

Wann sollten Sie Ihr aktuelles Zahlungsterminal aufrüsten oder ersetzen?

Sie sollten ein Upgrade Ihres Terminals in Betracht ziehen, wenn Sie keine kontaktlosen Zahlungen verarbeiten können, wenn es sich nicht in Ihr PMS integrieren lässt oder wenn der Support unzureichend ist. Eine vollständige Online-Lösung könnte eine Option sein.