ทำให้การยืนยันการจองโรงแรมง่ายขึ้น

การยืนยันการจองคืออะไร?

การยืนยันการจองคือเอกสารที่โรงแรมมอบให้แก่ผู้เข้าพัก เพื่อยืนยันรายละเอียดการจองของผู้เข้าพักรายนั้น

การยืนยันการจองโรงแรม เป็นการรับประกันว่า ผู้เข้าพักจะได้รับการเข้าพักในราคาที่ตกลงไว้ และอาจเป็นเพราะว่าได้ชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ซึ่งการยืนยันนี้ช่วยให้ผู้เข้าพักมีโอกาสตรวจสอบ ว่ารายละเอียดทั้งหมดถูกต้องหรือ และป้องกันเหตุการณ์ไม่คาดฝันที่อาจเกิดขึ้นในวันเช็กอิน

เนื่องจากเป็นเอกสารหลักก่อนการเดินทางมาถึง สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือ ข้อมูลที่ระบุในเอกสารยืนยันการจองโรงแรมต้องถูกต้อง ข่าวดีก็คือ เทคโนโลยีของโรงแรม ทำให้เรื่องนี้ง่ายขึ้นกว่าที่เคย: ระบบอัตโนมัติสามารถลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ได้ มากถึง 80%เพื่อให้มั่นใจได้ว่า ทุกการยืนยันจะสะท้อนถึงการจองทุกครั้งได้อย่างสมบูรณ์แบบ

ในคู่มือนี้เราจะเจาะลึกรายละเอียดเกี่ยวกับการยืนยันการจองโรงแรม: เหตุใดจึงสำคัญมีลักษณะอย่างไรและจะสร้างเอกสารที่ถูกต้องแม่นยำสำหรับผู้เข้าพักของโรงแรมอิสระขนาดเล็กของคุณได้อย่างไร

ทำไมการยืนยันการจองจึงสำคัญสำหรับโรงแรมขนาดเล็ก?

โรงแรมอิสระให้ความชัดเจนแก่ผู้เข้าพัก สร้างความไว้วางใจกับลูกค้า และสามารถลดจำนวนครั้งที่ไม่มาตามนัดได้ เนื่องจากผู้เข้าพักรู้ว่าเป็นหน้าที่ของตนที่จะต้องมาตามนัด (หรือต้องเผชิญกับค่าธรรมเนียมการยกเลิกการจองในระยะเวลาสั้น/ไม่มาตามนัด) โดยการยืนยันการจองแต่ละครั้งอย่างเป็นทางการ

โรงแรมขนาดเล็กมีห้องพักเพียงไม่กี่ห้อง และมีพนักงานเพียงไม่กี่คน การจองเพียงครั้งเดียวที่พลาดไป หรือสื่อสารผิดพลาด อาจหมายถึงการสูญเสียรายได้ที่สำคัญ ไม่ต้องพูดถึงความเสียหายต่อแบรนด์ที่เกิดจากผลตอบแทนที่หงุดหงิด จากการจองเกิน หรือการจองที่ตกหล่นผิดพลาดไป

อีเมลยืนยันเปรียบเสมือนสัญญาระหว่างโรงแรมและผู้เข้าพักของคุณ ซึ่งช่วยให้พวกเขามั่นใจได้ว่า การเข้าพักของพวกเขาได้รับการยืนยันแล้ว นอกจากนี้ ยังเป็นโอกาสที่จะแสดงความเป็นตัวของตัวเองผ่านข้อความที่ปรับแต่งได้ และคุณยังสามารถนำเสนอโอกาสในการขายต่อยอด โดยการกล่าวถึงบริการเสริมอื่นๆ ที่คุณนำเสนอได้อีกด้วย

ความสำคัญของการยืนยันการจอง:

• ป้องกันข้อผิดพลาดในการจอง และการสื่อสารที่ผิดพลาด
• สร้างความเชื่อมั่นของผู้เข้าพัก และความไว้วางใจในแบรนด์
• ลดการยกเลิกและการไม่แสดงตัวให้น้อยที่สุด

ข้อมูลที่คุณควรใส่ไว้ในการยืนยันการจองโรงแรมมีอะไรบ้าง?

ทำไมการทำการยืนยันการจองโรงแรมให้ถูกต้องจึงสำคัญ:

• ในอุตสาหกรรมต่างๆ อีเมลยืนยันการสั่งซื้อและการจอง มีอัตราการเปิดอ่านประมาณ 65% เมื่อเทียบกับค่าเฉลี่ย 17.7%
• อีเมลยืนยันการจองโรงแรมมี อัตราการเปิดสูงถึง 72%
• การสื่อสารที่แบรนด์อย่างทันท่วงที ช่วยให้ผู้เข้าพักมั่นใจได้ว่า การจองของพวกเขาจะปลอดภัย สร้างบรรยากาศที่เป็นมืออาชีพ และเป็นบวกก่อนการมาถึง

มีข้อควรพิจารณาสำคัญไม่กี่ประการ ที่เจ้าของโรงแรมควรคำนึงถึง เมื่อสร้างการยืนยันการจองโรงแรม เอกสารควรชัดเจน ทันเวลา และเป็นของคุณโดยเฉพาะ ควรออกแบบมาเพื่อให้ผู้เข้าพักมั่นใจได้ว่า การจองของพวกเขาจะปลอดภัย กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับการเข้าพัก และใช้โอกาสต่างๆ ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

1. ข้อมูลที่จำเป็น

การยืนยันการจองโรงแรมควรระบุไว้อย่างชัดเจนและอ่านง่าย และรวมรายละเอียดการจองที่จำเป็นด้านล่างนี้ เพื่อให้แน่ใจได้ว่า จะได้รับประสบการณ์การเช็กอินที่ราบรื่น:

• รายละเอียดผู้เข้าพัก : ชื่อ, ข้อมูลติดต่อ, จำนวนผู้เข้าพัก
• สรุปการจอง: วันเช็กอิน/เช็กเอาต์ ประเภทห้อง ราคาห้องพัก จำนวนคืน ฯลฯ
• ข้อมูลการชำระเงิน: เงินมัดจำที่ชำระแล้ว ยอดคงเหลือ วิธีการชำระเงิน นโยบายการยกเลิก/คืนเงิน
• ข้อมูลโรงแรม: โทรศัพท์ อีเมล ที่อยู่ (รวมถึงแผนที่/เส้นทางที่สามารถคลิกได้)

2. การนำเสนออย่างมืออาชีพ

รูปร่างหน้าตาอาจไม่ใช่ทุกสิ่งทุกอย่าง แต่ก็ช่วยได้อย่างแน่นอน การจัดทำเอกสารที่สวยงาม ชัดเจน และส่งในเวลาที่เหมาะสม จะทำให้คุณได้รับความไว้วางใจจากผู้เข้าพัก ก่อนที่พวกเขาจะมาถึงด้วยซ้ำไป

• โทนสี: รวมถึงข้อความที่อบอุ่นและเป็นมืออาชีพ ที่สะท้อนถึงบุคลิกภาพของโรงแรมของคุณ
• การสร้างแบรนด์: การนำเสนอโลโก้และสีของแบรนด์อย่างโดดเด่น สามารถทำให้โรงแรมของคุณน่าจดจำมากขึ้น และกระตุ้นให้คุณกลับมาใช้บริการอีกครั้ง
• ระยะเวลา: ส่งการยืนยันทันทีหลังจากทำการจอง โดยจะส่งการแจ้งเตือนล่วงหน้าไม่กี่วันก่อนเช็กอิน

3. รายละเอียดการปฏิบัติงาน

การยืนยันการจองโรงแรมที่ดีที่สุด จะตอบทุกคำถามที่ผู้เข้าพักอาจมี ที่เกี่ยวกับโรงแรมของคุณ และการเข้าพักของพวกเขา คุณควรระบุรายละเอียดต่อไปนี้ไว้ในบัญชีของคุณ

• คำแนะนำในการเช็กอิน: เวลาที่มาถึงเร็วที่สุดและช้าที่สุด เวลาเปิดทำการแผนกต้อนรับ รหัสเช็กอินด้วยตนเอง และคำแนะนำ
• นโยบายการยกเลิก: ระบุกำหนดเวลาและกฎการยกเลิก/คืนเงินอย่างชัดเจน โดยใช้ภาษาที่เรียบง่าย และเป็นมิตรกับผู้เข้าพัก
• ข้อกำหนดและเงื่อนไข: เพิ่มลิงก์หรือสรุปนโยบายสำคัญๆ เช่น กฎระเบียบ นโยบายเกี่ยวกับสัตว์เลี้ยง หรือเงื่อนไขการชำระเงิน เป็นต้น

4. โอกาสในการปรับปรุง

การยืนยันการจองโรงแรมไม่เพียงแต่เป็นข้อผูกมัดเท่านั้น แต่ยังเป็นโอกาสอีกด้วย ใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุด โดยรวมถึง:

• ส่วนเสริมหรือส่วนเสริม: การอัปเกรด คำขอ หรือแพ็กเกจใดๆ ที่ผู้เข้าพักเลือก รวมถึงโอกาสในการขายเพิ่ม ตามสิ่งที่คุณทราบเกี่ยวกับผู้เข้าพัก
• ข้อความลงชื่อออกที่เป็นส่วนตัว: ข้อความยืนยันการจองที่ปรับแต่งได้ (“ขอบคุณ [ชื่อผู้เข้าพัก] เจอกันใหม่เร็วๆ นี้”) เพื่อสร้างความประทับใจแรกที่ดี และสร้างความสัมพันธ์ที่ดี

จะต้องทำอะไรต่อไป:

• ตรวจสอบเทมเพลตการยืนยันปัจจุบันของคุณ เพื่อดูข้อมูลและโอกาสที่ขาดหายไป
• สร้างระบบอัตโนมัติในการส่งอีเมลยืนยัน และเตือนความจำในช่วงเวลาสำคัญก่อนการมาถึง
• เพิ่มคำแนะนำการเช็กอิน นโยบาย และข้อมูลติดต่อที่ชัดเจน เพื่อประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่
• ปรับแต่งข้อความ และเน้นข้อเสนอการขายเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างการยืนยันการจองโรงแรม

ประเภทหลักของการยืนยันการจองโรงแรมมี 3 ประเภท:

• อีเมล: สรุปรายละเอียดการจอง
• ข้อความ: บทสรุปสั้น ๆ มักจะเชื่อมโยงไปยังการยืนยันโดยละเอียดมากขึ้น
• ข้อความบนหน้าจอ: ป๊อปอัปที่ปรากฏบนหน้าจอทันทีหลังจากการจอง

การยืนยันการจองมีอยู่ในรูปแบบต่างๆ มากมาย ตั้งแต่ป๊อปอัปบนหน้าจอพื้นฐาน ไปจนถึงอีเมลที่ครอบคลุม โรงแรมส่วนใหญ่จะใช้การยืนยันแบบต่างๆ ร่วมกัน โดยจะเพิ่มความพิเศษ และเอกลักษณ์ของแบรนด์ลงไปในแต่ละแบบ

1. อีเมลยืนยันการจอง

อีเมลยืนยันการจองโรงแรม ช่วยให้โรงแรมสามารถสรุป และให้ผู้เข้าพักตรวจสอบรายละเอียดการจองทุกประการได้ ช่วยให้ผู้เข้าพักมีโอกาสยืนยันว่า รายละเอียดทั้งหมดถูกต้อง ซึ่งจะช่วยลดความรับผิดชอบของโรงแรมจากข้อผิดพลาดใดๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากข้อผิดพลาดดังกล่าวเกิดจากผู้เข้าพักเอง ในระหว่างขั้นตอนการจอง

การยืนยันทางอีเมลยังให้โอกาสในการขายเพิ่ม หรือขายไขว้ ให้กับผู้เข้าพัก เพื่อเพิ่มมูลค่าของการจองแต่ละครั้งให้สูงสุด

ตัวอย่าง: “เรื่อง: การเข้าพักที่ Seaview Hotel ของคุณได้รับการยืนยันแล้ว!

เนื้อหา: สวัสดี อเล็กซ์ ขอบคุณที่จองกับเรา!

การจองห้องควีนไซส์ 2 ท่าน ในวันที่ 14-16 กรกฎาคม ได้รับการยืนยันแล้ว คุณสามารถเช็กอินได้ตั้งแต่เวลา 14.00 น. เป็นต้นไป ดูรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง 

คุณอาจสนใจจองเซสชันสปาสุดหรูในสถานที่ พร้อมทีมผู้เชี่ยวชาญด้านความงามและการนวดของเรา ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่นี่!

2. ข้อความยืนยันการจองบนหน้าจอ

คุณอาจคุ้นเคยกับความรู้สึกนี้: เมื่อคุณคลิก “จองเลย” สำหรับการซื้อครั้งใหญ่ เช่น ตั๋วเครื่องบินระยะไกล ทัวร์ 10 วัน และต้องเผชิญกับความกังวลเป็นเวลา 5 นาที ขณะที่คุณก็คอยรีเฟรชเบราว์เซอร์อีเมลอยู่ตลอดเวลา เพื่อรอให้มีการส่งคำยืนยันการจอง

การยืนยันบนหน้าจอ ไม่ว่าจะเป็นแบบป๊อปอัปหรือหน้าเพจเฉพาะ ช่วยให้ผู้เข้าพักของคุณหลีกเลี่ยงการรอคอยอันน่ากังวลได้เมื่อ ทำการจองโดยตรง กับคุณ

ตัวอย่าง: “Happy days: การจองของคุณได้รับการยืนยันแล้ว! ขอบคุณที่จองกับ Seaview Hotel อีเมลยืนยันได้ถูกส่งไปยัง [email protected]แล้ว”

3. อีเมลยืนยันการจองผ่านข้อความ

การยืนยันการจองประเภทนี้ จะถูกส่งตรงไปยังโทรศัพท์ของผู้เข้าพักทันที หลังจากทำการจองเสร็จสิ้น โดยทั่วไปแล้ว นี่คือการยืนยันสรุปสั้นๆ ที่ชี้ให้ผู้เข้าพักไปที่การยืนยันการจองที่ถูกต้อง ซึ่งได้ส่งอีเมลถึงพวกเขา หรือเสนอลิงก์ที่ให้ผู้เข้าพักเปิดการยืนยันฉบับเต็มในเว็บเบราว์เซอร์

ตัวอย่าง: “สวัสดี อเล็กซ์ การจองของคุณที่โรงแรมซีวิวได้รับการยืนยันแล้วสำหรับวันที่ 14-16 กรกฎาคม เช็กอินได้ตั้งแต่ 14.00 น. เจอกันเร็วๆ นี้! ยืนยันการจอง: ลิงก์ที่นี่”

ลำดับความสำคัญของการยืนยันการจองห้องพักสำหรับโรงแรมอิสระ:

พิจารณาส่งข้อความยืนยันการจอง เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะส่งถึงผู้เข้าพักทุกคน

เริ่มต้นด้วยอีเมลยืนยันของคุณ เนื่องจากนี่เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด

หากคุณเสนอบริการจองโดยตรง ให้สร้างการยืนยันการจองทันทีบนหน้าจอ

หลังจากใช้ Little Hotelier เรามองเห็นการจองเพิ่มขึ้นอย่างมากเมื่อเทียบกับตอนที่ไม่ได้ใช้ระบบ เราบอกต่อให้เจ้าของที่พักขนาดเล็กได้ลองใช้ Little Hotelier แล้วคุณจะรู้ว่ามันดีจริงๆ

Maneerat Wiriyarat,

Owner

Long N Joy Samui Apartment Service

อ่านเพิ่มเติม

มีเครื่องมือใดบ้างที่สามารถนำมาใช้ เพื่อยืนยันการจองได้อย่างอัตโนมัติ? 

มีหลายวิธีที่คุณสามารถทำให้กระบวนการสร้างและส่งการยืนยันการจองโรงแรมเป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งมีตั้งแต่วิธีพื้นฐาน (และจำกัดในระดับหนึ่ง) ไปจนถึงวิธีที่สร้างขึ้นเพื่อจุดประสงค์เฉพาะ (และมีความสามารถสูง)

• OTA และช่องทางการจอง: หากคุณจองผ่านบุคคลที่สาม เช่น Booking.com หรือ Airbnb การยืนยันจะถูกส่งโดย OTA โดยอัตโนมัติ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถแก้ไข หรือปรับแต่งอะไรได้มากนักก็ตาม
• เครื่องมืออัตโนมัติอีเมล: แม้ว่าจะไม่ได้สร้างมาเพื่อจุดประสงค์นี้ แต่เครื่องมือบางอย่าง เช่น Mailchimp, ActiveCampaign และ Zapier ก็สามารถกำหนดค่าให้ส่งการยืนยันการจองโดยอัตโนมัติ เพื่อตอบสนองต่อทริกเกอร์บางอย่างได้
• ระบบการจัดการที่พัก (PMS): เครื่องมือแบบครบวงจร เช่น SiteMinder, Cloudbeds, และ Little Hotelier ช่วยให้คุณควบคุมการจองของคุณได้อย่างสมบูรณ์ รวมถึงการสร้างการยืนยันการจองของคุณเอง และการทำให้ทุกขั้นตอนของกระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติ

หากคุณเป็นเจ้าของ หรือบริหารจัดการโรงแรมอิสระขนาดเล็ก การเลือกเครื่องมือก็เป็นเรื่องที่ชัดเจน

ตามชื่อที่บ่งบอก Little Hotelier เป็นระบบแบบครบวงจรที่ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับโรงแรมบูติก สามารถช่วยคุณดำเนินการยืนยันการจองโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ผู้เข้าพักทุกคนเข้าใจอย่างชัดเจนและครอบคลุมถึงการเข้าพักครั้งต่อไปของตน